论企业办公自动化

陈春香

摘要:办公自动化是信息化社会最重要的标志之一,它将人、计算机和信息三者结合为一个办公体系,构成一个服务于办公业务的人机信息处理系统。通过提高办公效率,使用先进的机器设备和技术,办公人员可以充分利用各种办公信息资源,从而提高办公效率,文章以物业管理为例,探讨了办公自动化在物业企业中的应用。

关键词:办公自动化;物业管理;信息化管理

中图分类号:F270文献标识码:A

文章编号:1674-1145(2009)24-0014-02

一、企业办公自动化的提出

办公自动化是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域,是信息化社会的产物。通过网络,组织机构内部的人员可跨越时间、地点协同工作。通过OA系统所实施的交换式网络应用,使信息的传递更加快捷和方便,从而极大地扩展了办公手段,实现了办公的高效率。它面向不同层次的使用者,有不同的功能表现;对于企业高层领导而言:OA 是决策支持系统(DSS),结合企业内部/外部的信息为条件,为企业领导提供决策参考和依据;对于中层管理者而言:OA 是信息管理系统(IMS),OA 利用业务各环节提供的基础“数据”,提炼出有用的管理“信息”,把握业务进程,降低经营风险,提高经营效率;对于普通员工而言:OA 是事务/业务处理系统。OA 为办公室人员提供良好的办公手段和环境,使之准确、高效、愉快地工作。在今天看来,OA应有更丰富的内容和层面,更广泛的用户群。

二、网络服务解决办公自动化问题的特点和优势

OA系统要实现的基本和主要功能应当是公文处理、信息发布、信息反馈、信息查询和档案管理等。不难看出INTERNET基本服务所提供的对信息的处理能力实际上已经覆盖了OA 系统要实现的主要功能。也就是说不需要任何其他额外的软件产品,以INTERNET 本身所具有的功能就可以实现绝大多数的办公业务,虽然其所实现的办公功能较一个专业的OA 系统在系统性、完整性方面还有所欠缺,但作为向完善的全面解决方案的一种过渡的形式,作为实现组织办公自动化的一个初级系统还是有其优势的。可操作性强、便于推广使用是衡量软件推广价值越来越重要的标准,特别是中小企业由于自身的原因对其尤为看中。随着INTERNET的日益普及,大量的操作者对网络基本服务的软件的使用已经日益纯熟,使用网络的这些功能已经或正在成为各类办公人员的基本和必须的信息处理能力和素质,在这样的前提下,引入现代办公的一些理念和方法无论在观念和习惯上都是顺理成章的事情。当现代办公方法的采用变成人们的一种自觉行动时,现代办公的效果才能充分地展示出来。实现INTERNET 基本服务所需的软件均是十分成熟的标准的软件产品,Web、FTP 这些软件通常随操作系统一起提供,Email、Searcher、BBS 等也可以从免费共享的软件中获得。因为这些软件是如此的流行与标准,因此安装维护也十分简单,对系统管理人员的要求很低。这些说明构建和维护这样的OA系统的成本将是很低的。

三、办公自动化在物业管理中的作用

物业管理中的一切工作都是在一定的时间和空间内完成的,因而具有很强的时效性,采用现代化计算机管理手段是一种行之有效的解决办法,运用计算机进行物业管理,既可以缩短工作时间,保证时效性,又可以使准确性得到更大的提高,主要作用有:(1)全方位地快速查询,减少重复劳动:物业管理中房产资料、业主资料、住户资料以及文件档案的数量庞大,手工整理、统计汇总工作量非常大,而且烦琐,通过计算机辅助管理,可以随时按住户姓名、房号、房类、朝向、面积等多种条件任意查询,减少大量重复工作,大大提高工作效率。提高管理水平:物业管理除了涉及房产、业主和住户管理之外,更需要提供工程设施维护、维修、装修服务与管理。计算机网完整的工程档案与服务档案可以使管理人员随时了解最新的情况,更可以规范维护、服务标准,帮助管理人员合理安排工作时间。(2)各项费用自动计算,减少人工差错与负担:物业管理中一项重要的工作是各项费用的计算、统计、汇总,然而由于费用项目较多、计算方法烦琐,手工除了操作差错率较高,而且工作负担繁重。计算机管理利用了计算机运算速度快、准确率高的特点,使得各项费用的计算、统计、汇总工作既简单、方便,又能轻松自如。通过住户自觉交费和人工催收,往往效率较低,难以应付自如。计算机管理可以随时监控住户交费和欠费情况,自动打印缴费通知书和催款通知书,提高收费效率,使收费工作应付自如,提高资金的回收速度。

四、企业发展办公自动化的措施

1.转变领导和使用人员的思想意识。信息化带来的便利是原来利用纸张的方式无法比拟的。例如:信息共享的优点,使你无论在何地,只要能连上互联网就能办公,网上办公室已得到人们的认同。有些人认为新生事物不容易掌握,存在畏惧心理,有些人认为长时间以来手工操作已经形成定式,没有必要换用新设备,掌握新知识。对于这些具有不同想法的同志应多作思想工作提高认识,培养主动性和创造性的工作作风,从思想上改变陈旧的工作方式和管理形式,提高认识,重点是提高各级行政领导者的认识,通过普级计算机及现代化设备知识,使他们确立办公自动化在生产经营活动中的地位和作用,以更大的热情支持办公自动化的建设。

2.管理人员素质的培养。办公人员是实现办公自动货摊最基本的构成元素,办公人员微机系统知识和微机操作能力的高低是办公自动化水平的决定因素。在物业管理人员对计算机知识的了解和操作并不是人人精通,对管理人员进行微机系统知识的培训已势在必行。企业要有计划地进行计算机操作和计算机应用知识培训,使单机在文档报表处理、数据库录入和查询、计算机远程通讯等方面的应用达到最基本的技术要求,确实把计算机应用到实际工作中,提高工作效率。

3.对计算机的维护和保养。(1)保持良好的运行环境。经常打扫卫生,使室内保持清洁,这是保证微机系统正常运行和延长使用寿命的基本条件。(2)定期进行维护与检测。在微机系统的使用中,有很多使用者都是在出现故障后进行维修,而正确的使用方法应该在不连续使用时或者定期对策机系统进行外部设备的维护和内部器件的检测。(3)发现故障,正确判断,及时修复。创设良好舒适的微机运行环境和办公环境。

4.制定计算机网络近期和远期发展计划,统筹规划,逐步从单机应用向网络应用、从单机管理向网络系统管理、从简单文档管理向信息化管理过渡,逐步实现各级管理部门的管理自动化、信息化、规范化,实现快速有效的管理,长远目标是要实现网络信息资源的有效利用和办公管理流程的计算机网络管理,要做好在这方面资金上和技术上投入的准备。

参考文献

[1]范玉顺.企业信息化规划的基本框架与方法[J].新技术新工艺,2004.

[2]秦长坤.企业办公自动化系统的设计与实现[J].计算机与现代化,2003.

[3]魏福源.微型计算机在企业管理中的应用[M].北京科学出版社,2005.