邯运集团国际物流信息系统的探究

陈宥任　马　炼

摘要:企业的物流在企业中起到了至关重要的作用,然而在物流体系的中,信息系统又是头等重要。本文依靠邯运集团的现状,分析的邯运集团的国际物流存在的问题并提出改进意见。

关键词:国际物流 信息系统 邯运集团

中图分类号:G202文献标识码:A文章编号:1006-8937(2009)03-0081-03

1邯运集团的发展现状

物流业是服务业中的重要产业,2007年,中国物流业增加值为1. 7万亿元,同比增长20.3%,占全国服务业增加值的17.6 %,占GDP的6.9%。受宏观经济持续高增长拉动,2007年中国全社会物流总额达到752283亿元,同比增长26.2%。根据中国物流与采购联合会的预测,保守估计未来三年物流行业CAGR将达到16%以上。如此良好的行业前景,使得越来越多的企业开始关注并投入到该行业,随着经济全球化的速度加速,部分国际物流公司也开始打入中国市场,激烈的竞争环境下,我国企业开始寻找提高竞争力的途径——组织结构优化设计、员工培训、信息系统构建等,这些措施在一定程度上提高了我国物流行业的整体竞争力。

邯运集团经过60多年的发展,已成为集汽车客货运输、物流经营、汽贸服务、房地产开发、汽车改装、石油设备制造、汽车技工培训、信息技术开发以及汽车出租、旅游、餐饮、住宿、广告服务等业务为一体的大型综合性企业。但物流行业的竞争日益加剧,市场需求的瞬息万变,客户要求的不断提高,对集团各公司的业务资源整合,流程合理,物流网络化、信息化以及国际化等方面都提出了更高的要求。为了争强集团的国际竞争力和自身实力,拓展新的利润空间,实现“综合实力在全省同行业保持领军地位,在全国同行业争创一流企业”这一目标,开展国际物流这一新兴领域自然成为邯运集团的首要选择。

邯运集团利用原有的信息网络布局,以初具规模的邯郸综合物流园区为依托,相辅相成,实现内陆港内的一次通关。但要发展国际物流也存在着一些亟待解决的问题,如新市场的把握和公司原有业务的整合以及变幻莫测的国际市场和较高的国际技术门槛。这就要求集团对国际物流进行全方位、多角度的分析和开发,建立和完善原有的信息网络系。

2现状的深入分析

2.1现有信息系统存在的问题

经过仔细研究现状资料,我们分析了邯运集团现有信息系统存在的几大问题,并结合实际说明这些问题对国际物流业务的影响。

①集团各部门、子公司、分公司的信息系统水平有较大差距,导致集团内部信息不对称而增加成本,如飞马快运与河北快运之间由于信息系统的差异而沟通不畅导致业务往来成本增加,企业信息化程度不高对国际物流业务的开展是极为不利的:信息不对称可能导致对方机会主义行为,增加企业交易风险和成本,使企业在国际竞争中处于劣势地位。

②现有信息系统不完善,我们认为邯运集团完整的国际物流信息系统应该包括运输子系统、仓储子系统、商品检验子系统、信息子系统、装卸搬运与配送子系统。但资料表明,企业现有国际物流信息系统中除了信息子系统有初步建设,其他都没有建立。企业要开拓国际物流业务,需要花费大量人力物力财力来开发物流信息系统。

2.2问题剖析(实际存在的信息、行业、竞争力)

我们认为邯运集团信息系统问题的存在有以下几个原因:

2.2.1物流管理信息人才缺乏

现代物流管理信息系统的开发和维护人员,既要懂得物流业务和管理的流程,又要懂计算机软、硬件技术和通讯网络技术。在科技飞速发展的今天,管理信息系统开发和维护工作,需要一大批高素质、高水平和高能力的综合性复合人才,并非几个计算机专业的人员所能完成的任务。

2.2.2开发和运行机制不完善

物流管理信息系统的开发、应用和维护三个环节缺一不可,管理信息系统的开发过程的时间、内容和顺序,必须按照整个业务流程和管理环节进行;管理信息系统的应用是长期的,业务活动不停止,管理信息系统的应用就不会停止;而管理系统维护有时要比系统的开发和应用还要艰巨。 邯运集团信息系统的开发、运行和维护活动并未紧密联系和相互作用,导致集团信息系统更新较慢,发挥不了应有的作用。

2.2.3信息技术的落后

目前大部分国际物流公司都有采用比较先进的信息处理、信息传输、信息共享技术电子数据交换技术(EDI)、条码自动识别技术、全球卫星定位系统(GPS),这些技术能帮助企业改善信息系统的运行从而加快信息的传递,在一定程度上降低提高效率降低成本。但邯运集团并没有完全采用这些技术,现有的GPS系统覆盖率低,远远满足不了国际物流业务的需要。

