关于加强物资采购管理问题的思考

黄　晶

摘要:文章结合物资采购工作的实际,分析了对于科研单位采购工作面临的形势和存在的问题,提出了加强物资采购管理的主要措施。

关键词:物资采购;采购管理体制;供应商管理

中图分类号:TV717 文献标识码:A

文章编号:1674-1145(2009)21-0016-02

随着经济全球化和信息技术的发展,采购管理的作用日益凸显,采购已不仅仅是企业或部门的一种独立的功能和一般性的作用,而是一种与企业发展战略决策紧密相关的综合性管理活动。过去的采购就是拿钱买东西,目的是以最少的钱买到最好的商品。但是,随着市场经济的发展、技术的进步、竞争的日益激烈,采购已由单纯的商品买卖发展成一种职能,是企业经营的一个核心环节,也是获取利润的重要来源,占有举足轻重的地位。

一、采购工作面临的市场形势

市场经济体制建立以来,物质资料日益丰富,多数物资由卖方市场转变为买方市场,物资流通渠道增多,采购时选择的余地更大;市场运行不规范,市场机制不健全,市场法规不完善,再加上执法不严,道德自律不够,造成假冒伪劣、质次价高、质次价廉的产品和三无产品充斥市场,严重干扰了正常的物资流通秩序,增加了做好

物资采购工作的难度。

二、采购工作普遍存在的问题

(一)对采购工作的重要性认识不足

有些人思想认识不到位,错误地认为市场经济就是下放权力,各行其事,而加强物资采购管理,就是重走计划经济的老路,就是倒退。这种认识是片面和有害的,因为它忽视了物资采购工作在保障科研生产和降低生产成本方面所发挥的重要作用。

(二)提出的物资需求计划性不强

由于科研单位与一般生产型企业不同,往往需要采购的物资种类多、批次多、数量少,无法形成批量、争取批量采购价格,这都给采购管理工作增加了难度。

以上暴露的问题让我们意识到如何做好采购工作,是摆在面前需要迫切解决的一个重要课题,它直接关系着科研单位的研究、生产、发展能否顺利进行,这就对做好物资采购管理工作提出了个更新、更高的要求。

三、加强物资采购管理的主要措施

(一)加强供应商管理,把好采购第一关

供应商管理是物资采购的基础和第一关,供应商资质的优劣决定了采购物资是质优价廉还是质次价高。在供应商管理中对供应商资质、信誉的判断,国外有商业调查机构,如邓白氏。国内由于缺乏这样的权威机构,可以通过商会、专业联合会等方式收集此类信息,更重要的是通过历史成交记录进行观察和判断。供应商一般分为厂家和商家。在采购工作中,应坚持先厂家、后商家的原则,尽量减少流通环节,这样更有利于保证物资质量,降低采购成本。供应商选择的条件也不宜搞一刀切,应该在确保产品优质、价格优惠合理、服务优良的前提下,根据物资需求的计划性、采购批量、采购资金保证程度等和市场供应商总体状况综合确定,这样才会有可行性。否则,无论标准高低,都会影响采购工作,出现找不到符合条件的供应商,或者选择的供应商不是最优供应商的状况。当然供应商管理对供应商资质的考察只是表面的,特别是在当前市场上仍然充斥着假冒伪劣产品的情况下,产品的质量、服务等方面情况还需要在实践中进一步检验,供应商管理工作应该根据实际采购情况和市场变化适时进行调整,进行一个动态的管理过程。

(二)建立健全的采购管理体制和规章制度

随着市场经济的发展和企业改革的深入,物资采购体系发生了很大变化,传统的采购管理已不适合目前的采购物资采购工作,这就要求我们要不断健全、完善采购管理体制和各项规章制度,为加强采购管理,做好采购工作提供组织和制度保证。例如,建立健全的物资采购管理制度,设立专门的采购监督部门,制定和完善物资招标采购、物资比质比价择优采购等一系列管理办法,把物资采购全过程都纳入规范管理的轨道,做到有序可控。

