２０００年～２００９年国内档案网站建设研究综述

陈忠海　苏　洲

摘要：统计2000年～2000年我国档案网站建设研究成果，从我国档案网站的发展现状和问题、对国外优秀档案网站的分析和我国档案网站的改革与对策等三个方面进行归纳、总结和评价。

关键词：档案网站；网站建设；档案网络资源

近几年来，伴随着我国政府信息化的进程。档案信息化建设取得了很大进展，作为信息化建设重要载体的档案信息网站纷纷建立起来，并在经济社会发展中发挥了一定的作用。

1数据统计分析

本文以“题名”、“全文”和“关键词”为检索项，以“档案网站建设”、“档案网站”为检索词，对发表在中国期刊全文数据库、中国博士学位论文全文数据库以及中国优秀硕士学位论文全文数据库中的文章进行了检索，检索得知，档案网站建设的研究文章最早出现在2000年，因此作者选择2000年～2009年3月这个时间段进行了检索统计，由此得出相关文章共188篇，其年度分布情况如表1所示：

从表1可以看出，对我国档案网站建设进行研究的文章最早出现在2000年，2000年开始有上升趋势。2007年后呈快速增长状态，该领域的研究可以划分为三个阶段：2000年至2001年为初步发展阶段，2002年至2006年为快速增长期，2007年至今呈现急剧增长的趋势。

22000年～2009年档案网站建设研究的主要内容

对188篇文章归类整理后得知，对该主题的研究主要围绕我国档案网站的发展现状和问题、对国外优秀档案网站的分析和我国档案网站的改革与对策等三个方面展开。下面就此进行总结和评价。

2．1我国档案网站的发展现状和问题

2．1．1档案网站发展现状

1996年北京市档案馆在北京经济信息网上建立了主页。1998年，随着政府上网工程的启动，北京市档案馆申请了独立的域名。正式建立了网站。1999年10月7日，在武汉热线上利用几种主要的中文搜索引擎查寻关键词“档案馆”，直接检索到的国内档案馆有12个。1999年年底，我国能够查到的档案网站约有20个。至2002年年底，开通的各级各类档案网站121个。2003年3月通过搜狐、新浪等搜索引擎，共搜索出100个档案网站。sina搜索引擎搜索出的档案网站中，省级档案网站占总数的40％，市级档案网站占总数的50％，区级档案网站占总数的5％，大学档案网站占总数的5％，没有县级档案网站。Sohu搜索引擎搜索出的档案网站中，省级档案网站占总数的15％，市级档案网站占总数的60％，区级档案网站占总数的16.25％，县级档案网站占总数的6.25％，大学档案网站占总数的2.5％。2006年年底，我国东、中、西部三大区域综合档案馆网站达到209个。其中东部地区84个，西部地区70个，中部地区55个。由此可见，我国档案网站经过近10年发展历程，在数量上已经有突破性的增长。

2．1．2档案网站存在的问题

一是在内容建设中存在的问题。从微观上讲，档案网站建设是档案馆(室)网络化建设的第一步。是档案馆(室)面向网络世界的窗口；从宏观上讲，档案网站建设是国家档案信息化建设的基础，数字化、网络化是信息时代发展的趋势和社会信息化的必然要求。建设档案网站的目的是为用户提供所需的各类档案资料，信息充足准确，这样用户才愿意光临，网站才有生命力。档案网站首先要遵循的是“内容永远第一”的原则，信息内容是档案网站建设的核心，内容的好坏直接决定了一个网站建设质量的高低。根据“中国档案网站研究”课题组对国家综合档案馆网站、高校档案馆网站等各类档案网站的调研，我国档案网站建设存在着各自为政、网络档案信息资源分散等现状，各档案网站犹如互联网上的一个个“孤岛”，给档案资源的利用和共享造成了很多障碍，同时也不利于扩大档案馆、档案网站以及档案事业的影响。我国档案馆网站的主要信息内容大致包括以下几类：本馆介绍、服务信息、政策法规、馆藏精选、档案检索、全宗指南等。内容比较单薄。每一类下面只提供了一些文字介绍，再向下深入最多达到三个层次就显示完所有的信息。所以，一些档案网站目前的水平还称不上“网站”，仅是一个“主页”而已。

