ERP下会计信息原始数据采集研究

宋鹤年

[摘要]随着ERP软件的不断更新以及网络环境的发展。企业数据及信息的需求者和使用者希望更准确更快速地得到自己所需要的企业各个方面的信息资料。企业为了适应这种需求，增强企业的竞争力。就必须从原始数据的采集速度与真实准确性上下手。提高ERP系统的运行效率。本文主要针对ERP下怎样提高原始数据采集效率与真实性进行探讨。

[关键词]ERP；原始数据；采集

[中图分类号]F232[文献标识码]A[文章编号]1673-0194(2009)24-0014-03

ERP(Enterprise Resource Planning。企业资源计划)是目前全球企业信息化采用的主流系统，是指建立在信息系统基础上，以系统化的管理思想。为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。ERP系统融信息技术与先进的管理思想于一体，是现代企业运行的主导模式。能够对企业资源进行合理调配，最大化地创造社会财富。

目前，国内外的ERP软件的会计信息系统是面对整个企业而设计的，与生产、销售、采购等模块实现了高程度的集成，会计信息采集功能已经分散到各个业务部门去完成，即各业务部门的数据，如采购数据、销售数据、库存数据、生产数据、人力资源数据通过集成技术可以实时传递到会计模块。会计模块的会计凭证主要是由其他业务部门输入的原始凭证自动转账生成，即会计信息随生产、销售等的业务流程同步产生，即在产生物流信息的同时产生会计信息。由于会计信息是在业务发生后采集和处理的，所以用于决策的会计信息总是滞后的。此外，一些劣势企业因其劣，主观上自然认为信息披露越少越好，即使强制披露部分，劣势企业为了示好、护短，往往会采取一些手段“修饰”信息，对信息包装加工。因为信息用户必须不断做决策，如果决策者不能从会计系统中取得所需信息，那么会计系统和会计信息的价值就急剧下降了。因此，提高原始数据信息采集效率与真实性成为当务之急，笔者认为可以从以下几个方面入手：

一、原始票据编号规范化

众所周知，原始票据是信息处理的起点，ERP下每个模块的票据都是由操作者手工录入的，这样既为信息“粉饰者”提供机会。又大大降低了信息生成的速度，无法将现代计算机超强的信息处理技术运用于ERP。笔者认为，原始票据的编号规范化是一个途径。编号规范化是指会计主体与信息用户相关的各种经济活动所使用的票据都具有一定的编码规则，像商品条形码一样打在票据的某个位置，而基于现代计算机不断扩容的存储空间ERP系统完全可以将一个标准票据库集成于系统中，每种票据都对应ERP系统下某个使其生成的模块(比如请购单关联采购管理模块，入库单关联库存管理模块)，借鉴超级市场或图书馆的条形码扫描的方法，每当有经济业务发生时，可以通过扫描笔或扫描器直接扫取票据上的条形码，ERP系统将自动打开与其相关联的模块或子模块，调取票据库中的空白票据。采用这种方法既大大减少了软件操作员的操作时间，而且还杜绝了软件操作员由于对软件不熟悉、知识不全面或者操作疏忽而错误打开其他模块中票据模板的情况。

二、票据内容扫描准确化

原始凭证(票据)是据以填制记账凭证、登记会计账簿的基础性会计资料，是反映经济活动的发生或完成情况，明确经济责任的书面凭证。目前，原始凭证的自动识别是ERP系统的一个瓶颈。ERP系统中除了原始凭证识别这一环节，其他环节都已经实现了自动化，如果能将自动识别技术(OCR)运用到ERP系统中，实现原始凭证的自动识别，不仅减轻了繁重的手工作业，减少了舞弊机会，还为审计和监督提供了良好保障。

光学字符识别(Optical Character Recognition，OCR)技术，是通过扫描等光学输入方式将各种票据、报刊、书籍、文稿及其他印刷品的文字转化为图像信息。再利用文字识别技术将图像信息转化为可以使用的文字信息的计算机输入技术。可应用于各种票据、大量文字资料、档案卷宗、文案的录入和处理领域。适合于企业大量票据表格的自动扫描识别及长期存储。相对一般文本，通常以最终识别率、识别速度、版面理解正确率及版面还原满意度4个方面作为OCR技术的评测依据；而相对于表格及票据，通常以识别率或整张通过率及识别速度作为测定OCR技术的实用标准。

将OCR识别技术应用于ERP票据处理系统。可以自动提取票据各种要素，如文字信息、图片信息、图表信息、数字信息等，这将大大减轻操作员的工作量，减少重复劳动。利用目前的高新技术OCR，直接从扫描后的凭证影像中提取金额、账号等重要数据，代替人的手工录入。

