谈基层单位档案工作的监督和指导

王子肖

基层单位档案工作是国家档案事业不可分割的组成部分,是国家综合档案馆工作的重要基础。切实加强对基层单位档案工作监督和指导,对于促进基层单位档案工作建设,提高档案工作水平,保证档案事业可持续发展具有十分重要意义。

一、完善对基层单位档案工作监督和指导的机制

各级档案行政主管部门应依法履行监督和指导职责,根据本地档案事业发展规划,制定档案工作发展计划,推动档案工作监督和指导事前、事中、事后层层进行,实现档案工作监督和指导的阶段化。

(一)完善事前监督和指导机制

完善事前监督和指导机制,即以监督和指导工作为基础,对基层单位摸清家底,分门别类,明了监督和指导的范围,制定具体计划,明确工作内容。完善事前监督和指导机制,要畅通沟通渠道,及时掌握档案人员、档案实体和档案工作变化情况,实施动态管理。

完善事前监督和指导机制是监督和指导过程中的首要环节。首先,要对基层单位全面梳理,形成监督和指导网络,市、县(区)档案行政管理部门每年要开展一次档案工作调研,全面掌握本地区基层单位档案工作情况,完善基层单位档案工作台账;其次,对监督和指导对象进行分类,对监督和指导内容进行分析,对监督和指导人员进行分工,对监督和指导任务进行分解;再则,制定年度档案工作监督和指导计划,做到监督和指导的对象、范围、内容、重点“四明确”。

档案行政管理部门要以与时俱进的精神,针对情况变化和问题,建立健全基层单位档案工作监督和指导的长效机制,建立规范完备的监督和指导档案,排出重点单位和突出问题,该整改的及时整改,该查处的依法查处,加大档案工作监督和指导力度。

(二)完善事中监督和指导机制

完善事中监督和指导机制,即严格按照监督和指导的内容,高标准、严要求,一丝不苟,严谨细致地开展监督和指导工作,不能走形式、走过场。完善事中监督和指导机制,必须努力做到档案工作到延伸哪里,档案指导就跟踪到哪里,档案监督就实行到哪里。

完善事中监督和指导机制是监督和指导过程中的必要环节。档案行政管理部门必须做好三个方面工作:一是组织监督和指导人员学习档案法规和业务规范;二是不断扩大档案法规和业务标准的宣传领域;三是有计划、有步骤地开展档案检查活动。当前,各级档案行政管理部门要严格按照档案工作规范要求,坚持深入基层单位开展监督和指导工作,帮助基层单位解决档案工作发展中的管理、技术和业务问题。结合档案法制宣传,抓好基层单位档案工作制度的建立和落实工作;结合贯彻国家档案局第8号令,抓好基层单位档案工作规范的制定和实施工作;结合监督检查,抓好基层单位文件材料收集、归档材料齐全和档案材料保管工作。

主管部门对本系统、本行业基层单位档案工作进行监督和指导,是《档案法》和《机关档案工作条例》赋予的法定职责,有关主管部门在认真做好本部门档案工作的同时,要根据本部门的系统管理体制和行业特点,把本系统、本行业基层单位档案工作监督和指导纳入工作范畴,加大关注程度和投入力度,努力达到对本系统、本行业基层单位档案工作监督和指导全覆盖。同时要有计划、分步骤地推进档案进馆的基层单位档案管理现代化、信息化建设工作。

(三)完善事后监督和指导机制

完善事后监督和指导机制,即对监督和指导过程中发现的问题,要责令限期整改,对整改中的问题要及时跟踪,对整改结果要及时反馈。完善事后监督和指导机制,旨在对事前的疏于防范和事中的不力整治进行惩处和纠正,这一工作如果不能兑现,监督和指导就形同虚设,其整体功能必将受到大大削弱。

完善事后监督和指导机制是监督和指导过程中的重要环节。一要及时整改,要制定整改方案,明确整改内容,落实整改责任,设置整改期限。二要及时跟踪,对具备条件可以解决的问题,要马上整改;对通过努力能够解决的问题,要限期整改;对客观制约暂难解决的问题,要逐步整改;对情况复杂不能解决的问题,要协调整改。三要及时反馈,要主动公布整改结果,组织交流整改情况,公开答复整改问题。

完善事后监督和指导机制,还要建立基层单位档案工作通报制度,利用工作简报、信息等传媒的宣传报道,鼓励先进,鞭策落后,树立典型,以点带面,推动基层单位档案工作不断发展。

