高校美术教学资源档案管理探析

尹合娣

摘要：文章结合高 校美术教学资源档案管理工作实际，就如何进一步搞好高校美术教学资源档案管理工作谈了作者的粗浅看法。

关键词：高校美术教学档案管理

高校美术教学资源档案是指高校美术教学过程中所需的各类教具、资料、设备在购置、使用、保养等方面所形成的各类文字、作品、声像、图表等资料。它准确地反映出美术系各个历史时期的教学管理、教学质量、学科建设和学术研究情况，并能为院系发展、教学管理工作提供有力的凭证和参考。同时对教学、科研、管理工作向纵深发展和新型人才的培养有着十分重要的作用。因此，高校美术教学资源档案管理工作，对提高高校美术教学质量和美术系的建设与发展有着重要的作用。本文结合我院美术教学资源档案管理工作实际，就如何进一步搞好美术教学资源档案管理工作谈点粗浅的看法。

1、高校美术教学资源档案的内容

美术教学资源档案是高校美术院系档案的有机组成部分，是指美术院系在过去和现在的教学管理和教学科研实践活动过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、照片、声像等不同载体的文件材料。它主要包括以下内容：

1.1作品资源档案

1.1.1名家字画和教师作品。这些资料是美术教学资源档案中重要而权威的内容。包括书法作品、绘画作品及作品作者各类信息登记表。这些书法和绘画作品，多为我国部分美院专家的原创及部分美院教授学者来校讲学留下的精品；教师作品多为教师课堂力作或者任教以来在国家级、省级、市级参展获奖作品。

1.1.2写生考察档案资料。外出写生考察档案资料是学生在教师带领下有组织有计划地到各大城市及名山大川中，对城市地域建筑风格特色及民族风土人情，进行采风创作过程中留下的大量作品及路途见闻感受。考察写生资料包括考察写生报告及考察写生中的照片档案资料、声像档案资料、写生的各类作品以及作品成绩、作品展览等信息。写生考察档案资料是鲜活而富有特色的教学资料。

1.1.3毕业生作品档案。包括历届毕业生作品的所有信息，如作品及作品内容说明、作品成绩、作者及指导老师的基本信息等。

1.2美术教学档案资料。包括美术、设计的理论课和专业技能课的各种幻灯片、教学光盘及教师观摩教学技能大赛、优质课讲学的声像档案资料、专家学者来校讲学的声像档案资料以及各类档案资料的基本信息登记表、使用借还登记册、护养登记表等。

1.3美术教具档案。美术教具近百种上万件，占教学资源的大部分。美术教具档案包括生活工作中常见的一些实物、模型和道具(如民族服饰、动物标本、石膏雕塑及模型)和各类教具的文字说明资料(如名人塑像有关名人的生平介绍)、各类教具的购置登记册、各班级上课使用教具的借还登记册以及使用过程中损坏消耗登记表等。

1.4教学仪器设备档案。包括标示、型号、制造商名称、说明书、合格证、所有校准报告和证书、使用性能记录、保养维修记录等。通过专业教师对设备的使用，做最佳选择及学校购置设备、节约资金有着积极的参考作用。

1.5网络资源。网络技术的发展为美术课程的课堂教学和学生的课后活动提供了强有力的技术、信息支持。为学生提供学习资源、模拟学习情境和探究式学习活动的栏目。在这里可以看到不同时期、不同风格的美术名作，或当前具有代表意义的新潮作品，也可以看到学生自己的习作。

2、高校教学资源档案管理中存在的主要问题

2.1建档意识淡薄。长期以来人们对美术教学资源档案的重要性认识不够。档案建设与发展意识不能与时俱进，没有把开发利用档案信息资源的工作提升到应有的高度，从而在开发学校档案信息资源上深度不够、力度不大，致使许多有使用价值的档案信息深藏不露，不与凡人见面，成为无人问津的修炼物。如馆藏名家字画和历届毕业生作品终日深藏阁中，只是定期做一些常规的物理化学护养。学校购置保存这些字画的目的主要是为了服务于教学和科研，绝不是仅为了升值，而这些珍贵的教学资源整日闲置，这不能不说也是一种隐性浪费，这种隐性的资源浪费应该引起大家的关注。

2.2档案管理粗放。由于档案信息收集缺乏规划和计划，从收集管理到利用缺乏健全得力的制约机制，使得比较分散的资源收集不够齐全，一些具有较高价值的档案材料未能及时收集归档，造成一些重要的教学资源档案流失，影响了档案信息资源的开发利用。对于收集难度较大的科研档案，尤其是科研成果形成的阶段性关键性档案则收集不全，对教学、教师、学生档案信息只是以表格、数字形式进行收录，缺乏对重大教学活动、名师、优秀毕业生的跟踪信息收集。比如学生在考察写生活动中，留下了大量的摄影作品和写生作品，其中一部分作品都随着作品展览和成绩评定的结束而流失。

2.3开发手段滞后。近几年来，各高校对档案的信息化、数字化工作做了大量的实践。但是，信息技术瞬息万变。相比之下不少地方还处于相对滞后的状态，虽然现在高校普遍配备了计算机，但缺乏科学系统的归类、归纳、研究和开发使用体系，采取封闭管理方式，查阅利用范围小。甚至只建设不利用。有的甚至仅限于用其进行档案目录的管理，而缺乏对档案信息进行网络化建设，无法做到信息资源共享，这样必然影响档案信息资源有效地开发和利用。

2.4资金投入不够。没有符合规定的档案保管场所，缺乏必要的档案用品。一般存放在实验办公室中。没有专门的“六防”设备，有的与其他材料共存同一文件柜中。容易损坏丢失，收集整理主要靠手工管理。费时、费力而易出错。

2.5网络管理不健全。网络内容不仅要有本院系硬件设施、师资配备、学科建设、教学动态学术信息，还要有师生教与学过程中的优秀作品和专家学者、民间艺人的作品。

2.6队伍建设滞后。高校的基层档案工作人员大部分是兼职。并且一部分是半路出家档案管理人员，一部分是非档案专业人员。这部分人员。不仅工作变动频繁，而且缺乏档案管理专业知识，从事档案管理工作的能力和经验不足，无论在时间精力上。还是业务技能等方面都有一定的局限。

3、美术教学资源档案的管理对策

3.1转变观念。强化档案意识。档案部门要牢固树立为高校教学服务的观念，要克服半封闭办档案的错误倾向，以服务教学为己任。根据一定的原则和要求，拓宽服务渠道。将档案信息资源中的各种使用价值予以揭示，并通过各种科学有效的方法，使之直接服务于高校教学活动，满足师生对档案信息的需要。树立服务观念。积极发挥专业技术优势，把档案资源开发利用的出发点放在服务于教学、科研的效益上面，不但强调服务。而且讲究服务质量，追求服务所产生的效果。档案员要利用网页、简报、举办知识竞赛等方式宣传《档案法》、《档案法实施办法》及有关档案法律法规。在理论宣传的同时。介绍一些馆藏情况，让教职工、学生了解库藏档案，为开发利用工作