对改进和规范高校公文处理程序的思考

李 元

摘要改进和规范高校公文处理程序,遵循公文处理 程序办事是建立和完善高校正常工作秩序,提高办事效率的重要途径。实现高校公文处理程序规范化,要从以下几方面入手:一是提高秘书人员的认识,养成按规范程序办理公文的良好职业习惯;二是加强培训学习,提高秘书人员按规范处理公文的能力,本文则详细论述了规范高效公文处理程序中注意的问题等。

关键词改进规范高校公文处理注意的问题

中图分类号:G47文献标识码:A

公文处理程序规范化是指公文处理中的一系列工作步骤要合乎一定的标准。它具有一定的模式化、制度化、科学化,便于公文准确、迅速、及时、安全的运转,提高公文的处理效率和质量。高校公文处理是高校办公室主要的工作内容和办公方式,也是高校办公室一项大量的、经常性的工作,既重要,又繁琐。如果找到公文处理的规律,对做好公文处理工作非常重要。因此,研究公文处理程序规范化的一般规律,克服障碍,清除弊端,增强公文处理工作的科学性,是一个值得研究、探讨的重要课题。要实现高校公文处理程序规范化,应着重注意以下几个问题:

第一,克服“重内容、轻形式”的思想观念。树立规范意识,使高校公文处理有章可循、有规可依,重视公文格式的规范化建设,才能有利于提高高校文书档案的完整率、准确率,使高校文书档案达到标准化、规范化的要求。

第二,提高对公文处理程序规范化的认识。秘书部门应组织有关秘书人员,结合有关文件进行学习,认识公文处理程序规范化的重要性。指导秘书人员正确处理公文内在质量和外在质量的关系,认识公文处理程序规范化是提高公文整体质量的需要。随着社会的发展,办公自动化程度的提高,公文处理程序规范化的必要性和重要意义显得越来越明显。这就要求秘书人员养成严格按规范化程序办理公文的良好职业习惯,在工作中不断克服办文程序不规范、文种不规范、格式不规范等问题。

第三,制定有关制度,强化约束机制。在提高思想认识的基础上,为使公文处理程序规范化工作有章可循,应建立和健全有关公文处理程序规范化的制度。一是公文处理制度。高校中普遍存在公文制发中的“倒流”现象,发文内容混乱,收文过多过滥等问题,这就要求制定有关制发文件的制度,严格发文程序,规范发文内容,控制发文范围和数量,对发文程序从拟稿、核稿到整理保管及各种文件的内容、文种等都作严格、具体的规定,对收文程序中存在的一些问题,如有些单位接到上级寄来的文件,不主动交校办公室统一保管,造成散失等,也要制定相应的制度加以约束。二是制定岗位目标制度。把公文处理程序规范化列为学校办公室、各单位秘书人员岗位目标责任制的一项重要内容。三是建立总结评比制度。每年进行年终评比,对公文处理质量好的单位和个人给予嘉奖。四是设立经验交流制度。每学期召开一至二次经验交流会.对处理公文的经验和体会进行交流,并加强同兄弟院校间的交流学习。公文的处理过程.实际也是一个系统工程,从拟稿、核稿到实施、整理、保管,从签发、启封到催办、整理保管,每个环节都必须严格按照规定和程序处理,只有这样才能确保公文处理的质量和规范化制度的形成。

第四,提高秘书人员的素质。要使公文处理程序规范化,必须抓好治本工作,提高秘书人员的素质,这是实现公文处理程序规范化的根本性工作。公文处理程序规范化能否实现,秘书人员素质是决定因素。如何提高现职秘书人员的素质呢?一是组织学习《国家行政机关公文处理办法》等有关公文法规,系统了解各级机关各类公文处理的具体规范,提高秘书人员依照有关规定处理公文的自觉性。二是通过制定《公文办理制度》等,让秘书人员制发、办理文件时有章可循。三是抓好秘书人员的培训工作。开展多种形式的秘书人员业务培训活动,举办秘书人员培训班,提高秘书人员的政治思想、业务理论水平。四是组织多种形式的讨论会,对公文处理中的一些问题进行研讨,互相学习,不断提高管理水平。

第五,引进先进的办公手段,以利公文处理程序规范化。要实现高校公文处理程序规范化,还要依靠先进的办公设备。我国高等学校的办公室办公设备近年来虽然有了较大改观,但还远远不够。在一定程度上影响工作效率和工作质量,也影响了实现公文处理程序规范化的迸程。在高校办公室引进先进的办公设备,如计算机、文字处理机、传真机、复印机、多功能电话、电子打字机、录像机、自动油印机、自动装订机等,从而减轻秘书人员的工作负担,提高秘书人员的工作效率,使公文处理程序逐步走上规范化的轨道 。

第六,公文处理部门要依据《国家行政机关公文格式》,严把公文格式关、严求规范。规范公文文种,行政机关的公文种类主要有:命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复.意见、函、会议纪要,公文的文种应当根据行文日的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。领会每一个文种的性质和适用范围,选择正确的合乎行文目的和要求的文种。公文格式一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、抄送机关等部分组成。

实现高校公文处理程序规范化,是一项十分艰巨的工程。既有对秘书人员素质的要求,又有对办公设备、办公条件的要求,需要不断改进现有的办公条件,更新办公(下转第152页)(上接第129页)设备。既需要秘书部门的努力,也需要其他部门和领导给予配合和支持。公文处理程序的规范化是一个过程。不是一蹴而就的事情,要边实践边总结,在实践中提高水平,在总结中积累经验。要勇于学习,善于实践,严格按照《国家行政机关公文处理办法》的规定运作。公文处理必须做到及时、准确、安全、严格,执行国家保密的有关法律法规,办理好每一份公文,实现公文处理与档案管理的有效衔接,只有公文处理达到了规范化,才能提高档案管理质量,为档案的规范化管理奠定坚实的工作基础。