信息技术对科技档案的影响及相应对策

岳　薇

企业科技档案是具有保存价值的科技文件,是企业档案的重要内容,也是企业重要的知识资源。随着现代信息技术的发展,企业科技档案工作遇到了新的挑战。如何面对信息时代对科技档案的影响,采取应对措施,以适应新的要求,是企业科技档案工作的当务之急。

一、企业科技档案管理工作的新特点

1.企业科技档案载体的转变。由于计算机在科技档案管理中的应用,实现了信息数据的远近传递交换和处理,电子图纸也以手工制作无可比拟的优势大量出现。通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得既快捷又方便。

2.企业科技档案接收和管理方式的变化。 参加科研产品鉴定、重要设备开箱、重要建设项目及技术改造的开发、竣工和验收等是过去企业获取科技档案的主要来源。

3.电子科技档案利用方便而保密困难。由于科技档案中存在大量的电子文件,使得档案查询变得简单快捷,通常可采取直接读取、拷贝和网络传输三种方式。但也正是电子档案利用形式的多样化和技术依赖的多样化,导致了科技档案管理工作的复杂性和保密的困难性,因而使用权限、防止非法拷贝等管理措施将变得非常重要。

4.电子科技档案管理对技术环境的依赖性。过去设计工艺文件入库需要技术人员亲自归档,费时费力;如今企业建立了现代化的局域网络,采用了先进的产品数据库管理系统(PDM)。通过在(PDM)系统中建立科技档案数据仓库,实现了电子文件的“虚拟”归档。科技档案部门可通过网络远程下载车间生产需用的电子文件,打印底图,晒成蓝图,发给车间,节省了技术人员和档案人员的时间,提高了工作效率,降低了企业成本。需要补充的是,尽管(PDM)数据仓库的科技档案有磁盘备份,但为确保科技档案的安全,通常企业还要按照国家标准中关于CAD光盘归档要求,将产品图纸下载刻录到光盘上,作为异地备份,确保科技档案的安全。

二、信息技术对企业科技档案工作的影响

1.档案管理观念要求现代化。按照《全国档案事业发展“十五”计划》要求,必须加快实现档案现代化管理的步伐,转变传统的思想和观念,不能墨守成规。美国著名学者尼葛洛庞帝在《数字化生存》一书中,向人们阐述了数字技术将改变我们的学习方式、生活方式、工作方式,人类文明已经真实地迈进了新的世纪,在人类社会已由文明工业时代向信息时代转折的时候,也必将要改变我们企业档案工作的传统思维观念和管理观念。

2.要求数字化。档案是档案馆的物质基础,将现有纸质等为载体的档案转化成电子档案是实现数字化的核心内容,计算机、网络技术的广泛应用,要求将馆藏纸质等档案转化成数字的形式,即电子档案,这样才能使档案资源进入信息网络并实现资源共享。对于纸张和照片档案,可以采取扫描设备,如扫描仪,扫描后存储到计算机中;对于录音和录像档案,则可以采用转录卡等设备,转录成数字文件后存储到计算机中。

3.档案信息传输要求网络化。计算机网络技术作为信息时代的主要特征,它的广泛应用,产生了大量的电子文件,人类记录信息、传达信息和存贮信息的方式也随着发生根本的变化。在互联网络条件下,人们可以随时随地进行沟通,而不受时空的限制,网络技术具有开放、高速快捷的特点,它在办公自动化中的应用,极大提高了工作效率。档案信息的交换必然通过网络进行,而且随着企业电子政务的推广和电子文件的普及,电子档案信息的收集、整理、鉴定、保管、利用、销毁等一系列工作也同时在网络上进行。

4.档案资源利用要求社会化。档案信息化的根本目的在于更好地为社会提供利用,实现档案信息资源共享。企业通过建立自己档案网站,利用自身的科研资源优势和技术人才优势,开发出可以公开的档案资源,使得利用者不仅可以网上查询档案目录,而且可以查阅具体的档案内容,获取更大的社会效益和经济效益;同时,也可通过网络宣传我们企业的档案工作,主动开展信息服务。

5.档案人员知识结构要求多元化。档案管理现代化,离不开电子计算机和通信技术为主的现代科学技术,如自动标引、光盘存储、多媒体技术、人工智能、网络管理、信息安全管理等高新技术在档案管理中将得到普遍应用。企业科技档案工作的发展必须依靠一批既懂档案专业知识又懂信息化建设的复合型人才。

三、做好企业科技档案工作的措施

1.建立适应企业信息化要求的科技档案管理新系统。目前普遍存在档案信息化建设落后于企业信息化建设的状况,严重影响了企业科技工作效率的提高。要改变这一现状,就需要大力推广应用数据仓库、知识地图、超文本技术、元数据等现代化的信息技术,开发出具有数据分析和决策支持功能的档案知识管理系统,为使用者提供便利快捷的网上服务。

当然,企业科技档案管理系统的开发应与企业现代管理系统相衔接,确保档案部门对本企业各类电子文件、电子档案的收集、整合、控制和传递。企业科技档案管理系统设计应遵循模块设计、分层实现和循序渐进的原则。

企业开发或购买的档案信息管理系统应具备适应多种文件存储格式,支持实时浏览;具有网络检索功能,能够实现收集整理、数据存储、检索浏览、借阅管理、权限控制、统计报表、鉴定销毁、数据输入输出及格式转换的控制与管理,满足企业文档一体化管理、流程管理和信息资源开发利用的需要。

2.做好适应信息化要求的企业科技档案保密工作。科技档案保密工作主要包括科技档案保密等级划分、保密制度确定和保密委员会的定期检查。在科技档案中,商业秘密根据它的重要程度划分为绝密、机密和秘密级。根据保密档案的存放时间长短,密级可以变更或解密。与此同时,要制定严格的保密管理制度,强化科技档案中商业秘密的管理。

3.理顺与信息及技术部门的分工协作关系。信息部门、技术部门和科技档案部门都是知识管理的主要部门。搞好知识管理必须明确信息、技术及档案部门的工作职责,形成紧密协作的工作关系。

信息部门负责维护企业信息技术平台、提供信息技术支持和各种信息资源搜集开发等;技术部门负责科技信息与知识的搜集、利用、开发和创新;科技档案部门负责科技成果与文件等科技资料的归档及管理。

对科技档案管理业务的流程再造,必须与企业整体流程结合起来,打破传统文件工作与档案工作的界限,实现企业科技文件档案一体化。在业务流程上进行统一的设计,将档案管理的要求嵌入到文件产生、运转、归档、永久保存或销毁的全过程。

将科技档案管理的要求,嵌入科技文件档案管理系统是实现文档一体化管理的重要措施,它体现了前端控制和全程管理的现代化文件和档案管理理念,可有效地提高科技档案管理的质量和效率。

4.加强对电子归档及网络数据库的安全管理。应与信息部门合作,对各类现代信息系统所形成的文件如何归档做出规定,并从信息技术及管理两方面着手,确保档案实体及电子档案的安全,确保网络传输及档案数据库的安全。

5.科技档案归档范围应随企业发展变化及时调整。随着企业的发展,经营范围和技术创新手段及形式也在不断变化,促使企业档案管理范围也在不断变化。因而科技档案管理者必须要有敏感的工作触觉,将相关的科技文件及时归档,防止因科技文件泄密给企业带来损失。□ (编辑/刘佳)