浅谈公证存在的主要问题及解决的办法

刘立新

一段时期以来,司法部为了落实党的“十七大的文件精神,扩大公证服务范围,提升公证质量,进而增强公证的公信力,充分发挥公证工作在全面建设小康社会和构建社会主义和谐社会中的职能作用,提出在全国公证队伍中开展公证进万家和公证质量年活动。为整个司法行政机关、公证界所以至社会的认同。广大公证人员本着公证的基本原则和法定程序开展了卓有成效的公证证明活动,为经济发展和社会稳定做出了重大的贡献。总体上看很好,但是有一少部分公证处,存在着不少亟待解决的问题,笔者结合自己的实际工作,参阅相关材料,就现阶段公证存在的一些问题及如何解决处理,提出自己的参考性建议,仅供商榷。

存在的问题主要表现在:

一、 缺乏爱岗敬业、诚信为民的意识

一些人虽然在公证处工作,但是由于一些因素的影响,缺乏干好一行,敬业一行的意识。即使工作的不错,也认为在单位没有好的发展前景,思想颓废,不思进取,消极被动,得过且过,缺乏爱岗敬业精神。这些人可能有一定的工作能力,但基于上述认识,就减少工作的主动性,没有原动力,不能谈及对待以公信力为依归的公证工作的诚信和服务为民的精神。

二、 商业化倾向突出

由于我国正处于社会主义市场经济初步发展阶段,新旧体制的碰撞,社会现象的纷繁复杂,是个“磨合”过程,还没有使生产力得到大力发展,加之我国经济落后这个现实,一些公证人员可能因政治素质低、质量意识差、经济利益驱动等原因,把追求最大经济效益为目标的商者经营理念贯穿于工作中。没有摆正社会效益和经济效益的关系,也就是说没有把社会效益放在首位。结果出现了只顾经济效益,而忽视了社会效益和公证质量的问题,给当事人造成了经济损失,败坏了公证机关的信誉,公证界不乏此例。

三、 公证人员素质不高,服务能力不强

一些公证处的公证人员底子薄,缺乏应有的政治素质、业务素质和职业道德水平。有的公证员对公证的态度极不负责;有的运用法律不当出现错证,缺少应有主要证明材料,谈话笔录用语不规范,不说明问题,在审批表上承办公证员对于公证项目调查、认定一栏,写的流于形式或一塌糊涂,甚至承办公证员写下了审批人的用语。

四、公证服务秩序不够规范

公证处和公证人员办证给付回扣或压价竞争,未经有权限的主管部门批准,私自设定办事机构和分支机构。

五、不按法定程序办证

个别公证处和公证人员违规办证,随意简化程序,出现不按审查、调查、审批、出证、归档等程序环节办理,有的审查不细,缺少必要的调查核实,出证也不审批等问题,严重违反《公证程序规则》。

以上所列举的问题在一些公证处的公证人员能对号入座。虽然是个别现象,但却损害了公证信誉和形象,失去了公信力,影响了公证事业的发展,关于解决以上问题,可采取以下方法:

一、提高公证人员的政治素质,树立爱岗敬业理念

近年来,公证处人员比较稳定,一般工作年限较长,多数是中共党员,公证人员应深刻学习领会“三个代表”重要思想的内涵,增强政治敏锐性、树立全心全意为人民服务意识、爱岗敬业的理念,从保持共产党员先进性的高度,增强了使命感,从服务于市场经济维护社会稳定的角度,增强公证人员的责任感,树立为当事人提供优质高效的公证服务是工作第一要务的观点,认识到公证作为朝阳事业的美好前景,从而增强每个公证人员的精神活动。

二、强化公证人员的业务素质,提高服务技能

从整体看,随着形势的发展,公证机关办证数量连年递增,公证人员在办证时涉及法律和政策方面的知识也越来越多,这种形势下,对公证人员的业务素质有了更高的要求,为保证公证质量,提高公证人员的业务素质已是大势所趋。一是严格遵守业务学习制度。公证机关根据全年工作的需要,年初,在整章建制过程中,都把业务学习当作重要组成部分。这是个蓝本,公证处主任应认真履行自己的职责,带领全处人员认真学习,遵守制度,刻苦钻研法律和公证业务知识,不能只注意办证,而忽视全员业务素质的提高,通过认真钻研业务,使本处每位公证人员都具备良好的业务素质。二是做好定期培训公证。司法行政機关和公证业务主管部门每年都对公证员的业务定期培训,这是一个非常好的学习机会,我们应该把握好,通过认真学习以便公证员在实践中出现的新问题得到及时解决。三是加强进修学习。从现实情况来看,公证机关人员的整体素质不是很高,公证机关要鼓励年轻公证人员到高等学府进修法律,在经济条件允许的情况下,给予一定的经济补助,这样既增加了解决问题的能力,又给公证机关增添了后劲,从发展的眼光看,这点尤为重要。

三、正确处理两个效益的关系

公证处作为法律服务部门,起着规范和调整民事经济行为的作用,公证越来越受到人们的重视,运用公证手段保护自身合法权益已是方向,人们认为公证“好使”,这是公证存在价值的具体体现,也是公证社会效益的具体体现。我们认识到取得显著的社会效益是我们公证机关的立足之本和现在以至今后始终追求的奋斗目标。这就要求我们广大公证人员以侧重抓好社会效益为基础,同时抓好经济效益,一个公证处既有显著的社会效益又有良好的经济效益,对于它的事业发展和它的公证人员的经济利益都是有益处的。

四、严格公证质量

公证质量问题是整个公证工作的核心问题,为第一个公证处出现公证质量问题就会冲淡其成绩,弱化其优势,质量必须要高。公证员应按照公证程序办理每项公证,承办公证员要认真审查当事人要公证的法律行为的真实、合法性,认真记下谈话内容,规范谈话用语,使内容切中要害,说明问题,起到补充完善的作用。同时注重调查核实,运用行之有效的方法核查当事人提供证明材料,甄别其真伪,取得证据的信度,为决定是否出证提供事实依据。公证的效力体现在公证书上,公证书必须是审批人审批后决定是否出具。从这方面讲“审批关”是确保公证质量最主要环节关于审批问题(以下据述非主任公证员承办的公证事项),可采用以下方法:一是一般公证事项,由主任公证员直接审批。二是较复杂的公证事项,经公证处全体人员集体审定,然后由主任公证员审批。三是重、特大、疑难公证事项,在全处人员智慧基础上,请示业务主管部门和直接领导本公证处的司法行政机关,经共同研究,决定是否出证。□(编辑/梁永安)