浅谈档案信息资源存在的问题及对策

于思琪

随着信息高速公路的崛起,各种信息在互联网上的交融,已成为信息社会的一种态势,被人们所接受,而档案信息作为社会重要的信息资源形态,逐渐受到人们的重视,而信息技术在档案领域中的广泛应用,档案信息化、网络化建设的全面推进,给人们提供了从网络信息形态中获得档案信息资源提供了条件。档案管理者的使命也由档案的实体保管者向档案信息提供者、档案信息导航者过渡,实现档案信息资源共享已指日可待。

目前,欧美国家在档案信息资源社会共享的问题上已取得了一定的进展。他们的档案信息资源社会共享是在优化传统服务工作的基础上依托网络来展开和实现。我国目前也已初步具备了档案资源社会共享的氛围与基础,但从现阶段的发展来看,档案资源的社会共享尚处于起步阶段。我们应以档案管理理念的更新为前提,以档案资源的建设、整合为条件,以符合档案工作规律的现代信息技术的有效应用为手段,努力促进档案管理模式的创新,以实现档案资源的有效利用与社会共享。

一、档案信息资源共享方面存在的问题

1.资金制约使档案信息资源网络共享难以形成规模。档案信息共享是一项高投入的事业,不论是信息化项目的启动、信息数据库的建设,还是在因特网的运作上都需要大量资金投入的,而档案部门用于信息化的资金十分有限,经费不仅需要前期在硬件系统方面的投入,也需要日常维持其正常运行的费用。

2.信息量不足,共享程度低。档案信息服务最重要的是信息,信息质量、数量是网上共享服务成功的关键所在。而纵观档案信息资源开发,受资金及电子文件现行阶段及档案信息开放程度的影响而滞后,且共享程度较低。从目前运行的网上档案馆来看,大多是将目录信息数据库送上网络,信息量十分有限而且信息质量不高。加之历史原因,档案馆的文本数据资源原本就不足,也就难以在短时间内补充信息,完善资源共享。

3.受自身技术及法律与安全条件的限制,档案网络共享在短时间内无法达到信息完全共享。档案馆在高新技术应用方面除了国家级档案馆及部分省级档案馆,先天不足、缺乏技术人才是普遍现象。无论是档案信息资源加工的数字化还是档案信息传输的网络化,都是离不开信息技术的应用。档案信息资源共享的实现与发展受制于档案人员运用信息技术的程度。还因受信息网络方面的法律、法规还不健全,信息基础设施尚不完善,网络和信息安全存在比较大的隐患,在短时间内还无法达到信息完全共享。

4.档案信息资源建设发展状况不平衡。经济条件较好的地区与系统、规格较高的单位具有技术、资金、人力等优势,档案信息化建设搞得热火朝天,而经济相对落后的地区、既无充足的资金,又无能从事档案信息化建设的技术人才,要摘信息化建设困难重重、步履维艰。

二、档案信息资源共享的实现对策

1.加强领导,统筹规划。档案信息资源共享应置于实现档案管理现代化的战略高度来考虑。在国家档案馆网络布局环境下,通过示范工程积累经验,在规划与设计、配套设施、组织机构与人员、资金投入等方面,有步骤、分阶段推进信息化建设,通过广域网实现档案信息资源共享。重点是建设信息网络与开发档案信息资源的各种标准,以实现信息资源建设的良性发展。

2.走共建共享之路,以整体互补优势来实现信息资源共享。档案信息资源共享工程不是一项孤立的工程,是国家信息化建设的重要组成部分。在档案信息化进程中涉及许多方面的技术、方法,特别是计算机、网络、系统安全等方面的高新技术及信息管理技术。要实施这样的工程仅靠档案部门的力量是不够的,选择信息技术部门特别是图书文献领域的协作及共建,不仅会使档案信息资源与其他信息资源成为同一体系,建立综合的数据库运行系统,增强档案信息资源共享性,使共享范围更加广泛,而且会弥补档案部门自身存在的诸如资金缺乏、设备落后、技术力量不足、网络通信建设滞后等问题,并减少不必要的重复浪费,是可操作的可行的档案信息资源共享的一条捷径。

