浅议外资企业资金控制

曲秀娟

摘要:自身资金管理达到均衡和高效是外资企业追求的最优管理模式,因此外资企业在资金控制上做出了很多努力。从货币资金内部控制、现金内部控制和银行存款内部控制以及内部报告控制四个方面讨论了外资企业的资金控制问题,以其对外资企业的资金运用提供合理化的建议。

关键词:外资企业;货币资金;内部控制

中图分类号:F275.1文献标志码:A文章编号:1673-291X(2009)29-0156-02

经济学家认为,在资本社会,企业的生产要素包括土地、劳动、资本和企业家的管理才能四个方面。在我国试行改革开放初期,廉价的土地和劳动力资源吸引了众多外商投资者,大批外资企业落户中国,使得外资企业的数量迅猛增长起来。下面笔者就从货币资金内部控制、现金内部控制、银行存款内部控制和内部报告控制分析外资企业的资金控制问题。

一、货币资金内部控制

(一)不相容职务相互分离制度控制

建立内部监督制约机制,资金的管理人员应实行严格的不相容职务相互分离制度,合理设计会计、出纳及相关的工作岗位,明确职责权限,相互制约,形成相互制衡机制,确保资金的安全。会计、出纳不能相互兼职,不得由一个人办理货币资金流通的全部过程,也不能一人多岗,身兼数职。会计人员负责分类账的登记、原始单据的复核和收付记账凭证的编制;而出纳人员负责现金的收付和保管、原始凭证的保管、签发银行有关票据以及日记账的登记;内审人员负责收支凭证和账目的定期审计和现金的突击盘点以及银行账项的定期核对。会计主管负责收支项目的审核、各账户余额的真实性检查,对账单、调节表、盘点表、印鉴保管登记簿等资料的及时性检查、企业和企业负责人的印章的保管等;部门负责人负责审批收支预算、决算以及其他各项支出;会计系统利用会计档案的保管与核对,授权审批程序、现金盘点及掌握银行存款的动态等审查会计凭证、会计账簿、会计报表等会计信息,对货币资金的收付业务进行全面控制,确保收付凭证的真实性、合法性、及时性、可靠性。

(二)授权批准制度控制控制

授权批准控制制度要求企业明确规定会计及其相关工作授权批准的范围、权限、程序、责任等,企业内部的各部门管理者必须在授权范围内行使职权和承担责任,经办人员也必须在各自的授权范围内办理业务。授权分为一般授权和特殊授权。一般授权是指日常状况下对正常的经济业务事项进行的授权,具有一定的规律性和稳定性;特殊授权是指特殊、紧急情况对正常或非常经济业务事项的特别授权,具有灵活性和特殊性,同时,这种授权方式也常常蕴含较大的风险,一般都比较谨慎。此外,对于重要的货币资金支付业务,应当实行集体决策和审批,并建立连带责任制度,以有效防范货币资金被贪污、侵占或挪用。

(三)货币资金预算制度控制

货币资金的预算控制旨在对企业一定时期货币资金的流入和流出进行统筹安排。货币资金预算编制是否准确,会影响到企业货币资金的流转和货币资金的利用效益,甚至会影响企业的生产经营。因此,企业应加强货币资金预算的可靠性控制,避免或减少预算编制的主观性。货币资金预算编制完成后,财务部门负责人应认真监督预算的执行,定期比较经营过程中实际收支与预算的差异,并对重大差异进行深入分析,及时修正以确保预算编制的准确性。

二、现金内部控制

现金内部控制的重要内容之一是将现金流入与流出相分离,这也是现金使用安全的保证。现金流入与流出是两个相互独立的业务流程,它们通过银行形成两者的有效联系。

(一)现金流入控制

现金的流入控制就是要搞清楚现金的来源、形式、金额等。同时,对于已取得的现金收入必须及时入账,不得私设小金库,不得账外设账,严禁收款不入账。

现金流入的主要来源是销售收入,每笔现金收入都应及时向客户开具正规发票,及时核对。为了实现相互制衡的控制机制,负责开发票及记录的岗位与负责保管现金款项的岗位严格分离,同时,严禁未经授权的任何人员直接接触现金。为了保证现金收入及时正确地存入银行,公司财务部门的出纳和会计应该督促有关人员及时将收入交存到企业的账户。

(二)现金流出控制

一个持续经营的企业在每天若干笔资金的支付中,现金支付也是很重要的一部分,判定哪笔现金支出合法、合理,而哪笔现金支出有问题的关键点是看现金流出程序是否合法、合理,具体来说,就是要搞清楚这笔钱为什么要支出。判断现金流出程序是否合法、合理的依据主要有五点:一是审查现金流出范围,首先看是否遵循《现金管理暂行条例》的规定,其次看是否符合对例外事项进行的特殊规定,保证满足所有现金支出的需要;二是审查支付申请是否有理有据;三是审查支付程序,看审批程序、权限是否正确,审批手续是否完备;四是审查支付复核,看复核工作是否到位;五是审查支付办理,看是否按审批意见和规定程序、途径办理,出纳人员是否及时登记。