(三)坚持采购的原则和程序,规范采购渠道和采购行为

1.确定采购原则

(1)货比三家原则:没有比较就不能判断质量、价格、服务是否最优;

(2)合格供应商采购原则:尽量挑选在考察过的,符合本单位要求的、质量可靠的供应商中采购;

(3)合同约定原则:本单位和供应商的权利和义务,应当按照平等、自愿的原则以书面合同方式约定。

2.物资采购方式

科研单位物资采购方式包括招标采购(公开招标、邀请招标)和一般采购(竞争性谈判、询价、单一来源采购)。

(1)国家有招标采购比较完整的法规要求,一般单位也制定了招标采购的内部操作文件,对招标的过程作了详细的规定,这里不再赘述。但是招标的范围不能仅以采购金额来确定,应根据采购物资的类别和市场情况来确定。

(2)竞争性谈判方式采购一般适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的,以及技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的,还包括采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的,以及不能事先计算出价格总额等情况。

(3)单一来源方式采购一般适用于只能从唯一供应商处采购的;发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的;必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购等情况。

(4)询价方式采购一般适用于采购的货物规格和标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。

3.采购结果分析

对于每一类物资的采购,必须做出分析。分析的内容可以包括供应渠道的选择、采购方式的选择、采购产品质量情况、售后服务情况等,分析的目的就是为了节约采购成本和优化采购流程。

(四)加强人员培训,提高采购人员素质

我国市场经济发育还不够成熟,市场经济体制还不够健全、规范,物资的质量、价格千差万别,良莠不齐,叫人真假难辨,这都使得物资管理的难度越来越大,对物资采购的要求越来越高。做好物资管理工作,必须组建优秀的采购团队,团队的每一位成员都要有大局意识、奉献精神,愿意为完成共同的采购目标而奋斗。从目前的情况来看,提升物资管理团队素质的方法有两个:一是充实物资管理新生力量,包括从科研部门引进和社会招聘管理人才;二是对现有的物资管理人员进行培训,这是最主要的。物资采购管理人员的素质包括以下几个方面:

要有保密意识。由于采购的物资跟研究的项目密切相关,有时会涉及保密信息,而采购人员又需要频繁地与外界(主要指供应商)接触,保密原则这是科研单位采购人员必须遵守的最基本的原则。

遵纪守法,廉洁自律。遵纪守法是物资采购管理人员必备的品质,必须树立法制观念,杜绝索贿、受贿和损公肥私的违法违纪行为,搞好廉洁自律,讲采购工作置于公开透明的环境中,维护单位声誉,一心一意为物资采购工作服务。

加强业务学习,提高采购技能。当前社会是知识的社会、终身学习的社会。要掌握现代物流科学理论、方法和手段以及物流管理专业技能,不断更新知识层次,以适应不断发展的采购工作需要,胜任更多更高的采购任务。尤其在目前物流信息化管理的前提下,还要求采购管理人员必须具备计算机操作能力,准确把握市场发展的态势,特别是每一类物资的供应情况,供应商的情况,供应渠道等,只有这样,才能采取相应的采购策略。

踏实肯干的奉献精神。采购人员必须严谨细致,一丝不苟,对各项采购任务要树立超前意识,并具备发现问题、分析问题、解决问题的能力。在采购工作中勤奋、踏实、兢兢业业,一切以保障科研生产为中心,特别对于紧缺物资的采购,紧急项目采购,采购人员必须具备奉献精神,不能有任何畏难情绪。

四、结语

本文结合物资采购工作的实际,分析了对于科研单位采购工作面临的形势和存在的问题,提出了加强物资采购管理的主要措施,从而达到降低采购成本,有效满足科研生产物资供应的需求。

参考文献

[1]鞠颂东,徐杰.采购管理.机械工业出版社,2005(第1版).

[2]刘华,王艳,叶靖.物资采购管理.清华大学出版社,2008(第1版).

作者简介:黄晶(1982- ),女,中国电子科技集团公司第二十八研究所助理工程师,研究方向:采购管理。