加强素养建设做好档案开发利用的基础工作

娄亚平

档案作为一种重要的信息资源,全面真实地载录着社会实践各个领域的经验和成果,为生产、建设、科研等活动提供凭证、依据和信息。在新形势下档案管理人员要不断地提高自己的素养,才能推动档案工作的顺利开展。

一、加强档案工作人员素质建设

档案人员素质的高低对档案开发利用工作的优劣有着至关重要的影响。因此,提高档案人员的素质,是搞好档案开发利用工作的关键。

(一)应具务的基本素质

1.坚定的政治素质。档案人员必须有明确的政治信念和政治方向,要热爱祖国,热爱社会主义,坚持四项基本原则,立场坚定,旗帜鲜明,必须有为档案事业忠诚献身的精神,有强烈的事业心和责任感,甘愿将个人的毕生精力献给档案事业。

2.优良的思想品质。要干一行爱一行,能全身心地投入到本职工作中,能忠于职守,严守秘密,无私无畏地维护党和国家的历史真实。

3.扎实的工作作风,工作中要做到积极主动,热情周到,把能为利用者解决问题看成是工作中最大的乐趣。

4.广博的科学知识。作为一个称职的档案人员,既要学习本专业知识,又要学习有关的科学文化知识,有较为广泛的知识涉猎和较高的文化水平。

5.过硬的技术本领。面对知识经济的挑战,档案人员必须很好地学习掌握档案业务知识,不断提高业务能力和技术水平,成为业务精通的行家里手。

6.良好的心理素质。良好的心理素质必须具备“四心”,即安心、热心、耐心、信心。“安心”就是安心档案工作,干一行,爱一行,专一行,不能心猿意马、这山看着那山高。“热心”就是满腔热忱,诚心诚意地为他人服务,为社会服务,积极开发档案信息资源,实现档案的价值。

(二)应具备的六种意识

1.超前意识。档案信息开发工作必须具有超前意识,领会领导意图和工作需求,及时调整视角,找准档案工作与服务对象的结合点,有针对性地进行收集、征集和整理,为利用者提供有效服务。

2.计划意识。档案工作者要充分掌握本地区、本单位的长、短期王作计划和工作重点,围绕中心工作确定档案工作的开发项目。

3.参与意识。市场经济打破了档案部门因循守旧的工作模式,将档案工作从与经济工作泾渭分明的思维中解脱出来,为档案部门参与经济建设提供了有利的契机。档案工作者要积极主动投入到经济建设的主战场,增进与其他工作部门的了解和联系,以保证档案信息开发项目服务到位。

4.跟踪意识。档案部门要为领导和各个工作部门服务,因此,要对领导和各个工作部门的工作进行跟踪,及时了解领导工作意图、各部门的工作安排及进展,选出适合工作需要的开发项目,以便及时提供档案信息服务。

5.效益意识。档案工作者要克服“坐、等、靠”思想,树立起档案开发利用创社会效益与经济效益并举的新观念,把档案信息开发工作真正提高到以创效益为中心的轨道上来。

6.公关意识。树立良好的职业形象是公关活动的核心,在市场经济环境下,档案事业的好坏,在很大程度上取决于我们在利用者心目中的地位,档案人的良好形象也是赢得上级领导和各部门以及社会公众对档案工作的理解与支持。确立自身应有地位的基础。是拓宽和巩固利用者市场,增强凝聚力,提高工作效益的重要保证。公关形象应该是美好的公众形象,端庄秀美的形象能给自身带来自信,清纯标准的语音会给利用者带来方便,提高档案工作的吸引力,凝聚力。

二、做好基础业务工作,为档案信息资源的开发利用提供有力的保障

开发档案信息资源是一个系统的工程,档案的接收、征集是存贮信息;档案的鉴定是筛选信息;档案的保管是维护信息;档案的利用是传递信息。因此,要进行开发利用档案信息资源,必须加强基础业务工作。

1.首先要存贮档案信息,增加档案信息的存贮量。要使室藏档案的内容不断丰富,一是要搞好正常的档案收集工作,努力做到嘴勤、脚勤、手勤,认真负责,积极主动,及时将各项工作活动中形成的有关文件材料、图表等收集齐全完整,如文书档案、科技档案、报纸、杂志等应尽力收集完整。二是搞好外部档案的征集工作,也就是将散失在个人手里和社会上与本单位有关,在相当一段时间内有一定潜在利用价值和参考价值的文件材料、经济资料等,去粗取精,去伪存真,有针对性地征集。

2.筛选有价值的信息,悼念来的材料往往是零散的、无序的、不利于开发利用。档案工作就要从浩瀚的信息中选出有保存价值的信息,依据一定的原则和方法,进行科学的分类,系统的组合排列,以保持文件的历史联系和形成规律,使其有序化,成为条理进然的有序信息,经过鉴定,用科学的方法加以妥善保管,为档案信息的开发利用提供可靠的保证。

3.档案信息资源要通过利用才能实现其自身价值。信息资源在利用同时,我们必须注意保护档案资源的完整与安全,避免流失。因此,要建立健全档案管理制度,如档案员岗位责任制、档案借阅制度、利用保管制度、销毁制度等来加强档案管理,以利于长远利用。同时制订科学的检索体系,可以加快档案的查找速度和准确度,为利用者提供快速、准确的服务。我们要下工夫编制完备适用,成龙配套的检索工具,为档案的开发利用提供必要的条件。

三、建立档案系统部门计算机网络,实现信息共享

近年来,随着电子计算机的普遍应用,各种档案管理软件也相继问世,极大地简化了档案管理程度,加快了档案检索查询速度,为档案信息资源的开发利用提供了有利契机。但是,单位信息资源毕竟有限,因此,建立档案信息网络,实现信息共享,必将大大促进档案的开发与利用,促进我国各项建设事业的发展。

四、加强档案的编研工作

档案编研工作是对档案信息进行系统化、精练化的加工过程,它把庞杂的、零散的档案信息进行有机的组合和必要的考订、加工,使其准确、系统、专业、它是档案管理,尤其是提供利用,从形成到内容、从档案实体到档案信息的深化,是系统地发掘档案的信息资源,主动有效地服务各项工作的重要手段。因此,档案人员应重视档案编研工作,搞好档案编研工作,主动向领导及有关部门提供编研材料,促进档案的开发利用。□

(编辑/刘佳)