高校教学档案信息化初探

何淑娟

摘 要:文章通过分析高校二级学院教学档案管理的内容及特点,提出了目前教学档案存在的问题,探讨了教学档案工作在收集、整理、保管、利用等环节全面应用现代信息技术,提高教学管理的现代化水平。

关键词:教学档案 收集 整理 保管

中图分类号:G647 文献标识码:A

文章编号:1004-4914(2009)08-110-02

二级学院教学档案是指在二级学院教师的教学活动、学生的学习活动和教学管理活动中形成的具有保存价值的教学文件材料,它是进行教学管理、教学研究不可缺少的依据和参考,是改进教学工作,提高教学质量的信息资源。传统的二级学院档案管理方式存在着信息流转不畅、纸张堆叠浪费、查询繁琐、文件存档工作量大等突出问题,形成了档案信息处理的广度和深度与学校教育管理决策的需要差距较大的现象,其信息处理的时间性、灵活性和准确性无法满足具体工作的需要,信息共享程度低等等。随着高等教育改革的深入和以计算机、网络技术为代表的现代信息技术的迅猛发展,对高校二级学院教学档案工作提出了更高的要求,在信息化环境下如何充分发挥教学档案信息资源为教学工作服务的作用,主动适应21世纪高等教育改革发展的需要,已成为高等院校二级学院教学档案管理工作面临的重要课题。

一、二级学院教学档案的内容与特点

二级学院教学档案产生于复杂的教学全过程,历经编制招生计划和培养方案、新生入学、教学计划、教学任务安排、教师授课计划、课表、学生遵守纪律、教学检查,直至考试、评定成绩、组织补考、学籍异动、毕业结业等各个教学环节。每个学期内会产生千余种教学文件及资料,包括有学生产生的大宗档案(如试卷、毕业论文等),有由老师产生的参考答案、试卷分析等档案,以及在教学管理过程中形成的加盖公章后的材料复印件等。其中大部分内容是经学生书写和教师批改后的纸质版原件,也有一部分是电子课件、授课录像等音像资料,这些资料汇成了二级学院教学档案的全部。这些档案真实地记录了学院的历史,反映了学院的全貌。同时,教学档案以知识载体的形式凝结着广大教师从事教学活动成功的经验和失败的教训,记载了教师和教学管理人员在教学过程中不断探索形成的最新的教学研究成果。这里面凝聚了老师多年的智慧和心血,他们丰富的教学经验可以成为后人宝贵的财富,可以很好地为教学活动实施监督、检查、改进、提高提供真实凭据,从而更好地为提高教学质量,提高办学效率,为国家培养人才,为繁荣教育事业做出贡献。

教学档案不同于文书档案,也不同于科技档案,即具有所有的一般属性,又有其自身的形成规律和特点。特点主要表现为富有特色的培养方案、大纲、教案、课程设置、教学内容、教学方法、教学工作经验总结、高质量的教材、优秀毕业论文等。教学档案不是以自然年度为周期,而是以学期或学年,如学期或学年度教学计划、招生计划、教学任务安排、学生成绩统计报表等,这些都是二级学院教学实践活动和教学管理中形成的历史纪录,并被直接管理和使用。

二、二级学院教学档案的常规管理及现状

1.档案资料的收集。教学档案材料具有内容丰富、涉及面广的特点,决定了收集工作的艰巨性。首先,许多教师和教学管理人员对教学档案建设工作的重要性和必要性认识不足。对二级学院教学档案的内容是什么、哪些教学材料需要建档认识不清,教师对教学档案建设缺乏必要的参与动力,认为存不存档与自身没有直接的利益关系,这些都给教学档案的收集工作带来难度。其次,二级学院教学档案收集通常由教学秘书或教务员负责。档案资料的收集由于涉及面广,因而需要耗费大量的时间和精力。判断哪些资料应当收集,哪些资料有利用和保留价值,哪些资料比较重要,要有很强的责任心和熟练的业务知识。另外,对实际运行中与计划有出入的文件材料,应及时检查更正,使之与实际教学活动相符。

2.档案资料的归档保存。对各类档案材料可以按专业、年度进行排列、编号。如对上级主管部门及学校下达的指导性文件,可单独立卷,按时间顺序依次排列;教学计划、教学任务则按年度、学期、专业排列,以便了解各专业课程设计的历史与现状;学生成绩单按学年、学期、班级排列,可以方便地查处学生某学期课程的学习成绩;试卷、试题整理,可在每学期阅卷工作结束后,对试卷按一定格式进行编号,分学期进行保管;毕业设计整理,可在毕业答辩结束后,将毕业设计材料分专业、班级进行存档保管,以便查阅。