3.尽快迎接电子文件进入档案信息资源共享范畴。档案部门借政府政务信息公开的东风,彻底抛开观望及凡事慢半拍的工作意识,抓紧落实电子文件归档及电子档案管理工作,尽快迎接电子文件进馆,并将电子档案领域划人档案信息资源共享领域。把档案工作的领域向前延伸,形成文档一体化局面,将档案信息资源的要求贯穿到电子文件处理的各个环节之中,以电子文件管理制度化、标准化、程序化来实行前端控制和全程管理,注意保留背景信息,保障信息资源真实性的目标。

4.重视数据库和数字档案资源建设。要实现档案信息资源共享,需要建立较为丰富的各类数据库作坚实基础。馆藏数字化越有特色也就越有被利用的价值。在建立自己特色的特色馆藏数字化基础上,各级档案部门共同建立并享有一个或多个颇具特色规模的数据库群,就可为用户提供高效跨库无缝连接的信息服务。如果档案部门将各地具有特色的专题数据库共享,将是我国数字档案信息资源建设的特色所在,毕竟资源建设还是档案信息资源的重中之重。

5.加强档案安全防范措施。浏览网上档案馆就会感觉到可供利用的档案信息资源实在是太少,一般的档案馆主页都给人一种版面好看,但难以进入之感。有的在主页设计上有欠缺,只有内容单调的介紹与规划,或者标明有关档案信息资源仍处于“正在建设中”,来访者找不到“嵌入式连接”点,只能“望门兴叹”。从80年代中期开始,一些档案部门已开始使用了计算机,数据的积累应该有一定基础,为何到用的时候,却拿不出东西,这恐怕跟档案部门长期以来“闭门造车”有着很大关系,而且相当多的档案工作者依然奉行“通过计算机辅助档案工作人员对档案载体进行管理”的观念,不考虑社会的需要。在电子化时代,无论是在线利用还是非在线利用,电子档案的安全保密问题都显得更为突出。由于计算机网络具有不够安全、不能保密、电子档案易被修改等因素,因此在建立网站的同时还需进行安全防范管理,网上数字档案馆的电子档案安全保密问题是我们将要面临的重大的棘手的课题。在西方发达国家,特别是美国,国家核心机密文件被计算机黑客窃取的事例已经很多。如果我们在技术上不能解决这一问题,它将成为电子档案网上利用的一个严重障碍。对于计算机网络与电子文件所存在的技术上的弱点只能靠技术上的发展去解决,作为计算机网络的使用者,电子文件的形成者和保管者都有责任关注信息技术的最新发展,也有责任采用最先进信息技术解决上述问题,在日常工作中要有杀病毒防黑客的防范意识和措施。

档案工作的服务性决定了档案要尽早致力于开发档案信息,以便提供利用档案信息,以达到档案信息利用功能的最大化,实现档案信息资源共享。然而,共享和安全是一对难以调和的矛盾,在档案信息开发过程中档案人员必须提高保密意识,认真地对档案信息做出鉴定,确定档案的密级程度和开放范围,严密审查、严格管理。同时加强对计算机档案管理系统的管理,确保系统安全。还要进一步完善安全防范措施,除采用身份识别、数据备份、访问控制、防火墙技术外,采取专用核心密码加密系统进行数据加密,在有安全保障的前提下才使有密级的信息在网上安全传输。

信息需要传播,传播是成就文化和社会发展的一个重要动力。通过计算机网络进行信息共享与信息交换,从传播的角度讲,彻底改变了空间对人的约束。档案馆要想真正使自己具有科学与文化性质,就应该在指导观念上由为少数人服务转变为面向普通大众服务。而当今及未来的社会最有影响的传播媒体莫过于计算机网络,因此说,借助于计算机网络摆脱自我封闭,走向社会,贴近平民百姓,应该是档案馆的一种最佳选择。□

(编辑/永安)