对高校固定资产管理的思考

摘 要:高校的固定资产不仅是高校教学、科研、行政管理、后勤服务等各项工作顺利进行的物质基础,还是衡量高校办学规模和质量的重要指标之一。然而,目前高校的固定资产管理水平与高校的发展速度极不相适应,为此在中共中央号召建设节约型社会的今天,继续探讨与实践高校固定资产的管理有着十分重要的现实意义。文章以分析高校固定资产管理的现状为基础,剖析了高校固定资产管理存在问题的根源,提出了新形势下加强高校固定资产管理的措施。

关键词:固定资产 高校 管理

中图分类号:G475 文献标识码:A

文章编号:1004-4914(2009)09-110-02

近年来,高校采取了积极措施扩大办学规模和改善办学条件来迎接教学水平评估。高校占有、使用固定资产的规模急剧扩大,构成也日趋复杂,包括土地、房屋建筑物、图书资料以及各种日新月异的高、精、尖仪器等实验实习设备。虽然各高校的固定资产在数量上和质量上都得到了较大程度的提高,但同时也暴露出管理落后、资产的使用效益低下、资产流失等问题。因此,加强固定资产管理已成为高校的一项重要工作。

一、高校固定资产管理的现状

1.重购建,轻管理。随着高教事业的迅速发展,高校都十分重视固定资产投入,每年都会投入大量经费购置设备。然而,在设备购入后,使用效率如何,日常维护怎样,却没有统一的管理考核机制。有的设备甚至自购进后就束之高阁,从不使用,造成极大的资金浪费,还有的房屋、建筑物早以投入使用,但迟迟不入账,而一些接受捐赠的固定资产根本没有纳入学校统一管理,形成大量账外资产。

2.重形式,轻实质。一些固定资产形式上是学校所有,实质上却为个人所占用,在这些人调离学校时往往带走了设备和图书,造成学校资产流失。又如,利用科研经费购买的设备,应属于学校的固定资产,设备购入时需办理入库手续,但项目人员往往认为科研经费是其搞科研用的,设备应该为个人所用,从而造成国有资产的暗流失。

3.重账面,轻账实。高校的固定资产管理上多部门交叉,使用上相对独立,而且大都是财务部门管理登记总账,设备管理职能部门管理明细账,而实物则分散在各个使用部门管理,由于管理上“多头”交叉,全面的账实核对工作较难展开,因此,造成一定时期内账物不符的现象。

4.重计划,轻落实。当前高校用于购置固定资产的支出一般在年度开始前纳入学校的预算,但由于高校目前预算编制过于粗略,而且高校预算管理主要由财务部门负责,缺乏专门的针对固定资产购置、使用、管理及报废等具体环节的预算管理,造成预算编制与执行“两张皮”,预算目标不够科学,导致预算管理的计划、执行、控制功能不能充分发挥作用。

二、高校固定资产管理存在问题的根源探析

1.不正确的管理理念。由于我国高校大部分是公办性质,属于事业单位管理体制。高校的固定资产主要通过国家财政投资建设而成,长期以来高校无偿地使用固定资产,不计提固定资产折旧,也不需要进行成本核算,导致了部分高校领导对财务管理特别是固定资产管理和教育成本核算的重要性认识不足;另外,不少高校领导忙于学校的教学、科研和行政工作,忽视了高校固定资产管理工作,导致高校固定资产管理机制不健全、管理手段落后、管理工作缺乏科学性,从而造成高校普遍存在着重钱轻物、重购建轻管理、公物私用、重复建设、资源浪费的现象。使固定资产难以发挥其在高校教学科研中应有的作用,影响了学校的可持续发展。

2.不协调的制度设计。财务制度与资产管理制度不协调问题。根据《高等学校财务制度》第三十二条规定,高等学校的固定资产一般分为六类:房屋和建筑物;专用设备;一般设备;文物和陈列品;图书;其他固定资产。而教育部颁布的《高等学校固定资产分类目录》又将固定资产分为房屋及建筑物;土地及植物;仪器仪表;机电设备;电子设备;印刷机械;卫生医疗器械;文体设备;标本模型;文物和陈列品;图书;工具、量具和器皿;家具;行政办公设备;被服装具;牲畜等十六类。制度的不协调给各个学校固定资产的日常核算和管理工作,特别是对账工作带来很大的困难。

