浅谈如何构建高职院校二级学院基层管理体系

【摘要】本文从管理学角度,对高职院校二级学院基层管理体系的构建进行微观探讨。论述了流程、制度、文化是管理体系的三要素,提出在基层管理过程中不仅要注重制度管理,更要重视流程和文化建设,这样才能构建完善和谐的管理体系。

【关键词】二级学院;流程;制度;文化;管理体系

随着高职教育内涵、功能的拓宽与规模的发展,高职院校管理更是日趋复杂化,一个创新和具有活力的管理机制是学校保持生机的源泉。目前,许多高职院校开始应用“扁平化管理”模式,实行校、院二级管理体制,即由传统的一级集权式的管理,转变为二级的分权式的管理。对二级学院赋予一定的责任与权力,使二级学院在学校总体目标、原则的指导下发挥管理主体的作用。实行二级管理体制改革是高职院校主动适应市场经济、改革人才培养模式、实现高等职业教育创新的必然要求。二级管理与原有的一级管理体制相比有着自身特殊的转变需求,实现这些需求又需要一种特殊的基层管理体系,深入浅出,我们认为这个管理体系的主要要素包括为流程、制度、文化三方面的内容。

1.高职院校二级学院基层管理体系中的制度、流程和文化

高职院校实施二级管理不仅需要人力、物力的投入,更重要的是营造出一种高效的基层管理体系,为二级学院管理实施建立较好的软环境。这个基层管理体系,就是建立组织的方针和目标,并实现这些目标的相互关联或相互作用的一组要素。它包括两个方面的含义:一是宏观层面的,即确定方针和目标;二是微观层面的,即建立达成目标的一组管理要素。在确定了组织的大政方针和目标后,从微观的角度出发,为了达成组织目标,一个组织的管理体系的管理要素包括流程、制度、文化三方面的内容。

流程就是合理利用资源,一组将输入转化为输出的相互关联的活动,是功能角色和团队完成某一工作的活动步骤和顺序。比如“培训流程”,就是指导培训相关的功能部门和角色(如培训负责人/培训老师/学员/实训室/继教部/培训学院/财务/广告宣传)如何配合完成培训工作的全过程,它不仅包括“上课”、“实习”等主体活动,还包括培训前期的“需求调查”、“招生宣传”、“制定培训计划”、“学员接待”,培训实施过程中的“培训意见收集”、“考试”,以及培训后期的“培训满意度调查”等全过程活动。

制度,简单的说,就是“告诉你对做了某一事情的后果的处理方法”。所以制度更多的内容是一种奖惩的规定,如:“培训考勤制度”。制度一般针对容易出问题的环节进行强调和警示,制度与制度之间是相对独立的。

组织的文化则是一个组织持续存在的理念依据,它包括组织的使命、追求、愿景、核心价值等内容,它是一个组织的“魂”,它是从人的精神层面出发去构建管理体系,是管理体系中最有活力的要素。

流程是站在全系统全过程角度进行引导一项工作如何开展,而管理制度则是针对系统中容易出问题的环节进行拦截。因此,一方面,流程是基础,制度应该依托于流程,好的制度有助于流程的执行,当制度无法执行时,往往意味着流程有问题;另一方面,“制度”的激励作用可以促使流程改善,在大部分组织,制度更多的是“处罚”的代名词,实际上这是一误区,制度中的奖励要比惩罚更容易起作用。而且激励因素往往会促使大家更多的主动关注流程,从而使流程得到优化。

流程和制度是一个组织管理体系的基础要素,但它们体现的还是一种“刚性”的管理,在它们面前人往往是被动的,因此在此基础上,开展文化建设,能让生硬的“流程”与“制度”,在文化的氛围下,变得“生动活泼”起来。文化渗透到制度建设、流程建设以及员工的行为规范的过程中,并把制度建立在心理契约的基础之上,能使员工行为从他律走向自律,使组织进入管理的最高境界:文化管理[1]。

