大型工程项目目标控制体系的研究

丰 静等

摘要:目标控制是项目管理的重要职能,它要求项目管理人员在不断变化的动态环境中为保证既定计划目标的实现而进行一系列检查和调整活动。而工程项目作为复杂的开放系统,追求的是整体优化而非局部最优。论文在借鉴目标管理、控制论和系统论的基础上,构建了工程项目目标控制体系,通过科学合理的目标规划,在基础业务、流程与制度、信息平台和运行机制的保障下,实现项目的社会目标和成果性目标。

关键词: 目标管理;目标;目标控制体系

中图分类号:F280;TB114·2文献标识码:A

文章编号:1006-4311(2009)11-0070-04

0引言

现代工程项目作为一个复杂开放的动态系统,往往面临规模大、参与方众多、技术要求高、干扰因素众多、计划实施难度大的问题,因此,能否有效加强项目目标控制对项目成败有着举足轻重的作用。但目前关于目标控制的研究,普遍存在对工程项目的目标理解偏于狭隘和目标控制未能系统化的问题。本文试图从社会角度探讨工程项目的目标[1],并就系统化建立工程项目目标控制体系的问题进行研究。

1目标控制体系的构建依据及框架

1.1 目标控制体系的构建依据

1.1.1 目标管理

“目标管理”的概念是管理专家德鲁克中最先提出,是让组织的主管人员和员工亲自参加目标的制订,在工作中实行自我控制,并努力完成工作目标的一种制度或方法。目标管理与传统管理的区别体现在:①关注焦点不同;②管理动力不同;③强调要素不同;④激励方式不同;⑤审视并优化目标。

1.1.2 控制论

一切控制系统共同的基本特点是信息变换过程和反馈原理。信息变换过程,包括信息的接收、存取和加工过程。反馈原理,就是控制系统把信息输送出去,又将其作用的结果返送回来,并对再输出发生影响,从而起到控制、调节的作用。输出和输入两者的变化是同方向的,为正反馈,反之,则为负反馈。由此可见,任何控制工作都是以既定的系统目标为出发点的。

1.1.3 系统论

通常把系统定义为:由若干要素以一定结构形式联结构成的具有某种功能的有机整体。系统论认为,整体性、关联性,等级结构性、动态平衡性、时序性等是所有系统的共同的基本特征。这些表明系统论不仅是反映客观规律的科学理论,具有科学方法论的含义,这正是系统论这门科学的特点[2]。

1.2 目标控制体系的框架

目标控制体系主要由目标规划、目标实施和目标考核三大部分组成,其基本框架如图1所示。

工程项目的目标规划实质上是对工程项目所要达到的最终状态的描述,也是整个目标控制体系的核心内容。本书将工程项目的目标系统划分为:社会性目标、成果性目标两个层次。目标实施,是项目各参与方为实现目标而进行的产品创造阶段,包括基础撑、信息平台、流程与制度以及运行机制四部分。

本体系主要是针对政府投资项目建立,故其目标考核部分可划分为政府对业主的目标考核、业主内部考核及业主对承包人考核三个层面。

2目标控制体系的组成

2.1目标规划

2.1.1 社会性目标

工程项目社会性目标是基于企业社会责任来确定的[3]。大型工程建设项目作为关系着国民经济发展和社会利益的系统,投资大、消耗的社会资源和自然资源多,对社会,对环境影响大,所以有义务承担社会责任。因此,在确立项目目标控制体系的实施对象时,不仅仅要考虑到项目本身的经济绩效,还要从利益相关者的角度考虑项目的社会和生态绩效,系统、整体地思考项目的目标系统,使项目在受益的同时亦能造福社会。一般来说,工程项目的社会目标主要包括经济与社会发展、廉政建设、环境保护、人才培养、技术创新、管理创新等内容,其具体内容则依据项目特性而确定。

2.1.2 成果性目标

成果性目标是项目的来源,也是项目最终目标,是项目全过程主导目标,其核心目标至少是由项目的质量安全、费用和工期三个最主要的基本目标构成。

成果性目标是项目实施过程中的主导目标,一般具有不确定性和风险性,因此,需要将目标进行分解,对其进行多个层次描述,形成表现明确的、可测的并可控的具体目标。而建设工程三大目标之间存在对立统一的关系。在确定建设工程目标时,必须将投资、进度、质量三大目标作为一个系统统筹考虑,反复协调和平衡,力求实现整个目标系统最优。另外,依据目标管理人性假设的Y理论,应通过各种协调手段将个人目标融入到组织目标中,保证员工在实现组织要求的同时实现其自我要求。成果性目标分解如图2所示。

2.2目标实施

2.2.1 基础业务

基础业务主要包括招标管理、合同管理、档案管理和人力资源管理四项,是项目管理人员进行目标控制的重要手段和确保目标控制顺利实施的有效措施。

2.2.2 流程与制度

合理的流程制度设计是目标控制顺利实施基础之一,组织与流程设计模式如图3所示。

①管理流程设计。流程是由一系列单独并互相衔接的任务或作业组成,使一种输入变成输出的全过程,构成的关键要素是输入、活动和资源。建设项目流程包含专业的工作流程和管理流程。本文讨论项目管理流程,这是项目管理活动中一系列相互关联活动的序列,面对的是项目管理全过程;项目管理各种职能及各管理部门在项目过程中形成一定的关系,互相依赖、互相影响,既有工作过程的联系,也有信息联系,形成项目管理工作基本逻辑关系,构成了完整的项目管理过程。对项目管理工作进行详细分析,确定项目管理工作流程、操作程序、工作逻辑关系,通过流程分析,可以构成一个动态的管理过程[4]。