与前述条码识别自动调取票据库中空白票据进行紧密结合后，将会大大降低OCR技术中关于表格、图像等信息识别误差的情况，OCR技术识别的强项在于打印体数字与文字的识别率，通过近几年国内外OCR技术的发展。打印体的识别率基本已达到100％，而较为困难的手写体英文符、汉字符与数字符等信息识别，国内外也通过基于神经网络的模式识别、基于主曲线和粗糙集方法相结合、基于特征线检取等方法进行突破，如果识别率稳定在某个较高值的话，那么很快将会应用于ERP系统中。

三、签字、印鉴甄别智能化

如今，很多原始凭证的处理必须经过经办人或经办单位的签字与盖章才能具有法律上的证明效力，审核原始凭证的签字与印鉴将是避免会计信息失真的有力措施，而如果可以利用现代计算机技术来进行这一步骤，则又将主观或客观产生审核失败的因素完全规避。OCR技术虽然可以将识别签字与印鉴保存为图像，但还暂时无法鉴别真假，这就需要通过其他技术来完成这一工作，如生物识别技术与印鉴真伪鉴别技术。

(一)生物识别技术

生物识别技术主要是指通过人类生物特征进行身份认证的一种技术，这里的生物特征通常具有唯一的(与他人不同)、可以测量或可自动识别和验证、遗传性或终身不变等特点。所谓生物识别的核心在于如何获取这些生物特征，并将其转换为数字信息，存储于计算机中，利用可靠的匹配算法来完成验证与识别个人身份的过程。

生物识别的涵义很广，大致上可分为身体特征和行为特征两类。签字识别属于行为识别的范畴，研究表明，每个人的签字笔迹都具有独特的后天特征，但签字是可以仿冒的，普通的工作人员很难辨别仿冒签字的真伪，有可能会造成失误，所以主要还是依靠专家鉴定，比较烦琐而且主观性很强。而每个人签字过程中习惯的握笔方式、力量大小、书写速度、运笔过程等都可以成为辨别签字真伪的重要因素，而这些因素是很难被仿冒的。这种签字和签字过程相结合的识别方式可以大大提高对个人签名真伪认证的可靠性。

近几年，清华大学基于16位数字信号处理器以及电场传感器和加速度传感器，发明了一种智能签字识别笔，在使用者在完成签字动作的同时采集签字过程的信息，将

这些信息存入计算机的字迹比对库。当取得原始凭证时。计算机将OCR扫描到的签字图像与字迹比对库中已存储的此人的笔迹选取各种签字的特征数据进行充分的样本分析对比，给出辨别信息。如果将这种技术应用于ERP系统中，计算机处理原始凭证提取原始数据的真实性将大大加强。

(二)印鉴真伪鉴别技术

在我国，印鉴的作用尤其重要。随着计算机技术的不断发展。伪造印鉴的难度大大下降，从而导致伪造印鉴引起的犯罪活动屡禁不止。印鉴真伪自动识别技术，是运用计算机数字图像处理技术、模式识别技术进行科学的、准确的识别。能够有效地拦截伪造票据犯罪的自动识别系统。此方面技术在我国目前基本可以分为3类：模板匹配法、统计特征匹配法和结构匹配法。在模板匹配方法中，由于模板表达的就是原信号或其变换形式后的采样，相对失真程度最小，并且隐含了统计和结构两方面的综合信息，所以可以得到比特征统计和结构分析更好的效果。模板匹配鉴别效果好的另外一个原因就是它充分利用了印迹的位置信息。可以综合利用印鉴图像的位置、相关、方向和形状特征，分别用点阵、局部相关、方向分解和几何矩表示这些特征。这几种特征不是相互独立存在的，而是相互关联的。所以我们不能仅利用其中的某一类特征，同时也不能仅仅简单地把这些特征拼凑在一起使用，可以用这几类特征进行印鉴鉴别实验，对其鉴别结果进行综合评判。当然，目前在寻找快速、高效和稳定的印鉴鉴别技术并将其应用与集成到ERP系统过程中仍然有很多工作可以做。

在传统会计方式下，编制会计分录是会计工作的一项重要技术，也是会计流程中的一个重要过程。原始凭证是会计流程的开端和基础，后面所有的流程都要一环扣一环地与原始凭证保持一致。在手工条件下，为保持这种一致性，就有了账证核对、账账核对、账表核对的会计方法，这些方法虽然在一定程度上保证了会计信息质量，但却大大降低了会计信息产生效率。目前的ERP系统已经可以保证从电子票据到记账凭证到会计账簿再到会计报表的一致，但从原始凭证到记账凭证这一环节仍是人工完成，换句话说，如何将原始凭证自动加工成会计信息，成为阻碍会计工作效率提高的一大瓶颈。本文所提到的手段与技术为解决这一问题提供了一些契机，计算机可以直接从原始凭证读取数据而不需人工干预，会计流程得以简化，只要保证计算机系统的正常运行，就可以及时、准确地获得会计信息。随着现代科学技术的发展，在ERP系统中，运用计算机自动处理票据的要求日益迫切，它可大大提高票据的自动化处理效率，控制风险，这对企业推动业务自动化的历史进程。具有重要的现实意义。