健全高校档案馆网站服务功能之我见

吴 坚

摘要:本文阐明了高校档案馆网站建设应凸显服务功能,论述了档案馆网站的工作重点:展示有特色的档案信息;提供个性化的服务手段。

关键词:高校 档案馆 网站 健全 服务

高校档案馆是高校信息资源的保管基地和利用中心,蕴涵了大量丰富的、有价值的档案信息资源。建立档案馆网站,目的就是要把档案工作和网络有机地结合起来,提高档案工作的效率,让档案更多、更及时地服务于广大利用者。因此,高校档案馆网站的建设要凸显服务这一最重要功能,如果缺乏这一功能,网站的建设只是流于形式。如何健全高校档案馆网站的服务功能,笔者结合实际工作,提出如下见解:

一、 综合分析各种因素,全面考虑网站定位

高校档案馆网站的建设,首先要找到自己的定位。从外部因素来讲,我们要考虑到社会政治、经济、文化等因素,中央和上级主管部门的政治原则和政策导向,档案馆履行职能的现状与社会评价,网络技术所能发挥的作用等。内部因素要考虑到本馆揭示馆藏、建设网站数据库的能力,馆藏资源的现状,网站要达到的目标等。

在众多需要考虑的因素里,最需要我们花精力去做的就是分析档案馆网站的服务对象及服务范围。分析档案网站的服务对象,可以掌握不同类型用户的需求特点及其心里特征,有的放矢地设计制作网站的栏目,针对不同类型的服务对象添加其所需的内容,以吸引更多的用户。要想获取网站服务对象准确而详细的信息,还必须调查用户对档案实体的利用状况和倾向性。对服务对象的分析研究要全面周到,以便在建立网站时不至于盲目行动[1]。

通常来讲,档案馆网站的用户是具备一定上网技能的群体,他们可以分为两大类:没有特定利用需求的浏览者和有特定利用需求的用户。没有特定利用需求的浏览者只是由于随便看看而点击进入网站的。他们大致需要了解档案馆一些基本内容,如档案馆的概况、内部机构设置、馆藏分布、档案馆工作动态报道等。如果网站设计新颖、内容丰富、检索方便,就会使其中的一部分成为网站的潜在用户,甚至会成为固定用户。而那些有特定利用需求的用户进入网站的目的就是为了检索到自己所需要的档案信息。对高校档案馆网站而言,这些用户主要是教师、学生、校友、用人单位等。对于这些用户我们就应提供良好的馆藏档案信息检索服务,还可以根据本馆特色建立专题数据库,提供给网上用户查询。另外也可以设立一些专栏提供信息服务,如校园变迁、名人档案、院士长廊、校友捐赠、网上巡展等。

明确了档案馆网站的服务对象,我们就能找到高校档案馆网站的定位:以服务为理念建设档案馆网站。因为服务是高校档案馆网站最重要的功能,也是体现并检查网站建设质量和效果的最佳途径。由于我们以往对档案馆网站的服务功能的关注度不够,网站的建设往往以“管理型”为主。网站的建设如果缺乏服务导向,网站的生命力就难以真正体现出来,网站也难以发挥其价值。要使高校档案馆网站从“管理型”向“服务型”转变,重点应抓好以下两项工作:展示有特色的档案信息;提供个性化的服务手段。

二、积极提供有特色的档案信息,最大程度满足用户需求

目前高校档案馆网站的主要内容有:1、本馆简介:历史沿革、机构设置、馆舍全貌、规章制度、馆藏介绍、本馆新闻等。2、检索系统:包括本馆全宗目录信息检索,特色资源信息检索等。3、网络导航:包括搜索引擎、国内外著名档案馆、院校档案馆、档案类报刊、热门网站等。

本人认为高校档案馆网站在做好大众服务的同时,一定要凸显特色信息与服务。网站是否具有特色的专题数据库信息是其能否吸引用户的关键,也是其能否迅速发展的决定性因素。所以,高校档案馆网站可以结合本校教学、科研、行政工作,开发具有自身特色的信息数据库。数据库的内容可包括:优秀本科、硕士、博士论文题录信息,提供作者、导师的姓名、论文题目、论文摘要及完成时间;历年学生的学籍档案,如学号、姓名、籍贯、所在院系、专业、在校时间、毕业证号及学位等信息;教材出版物的信息,包括书名、作者、出版年度;科研专利的信息,包括专利作者、专利名称及专利号;科研获奖成果信息,包括荣获省部级、国家级奖励的科研成果,授奖时间、成果名称、内容简介、获奖等级、获奖人及所在单位;基建档案,如项目名称、竣工时间及负责人;教师业务档案,如教师的基本信息、研究方向及有代表性的教学、科研成果等等[2]。