②组织架构。组织架构是指对于工作任务如何进行分工、分组和协调合作。项目组织架构是指项目各参与部分(包括一切机构和部门)排列顺序、空间位置、聚集状态、联系方式以及各要素之间相互关系的一种模式。

③确立管理制度。管理制度是保证项目管理质量和运作秩序的各种规则、章程、程序和办法的总称,是项目参与方共同遵守的规范和准则。制定项目管理制度,应遵循合法性、实用性、规范性和协调性原则。

④设置关键控制点。关键控制点是指一些要害问题,它们是业务活动中的一些限定性不利因素,或是能使计划更好地发挥作用的有利因素。由于控制点种类繁多,所用标准也是多种多样的有:1)实物标准;2)货币标准;3)综合标准;4)把目标作为标准等。

2.2.3 信息平台。

在项目建设实施过程中存在着大量的信息传递、各利益相关者协调、项目各类数据采集等问题,这些对目标控制有重大影响。传统的沟通方法已满足不了信息传递的要求,必须依靠先进的信息化手段,创建一个信息共享、信息传输、协同办公的综合信息平台。

2.2.4 运行机制

项目目标控制体系的运行需要有效的运行机制的支持,主要包括激励机制、约束机制、协调机制和竞争机制,其运行模式如图4所示。

①激励机制。激励机制是依据组织目标在分析被管理者的需求与动机的基础上,通过组织管理资源的合理配置与管理方式方法的优化组合,制定必要的引导、强化手段及可实施的制度,所形成的能在较长时间内激励被管理者思想、动机、行为的相对固化、规范化的一系列制度与工作规范。激励机制的内涵就是构成这套制度的几个方面的要素,包含以下几个方面的内容:诱导因素集合、行为导向制度、行为幅度制度、行为时空制度、行为归化制度。

②约束机制。约束机制是通过牵制、监督、检查、考核、惩戒等方法促使被管理者积极、守规工作的一种自我约束机制。激励机制与约束机制,同属于人力资源管理概念,是同一维度上的,同一事物的两面。契约关系是市场经济关系的基础,对工程项目系统而言,契约关系亦是其核心关系。为防止委托——代理问题,对代理人进行约束是十分必要的。对目标控制体系而言,约束机制可分为外部约束机制和内部约束机制,外部约束机制主要是指相关法律法规的约束,内部约束机制主要包括合同约束和制度约束。

③协调机制。协调机制是指为使项目控制体系的信息流、物流和资金流能无缝地、顺畅地在体系中传递,减少因信息不对称造成的不确定性,以及消除因项目组织各成员目标不同而造成的利益冲突,提高项目的整体绩效而采取的任何措施。对目标控制体系而言,协调的内容主要包括组织内部与利益相关者两个方面。建设项目协调管理机制主要通过协调目标一致、加强组织间的信任和各参与方的协商来实施。

④竞争机制。竞争机制是商品经济最重要的经济机制。在同一生产部门内竞争的主要手段是价格竞争,以较低廉价格战胜对手。在部门之间主要是资金流入或流出,由利润率低的部门流向利润率高的部门。

2.3目标考核

2.3.1 政府对业主的考核

政府投资项目是实施政府职能的一种重要手段,一般具有工程量多、投资额大的特点,对经济活动起着非常重要的作用,因此,如何对项目业主进行考核,保证其按照政府原定规划实施项目是政府相关部门对项目监控的重点。 一般来说,政府对业主的考核主要体现在项目的社会影响上,主要指标应包括项目三大目标的落实情况、项目对环境的影响程度、项目文明施工的实施、项目对周围居民的干扰状况、项目征地拆迁的实施、项目的廉政建设及成效、项目技术创新成就及效益以及项目为社会所培养的人才几个方面。

2.3.2 业主内部考核

业主作为项目管理主体,其员工对项目的管理能力、介入程度、敬业精神等对于项目的管理效果具有重要的影响。因此,业主在明确各部门及人员职责的基础上,应加强员工绩效管理,建立各部门及工作人员的绩效考评办法,并将个人工作业绩与绩效工资直接挂钩,以充分发挥和调动全体员工工作的积极性、主动性和创造性。业主内部考核的指标可从任务的完成、日常工作的执行、工作纪律和工作态度四个方面着手建立。

2.3.3 业主对承包人考核

项目承包人主要包括施工方和监理方。施工方作为施工的主体,其管理水平和工作业绩对于项目顺利实施及项目目标最终实现起着决定性作用。监理方受业主委托对建设项目实施管理,对施工方进行监督,其工作绩效同样对项目实施具有重要影响。因此,加强施工过程监控,以阶段目标的实现促进项目总体目标的实现,引入激励及处罚机制,定期开展对承包人的考核评价非常必要,可以提高承包人积极性、创造性,确保项目目标实现。对承包人考核以相关合同为基础进行,但由于工程项目面临诸多环境变化的风险,因此在实际考核过程中,业主应在对项目实施环境分析的基础上对承包方的工作成果、工作行为、服务态度以及对利益相关者的影响,进行阶段性和总结性评价。

3结束语

在目标管理和系统控制论的基础上,总结建设项目目标控制相关经验,本文提出了建设项目目标控制体系的基本模型:依据目标控制三个基本阶段目标规划、目标实施和目标考核,从基础业务、流程与制度、信息平台和运行机制四方面探讨了目标控制体系的构建及实施,以供建设项目的目标控制有借鉴意义。