资产清查工作后高校固定资产管理信息系统的构建

李腾飞

摘 要:文章分析高校固定资产管理信息系统构建过程中存在的主要问题,指出高校的资产管理信息系统是行政事业单位国有资产管理信息系统建设的重要组成部分,它的构建首先必须打破行政的条块分割,在政府已有的网络平台上,逐步实现互联互通和信息共享,并且对资产管理的全过程实施动态的管理和监控,从而提高利用率和使用率,实施有效的监督和决策。

关键词:资产清查 高校固定资产管理信息系统 构建

中图分类号:G475 文献标识码:A

文章编号:1004-4914(2009)11-102-02

随着电子政务建设的推进,高校固定资产管理信息系统在2007年全国行政事业单位资产清查后拉开了构建的序幕,但是总体上处于初级阶段,以“各自为政”为主,充其量是做到了管理手段的电子化,距离“金财”工程的建设要求还有不少差距。作为“金财”工程的重要子系统,高校的固定资产管理信息系统的建设状况在一定程度上影响着“金财”工程的建设步伐。以下就高校固定资产管理信息系统构建中存在的一些主要问题进行探讨。

一、高校固定资产管理信息系统构建过程中存在的主要问题

由于行政条块分割、机构设置不合理、系统分类标准不统一和系统设计缺乏完整性等原因,严重阻碍了高校固定资产管理信息系统的构建。

1.主管部门的行政条块分割制约了信息系统的构建步伐。在现有的行政管理体制中,财政部门和教育部门都对高校固定资产工作进行管理。在实际操作过程中这两个部门分别要求高校按其规定的标准定期上报固定资产管理信息。财政部对固定资产按十一大类进行分类、统计,教育部对固定资产按六大类进行分类、统计,双方基本没有考虑与对方数据的转换和对接。尽管高校在管理手段上实现了电子化,但是工作必须接受两个部门的管理,接受两套分类标准,始终解决不了两种分类数据的直接对接,互相对导等问题。

2.现有的固定资产管理系统基本上是以静态管理为主。高校在固定资产管理中基本都实现了电子化的手段,但很多时候只停留在账卡登记、信息录入等静态的管理为主。大多集中在固定资产管理、设备设施管理、物资管理等方面,着眼点还是从独立的管理信息系统角度出发,其管理的重点集中在简单的静态管理,并且更多的是从财务数据的角度来进行资产、设备等管理对象的建卡建账,然后在此基础上提供简单的查询、统计、报表等功能。对于资产的投入使用、维修保养、优化配置等动态情况基本是监控不到位,不能为决策、监督部门及时提供资产的动态信息,很多时候只有通过各级上报的报表、清查的结果才能掌握到大体的情况,这样不但制约了上级部门和领导的决策,而且造成不同程度的重复建设、资源浪费和效率下降。

3.机构设置、人员配置不合理,也成为影响资产管理信息系统构建的瓶颈。当前高校从事资产管理的机构设置各有不同,有的设立资产管理处、科,专门从事资产管理;有的纳入后勤部门或财务部门管理,经常出现重此轻彼的现象。在用人机制上,多采用了适合当前发展趋势的精简高效的聘任制或委派制,专职的固定资产管理人员编制偏少,二级学院(系)通常不设专职资产管理员,教学仪器设备管理、维修很难与主管部门要求相一致。同时,管理人员的学历职称层次不高、专业技术水平低,不熟悉资产管理的业务要求,往往只限于管理软件的简单操作,无法及时发现存在的问题,并提出改进的措施,一定程度上制约了固定资产管理信息系统的流程优化。

4.模块设计存在缺欠,影响了管理信息系统的完整性。现在高校使用管理软件很多情况在模块设计上存在缺欠。主要表现为:在流程上,偏重于资产设置及初始化流程和资产管理查询流程,缺少资产决策分析流程;在模块组合上,偏重于数据采集、录入、查询模块的设计,缺少数据整理分析;在接入方面,基本停留于“单干”形式,很少考虑与其他政务系统对接,包括与财务管理、采购、预算编制、办公管理等业务系统的无缝连接等,造成无论是操作使用上还是资源配置上都存在重复、浪费的现象。