我国档案网站在内容建设上存在的具体问题主要表现为：档案信息内容的片面性。综观我国大部分档案网站，网上信息一般是档案机构职能、馆藏档案指南、档案法规与标准和一些动态新闻。在档案网站上发布的档案馆藏资源信息也只是部分文件目录和全宗目录。由此用户对档案部门只能有一个初步的认识，并不能对档案部门和档案工作进行全面认识和了解。检索系统不够完善，档案网站上的信息资源大多数是目录级信息，这些目录中的数据也只停留在案卷级别的检索层次，对于能够更深刻揭示、评价馆藏的编研材料，如档案汇编、大事记、组织沿革、统计数字汇编等。很少见到。在线查询系统不够完善、稳定、有效；提供利用的途径和方式也不够多样化、便捷化；很少能提供下载或打印服务，基本上没有定题服务等高级服务方式。

在设计中存在的问题。档案网站的首页及整体设计是网站的门面，用户对其舒适性、合理性和美观性的感官很直接。一个风格迥异、设计大气、具有独特的人文特色、图文并茂、浏览方便的网站首页。肯定能引起浏览者的兴趣。例如，通过浏览NARA网站，我们发现NARA网站设计风格清新、制作技术精良，而我国档案网站网页制作粗糙。缺乏创新技术。文字和图片只是进行简单的堆砌；有些文字字体、字号、颜色不匹配，页面风格不统一；有些图片模糊不清；有些栏目的链接形同虚设。

我国档案网站在设计方面存在的具体问题主要表现为：网站域名格式不统一。目前我国综合性档案网站域名的后缀形式有9种之多：com；net；cc；on；gov.cn；net.cn；com.cn；org.cn和行政区域名.cn。例如，海盐档案信息网(http://www.hydaj.com/)、嘉善县档案局(http://www.isdai.net/)、乐清市档案信息网(http://www.yqdaxx.org/)、温州市鹿城区档案局(http://www.wzlcda.org.cn/)等，形式多样，五花八门。二是导航栏目设置不科学。2006年我国省级档案馆网站有26个。在一级类目数量上。最少的为北京市档案信息网，其类目数量为5个；而天津档案网的类目数量却多达20个。在一级类目名称上有网站首页、档案服务、局馆概况、信息动态、现行文件、档案检索、档案编研、利用实例、人才交流、教育天地等，各种类目名称数量有300余种之多。同时，每个网站看起来大同小异，栏目设置也缺少特色和个性。三是网页不够美观。网页主体颜色不够协调，整体艺术感不强；网页内栏目位置分布不够适当、重点不够突出，空间利用不够充分；网页中的某些细节做得不够精细、不

够人性化等。

2．2对国外优秀档案网站的分析

主要以美国国家档案与文件署(简称NARA)和加拿大国家档案馆(简称NA)网站为例。对其内容建设和整体设计进行分析。

2．2．1对网站内容建设的分析

信息量。美国国家档案与文件署网站的类目体系完整，结构清晰，内容丰富。一级类目共18个，加上二级类目总数已近200个。18个一级类目概括性强，涵盖了档案利用的方方面面，其下还有二级、三级、四级甚至是五级类目，并且每级类目中都有与政府网站、图书馆网站、博物馆网站等相关网站链接的内容，设置合理，内容完备，种类齐全丰富。加拿大国家档案馆网站上内容丰富，其信息按载体形式分类，可分为文本档案、声像档案、胶片档案、照片档案等；按主题分类，则可分为“土著居民档案”、“邮政档案”、“战争档案”等。

