浅谈企业信息化建设

刘丽红

摘 要:文章探讨了企业应用信息化的环境优势,分析了如何建设企业信息化以及在企业信息化实施过程中应注意的问题,指出实现企业信息化是大势所趋,也是现代企业的必由之路。

关键词:企业 信息化建设 信息技术

中图分类号:F626.5 文献标识码:A

文章编号:1004-4914(2009)07-216-02

企业信息化是指在企业的生产、经营、管理等各个层次、各个环节和各个方面,应用先进的计算机、通信、互联网和软件等信息化技术和产品,并充分整合、广泛利用企业内外信息资源,提高企业生产、经营和管理水平,增强企业竞争力的过程。企业信息化是经济和社会信息化的重要组成部分。国外实践证明,信息技术推动的经济增长比传统经济更具有优势,它可以实现低通胀、高增长,创造大量就业机会,这正是经济学家梦寐以求的理想状态。要使信息技术成为经济增长的动力,必须推动企业信息化。企业如何搞好信息建设,关系到企业竞争能力和生存问题。因此,实现企业信息化是大势所趋,是现代企业的必由之路。

一、企业应用信息化的环境优势

1.信息化对企业管理的重要性。当代管理实践的发展与企业信息化有着密切的关系。以全面质量管理为中心的企业管理工作需要信息技术的帮助,而企业在推进信息化的过程中,又必将融合全面质量等管理工作的理念与内涵。信息技术是促使组织结构变革的催化剂,以经济结构调整为主线的企业业务重组也需要信息技术的支持。随着知识经济时代的到来,企业对市场反应能力和各部门间协作的要求不断提高,组织结构的变革势在必行,而信息技术正好为新型组织中的沟通和协调提供了高效的工具,使这种变革顺理成章。

2.信息化对企业管理的影响。企业信息化是先进的管理思想与现代信息技术相结合的应用过程,而信息技术的商业应用价值也在于促进企业管理的科学化。随着信息技术在企业各个管理层面的应用和渗透,其影响必然波及企业的战略发展、组织结构、规划策划、管理制度、协调控制、企业文化等等。因此,企业信息化的实施应该与企业的制度创新、组织创新、技术创新、管理创新以及企业文化建设等结合起来。成功的企业信息化建设应成为推动企业管理变革的契机,从而促进企业管理的优化,然而不少企业对这点认识不足。面对传统的管理思想和管理模式对信息技术应用的抵制与阻碍,他们往往是用现代化的手段去重复、模仿传统的业务处理流程,而没有或者不敢去触动所有的管理方式、管理模式,更不用说变革组织结构了。一些企业对信息技术的应用,往往只是从加强数据处理能力、减少差错或节省成本等表面的作用去理解和认识。必须明白,企业信息化应致力于从深层次触动企业进行管理变革,充分利用信息技术以及先进的管理思想、方法重塑企业。企业高层管理者面临的主要挑战不在于设计一种更高效的数据处理系统,而在于创造一种能使人们能更有效地利用信息资源的管理环境。

二、如何建设企业信息化

1.企业的信息化建设必须围绕“一个目标、三大原则”。所谓“一个目标”,就是指企业的信息化建设是以提升企业管理水平为目标的,而不是简单的“跟风”。由于信息化建设的投入一般很大,如果在前期的系统规划和设计中发现上了信息系统后,其收益还不如投入大,那么不如不上。当然,这种收益是综合性收益,包括收入的提升、成本的降低、效率的增长等。

“三大原则”就是指“管理升级、技术支持”、“总体规划、分步实施”和“统一标准、互联互通”。首先要优化管理模式,再去选择适合这种管理模式的软硬件系统,然后利用技术手段将优化的管理模式进行固化;其次需要总体规划,这就要求基于正确的信息化总体框架分步进行实施,因为信息系统的实施很复杂,若几个系统同时上,可能会出错,影响信息系统的应用和正常的业务运作,而且信息化建设需要很大的投入,一次性投入大量的资金对企业来说也是个沉重的负担;最后,企业信息化建设必须遵循“统一标准、互联互通”的原则,实施时要考虑下一个信息系统的应用,而下一个信息系统的建设必须遵循上一个信息系统的编码原则和技术规范。

