论“邮件合并”功能在学校考务管理中的应用

乔 巍

摘要：介绍了MICROSOFTWORD提供的“邮件合并”功能在学校排考中的应用，同样，我们可以把这种方法运用到工作中的其他方面，大大地减少重复性劳动，提高工作效率。

关键词：邮件合并；学校考试安排；合并域

中图分类号：G424.2文献标识码：A文章编号：1672-3198(2009)24-0262-02

考务管理工作是我们教务管理部门一项比较繁重的教务活动，因此，每学期的期末考试安排就显得尤为重要，随着学校规模的扩大，在校人数的增加，排考的工作量逐步变大，每周的考试需要两到三天时间才能全部完成。在实际的工作中，我们经常会遇到这种情况，在制作教师监考单的时候，需要对考试安排总表重复地作处理，工作量很大，而利用WORD提供的“邮件合并”功能不仅可以减少大量的重复劳动，提高工作效率，每周的考试安排只需要两个小时左右就可以全部完成，还可以减少不必要的因内容拷贝，粘贴而发生的错误。

所谓“邮件合并”，是指先把文件中相同的结构和信息创建为一份文档(称为固定部分)，再把不同的信息创建为另一份文档(称为变动部分)，然后将两份文档以一定的方式进行合并，从而得到主体结构信息一致，而只有某些属性不一致的一系列文档。

“邮件合并”的步骤如下图1所示：

1创建主文档(即固定部分)

(1)新建一个WORD文档，命名为“监考单模版，doe”，并输入下图2所示内容：

(2)选择“工具”主菜单中“邮件合并”选项，弹出“邮件合并帮助器”对话框，如下图3所示：

(3)点击“创建”按钮，选择合并类型为“套用信函”；再点击“活动窗口”按钮，因为“监考单模版，doc”文档已经包含了监考单的全部固定内容，所以用它作为主文档。

2创建或打开数据源(即变动部分)

(1)点击“获取数据”按钮，选择“打开数据源……”选项，双击导人事先制作的对应数据源，数据源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的联系人记录表。在这里，我们使用的数据源是EXCEL表格。如下图4所示：

(2)在这个表格创建的时候，我们应该注意到，第一行应该是“域名”，其他行则是对应“域名”的“域值”，这个格式是关系到导人数据源是否能够成功的关键。

3在主文档中插入合并域

(1)正确导人数据后，在WORD主菜单下面会出现一个“邮件合并”的工具栏，如下图5所示，在主文档的相应位置插入不同的合并域。

(2)在插入合并域的时候，一些不需要的域名，如“主考教师”、“监考教师”则不需要作为合并域插入主文档中，插入后如下图6所示。

(3)在插入所需的合并域后，可以对它们的格式可以进行修改，比如，给监考1、监考2加下划线，同时在它们之间加顿号，则可以象编辑普通的文本一样，但必须是“《监考1》”这种形式进行编辑，而非“监考1”，加上“《》”的目的是以便和文档中的普通内容相区别。

4执行邮件合并

选择“邮件合并”工具栏中的“合并到文件”或“合并到打印机”，通常选前者，应在“打印预览”后再打印。就这样，本来大量烦琐的任务一会就解决了，生成的套用信函如下图7所示：

至此，邮件合并的步骤全部结束。

在实际使用该功能的过程，还有以下我们个人总结的经验：(1)邮件合并之前先建立主文档，是一个很好的习惯。一方面可以考查预计中的工作是否适合使用邮件合并，另一方面是主文档的建立，为数据源的建立或选择提供了标准和思路。(2)邮件合并之前先准备数据源，因为数据源通常是现成存在的，在准备自己建立之前要先考查一下，是否有现成的可用，如果没有现成的则要根据主文档对数据源的要求建立，根据你的习惯使用Word、Excel、Access都可以，实际工作时，常常使用Excel制作。

总之，在我们日常办公中，有很多需要用到“邮件合并”的地方，譬如，学生管理部门可以用它在学期结束时，向家长们发放成绩报告单I财务部门可以用它来进行工资条的制作；教务管理部门可以用于批量教师课表，学生班级课表的生成；还可以用于平时向多个部门的通知发放，处理大量日常报表和信件等；只有经过不断地实际使用，我们才可能进一步提高自己的应用水平，从而在各自的岗位上发挥自己最大的作用。