档案是科研事业可持续发展的保障

郑彦平

科学发展观的基本要求是全面协调可持续,农业科研显著的特点是连贯性、持续性,科学发展观自始至终贯穿在农业科研工作中。档案在科研工作中起到了举足轻重的作用,保障了科研工作的可持续发展。

河北省农林科学院是河北省唯一综合性农业科研机构,现辖12个专业研究所。我院主要开展以作物优良品种选育和高产高效耕作栽培技术体系为主的应用研究,以区域开发、试区建设和新产品研制为主的应用研究,以抗逆生理、生物技术为重点的应用基础研究和高新技术研究,以畜牧业研究和农产品加工为发展方向,开发推广科研成果和实用技术,着力解决全省农业生产中的重大科技问题。

我院自1958年建院以来,积累了大量的科学研究经验与成果,形成了一批具有科研价值的科技档案,成为我院档案资源的重要组成部分,为我院科研事业的可持续发展提供了重要保障和理论指导。

一、档案是科研事业发展的基础和保障

档案记录了人们在各种活动中的思维过程和实际反映,是历史、事实、知识和经验的真实写照,在每个业务领域中发挥重要的凭证和参考作用,成为科研、生产、服务等各种业务活动的支持和保障,是生产力发展的重要因素。档案工作在科研事业单位中的科学研究、科技开发、基本建设、仪器维修和各项管理工作中,起到了文献参考、资料依据和历史凭证的作用。特别是科技档案是科技生产、试验、管理等活动的真实记录,它生动载录和说明了整个科学研究过程的全部活动和科学事业发展进步历程。主要体现在两个方面:一是科技档案记述和反映了科学研究发展的历史,为新时期科学研究领域的学科发展及建设提供借鉴和依据;二是科技档案管理是科学研究事业发展的重要组成部分,它以知识为载体,集中体现了科研人员在实践中发明创造的具有自主知识产权的新成果、新经验、新思路最终使科技档案的科学价值在实际运用中得以实现。例如,在进行一项科研项目申报,特别是在拟订科研报告时,参考、借鉴前人的成果及科研试验数据、经验、总结材料,以此来实现科研项目的申报。我院科研工作从1986年开始,实行课题立项论证。当年,全院有152项院级研究课题利用科技档案撰写了论证报告。1986年,棉花研究所申报河北省棉花抗病品种区域试验和河北省棉花常规品种区域试验两项成果时,查阅了1979年—1985年有关档案,撰写了申报材料,顺利地完成了成果奖励申报工作。另外,在进行科研试验工作时,档案也是科研工作可持续发展和研究的延伸载体。我院2005年的棉铃虫低龄幼虫天敌——中红侧沟茧蜂人工繁殖与利用技术获得河北省技术发明二等奖,此项目组1979年在进行农田昆虫天敌调查时首次在我国发现了一种棉铃虫低龄幼虫寄生蜂——中红侧沟茧蜂,并发现这种寄生蜂能控制当代棉铃虫的危害。在以后的20余年中,对该寄生蜂的自然发生规律、生物学特性、寄主范围、人工大量繁殖技术、对棉铃虫的控制作用以及田间释放技术等方面进行了系统研究,并获得了重大发现和创新。档案记录着科研事业单位发展的过程,具有重要的参考和凭证作用。利用档案资源,完成了《河北省农林科学院志》和《河北省农林科学院年鉴(1986-2008)》编撰。其中《院志》获院科技成果二等奖,登记为省级成果,1998年由河北省科技出版社出版。2008年我院建院50周年,利用档案资源制作了《河北省农林科学院简介》宣传册、《为了大地的丰收》光盘和《河北省农林科学院1958年至2007年重大科技成果汇编》。我本人一直在农业科研单位工作,先后担任科技处长、研究所所长、副院长等职务,30多年的农业科研管理工作使我深深体会到档案管理对科研事业单位有着十分重要的意义,档案是开展科研工作必不可少的载体条件,是开展科研工作的前期基础,是科研成果、技术发明转化为生产力的桥梁和纽带。

二、与时俱进,不断提升档案工作水平

河北省农林科学院档案始于1942年,即它的前身华北农事场石门支场的基本建设档案。科技档案最早的是1943年棉花和小麦品种选育档案。时至今日,已有档案总数42624卷,23169件(文书),其中科技档案10635盒,文书档案16645卷,会计档案17572卷。在1988年我院档案工作实现了规范化。分别在1998年、2002年和2009年,遵照国家和省对档案工作的有关规定,针对档案工作中遇到的问题及工作需要,集中对档案管理制度进行了重新修订。目前已形成25项近6万字的管理制度,这套制度涵盖了我院档案工作的各个方面,对各种门类、各种载体档案材料的收集、整理、保管、鉴定、利用、统计和提供利用等都做了详尽的规定,有力地促进了档案管理工作的规范化、科学化。特别是院机关档案管理工作发展蒸蒸日上,从1989年达到省三级标准,1990年晋升到省二级标准,1992年晋升到国家二级标准,直到2002年晋升到国家一级标准,我院档案工作一直争当行业排头兵,走在事业发展的前列。院档案科更是在多年的工作中受到领导的一致好评,先后多次获得国家和省级的各项奖励与表彰。

为了在工作中永求进步,我院很重视对档案人员素质的培养。每年在档案工作检查或调研的基础上,组织全院负责档案工作的专职和兼职人员进行了一次档案业务培训。通过培训、学习和交流,档案工作人员的思想意识和工作水平不断提高,档案管理质量进一步提升。培训中大家针对在档案管理工作中遇到的疑难问题,进行认真分类、梳理,对驻石研究所档案人员进行面对面切磋、对驻石以外的研究所进行电话讲解;对于解释不清、解决不了的问题向省档案局咨询了解,寻求解决的办法和途径。

河北省农业科学院档案工作,现己实行了人工传统管理与计算机管理相结合的检索查询方式,使科技档案的信息资源得到更大的利用,为科技人员提供了快捷、准确的服务。同时,按照河北省“十一五”档案发展规划中的要求:省农科院机关纸质档案要在“十一五”期间实现50%的数字化。为了配合档案事业的良好发展,院领导都给予了很高的重视,2008年我院投资近四十万元新购置了档案信息数字化建设所需设备。同时,也得到了省档案局大力支持,为我们安装了档案信息数字化软件,指导我们如何操作使用,帮助我们解决在使用中遇到的问题。取得的成果也是显而易见的,截至目前共完成纸制档案数字化转换365404页,占室藏永久档案的70%。档案信息数字化工作的开展,将有效实现档案信息资源共享,使档案利用工作更方便、快捷、高效,从而促进我院科研工作的进一步发展。

三、在实践中认知档案的价值

档案价值的体现在于开发利用,为本单位科研及各项工作服务。农业信息与经济研究所建立省农科院成果查新数据库,将全院历年来科技成果档案录入到成果查新数据库,为科研立项、科技成果的鉴定、评估、验收、转化、奖励等提供客观依据,为科技人员进行研究开发提供可靠而丰富的信息。2008年,我院将科技成果档案中能够在农业实际生产中实用的成果,编成顺口、易于理解的手机短信,发布到河北省农林科学院手机短信平台,为农民解答实际生产中遇到的问题,促进农民增产增收。这样的例子不胜枚举。

总之,档案工作要面对发展现代农业、建设社会主义新农村的新形势、新任务、新要求,为进一步提高档案管理与开发利用工作,立足当前,着眼未来,切实为农业科研和技术推广事业发展提供更好的服务,为全面落实科学发展观、扎实推进现代农业和社会主义新农村建设做出新的、更大的贡献。