材料采购成本管理创新探讨

【摘要】本文通过分析传统的材料采购成本管理中存在的不足,强调加强材料采购成本管理的必要性,并提出了材料采购成本管理的创新措施:1、建立健全采购管理制度;2、做好市场调查,制定采购预算;3、创新招标工作,灵活进行招标采购;4、实行适当岗位授权,建立采购人员绩效考核制度。

【关键词】材料采购;成本管理;创新

随着市场经济的进一步发展,企业分工不断细化,材料采购在企业经营活动中的重要性日益凸显。从广度和深度上看,采购都已经渗透到企业活动的方方面面,也使越来越多的企业意识到采购管理的重要性。对采购活动进行有效的管理,可以有效降低企业生产成本,对提升企业竞争力有着十分重要的意义[1]。材料采购成本的高低,不仅体现了企业资金流出的大小,而且直接体现在企业产品的成本之中,对企业的当期利润产生重要影响。因此,严格控制好材料采购环节是关乎企业能否在日益激烈的市场竞争环境中立于不败之地,关乎企业的生存发展。由此可见,搞好材料采购工作不仅对整个企业当前的生产经营活动有着十分重要的意义,而且在一定程度上

决定着企业能否在长期的市场竞争中持续发展。

一、传统材料采购成本管理中存在不足

材料采购成本管理是项目采购管理的重中之重,也是耗用资金最多的一个环节,对于生产型企业尤为重要,因为企业要生产产品必须采购原材料[2]。无论企业规模情况如何,大到央企,小到私企管理层都非常重视材料的采购成本管理,对于材料采购管理方面的制度也很多,但是尽管如此,采购这个环节也是目前企业成本管理中普遍失控的环节,是参与人员损公肥私产生腐败的环节,在采购过程中出现的问题比比皆是,有案可查的属于寥寥几笔,实际中每笔采购都会或多或少存在一些问题。为什么会出现这样的现状呢?这是因为传统材料采购存在诸多问题和弊端,主要存在以下几个方面的问题:

1、管理混乱,各自为政

在企业组织管理方面和操作方式上材料采购呈现分散、零乱、重复和各自为政的特点,反映了企业在制度管理方面存在着重大问题。

2、多头采购,采购市场不固定

材料的需求资源分散,采购面广的特点,企业不能形成有效统一的采购活动或者维持稳定的供应商,多头采购失去竞价优势,进货渠道混乱不清造成产品产生质量失控。

3、材料供应不及时

由于供应商信用等级不同,造成企业材料供应情况也不同,有些供应商供货不及时,造成企业物资内部停留时间较长,影响资金有效利用。

4、缺乏预算,无计划采购

企业在采购过程中由于无计划进行采购一方面造成仓储设施重复投资、库存储备过多,一方面造成材料供应不及时,个别企业出现供应不及时情况。

5、人员臃肿,缺乏管理

由于企业采购环节人员重复配置,造成企业的采购费用较高,同时由于个别企业缺乏专业管理,产生管理漏洞等,造成了物资供应流通中的浪费,大大增加了企业成本。

由于企业采购过程中存在着以上的问题,因此企业的管理层逐渐重视起材料采购的成本管理。

二、加强材料采购成本管理的必要性

1、激烈的市场竞争环境,需要企业降低材料采购成本

由于材料成本的增加必然导致产品成本的增加,在产品销售价格一定的情况下,必然造成利润减少,毛利率下降。如果企业要保证现有的利润不减少,只能增加产品的销售价格。但是较高的产品价格对于消费者来说,可能会选择替代产品,使得企业销售出现问题,产品出现滞压现象。所以企业要强化材料采购成本管理,控制好产品的进货成本,尽量选择物美价廉的产品。较低的进货成本是企业竞争优势体现的一个方面。所以有人说,市场竞争中的价格竞争从表面上看是产品价格高低的竞争,而实际上是成本高低的较量。降低生产过程中材料的消耗和降低材料采购价格是企业降低成本的两个基本途径[3]。传统的成本管理观念认为降低成本就是降低生产消耗。其实对于许多企业来讲更重要的是降低材料采购成本,因为生产过程中一味的通过降低产品消耗方式来进行成本挖潜是有限的,在材料采购过程中降低成本的潜力要大得多。

2、消费者对产品多样化的要求,使得企业必须加强成本管理

市场经济条件下,消费者在购买商品时除了要考虑商品的质量和价格外,产品的包装也是非常重要的部分。在保证质量的前提下,消费者往往更加追求一种美感,旧的产品造型和包装往往竞争力较差,不会被消费者选购。长此以往,企业必然没有生存空间。这就要求企业在市场供大于求,卖方市场竞争激烈的情况下,千方百计使得自己的产品种类、规格、性能、包装等日益多样化。这必然会增加采购工作的难度,企业必须在对采购材料的质量、价格、供货方式、信誉等多方面加以比较的基础上进行审慎的选择。实际采购过程中,企业的采购材料活动是一种系统的组织行为,要比个人消费复杂得多,这就要求企业采购过程必须加强成本管理。

