档案案卷质量管理的影响因素分析

张　颜

摘要:档案工作的目的是提供利用者服务,保证案卷质量是档案工作的基础工作。档案工作人员要根据文件形成规律,保持文件的有机联系,划分档案材料的不同保管期限,规范保管和利用的原则,提高案卷质量。

关键词:案卷质量;档案工作;档案材料

中图分类号:G271文献标识码:A

文章编号:1674-1145(2009)21-0015-02

档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成,保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。档案不仅具有一般情报学的所具有的性质,可为各级机关团体,各行各业的科研部门、行政管理部门、生产部门提供有参考价值的情况、经验、成果及各种有用的信息,同时还具有一般情报资料不具备的备考和凭证作用。

档案工作的最终目的是最大限度地满足利用者的需求,这也是档案工作者的主要任务。提高案卷质量、保护案卷可以充分发挥档案在各项工作中的作用。反之,如果档案室保存一些残缺不全、杂乱无章的档案,不仅影响档案的整理、借阅、利用等多项工作,而且也达不到档案的作用、管理工作的混乱,从而影响档案工作的质量和效率。因此,提高和保护档案的案卷质量,提高档案管理人员本身的业务素质,规范档案形成单位工作是提高档案水平的重要环节,提高档案质量是我们努力工作追求的重要目标。本文结合工作实践,提出存在的原因及改进的措施。

一、影响档案案卷质量的因素

由于世界上的一切物质都处在永不停息的运动之中,虽然从宇宙整体来说,物质是不灭的,但对于具体的物质材料来说,是会变化乃至消亡的,因此,档案制成材料的老化、褪变,最终损毁,是不可避免的自然规律。如果档案文件上有价值的历史痕迹褪变了,那么档案的历史性和真实性以及它的凭证作用也就不存在了。

1.书写材料对档案的影响。应归档的文件材料载体本身不好,如纸张、胶片、磁带、录像带等质量问题。档案被记录在载体上就会造成先天不足,书写不符合要求,没有按有关规定,禁止用圆珠笔、彩色笔书写文件的指示,而是随意用笔。我们在一些档案中发现,部分早期的文件用纸质量较差,又脆又薄,有些纸张已经发黄、字迹模糊不清,不利于档案的长久保存,严重影响档案的寿命和利用效果。

2.归档文件材料内容对档案的影响。文件材料质量的优劣,决定档案使用价值的高低。如果文件材料在归档时发现已形成的文件记录不清,随意涂改,审批手续不全,内容不准确,收集档案材料不符合归档质量要求,这样不利于档案内容质量的提高。档案内容的质量的优劣直接影响科研、管理、生产建设和科学技术的发展,如果保存的档案内容不完整,不准确,提供利用就会造成损失。如一些单位的文件已经修改,有的材料已经修改,归档的材料却没有标注,利用中就会造成损失,这种档案的保存不但无益反而有害,也失去了保存的意义。

3.立卷工作对档案的影响。衡量一个单位档案案卷质量的主要标准有两个:一个是档案收集是否齐全和完整;另一个是档案整理是否科学,即是保持了文件之间的有机联系。有的档案员怕麻烦,该收的档案没有收齐;在收齐的档案材料中,甚至有请示和批复不放在一起,而是请示放在这一卷中,批复又放在另一卷中,文件之间缺乏联系,致使有的文件无法查到或者找起来很困难。因此,必须首先将文件收集齐全,然后遵循文件的自然形成规律,按照文件之间的历史联系整理立卷。其次,案卷标题概括是否准确,金属物是否完全取掉,案卷装订是否牢固美观,卷内排列顺序是否合理,是否编制页号,卷内目录、备考表是否填写清楚,立卷工作中的每一个环节都会影响案卷质量。

4.材料形成者档案意识的高低对档案的影响。由于档案工作和各方面的关系,有些人对档案重要性的认识还不够,没有意识到通过我们自己的劳动正在为企业创造宝贵的档案财富,造福后代。今天的文件,将会是明天的档案。文件材料的形成者的档案意识不强,影响了档案收集齐全完整,当然也就直接影响了档案的案卷质量。

5.档案人员的素质对档案的影响。档案人员的工作质量,与其素质的高低密切相关。档案工作人员素质不高,事业心不强,不了解文件材料的归档范围,不了解文件起草、传阅等过程产生的效果,是很难提高档案案卷质量的,也不可能做好主动服务工作。

二、提高档案案卷质量应采取的措施

提高档案案卷质量,要对档案进行全面管理,即从过去的事后把关转变为事前把关,把对档案质量的要求贯

穿到档案形成的全过程中去,把影响案卷质量的诸多因素找出来,依靠科学管理的理论、程序和方法,把影响档案质量的因素,对档案质量进行全面管理、全过程管理、全员参加管理。

1.要超前控制管理。提高档案案卷质量必须要实行超前控制管理,即把档案业务的指导、监督检查、协助工作,在文件材料形成、积累、整理、和立卷进行控制管理,做到超前部署,提前指导,保证档案材料的齐全、完整。

2.抓好归档的每个环节的管理。一是召开专题工作会议。召集档案管理人员和形成部门、专、兼职档案员学习有关条款,学习应归档和不归档的范围、保管期限,布置归档的时间和内容,提出应归档文件的要求,使大家对档案工作引起高度重视。

二是做好业务指导。保证案卷质量,要从源头即文件质量抓起,一个案卷由若干个文件组成,文件质量直接影响案卷质量。文件内容是否真实全面,数据是否准确一致,是关系到档案历史真实的问题。因此必须文件形成过程的作用,根据单位的实际情况,制定相应的档案归档范围、分类立卷、编号等,做好业务指导工作。

三是做好档案材料移交档案部门的质量把关工作。各单位移交档案材料时,首先检查文件材料是否齐全完整、有无破损、残缺,如发现破损、残缺应及时补救。及时纠正不符合要求或错漏之处,填写移交目录、办理移交手续。

四是各项工作与档案工作实行同步管理。文件材料形成部门与档案工作即同时布置、检查、总结、验收档案工作,从而保证文件的内容齐全、完整、和系统。

3.增强全员档案意识。强化全员档案意识,包括文件制作者的档案意识,机关人员、科技人员的档案意识,各层次领导的档案意识及档案管理人员的档案意识。档案是国家的宝贵财富,做好档案工作不仅是档案部门的事,也是每个管理人员及科技工作者不可推卸的职责。有关人员要认真学习《档案法》和有关政策、规定,增强档案意识,在收集过程中根据不同情况,着重进行业务指导,把有的部门不愿移交的文件材料收齐,从而形成人人关心档案内在质量,个个保证文件材料制作质量的优良作风。

4.提高档案工作人员自身的素质。档案工作人员的素质包括知识面和专业面问题,也包括工作能力和思想水平。素质的提高,可以强化档案人员的历史责任感和工作责任心。同时,掌握各部门文件的形成规律,有计划地帮助指导各部门档案工作,使档案工作更加条理化、科学化,方便档案的保管和利用。

总之,档案的寿命是有限的。不管多么重要、珍贵的档案,它的内容都是通过一定的物质材料书写、记录而体现出来的。档案管理人员要有强烈的责任心和较高的业务素质,应具备热情服务的态度以及一丝不苟的工作精神,这对做好档案工作,提高档案质量会起到积极的推进作用,进而促进档案质量的全面提高。

参考文献

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