基层档案管理工作存在的主要问题及对策

孙 婧

在经济全球化、社会信息化的时代背景下,研究信息技术在档案管理中运用问题,确保档案的质量,提高档案的保存、检索和使用效率,为教学、科研和各项管理工作服务。实现档案管理的科学化、现代化,是摆在档案管理人员面前的一项重要任务。胡锦涛同志在对档案工作的指示中曾提出:“努力采用现代化的手段,不断改善服务质量,把档案工作提高到一个新水平”。对此,笔者结合工作实际,对基层档案管理工作中存在的问题以及如何提高档案工作的管理水平谈几点看法。

一、基层档案管理工作中存在的主要问题

1.档案工作不受重视。尽管现在把档案列入基层单位责任制考核中,但领导对档案工作仍不够重视,认为档案工作是软任务、软指标,既费时费力又费钱,还不出成绩。基层档案工作人员责任意识不强,一定程度上影响了档案工作的开展。

2.档案人员专业知识不强,服务意识差。基层的档案员,所掌握的档案知识不足,平时由于人少而工作量大,也无暇钻研档案业务。同时,缺乏服务意识,致使档案管理质量不高。

3.档案管理手段落后。随着社会发展,办公自动化技术的应用、电子文件应运而生,传统的归档方式已不能满足社会需要,但受到经济制约,基层的档案管理工作只能依据传统的方式进行归档。

4.基础设施差,安全管理和储存环境达不到标准。消防设施、储存环境等达不到上级部门对档案管理的要求,使档案保管利用受到影响。

二、对策和措施

1.充分认识档案工作的重要性。必须充分认识档案的价值、地位、作用和意义。同时,要充分认识档案现代化建設的重要性。如果对档案信息服务及档案工作的重要性认识不足,势必会严重影响档案信息服务工作的深入开展。档案现代化建设的好坏是衡量社会现代化水平高低的标尺。搞好档案现代化建设,以促进社会的全面发展。在提高认识的基础上,要切实转变观念,强化信息意识,要树立科学发展观指导档案现代化建设。加强档案意识,增强服务意识,要使档案工作与时俱进。认真执行档案法,强化法制教育,增强法制观念,把档案法制建设纳入普法宣传计划,在国家的档案法规和档案管理制度的贯彻执行过程中,努力做到档案工作纳入当地的发展规划和计划、纳入有关人员的职责范围,给予档案工作以各方面的支持。

2.加强档案管理人员的自身建设。首先,要提高档案管理工作人员的业务素质。档案管理是一门综合性的边缘学科,涉及的知识面广,不仅要有档案知识、历史知识、情报学方面的知识,还要具备计算机应用、复印等技术方面的知识。要为在职档案工作者的知识更新、业务水平的提高创造条件,提供机会,加强在职培训,适当安排脱产进修。建立人才培养、使用和管理的新机制。在配备档案人员时,要注重性别、年龄、文化、专业结构层次的比例。要采取多种形式加强对档案人员的业务指导和培训,定期组织业务学习,并与工作实绩一起进行考核。档案管理工作专业性强,同时也是一门科学。作为档案管理者,必须努力研究档案管理业务,深入系统地了解和掌握档案学的业务知识,提高档案工作者的文化水平。要有一定的超前意识,学习有关电子计算机等先进的科学技术,用多方面的现代化科学知识武装自己,不断提高档案管理的现代化水平,逐步加强档案的规范化管理。其次,要加强档案工作人员的职业道德教育。要牢固树立“服务第一”,一切服从、服务于当地的中心工作,全心全意为当地经济发展和社会各项事业服务的思想。服务过程中要做到态度热诚,细心周到,百问不烦,以满腔热情接待好每一位用户,使用户高兴而来,满意而归。

3.实施科技兴档,提高档案工作的整体水平。档案信息资源网络化是实现档案信息利用效益最大化的有效途径。利用计算机管理系统,实现档案的著录与标引、编目、检索、统计自动化替代所有手工抄写工作,实现档案的自动化处理和网上查询。要充分地利用计算机和网络,探索档案的现代化管理。通过构建网上档案服务平台,把已有的档案目录数字化,建成目录查询系统为更多的用户提供服务。把部分纸质档案转化为数字档案信息,建成各类全文数据库和多媒体数据库。应配备档案密集柜、计算机和缩微设备。建立起一个门类齐全、结构合理、管理科学、设备先进,为社会提供有效服务的档案馆。档案馆不仅要收集本地档案信息进行加工、整理、汇编,还要广泛收集其它地区的信息资源进行加工利用。要加强与其他地区档案馆之间的沟通,在图书、情报等信息系统取得协作,在制定和实行业务、技术标准化上协调一致,才能适应现代档案工作的社会功能。真正实现电子文档一体化,实行文件自动收集、编目、鉴定等档案管理工作。

4.加强档案馆的安全与防护。首先,加强档案馆的安全管理。提高档案人员的安全防范意识。要时时进行防火安全教育,警钟长鸣,建立严格的规章制度,每库必备手提式灭火栓,并定期检查更换,确保长期有效。其次,科学储藏保护,做好档案的防霉、防蛀与空气净化。科学储藏保护,防霉、防蛀、防尘也是档案管理工作的重要任务之一。档案库房应采用密封的档案密集架或档案柜来存放档案,要求档案馆在安全防护和技术管理方面采用与之相适应的国内外先进技术设备,调节库房的温湿度,净化库房的空气(包括除尘、灭菌、防蛀、排除有害气体)。保证档案的完整与安全。综上所述,实行档案全方位综合管理,使档案专业人员无论是在职业道德、业务素质方面,还是在管理、服务工作等方面,都能做到人无我有,人有我优,人优我新,使档案工作始终顺应时代发展,符合时代要求,把档案工作提高到一个新水平。□

(编辑/穆杨)