信息类型。中外档案网站所提供的档案信息类型都是以文本文件为基础，主要差别在于其他类型信息的丰富性和多样性。美、英、加等国在图片信息的提供方面比较丰富和充实。有些也提供动画、音频和视频信息。2006年2月24日，美国国家档案馆网站与谷歌公司合作，共同开发历史影片数字化和免费在线利用实验项目，现在通过链接网址http://video.google.com/nara.html.。我们能够看到101个可以在线观看的影片，按片长分为小于4分钟、4到20分钟和20分钟以上三种。

信息组织方式。主页方式：类似于档案全宗的组织方式，将有关某个机构或某个部门的各种档案信息组织在一起。自由文本方式：主要用于档案全文数据库的组织。超文本方式：将网上相关档案信息邮寄编织在一起的信息组织方式。数据库方式：利用数据库技术对档案信息资源进行统一管理以方便用户实现异地查询。联机目录方式：根据统一规则和格式对入网的档案馆和文献信息机构提供的文献信息进行编目。电子商务方式：利用电子方式对网上的一年规划提供档案信息有偿服务。

2．2．2对网站设计的分析

从页面风格上看：NARA主页以浅灰、纯白为基调，湛蓝为点睛，文字则以深蓝为标题，浓黑为说明，色调清新冷峻，整体上艺术性较强。网站风格统一，采用“丁”字式框架结构，显得和谐井然。NA的主页以平和的鹅黄色为背景，深沉的蓝色为前景，中心分别以英、法两种文字标明NA字样，并设置英、法文的进口，恰似一张简洁素雅的封面。翻开英文扉页，网页以同样的风格展现了NA的网站地图。

从网站页面布局上看，主要有两种：一种是以美国档案网站为代表的布局形式，上下左右分别为题头文件、脚注及超级链接等，中间集中主要信息，这种布局可以充分利用版面，信息量大；另一种是以澳大利亚档案网站为代表的布局形式，大部分图片和文本都集中在页面中心，这种布局由于信息集中，版面中因而有大量空白，显示出网页的格调，容易吸引人的注意力。

2．3我国档案网站的改革与对策

档案网站的建设不应是档案馆的再现，而是一个新的服务空间，是用户检索、利用档案的新平台。借鉴国外优秀档案网站的成功经验，优化改革我国的档案网站是步入良性发展轨道的必经之路。为此。我们应该采取的措施如下：

转变观念，提高认识。档案部门的领导和工作人员要转变观念，提高对档案网站建设重要性的认识。不能为了应付做表面文章，设计几个网页，具备档案网站的表现形式就万事大吉。要重视档案信息网站建设工作，加大资金投入，提供技术支持，加快档案信息数字化进程，把档案网站做到实处，切实发挥档案网站的社会功用，实现档案的真正价值。

做好网站规划。档案网站的建设、运营和发展，具有很强的路径依赖性，也就是说，一旦规划好了，容易朝着良性的方向发展；一旦走错，就容易误入歧途，深陷其中而不能自拔。档案网站建设的目标宜定位为：服务窗口、宣传窗口、对话窗口、中介窗口和交流窗口。因此，档案网站应根据自身的功能定位，提前做好建设及发展规划。

优化网站设计。主页是网站的门面，一个成功的主页要既能展现站点的特色，又能将丰富的信息以简洁的形式传递给用户。档案网站的设计优化主要有以下几点：规范域名。例如“中国档案信息网”网站，建议注册:www.da.org.cn、www.dangan.org.cn、www.archive.org.on等域名。这样的域名规范，直观明了，具有规律性，便于用户记忆和访问。优化导航栏目的设置。栏目的实质是一个网站的大纲索引，索引应该将网站的主体明确显示出来。建立站点地图。为用户简单快捷地展现网站的全部内容。完善友情链接。外观设计中的配色、版面、文字与多媒体技术综合应用，增添网站的美观性和生动性。

完善网站资源。正所谓“巧妇难为无米之炊”，即使拥有完美的规划与设计，如果档案网站信息资源缺失，最终仍会被用户遗弃。实现档案网站资源构建目标应坚持以下原则：应保证分类的合理性和层次的丰富性；应保证标志的准确性和一致性。

