招标采购与图书馆馆藏缺失

程美群　何　杰

关键词:图书馆;招标采购;馆藏缺失;双赢

摘 要:图书馆实行招标采购几年来出现了很多问题,最主要是到书率降低,影响图书馆的馆藏建设。图书馆与馆配商之间最大的矛盾在于图书的高折扣与高质量,高折扣压缩了馆配商的利润空间,同时到书率及图书质量也受到影响。图书馆与馆配商必须建立双赢的合作关系来解决此矛盾。

中图分类号:G250文献标识码:A 文章编号:1003-1588(2009)03-0113-02

近几年随着反商业贿赂的呼声越来越高,招投标法及政府采购法的出台和实施,实行招标采购的图书馆越来越多。不仅高校图书馆纷纷实行招标采购,一些公共图书馆也开始尝试招标采购。招标采购是图书馆发展的必然趋势。

1 图书馆图书招标采购的实践情况

目前图书馆的招标采购方式有公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等,图书馆根据文献资源的不同类型及特点选择采购方式。图书馆招标采购的实践操作过程有政府采购和学校成立招标小组两种办法,其中政府采购有单个学校图书馆招标和多个学校图书馆一起招标两种,如广州市把华农等几家高校组织一起参加政府采购;另一种是在学校招标办的指导下,由学校财务处、审计处、图书馆等几个部门组成一个招标小组来实施招标采购。招标的标的也有几种:有的以金额为标的,有的以图书的数量为标的,还有一种是资格标。图书馆图书招标采购有其特殊性,不是一次性就完成了采购,图书馆采购图书是一个连续的过程,而图书是具有时效性的,因此选择以金额或图书数量为标的不太适合图书的采购特点,资格标是比较合理的。图书馆采购图书招的是具有综合能力的馆配商。

2 高折扣与高质量的矛盾

图书馆实行图书招标采购以来,情况并不令人十分满意,政府采购讲的是在技术、服务、质量相当的前提下,以价格较低为中标标的。但是从实际情况来看,因为文献是一种非常特殊的商品,有别于其他采购的特点。比如:需求的多元化、采购的多途径化、采购时间的无限化、采购过程的专业化等。图书招标小组由学校多个部门的人员组成,图书馆的工作人员比较了解图书的采购特点,其它部门人员对招标投标法吃得很透,但是不了解图书的采购特点,招标小组虽然都承诺不会以折扣作为唯一标准,但其实最后中标的大部分馆配商都是以高折扣取胜的。在招标采购中选择馆配商的决定权并不在图书馆,而是通过招标小组投票决定出来的。高折扣的馆配商中标后各种问题就出来了,最严重的是根本完成不了图书馆的购书任务,影响图书馆该年度的新书入藏;其次是图书的质量及加工服务质量问题,如到书率低,到书周期长,塞书现象时有发生。图书加工服务也大打折扣,采访数据不全,尤其是自编采访数据偏重社科类图书,编目数据质量不高,MARC字段不全,需要修改或补充。图书馆与馆配商之间出现的这些问题集中体现在馆配商的高折扣与图书馆要求的高质量之间的矛盾。

由于实行招标采购,馆配商之间为了能够中标出现了恶性竞争,图书折扣一年比一年高。如西华大学图书馆2004年和2005年招标采购的图书折扣是7.8折,而2006年招标采购的折扣就是7.5折了,图书的价格优惠率越来越高。如此低的图书价格严重影响了图书馆的馆藏结构,很多工科类的专业书到不了,一些大型出版社如高等教育出版社的书大部分到不了,采访人员催缺多次也不会来书,平均到书率一般在70%左右。如西华大学图书馆的中标馆配商中国教育图书进出口公司和安徽儒林公司,这两家公司在2007年都被评为优秀馆配商,在业界的口碑也都比较好,但近两年到书率都呈下降的趋势。长此以住,不敢想象图书馆最终会变成什么样子,未到图书大部分是馆藏精华,将严重影响图书馆的馆藏完整性。这完全背离了图书馆实行招标采购的初衷。