(三)库存现金控制

企业的库存现金必须在规定限额内,收入的现金应及时送存银行,当天未能送存的现金应集中存放在保险箱内,不得坐支现金收入,做到库存现金日清月结。主管部门和负责人应进行现金账款核对和定期或不定期的现金盘点核对,具体来讲主要是检查账款是否相符,是否有挪用现金、白条抵库、超限额留存现金等现象。对于超限额留存的现金,要及时送存银行,如果账款不符,应及时查明原因,并按规定进行处理。

三、银行存款内部控制

(一)银行存款收入控制

1.银行存款账户管理控制

企业的收入及销售收入除了现金形态外,更多的会以支票、本票、汇票、银行转账、境外外币汇款等形式结算,企业应按照《银行开户管理办法》的规定,申请开设银行账户,不得跨行开户、多头开户、随意开户,也不能将企业资金以个人名义私存,以防有人在开设银行存款户中为个人谋取私利。

2.银行存款管理責任控制

企业发生的各项收支款项,除允许以现金方式直接结算外,其余款项必须通过银行转账。为加强银行存款内部控制,企业应该建立银行存款管理责任制,销售部人员负责销售;由出纳人员专门负责办理银行存款的收入业务;会计部门做好银行存款的核算工作,随时掌握银行存款的动态和余额,搞好企业资金的调度和收支平衡,保证企业生产经营的资金供应;内部审计部门应通过对银行存款内部控制系统的评审,促进企业加强银行存款管理,防止违规违纪问题的发生。

(二)银行存款支出控制

1.银行账户的管理

所有银行存款户的开设需有正式的批准手续,同样,银行存款户的终止也要得到正式的批准,不得随意更改或注销账户。

2.票据及印章的保管

各企业要明确各种票据的购买、保管、领用、背书转让、注销等环节的职责权限和程序,并专门设置备查登记簿,防止空白票据的遗失和被盗用,备查簿需作为会计档案加以管理。保管支票簿的会计人员不能同时负责现金支出账和调整银行存款账。同时,企业必须加强银行预留印鉴的管理,个人名章必须由本人或其授权人员保管,并且严禁由一个人保管支付款项所需的全部印章,以免舞弊,需要有关负责人签字或盖章的经济业务,必须严格履行签字或盖章手续,每一次印章使用都应作记录。

3.银行存款的核对

企业与银行之间的收支应每月至少核对一次。负责银行往来账调节的会计直接从银行取得银行对账单,并就银行存款账同银行对账单进行核对和调节。负责银行对账单调节和银行存款账面余额的会计不能同时负责现金收入、现金支出或编制收付款凭证业务,以防止应记但未记入企业收入账或支出账等不正当行为被掩盖。同时,企业也应重视与客户之间的对账,以确保资金的安全与及时。

四、内部报告控制

适时运用内部报告控制方法十分重要。企业应要求各部门建立和完善内部报告制度,全面反映企业的经济活动情况,及时提供企业日常经营活动中的重要信息,增强内部管理的实效性和针对性。内部报告除了报告货币资金业务的审批是否符合审批制度、现金余额是否账实相符等,还应包括以下内容:

1.资金流量分析

资金流量包括资金流入量、流出量及流出与流入的差额——净流量,而且资金流量产生于经营活动、投资活动和筹资活动三个方面,资金流量综合反映了企业各项财务收支和经营活动的现金盈余水平,是企业经济效益最直接的体现。虽然当期的收入和支出并不与资金流入或流出完全匹配,不能直接通过当期的现金流入与现金流出的差额确定盈利,但在一定时期内资金流入的多少能反映企业的收入水平,资金流出的大小也能总体反应生产成本和费用支出的多少,而企业的资金净流量能真正代表企业实际财务能力,所以,企业未来的发展能力归根结底资金流入与流出状况制约。通过资金流量分析,为企业提供一定时期的资金流入量和资金流出量信息,企业决策者可以从中得到直接的资金来源和资金运用的具体情况,以及资金余缺信息,及时地进行资金调度和风险防范。

2.资金流速分析

资金流速综合反映了企业的资金运用效率和质量,对企业的未来发展有重大影响。资金投入后若能在短时期内收回,意味着资金在一定时期内可多次参与企业的资金循环,资金利用效率较高;反之,若从流出到回收的时间较长,企业必然需要用更多的资金参与资金循环周转,由此生产经营过程中资金的占用量就越大,企业的偿债能力、支付能力等会受到影响。因此,资金流速分析为企业决策者提高企业资金的运作效率,减少资金占用,加速资金流转提供了依据。