2.谁来建设企业信息化。目前,在企业信息化建设过程中,一种比较通行的模式是:信息化管理咨询公司负责管理咨询、总体规划及设计,软件厂商、网络厂商和通讯厂商提供产品,系统集成商负责各类信息产品的集成和实施。

信息化管理咨询公司的特点是将企业管理优化与信息技术应用结合起来,考虑未来企业信息化建设到底应如何开展,然后制定一套整体的解决方案。常见的解决方案包括管理诊断报告、业务流程优化报告、信息化总体设计报告、各类信息系统的产品招标文件等。基于这些报告和文件,企业可以再进行系统的选型(信息化管理咨询公司可作为技术顾问,对系统选型过程进行技术支持)和实施(信息化管理咨询公司可作为系统实施的监理方,为企业用户提供工程质量、进度、组织等支持),这样企业就能在信息化建设中把握住方向,并不断地完善其信息化系统,从而提高效率、降低成本。

3.企业信息化建设的基本步骤。

(1)解决企业基础管理问题。我国企业面临的最迫切的问题是信息基础建设,而不是电子商务等内容。在这一阶段企业首先要进行的是企业信息化准备工作,也就是说企业所有的资源是不是已经被信息化或是数字化了。企业信息化不只在于引进系统,而应重在应用,致力于企业资源的数字化处理。有的企业没有建立起标准化的制度和体制,每个部门对同一的资源根据自己的理解数字化,结果出现了同一产品在不同部门中的编码和命名不一致,从而造成了混乱。

(2)实现企业一体化的集成管理。企业应确认内部的基础管理是否规范化,基本管理的流程是不是通过信息化的手法来实现的,诸如产、供、销的业务是否连贯,财务处理是否规范,与业务处理是否实现一体化,是否具备实时有效的计划和预算等。特别要注意的是电算化和信息化的区别,仅仅用计算机来代替手工工作只能是电算化,是企业信息化最初级的阶段,不应认为电算化就是对企业资源最有效的利用。在企业流程信息化过程中,改革传统的业务结构,以业务流为导向优化业务方式,提高运营效率,降低成本,获得最大的利润,这才是集成化管理的目标。信息化的结果是加速业务的运作,如果不对不合理的流程、规范、标准进行变革,其结果是加剧了不合理,造成投资的浪费。

(3)实现对外部资源的利用。通过对外部资源的利用,实现对企业间的供应链、客户关系等的有效管理。激烈的市场竞争,使得企业在有效管理内部资源的同时,必须更注重外部的工作,跟踪客户的情况,开发市场,密切与供应商的联系,迅速作出对市场变化的第一反应,适应变化了的环境,从而获得领先的地位。

4.做好人员培训工作。要求企业对所有员工进行先进管理思想的培训,使所有员工都能接受新思想、新方法、新观点、新理论,进而转化为生产力。针对不同信息系统的不同项目、不同人员组织培训是极其必要的。由于培训不足导致信息系统实施项目受阻、项目拖期、不能正常运行的经验教训比比皆是。培训要贯穿整个信息系统实施过程,每实施一步都要进行相应内容的培训。同时要解决在实施过程中的“夹生饭”的问题,因为随着信息系统的实施,对信息系统的认识不断加深,结合业务提出的新问题,都要通过培训来解决。培训的形式可以多种多样,除了上课培训,开会讨论、分发学习资料组织阅读、带领企业有关人员到用户走访,了解其他企业的实施情况进行学习,都可以作为培训的形式,应根据企业的实际灵活进行。同时可以把培训纳入到部门考核当中,对于关键内容组织答卷考试、评分,人事部门记录在案,利用以上手段可以加强培训的效果。

