试论档案保管中的保密工作

岳 薇

[摘 要]以邓小平理论、江泽民同志“三个代表”重要思想为指导,积极落实中央、省、市加强保密工作的指示精神,适应加入世贸组织新形势的需要,做好企业保密和对外开放工作。尤其是档案保密工作,更需要加强管理,完善档案保密制度,全面促进保密工作的规范化,法制化和现代化管理。本文主要论述档案管理中保密工作的重要性,及如何进行保管中的保密工作。

一、档案保管中保密的重要性

档案,是指国家机关、团体、企业、事业单位和个人在政治、经济、科学、文化等实践活动中形成的,具有查考利用价值,应当归档保存的文件、图表、声像等材料。

这些档案材料,从国家档案的总体而言,它是党和国家秘密的重要组成部分,是党和国家的宝贵财富,是广大干部,科技人员的智慧结晶,也是各个领域科学技术研究成果的真实记载。这些档案是整个国家历史活动最权威的反映,它的本质是信息,具有真实原始记录的属性。各部门、各行业、各企业、事业等单位在不同的领域范围内,形成着各自不同的档案材料,这些档案产生的渠道,内容不同,它的服务对象和保密范围就必然不同,一般的说,只要是档案,都有较强的秘密性,不过是利用范围的大小和密级程度的高低不同而异。

还在党成立初期,毛泽东就深知保守党的机密、档案保密管理的极端重要性。1923年毛泽东在中共三大上被选为中共中央执行委员会秘书,成为我们党的第一任秘书。根據《中国共产党执行委员会组织法》的规定,“秘书负责党内外文书、通讯及开会记录之责任,并管理本党文件”。当时在国内并没有专门的档案管理机构,管理本党文件也可以说是管理本党档案。毛泽东在管理文件档案工作上采取了许多有益的措施,其中一个重要措施,就是在全党树立管理文件档案的保密观念。1942年初,中央书记处办公厅机要科一位同志给毛泽东送去一份重要电报,而电报是从该同志上衣口袋里取出来的,细小的举动被毛泽东察觉,他亲切地对这位同志说:“衣兜里装文件不利保密,也容易折坏”,说着顺手从办公桌上抽出一张纸,提笔写上“保守党的机密,慎之又慎”十个大字。几十年来,毛泽东的这个题词成为了各级国家工作人员,特别是机要、秘书、档案工作人员的座右铭。由此可见,在残酷的战争环境下,机要文件保管中,保密工作的重要性已经强调到无以复加的地步。

在现代社会中,随着我国加入世贸组织和对外开放工作的进一步深入以及市场经济的逐步建立,保密和窃密斗争愈演愈烈,手段更加高明,措施令人防不胜防,泄密事件时有发生。因此,在档案保管中的保密工作的重要性日益突出,对我们的档案保管工作也提出了新的更高的要求。档案保管中保密工作的难度进一步增大,保密工作的角度日趋多元化,保密工作的方式日趋多样化。我们的档案保密工作也正面临着新的更加严峻的挑战。

二、档案保管过程中的保密工作

1. 档案库房管理的保密工作。档案的库房管理是档案保管工作中的主要体现形式,也是档案保管中保密的重点。档案库房要符合保管档案的要求,从档案保密的角度来看,不宜将库房设在办公楼的最底层,库房门窗等应专门加固,以防盗窃。要配制铁柜存放档案,并备有消防器材,去湿机、樟脑等防火、防潮、防虫的设备。还应尽量做到库房与办公室分开,库房与阅览室分开。严禁在库房和阅档室吸烟,存放杂物和易燃易爆物品,要保持库房清洁卫生和适宜的温湿度。档案室是机要重地,应指定专人负责管理,制定严格的库房管理制度,非管档人员不得入内。管档人员不准擅自向他人提供档案或泄露档案内容。下班前档案要归入库,并检查门窗、电源关闭切断情况。库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施每半年检查一次。实践证明,档案库房的科学管理,是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

2. 档案的保密管理。(1)提高绝密档案管理人员的素质。档案管理人员具有较为特殊的地位和身份,他们对保守秘密比一般工作人员负有更重大的责任,因此,档案保密工作好与坏,档案管理人员的个人素质是关键。档案管理人员必须要有极强的责任心、事业心和高度的保密意识。无论在什么场合,都应做到守口如瓶,万无一失,把保守档案秘密作为自己的职责和应尽的义务。(2)加强档案的日常管理。档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理,必须经指定领导人审批,认真履行登记、签字手续,任何人无权擅自调阅。档案使用完毕后应及时清对、检查,发现失密、泄密问题,应及时查明原因。严禁任何个人私存他人的档案材料,对私自保存,拒不交出档案的,应视情节轻重,予以严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》,《中华人民共和国保密法》的人员要依法处理。

3. 做好档案密级的调整工作。要贯彻落实《保密法》以及1991年国家保密局、国家档案局联合制发的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》的精神,严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准,做到有法必依,执法必严,违法必纠。主动接受保密部门对调密工作的监督指导,齐心协力共同搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限,确定哪些档案能开放利用,哪些限制在一定范围内利用,哪些还不能提供利用,为今后进一步搞好规范化、标准化和涉密档案建设奠定基础。

三、结论

目前,我国以档案室为基础、档案馆为主体、档案行政管理为组织协调、档案教育和科研为条件的门类齐全、结构合理、管理科学、有效服务、与社会主义各项事业的发展相适应的档案事业管理体系已经形成,并且逐步地完善起来。人们对档案的认识和档案的保密观念正在逐步形成和增强,档案保密是关系到党和国家安全及人民的利益,涉及民族兴衰的大问题,在新的历史时期更为重要,保密工作已经成为我国各项事业的重要组成部分。在全球信息一体化的今天,我们应该以邓小平同志关于建设中国特色的社会主义理论和江泽民同志“三个代表”重要思想为指导,在以胡锦涛同志为核心的党中央的正确领导下,以毛泽东的光辉实践为榜样,深化改革,开拓进取,积极主动地做好档案的保密工作,努力为中国特色的社会主义建设事业服务。□

(编辑/丹桔)