2.3理论及技术分析

首先,我们将运用SWOT分析法分析邯运集团国际物流业务开展的优势、劣势、面临的机会以及威胁。优势(strengths)主要来自良好的行业前景和企业本身完善的国内运输网络;目前企业进军国际市场最大的劣势(weaknesses)在于其信息系统的不完善,企业需要结合国际物流业务特点开发完善的信息系统;进入国际市场,将给企业带来前所未有的机会(opportunities),但如果企业取得国际国内竞争的胜利,这样的市场对企业而言威胁(threats)甚至比国内市场还大。总的来说,企业必须开拓国际物流业务,必须根据实际情况改善自身信息系统的不足,这样才能取得竞争胜利。

接下来我们将从技术层面分析国际物流信息系统:

信息是进行国际物流的控制手段,是现代国际物流运作的基础,并起到战略决策支持的作用,而信息的传递又依赖于完善的信息系统。完整的信息系统应该包括运输子系统、仓储子系统、商品检验子系统、流通加工子系统、信息子系统、装卸搬运与配送子系统。国际物流信息系统可以理解为通过对国际物流相关信息的加工处理来达到对物流、资金流和商流的有效控制和管理。

信息系统的基本功能:信息采集和信息输入,即将国际物流系统内外涉及到的所有数据都收集起来,并录入计算机信息系统中。数据进入系统后,经过管理软件和数据管理员的整理和加工,成为对国际物流系统有用的信息。信息传播就是将这些有用信息传送给个相关部门,促进物流系统的畅通。流程图如下:

目前国际物流业务运用的信息技术主要有EDI技术、条码技术和GPS系统,下面我们将对这些技术进行深入分析。

EDI技术,即电子数据交换技术,是一项比较新的信息处理、信息传输、信息共享技术。它用国际公认的标准格式进行信息编制,从而实现公司与企业之间的数据传输与处理;并完成以贸易为中心的全部业务过程。EDI对企业的作用表现在以下四个方面:EDI正在成为企业生存的支柱;为企业节省成本;改进企业内部的操作;改善客户关系;提高企业国际竞争力。

EDI的实现过程:在EDI中,EDI参与者所交换的信息客体称为邮包。在交换过程中,如果接收者从发送者所得到的全部信息包括在所交换的邮包中,则认为语义完整,并称该邮包为完整语义单元。完整语义单元的生产者和消费者统称为EDI的终端用户。在EDI工作过程中,所交换的报文都是结构化的数据,整个过程都是由EDI系统完成的

条码是一种信息代码,由一组宽度不同,反射率不同的条和空按规定的编码规则组合起来,用以表示一组数据的符号。这种黑色的、粗细不同的线条表示一定的数据、字母信息和某些符号。条码作为数据识别和录入手段具有可读性高、可靠性高、经济性好、点对点性、信息对应性强等优势。

全球卫星通讯定位系统GPS(Global Positioning System)是利用卫星星座(通信卫星)、地面控制部分和信号接收机对对象进行动态定位的系统。在国际物流领域,它被运用与汽车自定位、跟踪调度、陆地救援、铁路运输管理、大宗货物运输管理等,是国际物流信息系统信息的重要来源和传播途径。

3提出方案

方案一:邯运集团国际物流数据流程及管理信息系统设计

由于邯运集团的信息系统存在问题,导致其信息传递渠道不流畅,影响了集团业务的效率,国际物流业务的风险将比国内物流业务风险更大,所以集团信息系统急需改进。我们根据邯运集团特点,针对出现的问题,设计和完善了集团国际物流业务流程,并在此基础上设计了国际物流管理信息系(如图2)。

数据流程图从数据传递和加工的角度,以图形的方式刻画数据流从输入到输出的移动变换过程。它是结构化系统分析的主要工具,不仅可以表达数据在物流管理信息系统内部的逻辑流向,而且还可以表达系统的逻辑功能和数据的逻辑变换。经过对物流系统的深入研究,我们确定了邯运集团国际物流管理信息系统的基本业务功能和流程,并在此基础上设计了企业物流物流与信息流模型,具体模型如下图所示:

注:实线表示物流,虚线表示信息流

我们可运用心的信息技术,基于Internet结构建设宽带网域将企业的各部门和经营网点接连起来,优化企业内部的资源配置,通过网络与用户、制造商、供应商及及相关单位联结,实现资源共享、信息共用,并对物流各环节进行实时跟踪,有效控制与合理的管理。

根据以上的组织结构我们设计出了这样一个由外网、中网、内网组成的信息网络系统。外网就是经过路由器和防火墙接入Internet,实现电子商务接口。运用WBM网络技术,通过浏览器连接一个专门的Intranet Web站点,免去客户机与经营中心的频繁工作联系。既大大降低了企业MIS的培养应用费用,也使更多的企业外界用户使用企业管理信息网络;支持多仓及多种货主方式,积极展开企业内部的第三方物流。中网是防火墙与内网和外网隔离的中间地带。这使得企业的机密信息受到防火墙等安全技术保护,只有相关的内部人员才能访问到某一等级的信息,供应商、客户等外部人员只能在某种权限范围内才能进入企业内部。这使得邯运集团在发展国际物流时面对更广阔的市场和更更复杂的客户群体保证信息的独立性和安全性。内网为企业物流内部运作的局域网。通过引进EDI技术的运用实现企业内部各部门见,企业与企业外部数据,信息的收集和交换。它是调节时节生产(JIT)的关键,EDI可以改善生产进程表的稳定性,其与制造资源计划(MRPⅡ)结合起来可大幅度减少库存,提高企业人员的工作效率。对国际市场的变化做出快速反应,提高含蕴集团的市场竞争力。

