从劳动争议举证看企业管理中应注意的几个问题

吴佳莉

摘 要:在劳动争议处理中,举证责任的正确运用,对于迅速查清事实,及时审结案件,有着至关重要的决定作用。用人单位能否举证、如何举证,来预防劳动争议的发生,降低企业用工成本,就显得十分重要。管理好应该由用人单位掌握的证据,在发生劳动争议以后,能使案件的处理得到对单位比较有利的结果,将是衡量人力资源管理工作水平的一把标尺。

关键词:举证责任 证据留存 企业管理

举证责任,又称之为提供证据的责任。《中华人民共和国劳动争议调解仲裁法》第六条规定:“与争议事项有关的证据属于用人单位掌握管理的,用人单位应当提供;用人单位不提供的,应当承担不利后果”,由此可见,劳动争议作为比较特殊的民事案件,举证责任具有其特殊性。据统计,《劳动合同法》实施以来,2008年厦门市法院受理的劳动争议案件不断攀升。其中有不少案件,用人单位在事实方面并不存在问题,可是在仲裁和诉讼中败诉了,关键就在于用人单位无法提供证据来支持自己的主张,保障企业权益,这正是劳动争议中举证之所在,成败之关键。因此我认为,从劳动争议举证角度来说,企业应在入职管理、制度制定、薪酬管理、合同管理、离职管理等方面加强证据意识,留存好相应的书证和其他证据,并借此梳理企业管理,以利于更好地保护用人单位的合法权益。

1入职管理中要着重注意的问题

根据《劳动合同法》第八条规定,如果用人单位招用劳动者时未向其履行告知义务,或履行了告知义务但无法举证,则可能承担相应的不利责任。因此单位应准备好《岗位情况告知书》,在员工入职时告知工作内容、工作条件、工作地点、职业危害、安全生产状况、劳动报酬,以及劳动者要求了解的其他情况,并留下员工签收的证据。

根据《劳动合同法》第三十九条第(一)项规定,用人单位若无法证明在招聘员工时已经公示录用条件,并且持有劳动者知悉的证据,就贸然解除试用期内员工的劳动关系,是用人单位在劳动争议处理中败诉的原因之一。而违规解除劳动合同,不但要承担法律责任,还要按照经济补偿金的二倍向劳动者支付赔偿金。因此在入职这个关口,用人单位要尽可能使自己的录用条件具体化、书面化、公示化、证据化。如保留招聘公告;让员工填写《应聘登记表》,供应聘人员填写和阅读后要求其签名表示已经知晓;在劳动合同中设计条款明确约定录用条件或不符合录用条件的情形。

在招聘中不注重入职审查,将给用人单位带来很大风险。当应聘人员存在弄虚作假的情形时,会导致其无法胜任工作、耗费工资福利待遇、浪费招聘工作管理成本、劳动合同无效等严重后果。尤其值得注意的是,根据《劳动合同法》第九十一条规定,一旦用人单位未经核实就招用与其他用人单位尚未解除或者终止劳动合同的劳动者,就可能面临给其他用人单位造成损失的连带赔偿责任。因此用人单位在与劳动者订立劳动关系前,要运用对劳动者的知情权,充分了解劳动者与劳动合同直接相关的基本情况,好好保留、掌握和管理劳动者提供的相关书面证明材料,并且要留有员工签名保证资料属实的证据。一旦事后出现纠纷,此类证据不仅可以减少用人单位的经济损失,还能利用法律的武器制裁欺诈者。

2用人单位明确、合法的规章制度具有现实作用

根据《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十九条以及《劳动合同法》第三十八条、第八十条之规定,不合法的劳动规章制度,不仅在仲裁或诉讼中不能作为审理劳动争议案件的依据,还要承担法律后果。

在司法实践中,一些单位制定的规章制度虽然已经通过平等协商程序,但由于未保留书面记录作证据(包括协商手续的记录以及制度制定后的告知义务),结果在发生争议纠纷时很容易遭到仲裁和司法机构的质疑;员工的违纪行为本已经达到了规章制度中规定的解除劳动合同条件,但劳动者往往以其不知道规章制度的内容为由,主张规章制度未公示,而用人单位又无法提供已经公示的证据,本应该胜诉的案件最终败诉,究其原因,就是用人单位在制度建设中,只关注制度内容和程序的合法性,却忽略了公示程序的合法性以及各个环节的证据留存,规章制度所引发的劳动争议也往往由此而产生。因此,用人单位在制定和修改规章制度时,是否经过平等协商程序、是否向员工公示等,都直接决定劳动争议案件中的胜败。用人单位务必要留好记录,保存好相关证据,如制定和修改规章制度的会议纪要、讨论情况和经过、有员工签领确认的员工手册、内部制度培训的签到表、张贴公告的记录等。

3薪酬管理中最注意留有支付劳动报酬的依据

劳动报酬权是劳动者利益的集中表现,无论是《劳动法》、《劳动合同法》、《劳动争议调解仲裁法》,对劳动报酬的支付都做了明确的规定,用人单位对其都负有不可推卸的举证责任。这个举证责任不仅要求用人单位在日常工作中要遵照法律法规要求,在劳动合同、集体合同、或者企业内部工资支付制度制定、工资集体协议制定中明确工资构成及发放程序等相关事项;要有明确的岗位、相对应的薪酬分配以及薪酬考核评价系统;按规定发放工资及加班费,缴交社会保险,编制工资支付表,列明支付详细清单(包括支付单位、支付时间、支付对象、工作天数、加班时间等),最主要的就是要留存好劳动者领取工资的签收手续。