流程、制度、文化是管理体系的三要素,它们从不同的角度出发,共同为组织的目标达成而服务,因此,在一个完善的管理体系中,三者缺一不可。

2.重视流程建设,构建基层管理体系基础

一项工作流程从全系统的角度完整地描述了这项工作的启动和退出的条件和标准、从启动输入到退出输出的一系列相关的活动、以及承担相应活动的角色职责,它为了全面地引导一项工作顺利地开展提供了基础。

流程的基础性体现在如下几个方面:

(1)流程固化了组织对一项工作的理解和要求,如培训流程,一方面会体现组织对培训工作要达成的质量目标、进度要求,成本及盈利的要求等,另一方面,也会体现组织对培训工作的理解:如培训对组织的价值,培训如何操作实施,各类角色如何接口和配合等。没有流程基础,组织的要求会得不到明晰和固化,也得不到有效落实。

(2)依据流程,组织中个体知道自己在流程中的角色和责任,知道自己要承担的活动(任务),也可以通过流程文件来开展活动,也能知道如何与周边在任务进度上、在工作交付上如何互相配合。没有流程基础,个体只能去“揣摩”开展工作。

“流程”是为实现某项功能的一个系统,而不是局部。系统可大可小,整个组织是一个系统,根据不同的分类原则,组织内部又可以分为若干个独立系统,如一个学院的“培训”、“教学”、“科研”、“财务”、“人员考核分配”等等。但是不管如何分类,各系统之间都会通过各流程系统之间的接口建立起紧密联系,最终织成一个涵盖全局的网络系统,流程为组织的目标服务,体现组织的价值。而“制度”更多的是针对局部出现执行力问题而采取的奖惩措施,包括对执行人主观态度以及客观过失造成损失的处理。

流程体现了“人性本善”的积极管理理念。不同的企业适用于不同的管理模式,不能简单的比较孰优孰劣,但是可以比较管理模式到底是积极的、还是消极的,而这取决于它所基于的管理思想是“人性本善”还是“人性本恶”。 历史上有名的典故“大禹治水,三过家门而不入”只是赞扬大禹治水的韧性精神,而让大禹名垂千古的则是他所制定的治水策略是“疏导”,而不是黄帝治水的“死堵”,后人在总结两人的治水功过时,无不指出最大差异在于“管理思想”的差异。

我们提倡的“流程导向”更多的是一种“以导治水”,其基于的管理假设是“人性本善”,其特点是以完成工作步骤、顺序作为核心,结合组织结构、人员素质及其他资源,站在公司的角度,来设定流程;它是企业管理原则的很好载体;它提倡以“对自己职责的本分”、“对上下游的积极信任”的态度来有效运作流程。 而“制度导向”更多的体现是一种“以堵治水”(且更多的是处罚),其基于的管理假设是“人性本恶”。简单的说即是“假如你不做,按制度进行处罚;你要胆敢再犯,加倍处罚;看你还敢吗?”,俨然是一种典型的消极管理模式[2]。

很多管理人员感叹流程执行难,解决这个问题,不同的管理文化导向表现不同的管理模式。“制度导向”管理模式的组织,管理者考虑的是“是不是处罚太轻了?”,随即修改制度加重处罚力度。而“流程导向”管理模式的组织,管理者更多的会从流程实际使用中发现的问题出发,去优化流程,最终回到流程。

3.重视文化建设,构建和谐的基层管理体系

对高职院校二级学院管理而言,实践过程中要以先进的管理观念为灵魂,但同时还需要优秀的管理文化来支撑。一个组织的文化是形成组织效能的共同认知体系。文化使每个员工知道组织提倡什么,反对什么,怎样做才能符合组织的内在规范要求,怎样做可能违背组织的宗旨和目标。文化是在共同认识下形成的一种氛围,在这样一种氛围下,即使不认同的人也会被逐渐同化。