完善档案网站资源建设可以从以下几个方面着手：第一，重视本馆资源的网上发布。每个档案馆都拥有数量巨大、种类繁多、内容丰富的档案资源，档案网站必须先立足本馆的馆藏资源，实现本馆资源上网。叫丰富网络信息资源的基本前提是馆藏档案的数字化。馆藏档案数字化主要有两个部分：一是馆藏档案数字化；二是及时采集和获取电子文件信息。充实现行文件资源的在线利用。第二，开发馆藏特色资源。各级各类档案馆的馆藏资源各具特色，尤其是一些专门档案馆，所拥有的资源具有鲜明的独特性。这些能充分展现本馆特色的档案是档案网站资源建设的重要依托和基础。第三，加强档案信息资源管理，提高网络信息资源质量。可以通过档案信息产品的开发来加强信息资源的针对性。如开发档案目录、原文、编研成果三个级别的信息来满足不同用户不同层次的利用需求。目录不仅对用户起着指示和导航的作用，而且它本身内含的信息就是对馆藏内容和效用的揭示。没有经过加工的档案原文，通过数字化后以全文形式直接上网，适合研究型、凭证型等要求严谨的用户的需求。还可以将原始档案信息编辑整理后在网站发布。这种信息资源具有原文发布不可替代的优点。它能根据用户的不同需求提供经过整合的信息，更全面、更方便、更有针对性，是一种智能型的信息发布方式，从而满足网络用户集成性、综合性、休闲性等利用特点，符合一般网络用户的利用习惯。

强化网站检索功能。有了丰富的档案信息资源和庞大的数据库系统，只是做好档案网站的第一步，要想有效地调用信息就得依靠强有力的检索工具。例如在澳大利亚国家档案馆网站(www.naa.gov.au)上，“档案搜索”分客户和研究者两种。客户可进行大部分操作，但不能阅读全文，而研究者不但可以浏览全文，查阅结果还可保留6个月。英国公共档案馆网站(www.pro.gov.uk)的在线检索功能相对较弱，但亦设置了搜索引擎，可进行网站搜索和公共档案搜索。搜索到的是网页而不是目录。而我国大多数档案网站的检索功能徒有虚名或检索人口不够人性化。所以从服务定位、宣传定位的角度。我国各档案网站应着重强化检索功能的应用，并选择合适的技术，保证检索系统的稳定。

加强网站的互动性。美国NARA网站对我国档案网站建设的启示之一是，实现档案网站功能定位从“宣传一展示型”向“互动一服务型”的转变。10J自Web2.0广泛应用以来，这种转变要求的迫切性更加明显。在Web2.0环境下用户需求的显著特点就是个性化、差异化。他们不再满足一视同仁的信息内容，要求网站能够根据他们的个体需求，提供不同的信息内容，换句话来说就是档案网站的服务对象由以往的“大众市场”转为“小众市场”，针对个体提供有针对性的服务。Web2.0为用户创造了互动、交流的氛围，用户不再只是网站内容的被动服务者，他们也可以参与网站建设，包括管理、维护、存储网站内容。Web2.0从本质上改变了网站的属性，将其从以往的“只读”属性变为“可读写”属性，用户既是信息的使用者，同时也是信息的发布、修改和传播者。Web2.0在档案网站中的应用还有以下几种方式：利用RSS开展档案信息推送服务：利用Blog营造与用户的双向交流空间：利用Podcast营造档案馆人性化形象：利用Wiki创新档案馆业务活动和信息服务模式等。

3结束语

上述文献大体上是对我国档案网站建设的宏观研究，主要提出的是宏观指导性原则及方向引导性建议。对档案网站建设过程中的建设步骤、页面美化设计、网站评价指标体系的确立及评价实施、新技术应用具体实施的技术路线与方法的研究却很少。在资源建设中，对资源建设的模式和案例分析、凸显各级网站资源特色及其互补性、在网站上公布内容的相关法律法规和规范的研究也不多见。这应是未来我国档案网站建设研究的重点所在。

(作者单位：郑州大学信息管理系来稿日期：2009-05-18)