科学发展观视野下的高校二级学院办公室建设思考

荣丽春

[摘要] 科学发展观理论对高校二级学院办公室工作具有重要的指导意义。随着高等教育体制改革的深入,校院二级管理制度将为高校二级学院办公室工作带来新的机遇与挑战。要以科学发展观理论指导高校二级学院办公室工作,加强办公室管理队伍建设,努力建设学习型和创新型管理团队,为新时期高等教育改革服务。

[关键词] 科学发展观 二级学院办公室 管理改革

随着我国高等教育的发展,高校实行校院二级管理制度后,二级学院办公室作为学院的“窗口”,其管理工作不断加强,如何以科学的理论来指导和提高二级学院的办公室工作尤为重要。科学发展观是我党在新时期,全面建设小康社会实践经验的总结和理论的深化。科学发展观,第一要义是发展,核心是以人为本,基本要求是全面协调可持续,根本方法是统筹兼顾。这四句话是对科学发展观的科学内涵、精神实质、根本要求的集中概括。学院办公室工作要以科学发展观为理论指导,积极探索办公室工作的新思路和方法,切实提高管理工作,尽快适应新时期高等教育改革的趋势,积极探索行之有效的管理策略和方法,加强办公室建设。

一、以发展为目标,凸显发展理念,加强理论修养,强化管理职能

科学发展观的第一要义是发展。教育改革离不开发展理念,新时期高校二级学院院办要与时俱进,要有发展的理念,这个发展不仅包括学校的发展,也包括学院的发展和个人的发展。

首先,办公室人员要明确学校的发展目标。掌握学校的近期和远期发展规划,了解学校的教学、科研、人事、财务等相关政策,熟知学校各部门的规章制度,只有明确学校的整体发展目标,才能在规范二级学院的各项规章制度时做到有法可依、高屋建瓴,才能为学院制订师资建设规划、专业建设规划、学科建设规划等提供更好的意见和建议,才能更好地贯彻执行学校的各项规章制度,完成学校下达的各项工作任务。

其次,办公室人员要明确学院的发展目标。办公室要熟知学院的近期和远期工作目标,要在工作中抓好学院发展的中心工作,要以中心工作来带动日常工作,一个优秀的办公室工作团队一定是一个对学院发展目标十分明确的团队,只有对学院的发展和定位十分清楚,才能在工作中有条不紊,游刃有余,妥善处理好各项琐碎的日常工作,为领导出谋划策,为教师排忧解难,为学生提供优质服务。

再次,办公室人员要明确个人的发展目标。办公室工作包括人事工作,这就要求办公室对学院的每个人都要充分了解,对学院每个教师的学科、专业、个性特征都十分了解,要把先进的人力资源管理理念运用到工作中。人力资源管理是依据组织和个人发展的需要,对组织中的人力这一特殊资源进行有效开发、合理利用与科学管理的机制、制度、流程、技术和方法的总和。办公室要掌握基本的人力资源管理的方法,有效协调人的体力劳动、脑力劳动和情感劳动,认为每一个人都是一个可开发的资源,创造人的价值,掌握了这个规律,办公室在工作中就会事半功倍,更好地落实工作任务,更好地为领导出谋划策,知人善用,尽可能开发好每个人的资源,发挥人的最大潜能,激发人的最大热情,做好学院的各项工作。同时,办公室人员也要互相了解和熟悉,通过个性差异、能力差异、学科专业差异有效协调工作,做好个人发展目标和发展规划,学院领导也可以给办公室人员提供更多的发展平台和机会,激发办公室人员工作的热情和动力,促进学院的快速发展。

新时期高校二级学院办公室工作要坚持发展的理念,在宏观上要高瞻远瞩了解学校的发展规划和目标,微观上要熟悉学院的详细情况,了解教师需求、学生需求,为领导科学制订学院的发展规划提供依据和帮助。这就要求办公室人员要加强和提高思想理论水平,要有全局观念和大局意识,一切以发展为目标,以发展为根本,明确工作性质和工作职能,改变以往办事即称职的旧观念,不断调整工作思路与方法,以适应新时期高校二级学院办公室的工作形势。

二、以人为本,换位思考,改善工作方法,提高服务水平

高校二级学院办公室要深刻理解以人为本的理念,以人为本是高校发展的理念之基。将以人为本的理念运用到办公室工作中是有其必要性的。

首先,办公室工作的对象决定了在工作中要以人为本。办公室要面对的是来自方方面面的人,有学院领导、教师、学生、校内各管理部门的工作人员、校外与学院联系的人员等等,这就要求办公室在工作中要深入理解以人为本的理念,一切从服务于人的角度出发,尊重人,关心人,理解人,帮助人,协助领导善用人,在管理工作中做好桥梁和枢纽作用,起到沟通人的作用,既要能站在领导的角度考虑问题,为领导出谋划策,当好领导的参谋和助手,又要从教师的角度出发,切实考虑教师的发展和利益,反映教师的合理化建议,关心教职工的生活,正确协调处理好上下级之间的关系。