三、企业信息化实施过程中要注意的几个问题

1.要创造性地应用信息技术。企业信息化的需求并不是显而易见的,它需要企业认真思考自身的使命、任务和具体的业务。利用信息系统的目的是获取业务上的竞争优势,需要企业严肃审查自身的机构、人员和管理模式,根据企业的实际需要选择信息系统。企业信息化不是片面地追求自动化,企业需要创造性地应用信息技术。自动化曾经是人们热衷追求的事物,但是随着社会和经济的发展、市场需求的变化,自动化已不再像工业时代那样辉煌了。伴随知识经济时代的到来,企业需要提高对变化的反应能力,即提高企业的“智商”。企业的“智商”水平取决于企业收集、处理和利用信息的能力。供应问题就是研究如何满足需求的问题,并把需求转化为科学技术的解决方案。供应问题也不是简单地购买硬件或管理软件的事情,在一定程度上,企业管理软件商业化对企业信息化建设具有一定的积极意义。在企业信息化过程中,企业可以根据具体情况引进一些管理软件,但要把握“度”,切不可把企业信息化与引进企业管理软件等同起来。企业信息化建设与企业整体发展是密不可分的。在个性化、敏捷化成为企业基本生存战略的今天,企业不应满世界地寻找和购买那些管理软件,以致企业管理屈从于管理软件的膨胀而浪费资源。信息化是一项长期的渐进的工作,企业应在信息化建设的过程中逐步学会应用信息技术。

2.建立科学的企业信息化的管理组织。在发展企业信息化过程中,过分强调集中控制或用户控制都会造成不良的结果。企业必须建立对数据库、通信和计算机应用的管理标准和指南。同时,信息系统又必须适应终端用户的环境,满足不同部门的需要。为了更好地实现对企业信息化的控制,企业需要处理好系统运行、功能开发、数据库管理、人员培训和系统维护等集中或分散控制问题。总体来说,企业推行信息化应坚持分散控制的理念,当然这并不排斥某些方面的集中控制。借鉴先进的管理经验,统一指挥、分散发展,将有利于企业信息化的成功实施。在信息经济中,任何企业都需要具有网络化的思维方式。从企业内部来说,优质、高效与快速响应都要求企业能够突破传统的职能界限,把企业各部门整合到一起,实现以职能为中心的管理向以任务或关系为中心的管理转变。

3.企业信息化投资决策的原则。企业信息化管理表面上是一种新型信息管理系统,实质上是一场对企业现有组织结构、管理观念、管理方式等管理系统的革命性变革,已经超越了企业本身固有的框架和模式,就像ISO9000一样,是一种基于企业价值链而建立起来的规范的管理体系。企业信息化投资决策应遵循长远性、实用性、效益性、整体性和阶段性的原则。长远性是指要有长远眼光,动态地考虑信息化投资问题,不能只看到眼前利益;实用性是指结合企业实际情况选择适当的信息系统和信息技术,不要一味求先进;效益性是指要综合地考虑信息化的投资,避免重建设轻管理的现象;整体性是指从企业整体出发,综合地提高企业各方面的能力;阶段性强调信息化投资要分批投入,不断积累经验,通过评估来指导下阶段的投资。

总之,企业要生存发展,就必须进行信息化建设,企业信息化应以企业自身为主体,不应该由IT厂商越俎代庖。在信息化建设中,应结合实际,量力而行。企业信息化要坚持长期规划、小步推进,在应用中发展,不可盲目地求新求大。企业信息化要坚持及时地反思、反馈和评估,只有这样才能巩固前期工作的成果,总结经验教训,为今后的工作打下基础。企业信息化要坚持系统化实施,把信息化建设同企业管理变革、文化建设等结合起来。

参考文献:

陈宪宇.企业信息化与企业管理变革

(作者单位:太原市自来水公司 山西太原 030000)

(责编:若佳)