企业档案与文化建设

摘要：企业档案机构作为企业重要的文化机构，在企业文化建设过程中发挥着重要的作用。文章以我国企业档案工作与企业文化建设的关系为出发点，结合企业文化理论，探讨了如何在加强企业档案工作的同时，推动企业文化建设的新发展。

关键词：企业档案；档案工作；企业文化

中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1009-2374（2009）05-0082-02

经济文化一体化发展趋势使得文化因素在经济发展中的作用越来越显著。提高企业的文化内涵和文化附加值，正在成为经济增长的手段和追求的目标，经济竞争正在悄悄演变为更隐蔽的文化竞争。随着社会主义市场经济体制的逐步完善和改革开放的不断深入，许多企业已经认识到企业精神和企业形象带给企业的经济价值和社会价值，并逐渐在企业的生产、经营、管理、销售等活动中形成具有企业特色的新颖的社会文化现象企业文化。与企业文化建设有着密切联系的企业档案是企业的宝贵财富，它不仅仅是企业技术储备的一种形，而且也是企业文化储备的一种形式。作为企业基础管理不可缺少的子系统，企业只有进一步强化和发展企业档案工作，才能适应企业管理现代化和企业文化建设不断提出的新要求。

一、企业档案工作与企业文化建设的关系

企业档案与企业文化都是企业基础管理的一部分，虽然分属不同的管理范畴，但二者之间既存在区别，又有着不可割裂的内在联系。尽管企业档案具有多种性质各不相同的载体，但其都以具体的物质形态存在，具有直观性、形象性的特征。而企业文化不仅可以通过具体的物质形态表现其精神内涵，又可通过内隐的精神和意识形态体现企业文化的独特性。企业档案具有文化特性，企业文化又通过企业档案记载的内容体现出来。企业档案与企业文化之间的必然联系，决定了二者对企业的成长发展起着保障作用。

企业档案和企业文化建设相辅相成，互相依托：

1．企业档案为企业文化建设提供了大量的历史文献，是企业文化建设的历史借鉴和参考，对企业文化建设起着宣传推广和教育作用。企业档案管理工作是企业文化建设的重要组成部分，推动企业文化建设的发展过程。企业文化建设需要企业成长、发展历程的真实记载，需要有关企业经营哲学和企业精神文化宣传的记载，而企业档案作为记录企业成长、发展历程的载体，真实地记录了企业文化建设所需的全部资料，它为能为企业文化建设提供宝贵的材料，是企业文化建设的保障。企业档案工作者在收集企业档案时，要充分考虑企业文化建设的需求，分析哪些文件、档案或资料是企业文化建设所需的资料和素材，能推进企业文化的建设进程。因此，企业档案工作者必须具备较强的企业文化建设敏感性和企业文化建设意识。

2．企业文化建设影响着企业档案的收集范围和企业档案的价值和鉴定工作。企业档案的价值表现为企业档案客体对企业主体的需求和满足程度。企业档案价值受多种因素的影响和制约呈现出大小不一的价值体现，对企业经营决策有用的企业档案，其档案价值要大于对企业经营决策没用的档案。企业档案价值的鉴定工作带有较强的主观性，受多种因素的影响。企业文化建设作为企业管理活动的重要组成部分，不仅是企业档案信息收集的重点，同时它也影响着企业档案信息价值的鉴定工作。在企业档案价值鉴定过程中充分考虑企业文化建设的影响，使企业档案价值表现出多重价值，赋予企业档案更为丰富的价值内涵。

二、加强企业人事档案工作，实现以人为本的企业人力资源管理文化

企业人事档案作为企业选用人才、开发人力资源的基础，是企业档案信息资源的重要组成部分。优化企业人力资源管理，离不开企业人事档案工作的支持，与人事档案工作制度的不断完善有着密切关系。企业人事档案工作为人力资源管理工作提供基本的重要依据。人力资源管理的目的就在于在企业内部最优化地配置人才，做到“人尽其才，才尽其用”，提高企业的核心竞争力。因此，企业在选聘、考察员工的时候，不仅要看他现在的工作能力和水平，还要了解每个员工的全部历史和工作情况。人事档案是个人社会经历和实践活动的全部记载，较为全面地反映了个人的业务能力、职业道德和素质等基本内容。

健全企业人事档案制度，优化开发企业人力资源管理系统，应当从以下几个方面出发：完善健全人事档案内容制度，适应现代企业人力资源管理和时代发展的要求；结合企业档案工作规范化管理体系，对人事档案工作进行评估，形成切合企业实际的人才评价体系；企业人事档案实行社会化开放式的管理模式。