二、创新对基层单位档案工作监督和指导的手段

随着市场经济秩序建立,体制改革不断深化,新型经济模式相继出现,对基层单位档案工作监督和指导的一些老工作方法,已不能有效的履行档案工作职能,更跟不上形势发展的需要。各级档案行政管理部门要转变观念,不断创新,要结合档案工作中出现的新情况、新问题,不断创新对基层单位档案工作监督和指导的手段,将档案执法检查、档案专项检查和档案年度检查与对基层单位档案工作监督和指导相结合,不断完善基层单位档案工作监督和指导的形式和内容,提高基层单位档案工作整体水平。

(一)将档案执法检查与对基层单位档案工作监督和指导相结合

档案执法检查是档案行政管理部门对贯彻实施档案法规的监督检查以及依法对违反档案法规行为的查处。当前,由于档案法律法规不尽完善,各级档案行政管理部门还不熟悉、不善于运用执法检查手段推动工作,基层单位对档案执法检查的重视程度也存在着较大差异等原因,档案执法检查有时显得底气不足、经验不多、力度不够。档案执法检查还需要建立在档案监督和指导工作基础之上,才能避免盲目性,才能有效抓住检查的重点,有的放矢。

将档案执法检查与对基层单位档案工作监督和指导相结合,就是要以档案执法检查为主要手段,结合对基层单位档案工作监督和指导,扩大执法检查的覆盖面,增加频度,强化力度。对基层单位档案工作开展档案执法检查,要以是否将档案工作纳入工作计划、纳入领导议事日程,是否建立档案工作机构、配备档案工作人员,是否按国家规定将应当归档的文件材料收集齐全,分类保管,档案保管是否存在安全隐患等内容作为监督和指导的重点,进一步增强基层单位领导的档案意识和责任意识,为基层单位档案工作的顺利开展创造良好的外部环境。

各级档案行政管理部门要坚持有计划、有步骤地开展档案执法检查活动。落实到具体的基层单位,每年上半年,档案执法人员可对上一年度档案工作年度检查中发现的突出问题进行档案执法检查。而大规模的档案执法检查,可会同本级人大、司法、政府法制办及有关部门联合进行,形成整体联动的工作态势,一般每三至四年开展一次为宜。

(二)将档案专项检查与对基层单位档案工作监督和指导相结合

档案专项检查是档案行政管理部门为履行档案监督职责,对有关部门和单位档案工作的某一项业务专门组织的检查。一般的档案专项检查应把重点放在对档案工作业务标准、业务规范实施情况,以及档案基础业务情况的检查上来。

将档案专项检查与对基层单位档案工作监督和指导相结合,就是要以档案专项检查为重要手段,结合对基层单位档案工作监督和指导,把基层单位档案的收集整理、安全保管、提供利用、现代化管理等业务工作是否符合国家规范标准作为专项检查内容,对基层单位档案工作进行重点检查,不断强化基层单位的档案业务工作。档案专项检查人员要与档案监督和指导人员加强沟通与联系,要做好文字记录,并建立备案制度,就专项业务问题,及时向有关的档案监督和指导人员通报,提请在工作中加以注意。档案监督和指导人员对日常工作中发现的主要问题也应主动地向负责档案专项检查的人员反映,以帮助确定当前档案专项检查的重点。

各级档案行政管理部门在每年6-7月,开展基层单位文件材料归档检查,促使基层单位全面收集和规范整理各类档案,推动档案现代化进程,依法强化档案业务工作;每年夏季和汛期,进行基层单位档案防高温、防潮湿安全检查,秋冬和旱季,进行基层单位档案防火灾、防沙尘安全检查,督促各单位档案保管条件不断改善,确保档案安全。

(三)将档案年度检查与对基层单位档案工作监督和指导相结合

将档案年度检查与对基层单位档案工作监督和指导相结合,就是要以档案年度检查为主要手段,结合对基层单位档案工作监督和指导,根据每年确定的检查范围和检查任务,通过自查、互查、抽查、颁发年检证、发放整改书等形式,表彰先进,鞭策后进。在具体工作中,通过听、看、查、问、答等方式,按照组织管理、业务建设、保管条件、开发利用、重要活动等内容,进行综合性的档案年度检查,有力地推动档案工作持续健康发展。

各级档案行政管理部门组建档案监督和指导服务小分队,分片包干,深入一线,服务基层;宣传档案法律,讲解业务规范,传授整理技能,做好对一般单位和一般业务的档案指导工作,抓住重点单位和重点项目的档案监督工作,完成重大活动和重要领域的档案管理工作。