高校教师业务档案的管理与收集

欧伟平

摘要: 教师是高等学校事业发展的主体,他们在从事与自己业务工作相关联的一系列活动时所产生的具有保存价值的文字、图表、声像及各类载体形式的历史记录,构成了高校教师的业务档案。本文界定了高校教师业务档案的内容,分析了高校教师业务档案的价值,反思了高校教师业务档案管理中的问题,提出了完善高校教师业务档案管理与收集的对策。

关键词: 高校教师业务档案档案管理内容界定价值分析收集和管理

高校教师业务档案是高校档案的重要组成部分。高校教师业务档案详细、系统地描述了教师教学、科研等活动的轨迹,真实反映了教师从事的专业和研究方向、教学能力、学术水平、工作业绩、奖惩,以及社会对教师的评价和承认程度等基本情况。它是教师劳动成果和智慧的结晶,是高校极其重要的信息资源,它不仅反映出教师个人的业务能力、学术水平和工作业绩,而且反映出一所高校的师资队伍建设和办学水平。正确处理高校教师业务档案的管理、利用与保密的关系,建立高校教师业务档案信息库和网络化管理,提高领导决策的科学性和前瞻性,实现教育管理的定量化、科学化,对于促进高校的改革和发展具有重要意义。

1.教师业务档案的内容界定

教师业务档案涵盖信息量大、涉及范围广,繁琐复杂,根据各项内容的特性及应用,主要分为以下几个方面:(1)自然情况:主要包括教师个人基本情况、学习进修及工作简历、职称职务晋升情况等。教师是终身学习制的,因此继续教育是教师学习的主要途径。教师学历、职称,以及参加进修、培训的材料是教师业务水平的参考资料。(2)教育教学情况:主要包括教师承担的教学任务、完成的教学工作量、获得的教学效果及教学成果评价、教学工作记录手册、班主任及年级组长工作记录手册、工作纪实手册、课外活动记录手册、后进生跟踪辅导手册等。这类记录手册是教师业务档案的重要内容,它由教师本人在完成教学任务后实事求是地填写。(3)学术情况:主要包括教师学术成果、学术活动及学术梯队建设情况、教研经验、总结和教改方案等。凡是在报刊、杂志上发表,参加各种论文竞赛获奖或者在教学研讨会中交流,或者经有关部门认可的都应归档。它们是衡量教师教研、科研成果最有分量的见证。(4)教师风范:主要包括教师在个人、集体、社会等范围中获得的荣誉称号、表彰奖励、牺牲贡献,以及在媒体报道、社会影响等可起到模范作用的事迹或成果,等等。(5)教师公开课评价及其教案。公开课是教师每学期都要开展的活动,它是评价教师教学水平、提高教法及经验的重要措施。公开课可分为在全校开展和本学院开展两类,在本学院开展的公开课更有观摩和参考作用,因此公开课的评价及其教案应同时系统地收集,作为教研部门和教学管理部门的调研资料,同时也要成为教师的一个重要业绩。(6)听课记录。听课记录是教师之间互相听课,然后展开评议后所作的记录。这方面的材料为教师指出了在实践教学中应当改进的目标,为教师之间互相学习、互相促进提供了参考依据。(7)教师业务档案记录卡片。教师业务档案记录卡片是对教师一学期以来工作的一个总体概括和定性描述。从卡片信息中便可以对教师业绩一目了然,它包括了教师教学的班级、课时数、教学成绩、发表论文和教学获奖情况等。(8)教师的聘任协议,教师教学方法登记小册子,以及教师的年度专业技术考核表等也作为教师业务档案进行收集。(9)其它方面应收集的资料。

2.高校教师业务档案的价值分析

2.1为领导决策提供参考。高校领导在研究学校的发展和专业定位时,需要以教师业务档案作为参考,如教师的年龄、学历、职称结构,教师的业务水平,教师的科学研究方向是否符合学校的发展需要,等等。

