浅析人事档案管理工作

吴金桐　马青艳

摘要：认识新时期人事档案管理的特点和作用，分析存在的问题和不足，切实做好人事档案管理工作，对于调动各类人员的工作积极性，全面完成单位和个人的各项目标任务，促进经济社会的进步具有一定的积极意义，据此，介绍了人事档案管理的管理模式、收集方法，分析了人事档案存在的问题，预测了人事档案改革的前景。

关键词：人事档案；管理模式；改革

中图分类号：F241.2文献标志码：A文章编号：1673-291X(2009)12-0131-02

一、引言

人事档案是人才信息的重要载体，人事档案能历史全面地记载个人经历、业务能力、工作实绩等信息，使企业的各类人才都能在适合自己的工作岗位上充分发挥每个人的工作积极性、主动性和创造性。此外，人事档案管理工作是人事管理工作中不可缺少的一个重要组成部分，是人事工作的基本条件之一，人事档案管理工作的好坏直接影响到单位和个人的工作效率和质量。认识新时期人事档案管理的特点和作用，分析存在的问题和不足，切实做好人事档案管理工作，对于调动各类人员的工作积极性，全面完成单位和个人的各项目标任务，促进经济社会的进步具有一定的积极意义。

二、人事档案的管理模式

在社会主义市场经济条件下，人事档案管理出现了新的模式，主要有内向型封闭式和社会化开放式两种。

1内向型封闭式管理模式

此种模式是指人事档案由单位内部的组织、人事档案部门实行封闭式管理，主要供领导和组织部门利用，一般不对外开放。目前。党政机关、企事业单位在岗的国家公务员、教师、科研人员等人事档案大多采用这种管理模式。该模式具有以下特点：

(1)有利于本单位人事档案的收集和管理。由于人事档案来源单一仅限于本机构人员，可以较全面系统地收集。同时，由于本单位工作内容大体相同，对人事档案的分类、排列、鉴定可采用比较一致的标准，便于管理。(2)便于本单位领导及时利用人事档案。由于本单位保管人事档案，当领导需要了解有关人员的经历、成果等情况时，就能很快从本单位人事档案机构中查阅到。(3)有利于人事档案的保密。议事档案材料是组织部门在考察了解和使用人的过程中产生、形成的，它记载的有关内容由组织部门统一掌握和利用，对人事档案的保密具有较大作用。2社会化开放式管理模式1999年5月17日，中国政府上网工程主网站宣布正式开通，许多省级、县级地方政府也相继上网，这不仅有利于降低办公费用，提高政府的工作效率和透明度，而且使公民能公开查阅行政机关的有关电子文件，积极参与决策。人事档案开放式管理模式正是在这种环境下建立与发展起来的。这种模式与市场经济的发展和社会信息化进程密切相关。它具有以下特点：

(1)人事档案管理机构、管理对象和服务对象具有较强的社会性。市场经济的发展，产生了许多经济组织形式，它们对人才的吸纳、流动与旧的人事制度发生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事代理制度等应运而生，从而使人事管理变成了一种社会化活动。因此，作为人事管理重要组成部分的人事档案工作，也必然具有社会化的性质。从管理机构来说。在市场经济条件下已建立了具有较强社会性的人事档案管理机构如各省市人才市场建立的人事档案管理机构。这种机构的职能不是管理本单位人事档案，而是面向社会。其管理对象包括社区范围内所有流动人员的人事档案，其服务对象具有社会性，可以为整个社会提供人事档案服务。(2)人事档案的来源与内容具有广泛性和复杂性。人事档案管理机构、管理对象和服务对象的社会性，决定了人事档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。在传统的人事档案管理中，人事档案来源单一，内容也较简单，而社会化的人事档案管理机构，其来源要广泛得多，可来自社区范围内的各类人员。由于各类人员的身份不同，集中起来就显得复杂，其档案内容自然是丰富多样。(3)利用者对人事档案的需求具有多样性。市场经济的发展离不开人才，无论是外资、合资、国有企业招聘管理人才、技术人才及选拔优秀人才，还是考核、任免、招聘国家公务员以及大中专毕业生就业，都不会忽略对人事档案的利用。利用者类型及用途的多样性，对人事档案内容、载体与传递方式等提出了多样性要求，同时也使得人事档案的利用不可能局限在单位组织部门的狭窄范围内，不仅组织部门需要，而且许多个人也需要。那些与个人生活和切身利益密切相关的人事档案，经常会被组织部门和个人查阅利用。由于人们的要求不一样，在利用中呈现多样性。(4)人事档案管理方式和服务方式具有开放性。市场经济的发展，减弱了人事档案神秘化的程度。同时，随着信息技术和因特网的飞速发展，改变了人事档案的管理和服务方式。当今，可以采用现代化管理手段与方式管理人事档案，还可以将不属于个人隐私内容的人事档案上网，从而使人事档案管理部门与外界的人才信息交流具有开放性。

