声像档案管理工作存在的漏洞和补救措施

王占宽

摘要：随着社会进步，科学技术的迅猛发展，人类文明程度的不断升华，对于社会生活中发生的信息采集和记录的方式更加高级，更能及时、准确、形像、生动地保持历史事件的原始性、真实性，而这种特殊载体形成的材料就是特殊载体档案，现实生活中最突出表现为声像档案。

关键词：声像档案管理漏洞补救

0 引言

怎样做好声像档案管理，已经做为整体档案管理的一部分，越来越占有重要的位置。但是，就我院情况而言，声像档案管理并不理想，还存在很多漏洞，需要不断的补充和完善。

1 存在漏洞分析

1.1 “软肋”导致散乱，医院有两台摄录机，四部数码相机。但是，长期以来没有统一规范的管理制度，使用情况不容乐观。两台摄录机其中一台已经报损，没有使用价值，另外一台损坏之后，检修几次，仍然时好时坏，不能得心应手，使很多宝贵的典型的手术资料、大型活动场面无法得以及时记录，全靠数码相机支撑，留下太多遗憾。而数码相机又分别存放在办公室、手术室、司法鉴定中心和信息科，各自为战、相互缺乏沟通，冲锋在前沿的急救中心却没有相机，以致于很多现场抢救资料成为一项空白。这是声像设备管理使用的“软肋”。

1.2 技术决定质量。医院所有掌管声像设备的人员，没有一个经过正规的专业培训，对设备的功能、性能、使用方法、故障处理几乎是一无所知，仅限于说明书上介绍的使用方法。对于怎样取景、怎样选择角度、怎样捕捉瞬间画面、怎样进行文字铺衬等，都处于低级的原始状态，难以达到理想的效果，更不用说把精彩镜头向外界媒体推荐、扩大知名度起到应有的宣传作用。

1.3 管理混乱、保管不善造成部分声像资料变质、褪色、霉烂、甚至丢失。办公室留存的是各种会议、参观、典礼、义诊、晚会等内容，手术室留存的是各种典型的、特殊的、高难度、新技术、新项目等纯医疗的资料，司法鉴定中心留存的更加单纯，全部是委托申请鉴定人的伤情资料，无法严格的分门别类。管理混乱的直接后果是声像资料的保管不善，谁采集的资料谁保存、科室之间缺乏沟通，所有资料不能得到充分利用，有的只是简单的存入电脑，不出实物，过后即被遗忘，连浏览的机会都很少。因为不具备专门档案的保存知识，再加上认识不足、责任心不强、声像资料随手锁进柜子、抽屉、装进档案袋，不懂得外界温度、湿度、磁场、蛀虫、清洁等因素，常常出现粘连、发黄、褪色、霉变、啃烂等等问题，难以保证原始声像资料的准确完整性。

1.4 保管条件有限，收集渠道不畅。主要表现在专门的档案室工作方面，应该说在行政办公室的领导下，档案室负责全院档案资料收集工作，所有科室、部门产生的档案资料都必须无条件移交档案室，但实际情况不然，档案室面积有限、设备有限、人员有限、档案员综合素质有限，使档案资料的收集变得无足轻重。对声像资料来说，各科都强调自己保存的重要性而忽略了医院整体保存系统化管理的必要性，时常有不上交声像资料情况出现，影响档案室正常工作秩序。

1.5 电脑化档案管理防毒意识不强，无法保证主程序档案信息的安全性和完整性，容易在浏览或打开编程时被病毒侵蚀，造成数据紊乱，系统无法运行、陷于瘫痪。

2 加强对声像档案的管理

针对声像档案归档不完整、保管条件差、管理混乱的问题，已经明显影响了档案的完整和声像档案的保管和利用，必须争取有效的补救措施，加强声像档案管理刻不容缓。

2.1 加强培训、扩大范围，即便不是送出去学习，也要请专家到医院对拥有相机、摄录机的人员进行专门培训，不仅会用，还要会排除简单故障，处理突发情况，捕捉瞬间画面、保证声像资料保存的是最佳、最有意义的历史镜头。急救中心尽快配备相机，及时取得最宝贵的现场抢救素材。

2.2 集中管理、随时移交。为更方便、更有效地管理和利用，必须使各科室产生的全部声像资料在最短时间与档案室联系，移交保存。对以前各科散乱存放的资料，彻底整理之后移交档案室，录入各自电脑的也要通过移动磁盘存在档案室电脑上，重新编辑、统一管理，使声像档案在档案室的管理规范化、制度化、科学化。

2.3 想方设法争取办公场地，申请增加必要的设备，高标准、严要求、专柜专管、专人负责、具备恒湿、恒温、防磁等要求，以利声像档案的长期保存和利用。

2.4 加强计算机病毒的防控措施，制订切实可行的应急预策，谨防感染病毒，造成档案材料遭到破坏，同时必须采用不间断电源(UPS)，可以避免永久性硬件损坏或数据丢失或暂时的读取错误。

2.5 提高认识、落实制度。有档案室专业人员组织相关科室和领导学习《档案法》，学习与声像档案有关的专业知识，让他们明白并非那些文件、图纸凭证、病历才是档案资料，每项活动中产生的每份照片、录音、录像等都可以形成声像档案，有的除了即时新闻价值外，对医院来说还具备更深远的意义，这就必须从根本上转变观念，提高档案意识，坚决杜绝只顾个人或科室方便私自保存的弊端，所有声像资料统一移交档案室统一编表保存，决不能使有价值的声像档案失控或流失，确保各项制度和保障措施落实到位。