三、材料采购成本管理的创新措施

1、建立健全采购管理制度

(1)管理层要加强学习,了解企业内部控制制度。通过学习,清楚的知道采购过程中容易出现的违规违纪行为,并且有目的地改善管理的薄弱环节。

(2)定期对从事采购工作人员进行培训。通过形式多样的培训,使他们认识到按照规定采购可以为企业节约资金,在此基础上,还可以培养采购人员的主人翁意识。

(3)发挥制度本身的约束作用,对于违纪人员要严格处理,用制度去警示人、教育人。

2、做好市场调查,制定采购预算

企业的采购活动受市场的影响和制约,任何采购活动都不能离开市场的大平台而独立进行,因而要想确保采购的效率和效益就必须做好市场调查工作,在此基础上,制定合理的采购预算,从而确保采购工作顺利、高效的开展。

(1)掌控供求变化,做好市场调查。影响材料价格的因素较多,价格波动较大,所以采购人员应经常了解并掌握材料的市场价格与价格信息以及行业政策的变化,在物价上涨之前以低价位购入适量材料,减少涨价带来的成本上升损失。另外,在目前高度市场化的条件下,“零库存”是不可能的,企业必须考虑季节性供求问题。因此,为了保证充足的货源和实现采购成本目标,必须及时了解和掌握供求变动的规律。

(2)做好采购预算。材料采购预算是指预算执行企业在预算期内为完成生产预算而发生的各种材料采购成本的预算。主要是在生产预算的基础上,根据各种材料的消耗定额和市场价格,结合期初库存材料的数量和其他材料采购成本费用编制。作为材料采购企业,应该对需采购的物资,物资人员要依据审定的渠道,根据运输距离、运输方式,逐一测算采购总成本,以到达使用地的实际价格作为比价依据,用采购成本比较法进行核算,确定最佳方案。同时,价格会经常随着季节、市场供求等情况的变动而变动,因此,采购人员应关注价格变动的规律,把握好采购时机。如果采购部门能把握好时机和采购数量,会给企业带来很大的经济效益。

3、创新招标工作,灵活进行招标采购

作为市场经济条件下竞争采购的一种科学方式,招标采购具有采购过程公开透明、程度规范的特点,在企业材料采购中同样可以使用该种方法。但是企业的材料采购工作有其自身的特点,往往采购的材料种类规格繁多,技术质量复杂,采购材料可变性强、采购批量零散、采购周期灵活,部分品种的可比性差等特点,所有品种全部实施规范的招标采购难以做到。因此,在材料采购中还必须从实际出发,结合材料的特点开展局部招标工作。实际采购工作中,可以借鉴巴雷特分析法(ABC分析法)的基本原理,将材料采购对象分为A、B、C三类,将累计品目百分数为5%-15%而平均资金占用额累计百分数为60%-80%左右的前几个物品,确定为A类,该类产品是必须进行招标的材料;将累计品目百分数为20%-30%,而平均资金占用额累计百分数也为20%-30%的物品,确定为B类,该类材料也作为采购招标的次要部分;其余为C类,C类情况正和A类相反,其累计品目百分数为60%-80%,而平均资金占用额累计百分数仅为5%-15%,该类产品可以不进行招标。

4、实行适当岗位授权,建立采购人员绩效考核制度

无论采购是以招标的形式还是个人采购形式展开,其活动都必须置于企业授权体系的规范之下,对审批权和审核权做出说明,明确从企业到部门到个人的权限划分和确保畅通的授权下行渠道。作为岗位职责的重要组成部分,在岗位描述中必须对岗位的权利和责任做出明确说明,规定部门、岗位的职能和职责。具体到采购流程中,必须对采购各环节、各控制点的部门、人员权利责任划分和部门间、人员的交接要求做出明确的规定和要求。

建立采购人员绩效考核制度是规范材料管理、降低采购成本的重要保障。采购渠道的多样化和价格的浮动性,要求企业建立相应的考核制度,这样既有利于降低采购成本,又有利于采购工作的高效、健康开展。考核水平可以参照一定的标准,例如去年的采购价格下降一定幅度或者结合国家的CPI和PPI指数作为幅度变化率,以体现成本的合理升降。

综上所述,材料的采购成本管理工作是一项系统工程,它涉及到企业经营活动的方方面面。传统的材料采购工作存在着一系列的问题,因此我们必须建立起一套适合自己企业的材料采购成本管理新制度,只有适合自己企业的才是正确的、最好的制度。因此,要求我们的企业从管理层到每个采购员工,都要从内心中重视采购工作的全流程管理,注重管理细节,用制度的约束和管理的规范为采购工作的有效运行提供可靠的保证。也只有这样,才能使企业在激烈的市场竞争中长期立于不败之地。

【参考文献】

[1]苏金栋.采购管理内涵及相关概念研究述评.商场现代化,2008.2(下旬刊).

[2]王立群.材料采购供应管理创新探讨.现代商贸工业,2008.9.

[3]王继宇.强化材料采购成本管理的措施.财会通讯,2007.9.

【作者简介】

习恒山(1958-)男,陕西乾县人,中国石油集团测井有限公司测井仪器厂物流管理中心任副主任,工程师.