3.不合理的管理体制。学校内部管理条块分割。从表面上看,教务、总务、财务、图书馆都在管理固定资产,但没有一个部门统筹。而且缺乏有效的资产预算管理体制。一般来说,高校对经费预算的安排是比较重视的,但是对如何集中管理已经形成的固定资产,如调剂余缺、物尽其用、资源共享等问题则考虑得不多,固定资产购置缺乏统筹规划和科学论证,各部门、各系、各学科贪大求全,争投资、争设备,造成设备的重复购置、大量闲置和低效使用。

4.不清楚的界定标准。一是概念模糊。仔细分析各校的机构设置及职责和权限划分情况,不难得出这样的结论:多数人(包括各级领导在内)对国有资产、固定资产、实物资产、教学仪器设备等概念是不清晰的,通常情况是,设置国有资产处、设备处或资产处管理学校的实物资产或部分实物资产,计财处或财务处管理学校的资金。而事实上,设有国有资产处,就不应该再设置独立的财务处,因为资金和实物资产都是国有资产。二是对标准和口径的理解各异。随着科学技术的发展,新产品的更新换代加快了,这给高校固定资产的界定也带来了新的问题,有关固定资产界定的争议越来越多。《高等学校财务制度》第三十二条规定,固定资产是指一般设备单位价值在500元以上、专用设备单位价值在800元以上,使用期限在一年以上,并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。单位价值虽未达到规定标准,但耐用时间在一年以上的大批同类物资,也作为固定资产管理。由于各校的理解不一致,在账务上的处理方式也不同。统计口径不同,各校的数据也不具可比性。三是软件及网络产品的处理不同。按照固定资产定义,软件应该列为固定资产,但在固定资产分类中查不到它的编码。因为软件始终是依附在一定的物体上,如可以保存在光盘上,也可以保存在计算机硬盘上,还可以进行无限的复制和升级,而且价格很高,因此,软件具有很强的固定资产特性,应该列为固定资产进行管理。网络产品更具有特殊性,如网络实验室,有设备、耗材、房物装修、家具;有大量的科技投入,如培训软件等。如果以单件办理固定资产,那么只能将设备和个别够标准的家具列入固定资产,其价值可能只有整个实验室的一半左右,大量的投入无法形成学校的资产,只能作为费用列支,但如果以一个实验室为单位,那么情况就不一样了。因此,在新形势下,如何界定固定资产是一个值得研究的课题。

5.不合理的评估导向。各种评估对固定资产管理只有量的要求,没有质的控制。目前对高校的各种评估很多,但对固定资产的管理指标不多,而且大多只有数量要求,如本科教学水平评估共有19个二级指标,涉及固定资产的只有一个指标,占整个指标的5%;44个观察点中涉及固定资产的只有5个,占整个观察点的11%;各地的会计基础工作规范化检查,涉及固定资产管理的指标也只在20%～25%之间。

6.不相符的人员素质。近年来,由于学校规模不断扩大,财政投入也在不断加大,加之各融资渠道的拓宽,新校区的建设和本科教学水平评估要求的提高,各校设备的数量和价值都在迅速增长,但师资队伍建设没有跟上。主要体现在:一是实验室教师队伍欠缺,导致实验设备不能发挥其应有的效能;二是管理队伍也不像会计人员队伍那么专业化,大多数人员都是半路出家,专业化程度不高,加之管理手段的落后,整个管理队伍都跟不上新形势的要求。

三、加强固定资产管理的措施

在高校固定资产管理中,既有共性的问题,也有个性的问题。针对近几年出现的问题,笔者认为主要应从以下几方面着手。

1.增强管理理念。高校各级领导要充分认识固定资产管理的重要性,没有领导的高度重视是做不好这项工作的。同时还要增强全校广大师生员工的资产意识,这样才能克服重钱轻物,重购置轻管理倾向。学校要把加强固定资产管理工作列入重要议事日程,领导要经常听取财务部门、资产管理部门和资产使用部门的汇报,及时发现、研究、解决问题,有效地指导资产管理部门的工作。