4劳动合同管理的证据收集需要特别注意的方面

1.劳动合同的交付以及签定无固定期限劳动合同的举证。

经过这几年的法律宣传,用人单位都比较重视劳动合同的签订和保管,但往往忽略劳动合同的交付。根据《劳动合同法》第八十一条之规定,如果用人单位单边持有劳动合同;或者送达职工但未保留送达证据,一旦员工起诉,则视同订立无固定期限的劳动合同,每月支付二倍工资、按经济补偿标准的二倍支付赔偿金的问题就接二连三来了,而此时用人单位举证就非常困难,必然陷入被动局面。

另一个值得注意的地方在于签订无固定期限劳动合同问题上的举证责任。根据《劳动合同法》第十四条之规定,符合条件的劳动者提出签订无固定期限劳动合同时,用人单位应当订立无固定期限劳动合同。如果用人单位不能举证是劳动者提出的订立固定期限劳动合同,就会面临支付二倍工资的风险。因此用人单位在实际工作中,对于符合条件的劳动者,应主动提出签订无固定期限合同,并以书面形式向劳动者征询需订立哪种类型的合同,并保留好相关证据,以免出现争议时无法举证。

2.解除或终止劳动关系相关文书的送达。

根据《劳动合同法》第五十条和第八十九条之规定,用人单位应当在解除或终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明,这是强制性的法定义务。用人单位违反本法规定,将由劳动行政部门责令改正;给劳动者造成损害的,应当承担赔偿责任。因此当用人单位与劳动者解除或终止劳动关系时,不仅要出具相关文书,最主要的是要送达并留有证据。假如单位无法举证,还可能存在这样的隐患:可以认定你劳动合同并没有解除,劳动关系还在,甚至视同续签了无固定期限的劳动合同。因此单位在解除、终止劳动合同时一定要保留劳动者本人签收的证据。

5在企业人力资源管理工作中,职工离职管理不可忽视

根据《劳动合同法》第三十九条第(一)项规定,试用期内解除劳动合同,用人单位首先要证明单位是否有“录用条件”,以及劳动者是否符合录用条件,这里主要强调不符合录用条件的证据收集。这就要求用人单位必须建立试用期间的考核鉴定制度。通过考核机制,给新进员工安排试用期工作计划,对其表现进行考核和鉴定,并为判断该员工是否符合录用条件和是否解除劳动合同提供依据。同时根据《劳动合同法》第二十一条规定,用人单位在试用期解除劳动合同的,应当向劳动者说明理由。从举证角度出发,最好是能采用书面形式,并且要求劳动者签收,进一步防范了劳动争议的产生。

用人单位在与有下列严重过错情形的劳动者解除劳动合同时,一定要注意保留员工严重违规和重大损害的事实依据,并且以书面形式通知员工。建立日常书面行文制度和档案保管制度,对于“大错不犯,小错不断”的员工的违纪行为,应注意平时记录在案;违纪员工的“检讨书”、违纪员工本人签字的违纪记录;其他员工及知情者的证词;有关事件涉及的物证(如被损坏的生产设备,如物证不方便保留,则拍摄清楚的照片,同时照片上还应当显示时间年月日时)等相关资料都应尽量收集和保留。

根据《劳动合同法》第四十条之规定解除劳动合同时,用人单位一定要注意要能提供相关依据。例如劳动能力鉴定表以证明劳动者在规定的医疗期后无法从事原工作和用人单位另行安排的工作;约定工作量的劳动合同,员工参加岗位培训的相关证明以证明劳动者不能胜任工作,经培训后仍然不能胜任工作; 因客观情况发生重大变化导致原合同无法履行时,要一定要注意与员工的沟通和协商,只有经协商无法就变更劳动合同达成一致意见,用人单位才可以解除劳动合同。这些证据的掌握将在离职争议中起到很重要的举证作用。

及时办理员工工作财产交接、档案转移以及工资、经济补偿金、代通知金的发放等手续,并留存好相关材料。

综上所诉,在劳动争议中,对于用人单位而言,举证责任明显加大。在劳动争议处理中,举证责任的正确运用,对于迅速查清事实,及时审结案件,有着至关重要的决定作用。用人单位能否举证、如何举证,来预防劳动争议的发生,降低企业用工成本,就显得十分重要。管理好应该由用人单位掌握的证据,在发生劳动争议以后,能使案件的处理得到对单位比较有利的结果,将是衡量人力资源管理工作水平的一把标尺。

(作者单位:厦门水务集团有限公司)

参考文献:

[1]陆敬波.劳动合同法HR应用指南.中国社会科学出版社,2007(12)

[2]魏浩征.劳动合同下的员工离职管理.中国法制出版社,2007(11)

[3]法律出版社法规中心.中华人民共和国劳动争议调解仲裁法注释本.法律出版社,2008(06)

[4]邓旭明.用证据说话:劳动争议官司证据指导.法律出版社,2008(07)

[5]孙智峰.劳动合同法风险防范与纠纷应对.法律出版社,2009(01)