通过构建这样一个以管理部门为中心,同时要求客户、财务、制造加工等与物流部门没有直接关系的部门也参与其中,通过引进各种先进技术建立一个双向复杂的国际物流管理信息系统,提升和完善了邯运集团的信息交互平台。达到将物流部门这一费用中心为利润中心的转变!

方案二:国际物流运输系统设计

要发展国际物流,首先要考虑到国际物流运输的各个方面,应为运输是每个物流公司的重中之重,少了这部分,物流将不能正常运行,所以要建立一套良好的国际物流信息系统,首先要建立一套优化的运输信息系统。同时,随着网络技术和国际互联的发展,网络信息系统成为国际物流的一个举足轻重的方面。

所以,根据以上分析,我们结合对国际物流运输和网络技术的深入分析,建立了一套国际物流运输信息系统模型(如图4),并着重分析分控制中心与交通台的信息管理(如图5)。

图5中,交通台由GPS用户设备、GPS控制系统、GSM通信模块组。 GPS用户设备用于获得地理位置信息,GPS控制系统处理GPS接收到的地理信息,然后由GSM通信模块将GPS处理过的信息通过无线网络发出。于是物流配送监控中心就收到来自交通台的信息。物流配送监控中心是该系统的核心,由GSM通信模块、控制中心计算机、GIS地图台组成。监控中心的GSM通信模块负责接收交通台发出的信号,分控制中心计算机分析接收到的信息并将其传给对应的地图台。由地图台计算机进行处理,并显示配送车辆的位置。除此之外,监控中心还能发出指令消息控制交通台装置的行为。如何时开始发送地理位置信息、发送地理位置信息的时间间隔等。交通台也可在必要的时候,主动发出消息向监控中心请求执行发送地理位置信息的操作。另外,分控制中心也可将集成分析后的所有信息传输到总控制中心,便于集团总部根据信息对运输进行全面的管理。

4方案选择

国际物流信息系统的开发是一个复杂的过程,主要包括系统分析、系统逻辑设计、系统物理设计、系统实施、系统维护和评价五个步骤,我们本次课程设计完成的主要是前面两个步骤。下面,我们将对设计方案进行优选,确定出最终的方案。

我们的第一个方案针对邯运集团因信息系统不完善而导致国际物流业务实施难度增大、成本增加等问题,对集团国际物流业务进行了规划,该方案具有较强的战略意义;第二个方案是针对集团运输信息系统落后这个具体问题提出的,重点帮助集团实现国内国际运输信息的传递,集团实施该方案需投入的成本远远低于第一个方案。

由于集团准备开发国际物流业务,为取得市场竞争的胜利,获得集团的长远发展,我们认为集团总公司应优先考虑第一个方案,这就要求集团投入大量资本,进行信息系统优化设计并对员工进行培训,当集团建立较完备的国际物流信息系统后,各分公司可以根据实际需求和盈利状况开发运输信息系统,形成信息标准化,进一步与国际接轨。

5总结及启示

通过分析和方案设计,我们可以发现集团国际物流业务并不是孤立于其他业务的,信息系统可以将它和其它任何一个子公司、分公司、任何一个员工、任何一个国家联系起来,而国际物流信息系统又是由多个子系统组成的复杂系统,信息成为各个子系统之间沟通的关键,企业要取得国内国际竞争的胜利,就必须在信息上占有优势地位,而完善的信息系统可以帮助企业做到这一点,信息系统的设计并不是简单的工作,企业既要打破传统观念进行创新设计,又要考虑系统实施过程中可能出现的问题,这是一项复杂的工程,企业要投入大量的人力、物力和财力才能完成,这种投入还具有一定风险,因为并不是每个企业都能成功设计和顺利实施设计方案。

当今社会是一个信息社会,信息化程度对企业内部和外部的信息交流有重大影响,我们可以从种得到以下几点启示:第一,企业需要构建完善的信息系统,并开展系统维护和更新工作,这是企业取得长远发展的必备条件之一;第二,要构建完善的物流信息系统,不仅要注重硬件条件的改善,还应注重对从业人员的培训;第三,企业信息系统的设计不是独立的,要求企业内部各部门进行合作,以保障信息的真实性和完整性。总之,掌握信息才能取胜,信息系统作为信息传递的载体,将在企业运营中发挥越来越重要的作用,每个企业都应重视信息系统的开发和完善!

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