二、对策建议

高校的资产管理信息系统是行政事业单位国有资产管理信息系统建设的重要组成部分,它的构建首先必须打破行政的条块分割,在政府已有的网络平台上,逐步实现互联互通和信息共享,并且对资产管理的全过程实施动态的管理和监控,从而提高利用率和使用率,实施有效的监督和决策。

1.打破行政条块分割,逐步实现互联互通和信息共享。打破财政部门和教育部门现有关固定资产管理的壁垒,理顺管理流程,统一资产分类标准,统一管理归口单位,逐步建立“财政部门—教育部门—高校”三级管理平台。服从政府电子政务建设规划,把高校的资产管理信息系统构建在已有的信息平台上,通过WEB技术,把系统涵盖资产管理的配置、使用、处置、收益、清查、统计、产权纠纷调整等各项管理内容,并以技术手段规范资产管理行为;实现中央与地方之间,财政部门与主管部门、行政事业单位之间的资产管理信息畅通。

2.理顺机构设置,健全管理制度。高校应当理顺固定资产管理的机构设置,建立专门的资产管理机构,对固定资产实行专职管理。进一步理清并明确与后勤集团、校办产业、图书馆、各级学院(系)、信息中心、网络中心、实训基地等单位在固定资产管理中的职责权限,建立各部门、各单位分级分层复杂的信息化管理体系,一级对一级负责。二级学院应配备专门的固定资产管理员,并对其进行培训和专业素质考核,使其能够担任信息化管理的固定资产申报、验收、登记、保管、检查、报告等工作,保证高校固定资产管理系统的通顺流畅。健全固定资产信息化管理制度。建立高效、合理的固定资产信息化管理体系,既要有完善的宏观管理法规制度,又要有适合学校实际情况的内部规章制度,使高校固定资产存在良好的管理机制,确保资产信息的真实性、信息披露的可比性、科学管理的有效性,合理评价固定资产适应效果与管理效率。同时,对固定资产的计划、采购、验收、保管、使用、维修、盘存、转让、报废及残值处理等管理工作,既要流程简单、信息正确,又有章可循,有法可究。

3.建立全过程、高效动态的监督系统。建立高校国有资产动态监管系统,实施动态管理。首先,管理周期要从固定资产卡片管理逐步向固定资产的全过程管理转变。对单位的各种类型、各种归属的资产进行全面的管理,实现资产的购置申请、领导审批、资产购置、资产入库、资产出库、资产使用、资产调剂、资产维修、资产报废、资产捐赠、资产出售等全生命周期的管理。其次,管理目的要从固定资产基本管理和查询逐步向固定资产的管理、统计、查询分析和决策支持转变。准确、实时掌握和控制资产的净值、总量、使用及分布情况,及时发现闲置或浪费资产,实现资产的优化配置和合理使用,提高资产的利用率和使用率。

4.完善系统模块,优化流程设计。固定资产管理流程一般分成三大块:资产设置及初始化流程、资产管理查询流程、资产决策分析流程。针对多数系统缺少或忽略决策分析流程设计,应该在充实设置、查询功能模块的同时,利用网络技术,强化决策模块,使得系统管理流程设计更加科学化。

(1)充实资产管理系统的设置和查询功能。实现高校用户可以通过浏览器访问和合法登录系统所在的Web服务器,然后在权限规定的范围内,操作资产系统设置以及资产初始化相关功能,并基于这些信息进行查询、统计等操作,满足日常管理的需要。

(2)强化决策分析功能。一般情况下,资产决策分析流程主要由管理决策用户完成,该类用户可以或者代为通过浏览器访问和合法登录系统所在的Web服务器,然后在权限规定的范围内,建立宏观分析模型、进行数据分析,并通过展现工具获得多种表现形式的分析结果,为做好资产的计划、预算、申购、配置等提供及时、准确的参考。

经过几年的建设,高校的资产管理信息系统已初具规模,尽管仍存在不少的问题,相信在电子政务建设规划的指导下,它将会日益完善。

参考文献:

1.翁跃成.高职院校固定资产的信息化管理.经济师,2008(8)

2.陈焕娣,张甫香,甘朝晖.网络环境下高校固定资产管理流程再造成.事业财会,2008(2)

(作者单位:广东食品药品职业学院 广东广州 510000)(责编:贾伟)