招标采购中“折扣”这一表象折射出的其实是图书馆采购招标存在的问题,这才是诸多问题根源之所在。图书馆的招标采购是政府采购行为,是一种集团采购。从理论上来说,政府行为的集团采购以招标的形式进行,是具有勿庸置疑的积极意义的。但是就目前图书馆实施招标采购的操作过程来说,图书馆的馆藏质量、馆配商提供的服务以及图书馆采购运作程序的规范性都没有因为招标的实施而产生实质性的提高。而图书馆在实行招标采购后却陷入了高折扣、低质量的怪圈,只要是招标就会压低价格,压低价格后图书的到书率及其配套服务必然会受到影响。因此招标后图书馆应深思如何解决高折扣与图书质量的矛盾问题,既能使图书馆的购书经费实现经济效益最大化,又能保证图书的到书率及服务质量,完成图书馆的馆藏计划。

3 建立双赢的合作关系

如果长期纠缠在高折扣、低质量的问题上,将给图书馆带来灾难性的后果,甚至到最后失去了自己的馆藏特色。图书市场的折扣一年比一年高的原因是整个市场不规范,图书馆不了解馆配商的价格底线,而馆配商因恶性竞争互相压价,导致中标后履行不了承诺,这样就形成了现在图书市场的混乱局面。高折扣压缩了馆配商的利润空间,直接影响图书馆的到书率,进而影响图书馆的整个馆藏结构。

目前,图书馆与馆配商必须联手合作来规范整个图书市场,建立双赢的合作关系,走上良性循环的发展道路。

3.1 图书馆方面

图书馆方面应理性看待折扣,注重质量和服务,可根据图书的特点分开招标。既然出版社的社科和自科图书价格不一样,那么图书馆在招标时社科图书一个折扣,自科图书一个折扣,到时分类统计到书率和结算,这样就避免了馆配商多到社科书少到自科书的问题。了解馆配商的价格底线,价格上必须留给馆配商合理的利润空间,这样做的结果如下:

(1)采访书目信息畅通。利益的驱动促使馆配商提供更全面的采访数据,因为卖得越多就赚得越多,而不会出现采访数据重社科,轻自科的问题。目前采访人员获取采访数据的主要途径是馆配商提供的“三目”数据及馆配商自编数据,其它收集途径如从网上下载数据等都极不方便,数据格式也不相符,加大了采访人员的工作量,降低工作效率。只有书目信息全面,采访人员才能做出更好的订单以保证馆藏的完整性。

(2)到书率提高。馆配商有了合理的利润空间,才能保证图书的到书率。

(3)到书周期变短。预订图书到馆周期太长会影响其使用价值,图书馆希望到书越快越好。

(4)图书质量提高。图书本身的质量及其学术质量提高,馆配商有了合理的利润空间,不会用盗版书充数,而一些出版数量较少而价格相对较高的的学术专著才能到书。

(5)服务质量提高。图书的配套加工服务质量提高,编目数据完整,出错率减少。

3.2 馆配商方面

馆配商方面应避免恶性竞争,应该在竞争中共同生存和提高,加强自身的服务质量建设,提供优良的图书配套服务,体现自己的特色服务,注重信誉,招标中根据自己实力不空头承诺。经过几年的招标实践,相信信誉不好的馆配商在业界已被记入黑名单。

3.3 约束机制

图书馆与馆配商在建立双赢的合作关系基础上,必须用到书率来严格制约馆配商,到书率没达到标准,必须给馆配商相应的惩罚,如罚款或立即中止合作等。图书馆每年应对馆配商进行综合服务质量评价,对达不到图书馆要求的馆配商考虑下一招标年度不予合作。

为了进一步规范馆配市场,中国出版工作者协会打算联合中国发行协会、中国图书馆学会等相关单位构建一个“联盟”,联合出版界、馆配商和图书馆以及相关媒体共同参加。只有强势的出版社、馆配商和图书馆才有号召力和影响力,才能保证馆配市场的规范过程朝着既定的方向前进。

4 结束语

招标采购对图书馆来说是一个新的尝试,目前各图书馆的做法还没统一,招标采购过程的规范与合法有待在实践中完善和成熟。文献资源建设是图书馆的核心任务,特色馆藏是图书馆的生存之本,图书馆实行招标采购后必须保证图书到书率及良好的图书配套服务,如果因招标采购而导致图书馆的馆藏缺失,破坏馆藏完整性,那将是得不偿失。笔者希望通过馆配商、图书馆、出版社的共同努力,尽快规范图书采购市场,使图书采购进入一个良性循环的过程。

参考文献:

[1] “三剑客”评说高校馆购焦点[N].中国图书商报,2006-11-14.

[2] “折扣”的背后是什么[EB/OB].[2007-06-08].http://blog.sina.com.cn/s/blog_4d5a923b010009

yc.html.