2.2有利于师生之间的沟通。古人说:“教学相长,”即教与学需要互动,一个教师教学方法是否先进、教学效果是否优良,必须看学生的接受情况。教师在学生测评方面的档案可以让教师了解学生对自己所教课程的反应,从而不断提高自己的教学质量。

2.3为教学评估、教师晋升提供真实的凭据。(1)评估专家通过教师业务档案了解师资队伍数量与结构、整体结构状态与发展趋势;了解教师上课情况及其教学水平和科研能力。(2)在教师职称评聘、考核晋升等工作中,教师个人档案可以为有关部门提供最真实的凭证,如教师授课课程、教学工作量、指导毕业论文等。

3.教师业务档案的收集和管理

教师业务档案不像人事档案和文书档案那样相对稳定,档案材料的收集对象主要是教师本人。由于教师活动的多样性和教师本人对档案保存可靠性的疑虑,给档案收集和管理增加了难度。教师新学历新学位的获得,论文论著的发表出版,优秀教案、讲义的评选,荣誉证的产生等零星材料随时都可能发生,使档案的收集工作量大而烦琐。为了使教师业务档案规范化、科学化,应制定严格收集、管理措施。

3.1学校档案室专业人员要定期到各院系检查落实、督促指导工作。各院系应建立健全业务档案材料的收集、整理制度,材料要全面、完整、准确。院系部领导应确定一名领导分管,并责成专人具体负责此项工作,教师本人要自觉及时提交其业务档案材料,收集人要随时向教师催要。

3.2增强教师业务档案管理意识,建立健全运动机制。首先,要从建立教师业务档案管理机制入手,要有校专门领导负责,各部门选派负责人及档案专职管理人员对教师业务档案进行专门管理;其次,要向教师及教学、科研单位宣传教师业务档案的内容及其重要性,增强大家对教师业务档案的整体认识,了解档案的管理机制,使得大家能够积极主动协助及配合管理人员工作;最后要建立健全各项规章制度,使档案材料的收集、整理与归档工作有章可循、有据可依,步入制度化、规范化管理轨道。

3.3对归档材料要验证真伪和检验完整与否。在收集材料时必须当场验收核实,不符合要求的必须按规定要求教师重新提供。尤其是对各种复印件,必须有一定的规范要求并经院系分管领导签名核实认可。对规定的收集渠道不能完成或遗漏的档案材料采取跟踪收集,同时要对档案材料的数量、质量采取控制,以保证归档材料全面、完整、真实。

3.4增加科技含量,提高管理水平。教师业务档案内容广泛,涉及面大,信息含量高,需要快速、高效、便捷的现代化管理模式与之相适应。但是,目前大部分高校教师业务档案的管理手段尚处在全人工操作或半人工操作状态,现代化程度较低。这就使得教师业务档案信息的收集、整理、立卷、归档等工作严重滞后,未能及时地进行定量分析,给评估数据的统计带来不便,从而影响教师业务档案的利用、编研和开发。

要提高教师业务档案的管理水平,高校必须改变传统人工操作的落后局面,实行数字化、网络化管理,建立统一、系统、完整、操作性强的教师业务档案信息管理系统,实现教师业务档案检索、信息反馈、统计、汇编等管理程序的自动化。各系(院)把平时教师教学、科研活动中形成的有价值的业务资料通过校园局域网络分别上传至各业务主管部门;各业务主管部门对每位教师的上传信息资料进行去粗取精、去伪存真,详细地筛选、整理,最后把有价值、可以归档保存的资料信息再上传至校综合档案馆室;学校综合档案馆室再对这些资料信息进行编辑、下载、立卷、归档。这样既能最大限度地减少调阅档案的次数,避免不必要的重复劳动,又能实现档案之间的内容互补,便于提供系统全面、真实可靠的档案资料;既能保证档案及时、准确归档,又能创造快捷、方便的检索、利用和提取条件。教师业务档案检索、信息反馈、统计、汇编等管理程序的自动化,为实现信息时代高校教师业务档案完整、准确、动态和全方位的网络化管理创造了广阔的发展空间。

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