提供特色档案信息可实行目录、原文及编研成果齐头并进的方式,分别建立目录数据库、全文数据库和事实数据库,以满足不同用户不同层次的利用需求。目录不仅对用户起着指示和导航的作用,而且它本身所含的信息就是对馆藏内容和效用的揭示;没有经过加工的档案原文通过数字化后以全文形式直接上网,适合研究型、凭证型等要求严谨的用户需要;信息编研使经过加工和整理的档案信息以各种专题发布,具有原文发布不可替代的优点。它能根据用户的不同需求提供经过整合的信息,更全面、更方便、更有针对性,是一种智能型的信息发布方式,能满足用户集成性、综合性、休闲性的利用特点,在很大程度上实现了信息共享,能较好地解决公开与保密的矛盾:当原件尚未解密,全文利用受限制,但其中一部分信息可以公开时,可以经过加工,提取能够公布的一部分信息,或以摘要形式揭示其内容,在确保安全的前提下,实现信息共享[3]。

随着现代信息交流的不断发展,用户在使用网络资源时,趋向于利用丰富多彩的多媒体资源。而现代信息载体的更新,配套网络信息载体技术的发展、带宽的不断扩大,使网络已发展成为“一切媒体的媒体”,能提供音频、视频、多媒体等多种类型信息,满足用户的多元需求。高校档案馆网站可利用文本、静态图像、动态图像、音频、视频、多媒体等多种信息类型,提供纸质、声像、图纸、多媒体等多种档案信息以满足用户的需求。

三、努力提供个性化的服务手段,不断提高服务质量

高校档案馆网站的建立以服务为理念,就应充分发挥网络优势,提供更多的个性化服务手段,切实解决档案工作中遇到的困难,不断提升服务质量。

1、加强高校档案馆网站的查询功能

随着高校档案工作的不断发展,许多档案馆都采用了B/S结构的档案管理系统。各立卷部门远程登录,录入应归档的内容,数据直接传到档案馆的数据库里。档案馆工作人员就可以直接查询利用,速度快捷且方便。档案馆网站可与档案管理系统相结合,在确保数据安全的前提下,开展网络远程查询档案。先期可以在校园网内开放公开档案的查询。启用校园网认证系统的高校,可考虑开放部分有密级的档案目录的查询,并在适当的时候向校园网以外的用户开放公开档案查询。

网站的搜索功能也应做到简单、快捷。可将上网栏目按类别分类,建立库表,用户就可通过关键词、责任者、类目等任意一种条件查询,也可以按任意条件组合查询,每一个条件都能模糊匹配,力求做到极高的准确性,节省查询时间。

2、提高高校档案馆网站的指导功能

业务指导是高校档案馆工作的重要组成部分。近年来,很多高校大都由几所院校合并而成。校园面积大,校区之间距离远,如果每个部门都上门亲手教,档案人员来回奔波,既辛苦又浪费时间。况且兼职档案员的流动性比较大,这就给档案馆的培训工作增添不少麻烦。如果我们通过档案馆网页把各部门需要归档的范围、立卷标准等做成网页,挂到档案馆网站上,兼职档案员只要打开网站,点击业务指导窗口,就可一目了然。如有不清楚的地方可打电话咨询或请指导人员前去指导。这样既减轻了档案馆的工作负荷,也可节省彼此的时间[4]。

另外,还可建立一些档案利用指南的网页,把利用档案实体时应注意的事项,各类事务的办理流程等公布到网站上,使利用者有备而来,防止利用者因为手续不全而来回奔波。

3、密切高校档案馆网站与用户之间的联系

高校档案馆网站普遍设有电子信箱作为联系方式,但是这种方式不具有完全开放性,不能把用户的意见和建议显示出来给大家看。因此,高校档案馆网站还应设留言板或论坛等,让用户在专门的地方提意见和问题。同时,要对所提的意见或问题作及时的回复或公开的讨论,这样使档案工作更加贴近社会,贴近每一位普通的利用者,提升档案馆自身形象;另一方,根据用户的建议,我们能及时发现并改进工作中存在的问题,为用户提供更加优质的服务。

档案馆网站还应设立网站导航、网站地图等类似的栏目。列出网站所有的栏目及其子栏目。用户可以迅速熟悉网站的栏目概况,并能直接点击进入,方便、快捷,而且加强了网站的整体性和统一性。

除此之外,扩大档案馆网站的友情链接,可以使广大用户不受地区、单位的限制。通过网络,用户足不出户就能在自己的查阅权限范围内快速获取信息。同时,档案馆通过友情链接,间接地宣传了自身的工作,扩大了用户群。各高校的档案工作也能及时交流,提升了网站的服务功能。

在科学技术日新月异的今天,高校档案馆网站将对学校的各项工作发挥出越来越重要的作用。因此,档案馆应该以展示有特色的档案信息为重点,以提供个性化的服务手段为依托,制作出优质的网站,更好地为利用者服务。

参考文献:

[1] 赵 莉. 档案馆网站的策划[J]. 档案管理, 2003(2)28-29

[2] 高 颖、贾 玲. 论高校档案馆网站的建设[J]. 淮北职业技术学院学报,2003, (2) 67.

[3] 梁广寒. 档案馆网站信息资源的组织模式[J]. 武汉大学学报(人文科学版)2004, (2)217-218

[4] 李 娜. 浅谈高校档案馆网页的设计与制作[J] .兰台世界 2007(3)工作版 10

吴坚(同济大学档案馆 上海 200092)