三、人事档案的收集方法

根据人事档案形成、补充的特点和来源渠道，主要应当采取以下几种收集方法：

1定向收集。就是向形成人事档案或与形成人事档案有关的单位和部门收集。因为个人工作的现单位、原单位、上级主管部门(含职称评定和科技成果评定、奖励部门)可能形成有关人员的人事材料。为了做到不致遗漏，可根据有关人员的经历和社会活动变化情况，列出有关单位和部门的名单，逐一进行收集。

2按时收集。由于人事档案的形成具有持续性的特点，其收集工作必须坚持经常化。所谓按时收集，包括随时收集、定期收集和不定期收集三种情况。随时收集，是根据形成人事档案的时间特点和掌握的信息，及时向有关部门进行收集。定期收集，是根据本单位工作的实际情况，确定每个季度或每半年与有关部门联系，收集在一定阶段内形成的人事材料。不定期收集，就是从人事档案管理和利用的实际需要出发，不确定收集的具体时间。这三种收集方法相互配合、相互补充，在实际工作中应当灵活掌握，使收集工作能够持续有效地开展。

3追踪收集。这种方法是根据人事档案内容的需要，沿着人事档案在清理、核对中发现的问题和线索进行的收集，它是帮助拾遗补阙的一种重要措施。以上是人事档案收集的主要方法，在具体工作中也可根据不同情况采取其他一些方法，比如，对于人事档案管理基础差、存在问题较多的单位，就需要集中一定的时间，集中人力，广泛动员，突击进行收集工作；对于人事档案管理较好，制度健全、内部分工责任明确的单位，有关部门和人员能主动、及时地向人事档案机构移交归档，就简化了收集的方法和形式。总之，人事档案收集工作应当立足单位实际，尊重其形成规律，以收集齐全、完整，能够适应人事管理工作的需要为原则，积极主动地为人事管理工作服务。

四、人事档案管理存在的问题

1时代的变迁，利用目的的转移，人事档案利用率下降。

在那个偏激的年代里，人事档案可主宰一个人的政治前途，人事档案让人望而生畏。随着中国社会主义建设的重点转移到经济建设上，人们关心政治的少了，人事档案在人们生活中的意义与以前相比不大了，更严重的是在选拔任用干部、聘用人上，某些领导不看该同志的人事档案，而是凭主观感觉好坏下结论。在人员流动上，有些单位特别是个体、外资企业录用人员只需一个学历证明，本人填一份个人履历表即可确定是否录用，把人事档案看成是可有可无之物。

2人事档案材料内容中存在片面、不真实等问题。政治历史材料多，业绩、专业特点材料少，鉴定考核材料中成绩多是千篇一律赞扬术语，缺点是千人一面的希望之词。为了某一时期的个人需要，人事档案中的出生年月、参加工作时间、文化程度及学历记载前后不一，不尊重事实的情况，某些领导干部档案也存在此类现象，流动人员档案中这类情况更为严重。

3人事档案信息开发利用程度低，未发挥应有作用。现单位人事档案利用工作大多是被动服务，只是等待领导及有关人员来查阅，缺乏主动精神，而且利用材料主要是党团材料，落实政策和工资调资方面的。真正用于人才选拔，培养开发及预算等方面的较少，没有发挥人事档案应有的作用。

4人事档案管理落后、管理水平低。目前，不少单位的人事档案挂靠劳动人事部门管理，大都没有专职人员分管人事档案工作，人事档案长期无专人整理，没有经过严格鉴定，材料是否真实无人监督，造成人事档案中“假货”泛滥成灾。根本做不到“归档齐全完整、鉴别认真、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐”的要求，严重存在零乱无序和丢失部分档案内容的问题。

五、人事档案管理的改革前景

改革人事档案管理，首先应该创新激励机制，提高管理人员的基本素质，改进档案提供利用的方式，提高档案服务的效率和质量。打破传统的被动收集为主动参与、主动服务，由传统的档案实体保管者转变为人才信息管理者，创造性地开展工作。树立主动服务的意识。在市场经济的浪潮中，人事档案管理将逐步减弱原有的政治化和神秘化的程度，随着信息技术的不断提高，计算机网络化管理将应用于人事档案的管理和服务。特别是企事业单位的人事档案，应该逐步将不属于保密和个人隐私的内容，例如，业绩、专长、爱好等内容采用计算机网络管理，便于查找，使人事档案管理部门直接与外界人才信息交流，为人才的合理流动提供第一手资料。人才流动服务机构应加强与流动人员及其所在工作单位的联系，不断充实流动人员人事档案的内容，加强档案的完整性、安全性。

综上所述，两种模式在市场经济的运作中各有利弊，虽然服务的主体不同，但服务的准则与目的相同。开放式的人事档案管理作为传统人事档案管理的补充，在一定时期内。两种模式将并存发展，共同为人力资源提供扩展的空间。随着知识经济的飞速发展，市场人才流动的数最与质量的逐步增强，未来的人事档案管理模式将更加完善。

责任编辑陈风雪