2.建立内控制度。固定资产从申请、采购、验收、使用、维修、报废、处置、清查等各个环节都应当置于有效的控制之中。为此,需要从以下几个方面加强控制:一是明确各职能部门的工作职责,职权相互分离独立又相互配合;二是对采购申请应进行合理论证,统筹计划安排,避免重复建设,增加财务负担;三是采购、验收等活动应由相关部门共同参与,符合政府采购条件的一定要进行政府采购,以体现公开、透明、低价;四是定期、不定期对固定资产进行盘点,加强实物控制,做到账实相符;五是维修、报废、处置等活动需相关部门研究后,报上级有关部门批准,及时办理固定资产增减手续;六是进行固定资产使用效率评价,并与部门年度考核相挂钩。总之,要形成一个领导重视、制度保障、统一管理、专人负责、全员参与的管理体系,营造一个良好的固定资产管理氛围。

3.健全管理机构。高校应健全固定资产监督管理体系,坚持“统一领导,归口分级管理”的原则。财务部门负责固定资产的价值核算,设置数量、金额总账,进行总量控制,掌握固定资产总值,实行财务监督,进行一级管理;资产归口管理部门负责教学仪器设备、房屋及建筑物、行政设备、图书等实物和价值,进行二级管理;实物的具体使用部门则进行三级管理,建立固定资产管理台账,准确反映资产去向,保证资产的安全和完整。各级管理部门明确责任,相互制约。

4.完善核算方法。一是准确认定固定资产,根据学校固定资产目录和分类标准,划清固定资产和非固定资产界限,对于符合固定资产条件的,应纳入固定资产核算,不得遗漏。二是真实反映固定资产价值,引入权责发生制的会计核算基础,及时核算学院的固定资产价值。在固定资产购入遇到财务支付困难时,先填写固定资产验收单,资产管理部门及使用单位登记固定资产增加。财务部门凭发票、运输单、验收单等进行会计核算,保证固定资产账实相符。参照企业对固定资产的核算,取消固定基金科目,增设累计折旧科目对固定资产使用中的价值转移情况进行核算,以真实反映固定资产的价值。三是建立健全核算体系,财务部门、资产管理部门和使用部门,应分别设置固定资产总分类账、固定资产登记簿和固定资产卡片,全面正确及时地记录固定资产增减变动情况,保证核算、管理和使用部门衔接一致。

5.运用现代化手段。学校应利用计算机按照管理要求建立资产数据库,全面、完整地记录学校各类固定资产的管理信息,利用校园网实现网络化管理,准确、及时地反映固定资产的增减、调配等变动情况,使各部门之间实现信息共享,有利于财务核算部门、归口管理部门、使用者之间的协调与沟通,提高管理质量,并为学校高层管理者决策提供参考依据。

6.提高队伍素质。学校应把固定资产管理队伍建设列入学校整体规划,选拔一些思想进步、作风踏实、责任心强、熟悉政策、懂业务、善于管理的人才充实到固定资产管理队伍中去。建立固定资产管理岗位责任制,确保管理工作的规范、有效。通过多种形式对固定资产管理人员进行培训,提高其管理知识和责任意识。培训内容要结合会计核算的有关知识,使管理人员从固定资产的购置、登记、建卡、入账,到固定资产的使用、保养、维修,再到固定资产的毁损、报废、清理、核销等一系列的程序和相关手续都有所了解,达到应知应会,统一思想,统一认识,共同提高管理水平。另外,还要建立严格的奖惩制度,对管理业绩突出和管理混乱造成损失的人员分别予以奖励和处罚。

参考文献:

1.财政部.固定资产准则[M].北京:经济科学出版社,2001

2.财政部令第36号.事业单位国有资产管理暂行办法

3.冠周明.高校国有资产保值增值存在的问题及对策[J].华南热带农业大学学报,2006(6)

4.王月华.对高校国有资产管理及相关问题的思考[J].会计之友,2007(3)

5.王志成.我国高校教育成本核算探析.财会月刊,2007(4)

(作者简介:赵蕊芬,山西财经大学会计专业在职研究生,工作单位为山西旅游职业学院 山西太原 030000)(责编:乔木)