加强档案信息管理 挖掘档案利用价值

杜广宇

近年来,档案数量的急剧暴涨与库房容量相对有限的矛盾一直困扰着档案界,为了解决这个矛盾,档案馆加大了鉴定工作的力度,并且提出了要介入文件管理流程进行前端控制,以保证在有限的空间内容纳最多、最有价值的档案信息。档案馆对档案信息源的鉴别、选择、收集工作成了一项重要而又艰巨的任务。因此,必须加强档案信息管理,注重档案信息传播,进一步挖掘档案利用价值。

档案馆馆藏的质量是传播活动的基础,没有高质量的馆藏就不可能有好的传播效果。我国档案馆馆藏结构不合理是老大难问题 ,以这样的馆藏为基础进行的传播活动效果不理想是意料之中的事,因此,应当把档案信息源提前到传播者之前,强调档案馆的“把关人”作用,严格控制进入档案馆的档案资料的比例及质量,优化馆藏结构,为档案信息传播打好基础。档案馆一些中心工作的开展需要馆藏以外的信息,例如举办展览,光靠馆藏不够,必须搜集馆藏以外的信息作为补充。因此,档案馆深层次上的档案信息传播并不仅仅是将馆内有序化的档案信息传递给受众这样简单,其真正内涵应是将分散在社会中无序化的、有用的档案信息经过整序、加工之后传递给受众。

档案信息传播的渠道包括大众传播渠道和公共组织传播渠道两种,以公共组织传播渠道为主。一方面,档案信息受众可以通过报纸、杂志、电台、电视、 网络 等大众传播媒体所公布的档案信息、档案信息的作用及利用档案的规章制度,接触、了解、选择档案信息,清楚档案信息的出处,了解利用档案信息的规章制度;另一方面,档案信息受众也可以亲自到档案馆,运用档案馆所提供的检索工具(案卷目录、全宗索引、分类目录、主题目录、专题目录等)查询馆藏内是否有符合自己需求的档案信息,并将查得的需求信息转换成信息代码,向档案工作者提出受传需求,档案工作者据此通过档案阅览、档案外借、制发档案复制件、制发档案证明或咨询服务等形式传播档案信息,也就是档案馆的利用服务工作。由此可见,档案馆在档案信息传播中担任中介的角色,是档案信息受众与档案信息间联系的桥梁,在 社会 档案信息资源无限扩大与受众个性化需求之间建立起对应的关系。

此外,在一般传播模式中,整个传播方向是单向式的,即受众在整个传播过程中对传播渠道是不具有支配性和选择性的,是完全被动的。而在档案信息传播模式中,在传播渠道和受众之间的箭头标志是双向的,即档案信息受众对传播渠道具有一定的选择性。对于档案信息传播者与受众之间的档案信息传递最终究竟是通过哪一种渠道进行,不仅传播者有决定作用,受众也有自己的选择空间,是由双方共同决定的。

传播渠道的多元性也决定了档案信息受众具有数量众多、构成复杂、分布广泛、分散流动的特点,因为档案信息传播的信息是为大众提供的,大众的外延可以涵盖所有的人类社会成员,任何人都可以接受档案信息传播的 内容 。从可能性上讲,在档案信息传播的过程中,大众即档案信息的受众。但是,从现实上说,只有当大众介入档案信息传播过程,采取某种主动行为,比如去档案馆阅览室阅览档案、看档案杂志、参加档案工作会议等,才能成为档案信息传播的受众。因此,严格地说,档案信息受众是指档案信息的利用者和接触者。

一直以来,档案界将档案用户视为档案信息受众的全部,事实上,档案用户只是在档案馆以阅览、复制、摘录档案信息或者制发档案证明等形式使用档案的直接利用者,而在档案公布、档案宣传、档案编研产品的发行、售卖工作以及在大众传播媒体中接触和阅读档案信息的人应当也是档案信息的受众,因为通过与档案信息的接触,接触者的态度和行为也可能会有所改变,从而产生不同的档案信息传播效果。因此,根据传播渠道的不同,档案信息传播的对象可分为大众传播的直接消费者和组织传播的公共利用者,具体来说,既有一般意义上的档案用户,也有观众、听众、读者、网民等等。

传播活动的最后结果就是受众接收到信息,并取得一定的效果,不论是好是坏。但是,如果受众不把取得效果的信息回传给传播者,传播者就不知道自己的传播最终有没有取得预期的效果,这样的传播过程是不完整的,因此,一个完整的传播模式必须建立一个反馈信息机制。笔者在所提出的档案信息传播模式中也把信息反馈作为其中一个基本要素。

信息反馈是档案信息传播后所产生的信息回流,是检验传播活动效果的重要环节。由于传播渠道与受众的多元性,档案信息传播的反馈活动同样具有多向性和复雜性,除了反馈到传播者——档案馆,还会反馈到传播渠道中的大众传播组织——报纸、杂志、电台等。相对来说,向大众传播组织的反馈一般是迟滞性的,而向档案馆反馈则是直接性的,一般由此构成档案信息传播活动再一次实现的一个螺旋过程,因此这种反馈具有循环性。

档案信息传播的反馈信息的内容是多方面的,可以是告诉档案信息传播者应该继续传播,也可以是要求档案信息传播者改变或者纠正原有传播内容或传播方式,然后再进行传播,或者是要求停止传播。档案馆根据相应的反馈信息,采取相应的措施以改进或提高原有的传播内容或方式,定能取得理想的传播效果。□

(编辑/梁永安)