其次,办公室工作的性质决定了在工作中要以人为本。办公室工作是服务性工作,为教师和学生服务是办公室工作的宗旨,为了更好地为教师和学生服务,在工作中要时刻牢记以人为本的服务理念,经常进行换位思考,调整心态处理种种繁琐的日常教学和行政工作,耐心解答教师和学生遇到的各种疑问,不断提高管理水平和能力,正确处理突发事件和应急事件。

再次,办公室工作的职责决定了在工作中要以人为本,办公室不仅要处理日常的教学、行政和科研工作等,还要做好参谋、协调、督办工作,这就决定了办公室工作不能简单地以事论事、公事公办,要在工作中协助领导制订严谨科学的管理制度,抓好过程管理和细节管理,做好各项日常工作的记录工作,做好教学、行政管理的督促、督办工作,要在广泛征求教师意见的基础上以人为本完善学院的各项管理制度,促使学院各项工作做到公开、公平、公正,做到人尽其才、人尽其用,给教师提供和谐的发展氛围,集思广益,科学规划各项工作,依靠每一个人的力量,汇聚每一个人的力量形成学院发展的合力。

只有正确理解了以人为本的深刻内涵并将其贯彻到日常工作中,办公室在工作中才能改变以往机械落后的管理方法,办公室不是“脸难看、门难进、事难办”的官僚机构,办公室是综合性和服务性的机构,办公室要掌握先进的管理方法,牢记以人为本的服务宗旨,培养科学思维,经常进行换位思考,协助领导做好调查研究工作,以人为本制订和完善学院的各项规章制度和管理制度;以人为本加强学院的民主和法制建设,增强政策、制度的透明性,公开、公平、公正处理问题。以人为本要求办公室要用实事求是的方法工作,实事求是是马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论的精髓,是党贯彻倡导的优良作风。办公室工作要求实、求是、求真,按照客观实际,关注人的本质力量,提升人的自觉自为全面发展的主体地位,要多办实事,少说空话,树立全心全意为人民服务的思想,正确认识本职工作,潜心钻研工作方法,以人为本对待工作,以人为本处理工作,协调处理好学院科学发展和人本发展的关系。

三、全面协调,建设学习型、创新型办公室管理队伍

科学发展观的基本要求是全面协调可持续,学院办公室要了解校院发展的目标,全面协调各项工作,为学院的可持续发展服务。这就要求建设一支学习型和创新型的办公室管理队伍,培养一支精干的办公室工作队伍不但需要领导的激励和支持,同时也需要办公室人员通过自我修炼提高工作能力。

第一,采取有效的激励机制。激励是指激发人的内在动机,鼓励人朝着所期望的目标采取行动的过程。[3]激励理论是管理心理学研究的核心问题之一,办公室是学院的传令兵、执行官、督导者,学院领导要重视办公室工作,注重加强和提高办公室工作能力,采取有效的激励机制调动人的积极性,结合办公室成员的个性差异和业务能力,采取不同的激励方法,科学规划办公室人员的发展方向和目标,采取有效的激励手段,促进办公室人员业务能力的加强和提高,激发办公室人员的工作热情,要善于把人们的潜在需要转化成被意识到的动机。通过思想教育、改善办公条件、科研激励等方式,促使办公室人员热爱本职工作,对所从事的工作产生强烈的兴趣,来满足每个人的求知欲、探索欲、成就感,长此以往,树立愿意为办公室工作献身的坚强信念,达到提高工作人员积极性的目的。

第二,加强思想教育和学习。在办公室管理中要运用思想教育的方法,通过组织学习、党员活动、听报告、座谈、讨论、参观考察、调查访问、个别谈话等方式提高办公室人员的思想认识,使办公室全体成员形成正确的政治思想、良好的道德情操和强烈的工作责任感,使其懂得在管理中应该做什么,不应该做什么;应该如何做,不应该如何做,由此来强化学院的科学管理,思想教育还有助于办公室人员正确认识办公室工作在组织中所处的地位和作用,能够自觉地把本职工作和组织利益联系起来,充分发挥内在潜力,发挥办公室的地位和作用,产生克服工作困难的勇气和毅力。

办公室人员需要通过自我学习强化工作能力,努力建设创新型工作团队。办公室成员在工作中要加强分工合作,充分利用不同成员的个性特征、专业特征、能力特征协同作战,形成团结、合作的工作作风,通过实践锻炼强化基本业务能力,做到分工不分家,创新工作思路,发挥好参谋、协调和督办能力。

第一,发挥参谋作用。办公室工作不是简单地上传下达,做好办公室工作,要有创新思维,要敢于直言善谏,当好领导的助手,充分发挥参谋作用,要提高参谋的意识和能力,掌握调查研究的方式方法,工作有主见,敢于表达自己的意见和建议,讲究工作方法和技巧,注重参谋的时间、场合和地点,提高参谋的有效性。