三、建立企业信用档案，开发企业诚信文化

社会主义市场经济发展日益完善的今天，企业的诚信、质量、创新构成了企业生存、发展不可缺少的三要素。建立企业诚信文化，健全企业信用档案，构建企业信用形象，已经成为现代企业迫在眉睫的工作。诚信经营从长远来看能为企业树立良好的口碑和信誉，进而在激烈的市场竞争中战胜对手、赢得客户，从而赢得整个市场。在市场竞争激烈的今天，诚信成为一种竞争力和无形资产，是企业的生存之道、发展之本。企业诚信文化，作为企业文化建设的有机组成部分，是企业文化经营哲学的重要内容，是企业文化精神层面的直接体现。企业应该树立“诚信第一，品格第一”的企业文化价值理念，使诚实守信、公平合法的经营理念渗透到企业经营的各个环节，渗透到企业文化建设的核心部分。美国惠普公司的企业理念是“以诚心换忠心”，我国海尔集团把“真诚到永远”作为企业的座右铭。这些都表明企业己经意识到诚信文化对于企业的生存发展有着巨大的影响，企业诚信文化的建设已经成为企业文化建设的关键所在。

九届全国人大五次会议上的《政府工作报告》中强调要“加快建立企业、中介机构和个人的信用档案。”而企业作为市场的主体和国民经济的基石，建立企业信用档案成为建立社会信用档案的重中之重。企业信用档案在企业的生产、经营、管理过程中起到了凭证作用，是企业的无形资产，能为企业带来隐形利润。企业信用档案，就是指在企业和有关管理机关中形成的，反映企业从事各种社会活动时的有关信誉和行为规范状况的原始记录，它可以纸质或其他存储载体的形式出现，具有一定的保存备查价值。不同企业的经营范围不同，因此其信用档案记录的内容也各有不同。但都能直接或间接地反映企业的信誉、诚信记录，具备查考利用的价值。

企业信用档案是企业诚信文化的载体，企业诚信文化则是企业信用档案的表现形式。二者相互依存，构成了企业文化建设的重要组成部分。企业诚信文化的建立离不开对企业信用的管理与监督，而对企业信用原则实施过程的监督与管理是建立在掌握了企业真实、准确、可靠以及系统全面的信用数据基础之上的，即对企业信用的监督与管理是建立在对企业信用档案的规范化管理基础上的。从企业档案工作的基本属性来看，系统、全面的收集并管理企业的信用数据，保证企业信用数据的真实可靠性，保证企业信用数据的原始凭证性，正是企业信用档案管理的基本原则。因此，建立一套规范的企业信用档案，是构建企业信用监督与管理机制必不可少的重要环节，即企业信用档案的建立是企业诚信文化建设的重要内容和根本。

四、建立企业形象系统，实现企业档案的文化价值

企业档案是企业生产、经营、管理等各项活动真实可靠的原始记录。它反映了企业在其日常生产经营过程中的全部活动，蕴含着企业深厚的文化底蕴，囊括了企业丰富的信息资源。企业形象是社会公众对企业及其行为产生的各种感知、看法、认识、感情的综合印象，是企业以体貌特征等图像形式表现出来的企业文化。企业档案与企业形象宣传，是企业管理文化的不同层面，它们都对企业管理起到了积极的促进作用，是企业管理体系中不可缺少的一部分。良好的企业形象，不仅能推动企业内部的生产经营管理活动，还能在企业外部产生巨大的形象推动力，给企业带来不可估量的经济效益和社会效益。企业档案中记载的企业在成长、发展历程中所荣获的各种奖项和成果，都是树立企业形象的典型素材。

企业档案与企业形象宣传有着极其密切的关系，企业档案与企业形象宣传都是企业的宝贵财富，都能为企业创造经济效益和社会效益，对企业的生存与发展具有重要的作用。因此，档案信息中心应当主动与企业宣传部门合作，积极开发深层次的档案信息资源，为企业的发展做好专题服务工作。企业档案机构可以收集企业荣誉档案，对荣誉档案实行集中统一保管，通过整理荣誉档案，提取出最能代表企业精神和价值观念的典型代表，树立能代表企业经营理念的形象，成为企业的无形资产。编写先进人物宣传册，发挥企业英雄模范作用。企业先进人物是企业精神的体现，是企业行为和群体行为规范化和合理化的优秀代表，是无数默默无闻的员工点点滴滴的企业精神实践的集中反映，是企业组织力量的缩影，是企业文化的枢纽。企业发现了这样的英雄人物，将其行为和实际行动表现，及其所创造的成果与企业的价值观联系起来，将其作为人们学习的典范加以表彰、宣传和榜样化。企业先进人物的模范带头作用有利于影响其他员工形成和坚持正确的观念。企业利用档案信息资源，挖掘企业的品牌价值，树立企业的外在社会形象和企业内部的英雄人物形象，提升企业社会地位，增加企业的文化附加值，不仅拓展了企业档案信息中心的档案保管和提供利用职能，丰富了企业档案工作的内容，还在很大程度上推动了企业文化建设的进程，促进企业全面经营管理的发展。

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作者简介：龙秀云（1964－），女，山东人，尤溪县建设档案馆馆长，研究方向：档案管理。