一个组织的文化是大家都能认可的习惯性行为方式。习惯性行为方式是大家认可的、习以为常的,不是制度或法律。这种源自文化层面的力量,比起传统管理、命令、监督、惩罚的力量更彻底,更有凝聚力、约束力和推动力,也更有活力。法律强制人达到最低标准,文化引导人达到最高标准,给员工以希望,给工作以意义,使组织有前途[3]。

一个组织的文化是组织成员间达成的团队心理契约。组织和员工的关系靠两种契约来维系,一种是劳动契约,规定了双方责、权、利关系;另一种是心理契约,组织的核心价值观是组织的一种“德”的标准,员工以此与组织形成一种心理契约,即员工认同组织的共同愿景和追求,将个人目标与组织目标结合在一起,主动承担责任并进行自主管理。

在流程和制度面前,人往往只是被动地执行和服从,而文化建设和文化管理强调了人的主观能动性,体现了以人为本的和谐管理理念。这点就如西游记中的管理:早期在往西天取经的唐僧,靠“金箍咒”这种惩罚制度来管理孙悟空,在到达西天,得道成佛后,孙悟空就能自我管理了,这也就是 “佛”、“道”的效用,即文化管理的功效!

文化对流程和制度具有引导和牵引作用。如饮食行业中肯德基的“注意细节”的文化理念,它们在“销售”流程中,把大家认为已是简单的“找零”活动定义了详细的操作步骤。在通用电气,有“渴望变革”的文化,正是这种对不断变革的承诺,体现在绩效考评制度上,就是不以成败论英雄,这种文化和相应制度使得通用这家“百年老店”不断去旧纳新,保持着青春。

4.总结

高职院校二级学院管理模式的推行,管理责任与权力的下移、分散,迫切地需要“流程、制度、文化” 三方面健全的基层管理体系。而其中“流程”所体现的系统大局观和人性本善的积极管理理念,“文化”所体现的以人为本的思想,这都是和谐的关键要素。很显然,以这些和谐要素为主构成管理体系也就是和谐的管理体系。但这并不是说,我们有了流程和文化,我们的管理体系就和谐了,而只是说,流程和文化为我们构建和谐管理体系提供了思路和手段,关键是我们的文化要切实体现以人为本的理念,而不仅仅是口号,而应是大家自觉的共同价值观。另外值得我们注意的还有:流程要素要切实体现真正的系统大局观,制度要素也要以文化和流程为基础,对和谐起促进作用,而不是拖后腿;当然最关键的是要切实落实到二级学院的各项管理活动中[4]。

对于一个和谐的管理体系而言,制度是基本要求,流程是基础工程,而文化则是驱动力,三者之间,相互支持,构成一个完善的基层管理体系。这个体系不是能一日建成,基本建立后也并非大功告成而终身享用。实际上,管理体系也有其生命力,需要不断地维护、优化,以保持活力。我们在组织的管理活动实践中,要善于发现问题,解决问题,不断完善和优化管理体系。

二级学院基层管理是新形势下高职院校示范性建设的一项探索和创新,高职院校的管理层应当重视变革,并努力创造性地实施相应的工作方案,从而逐步建立应有的自我发展机制,更好的服务到二级学院的各项工作中去。和谐完善的基层管理模式,能彰显高职院校的办学特色和发展模式,以利于开创高职院示范性工作的新局面。

参考文献

[1]俞建伟.学院制中学院的内部管理体制[J].江苏高教,2007-1.

[2][美]托马斯·J·萨乔万尼著.张虹译.校长学—一种反思性实践观[M].上海教育出版社,2004.

[3]李开复.做最好的自己[M].人民出版社,2005-9.

[4]姚文兵,张曼平.二级学院的现状、存在的问题及对策建议[J].国家教育行政学院学报,2008-1.

作者简介:杨开亮(1979—),男,湖北荆州人,硕士,讲师,深圳职业技术学院汽车学院综管办主任,主要从事高职管理、思政教育研究。