第二,掌握协调技巧。办公室是综合部门,各项工作首先都要汇聚到办公室,办公室要发挥其上下左右联系沟通的作用。办公室要掌握协调技巧,循章办事,懂得各项工作的轻重缓急,消解各方面的误会和矛盾,做好当前利益和长远利益、个人利益和集体利益的协调统一。

第三,加强督办工作。办公室把各项工作任务分解下去之后,并不是完成了工作任务,要对各项工作做好督促和督办,要有详细的工作日程表,做好领导、各系部、教师的督促督办工作,讲究工作方法,做好各项工作任务的相关政策的解释,要有学习和接受新知识的热情和能力,做到督办不代办,抓好过程管理和细节管理。

四、统筹兼顾,全面发展,加强办公室管理队伍的素养建设

一支高效率的学习型和创新型办公室工作团队一定是整体素养十分高的团队,这就要求办公室要善于把握学院发展的全局,统筹兼顾处理好一般工作和中心工作的关系;统筹兼顾处理好学院发展和学校发展之间的关系;统筹兼顾处理好领导和教师之间的关系;统筹兼顾处理好教学、科研和管理之间的关系;统筹兼顾处理好学院发展与各系部利益之间的关系,充分调动各方面的积极性,掌握统筹兼顾的科学思想方法,处理好各方面的重大关系,并从以下几个方面全面提升办公室管理队伍的素养:

1.行政素养

指作为办公室的行政工作人员,首先要清醒地认识到自己的本职工作就是要做好行政服务工作,做事要快、准、稳,服务要勤、全、好,办文要及时、简洁,办会要有序、有效。掌握科学思维,创造性地完成各项工作任务。注重着装,语言得体,不听不传小道消息,能适时体贴他人的感情、给予别人真诚的关注,在办公室中不轻易许诺,而答应的事一定能做到。妥善处理好人际关系,拥有融洽的工作关系。工作态度积极热情,有创造欲望、有责任心、勤快、礼貌和善。

2.知识素养

是指办公室不仅要掌握业务知识,还要掌握各学科、各领域的相关知识,办公室人员既是“专家”又是“杂家”,在本职工作上要当专家,要掌握教育学、秘书学、应用写作、行政管理、档案学等相关业务知识,了解基本政治理论和政策法规基础知识,了解学院相关专业的业务知识,学习校院各方面的规章制度和政策措施,具有饱满的工作热情和学习热情,遇到不会的要立刻通过自我学习掌握新知识。在处理其他各类工作时又要当杂家,这就需要掌握公共关系学、心理学、传播学等不同领域的知识,这样才能在遇到新情况、新任务时做到有条不紊、处变不惊,更好地完成工作。

3.道德素养

是指办公室人员在工作中要有人格魅力,要有高尚的道德情操,时刻以集体利益为主,在工作中廉洁自律,不谋私利,正确处理个人发展和集体发展的关系,心怀坦荡,能屈能伸,戒骄戒躁,以科学的理论指导人,以高尚的情操鼓舞人,以诚实的人格魅力感染人,参谋不决策,工作踏实,任劳任怨,做事公道正派,不随意泄漏机密,甘心为他人做嫁衣裳,甘心为教师、为学生服务。

4.心理素养

是指办公室人员在工作中一方面要加强自己的心理条件的锻炼,另一方面也要加强自身的心理素质的锻炼。办公室每天处理的都是琐碎的日常事务,要加强记忆的准确性,思维的敏捷性,兴趣的广泛性,同时要在碰壁、遇到困难和受到委屈时,克服情绪心理、浮躁心理、悲观心理,要学会理智面对现实的态度,学会在困难中磨练自己的意志和能力,坚持正确的工作方法,取得成绩不骄傲,遇到挫折不气馁,保持一颗平常心,踏踏实实做好工作。办公室的工作素养提升了,才能在工作中协调处理好几项重大的关系,掌握工作的主旋律,更好的为学院的发展和建设服务。

五、结语

科学发展观不仅是在新的历史时期全面建设小康社会的指导纲领,也是推动科学、教育、文化等各项事业发展的指导纲领。新时期高校二级学院的办公室工作要以科学发展观为理论指导,办公室作为学院的中枢系统,要在工作中以校院发展为主线,以以人为本的服务为宗旨,以全面协调可持续为目标,以统筹兼顾为任务,加强办公室管理队伍各方面的建设,努力建设学习型、创新型办公室管理团队,适应校院改革发展趋势,为校院发展建设服务。

参考文献:

[1]中共中央宣传部.科学发展观学习读本[C].学习出版社,2008,(10):1.

[2]彭剑峰.人力资源管理概论[C].复旦大学出版社,2008,(7):11.

[3]刘永芳.管理心理学[C].清华大学出版社,2008,(1):65.

[4]孙荣.办公室管理[C].复旦大学出版社,2008(2).

[5]龙兴跃.科学发展观与高校教育管理[C].电子科技大学出版社,2008, (7).