3.档案资料的利用。档案收集的目的在于利用,如果档案管理者不重视档案的开发利用,那么档案就像“文物古董”一样仅有供人们观赏的价值,这就违背了档案管理工作的初衷。二级学院档案的开发利用具有重要作用,如教师评定职称、学科梯队建设、课程评估都需要档案工作者提供详细的教学业务信息、师资队伍建设信息和专业课程结构改革信息等。

三、如何实现二级学院教学档案信息化

教学档案信息化就是在二级学院教学档案管理工作中全面应用现代信息技术,对教学档案资源进行有效的管理并提供后续服务。信息化的主要目的就是促使二级学院教学档案管理模式从传统的以教学档案实体保管为重点向利用教学档案为教学工作服务的方向逐渐过渡和转换,充分体现高校办学的最大服务效益。

如何更好地在二级学院教学档案管理中应用现代化信息技术是一个涉及多个方面的综合性课题。围绕做好高校二级学院教学档案信息化工作,充分利用现代信息技术,我们研制开发了“二级学院网站”、“院系级教学教务管理系统”、“学生信息管理系统”等,基本实现了教学档案的信息化管理。

1.实现教学档案资源收集信息化。在建立健全二级学院教学档案管理工作规章制度是教学档案管理规范化、制度化、科学化的前提下,充分利用现代信息技术,通过使用教学教务管理系统软件,如:毕业设计任务书、教师授课计划、教学大纲、期中教学检查报告等日常教学中形成的教学档案材料,由老师整理完成后,通过网上提交,以教研室为单位汇总,最后由教学管理人员下载收集、分类、存档并能及时查询各位老师的完成情况。另外:利用教务教学系统管理教学计划、教学任务、课表及学生的学籍、成绩等档案信息,既提高了工作效率,又能做到准确、详细、全面,促进了二级学院教学档案收集工作规范化、科学化、现代化。

2.加强教学档案资源管理信息化。通过管理体制的改革,从管理方法上可以为电子档案寻找一个统一的、有效的存储格式,方便电子档案的归档。如:学生的课程设计报告、任务书、老师评语及成绩等材料内容,按照每个学生制作一个压缩包,把每个班的学生材料整理到一个文件夹中,分学期、课程名称刻录光盘存档,为了保证档案的完整、安全、可靠,同时用专门的移动硬盘做数据备份。

3.提高二级学院教学档案资源的利用率。二级学院教学档案这一信息资源的科学管理和开发利用与其管理手段有着密切联系,既要不断挖掘传统管理手段的潜力,更应着眼于强化现代化管理手段,改善档案管理方法,使教学档案实现科学、规范管理,提高其利用率,更好的为教学这个中心工作服务。通过使用教学教务系统,首先学院可以方便的向教师布置任务,方便的查询学院的教务资料,全面掌握学院的教学情况,提高教学管理水平;其次,教师可以随时了解学院的任务安排,方便的提交资料,查询学校和学院的文件和要求;第三,加强学生同学院的联系,学生可随时了解学院的安排,方便了学生教学的一些管理工作;第四,节省了大量的纸张,节省了教学管理人员和教师的大量时间,真正实践了科学发展观的要求。

4.促进教学档案资源共享信息化。二级学院在开发管理信息系统的同时,要充分考虑与学校教学档案系统的共享,提高整个学校教学档案的共享能力,为全校师生提供最新的、可靠的教学信息,并且可向社会展示学校的办学成果,为社会提供信息指导,既提高学校在社会上的影响力,又加强和提高了二级学院的教学管理的现代化水平。

为了提高二级学院教学档案管理质量,只有充分利用网络技术架起老师、学生、教学管理人员的交流桥梁,提高教学档案的信息化水平,才能充分发挥高校二级学院教学档案的特点和优势,为教学管理工作提供全方位的资源服务,为高校的健康发展注入新的活力。

参考文献:

1.张黎,刘艺.信息化环境下高校院系级教学档案管理对策探讨[J].重庆交通学院学报(社科版),2006(6)

2.羊隽芳.对新时期加强高校院系教学档案管理的思考[J].新疆财经学院学报,2007

3.宋琦.高校教学档案管理体制创新初探[J].兰台世界,2007(3)

(作者单位:山东建筑大学计算机科学与技术学院 山东济南 250101)

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