企业信息系统综合评价的理论和方法研究

王 雷

一、什么是企业信息系统的综合评价及其内容

由于企业实施信息系统项目本身所具有的复杂性,导致其评价方法要比其他建设项目复杂得多,不同之处表现在:信息系统评价的很多指标难以量化;信息系统的建立是一个持续改进的过程;价值具有长期效应,还存在很多隐性效益。 它所追求的不仅仅是单一的经济性目标。除了从费用、经济效益和财务方面的考虑外,它还涉及技术先进性、可靠性、适用性、易维护性和用户界面友善性等等技术性能方面的要求,以及改善员工劳动强度和企业经营环境,增强市场竞争力等间接效益或企业文化方面的目标。上述目标的多重性产生了对信息系统进行多指标综合评价的必要性。

多指标综合评价的理论和方法研究是一个正在发展的领域,有关它在信息系统评价中的应用研究则更有待人们的努力。这里所谓的企业信息系统多指标综合评价,是指对信息系统所进行的一种全方位的考核或者判断,它具备以下三个特征:一是它的评价包含了多个独立指标。二是这些指标分别体现着信息系统的不同方面,通常具有不同的量纲。三是综合评价的目的是对信息系统作出一个整体性的判断,并用一个总评价值来反映信息系统的一般水平。

一般来说,信息系统多指标综合评价工作主要包括三方面的内容:第一方面综合评价指标体系及其评价标准的建立,这是整个评价工作的前提。第二方面用定性或定量的方法确定各指标的具体数值,即指标评价值。第三方面各评价值的综合,包括综合算法和权重的确定、总评价值的计算等。

与此相适应,需要建立一套完整的综合评价指标体系。

二、综合评价指标体系及构成原则

所谓信息系统综合评价体系,是指一套能够反映所评价信息系统的总体目标和特征,并且具有内在联系、起互补作用的指标群体,它是信息系统整体状况的客观反映。一个合理、完善的指标体系,是对信息系统进行全面评价和分析的先决条件。信息系统与其他系统相比,既具有一般系统的共性又有其特性。

在综合评价指标体系的构成原则上可表现为以下几点:

1.整体性原则。信息系统是一个完整的人—机系统,系统各组成部分需协同运动才能发挥作用,指标体系应能全面地反映所评价系统的综合情况。从管理信息的采集、加工、传输子系统、相应的业务部门组织环节到系统直接操作人员等各个组成部分,都应该客观地加以观察;信息系统对于管理所产生的直接和间接效果,也必须全面加以考虑。

2.可测性原则。指标的含义必须明确,数据资料应收集方便,计算简单,同时,指标体系内部及外部的同类指标之间能够比较,同一指标要具有历史可比性,这样才能从历史和现实的角度综合评价信息系统的现状和发展。

3.动态性原则。在信息系统发展的不同时期,对于信息系统的不同类型,都应能在评价指标体系中得到体现,根据需要可作相应的调整和改变。同时,指标设置要有重点,对于非重要方面的指标可以适当设置得到粗些,以简化评价过程。

4.层次性。这里的层次性包含多重意义:首先是指标结构自身的多重性,即一个指标由若干其他指标所决定而构成树形结构,这将为衡量信息系统项目的效益和确定指标的权重带来方便;其次是信息系统所属部门的层次,各层的子系统都应有相应的评价指标;再有是系统技术特征上的层次性。接口指标应当一致,并且能够有效地消除指标间的相关关系。

5.各指标之间应尽可能避免显见的包容关系。对隐含的相关关系,要设法以适当的方法消除。

三、利用综合评价指标体系的各项指标进行评价

根据信息系统的特点和综合评价指标体系的构成原则,试图给出一个较为完善的信息系统综合评价指标体系的框架,无论是宏观还是微观信息系统,EDPS、MIS,还是DSS,都能从该框架中找到相应的指标集并将其具体化。事实上,体系框架建立过程的本身,就是一项综合评价工作,它从三个方面进行综合考虑而建立起来的。

1.从信息系统的组成部分出发,信息系统是由人—机共同组成的系统,故可按人—运行质量、用户需求;机—系统质量、技术水平这两条线索构造指标。执行准确性、相应速度、信息存储量、界面质量、安全性、可靠性、文档齐全、数据共享、易维护性、容错性、技术先进性、技术首创性、开发效率;直接应用人员的结构、素质,系统运行率,系统维护率等。

网络建设和系统开发成本,网络建设成本包括网络产品、硬件产品和系统软件的购置费用以及综合布线和系统集成等费用。产品不是非得追求最新和最先进的,而是应该注意产品的性能价格比。

2.从信息系统的评价对象出发,对于开发商来说,他们所关心的是系统质量和技术;对于用户而言,则关于用户需求和运行质量;系统外部环境则主要通过社会效益指标来反映。领导重视程度、功能需求满足程度、人——机交互的友善程度、系统价格可接受程度。

3.从经济学角度出发,分别按系统成本、系统效益和财务指标等三条线索建立指标。开发成本:硬件成本、软件成本,运行成本、管理成本、维护成本;经济效益、社会效益对社会的影响程度、對本企业的影响程度、福利、就业,伦理道德,投资指标,收益指标,综合指标。

此外,绩效监控动态化:信息化系统应用将为企业提供丰富的管理信息,如何用好这些信息并在企业管理和决策过程中真正起到作用是衡量,企业应根据管理需要,利用ERP系统提供的信息资源设计出一套动态监控管理绩效变化的报表体系,以期即时反馈和纠正管理中存在的问题。这项工作一般是在ERP系统实施完成后由管理咨询公司的专业咨询顾问帮助企业设计完成。企业未能利用信息化系统提供的信息资源建立起自己的绩效监控系统,将意味着信息化系统应用没有完全成功。

管理改善持续化:随着ERP系统的应用和企业业务流程的合理化,企业管理水平将会明显提高。为了衡量企业管理水平的改善程度,可以依据管理咨询公司提供的企业管理评价指标体系对企业管理水平进行综合评价。评价过程本身并不是目的,为企业建立一个今后可以不断进行自我评价和管理不断改善的机制才是真正目的。这也是ERP应用成功的一个经常不被人们重视的标志。□

(编辑/李舶)