ERP在我国企业会计应用中存在的问题及对策

麦海娟

[摘要]ERP作为崭新的现代管理手段，它的核心理念就是实现对企业经营管理各方面的信息资源进行有效的整合与管理。本文从ERP的管理理念出发，以用友ERP-U861为例阐述了ERP在我国企业会计中的应用模块，重点研究ERP在我国企业会计应用中存在的问题及相关对策。

[关键词]ERP；企业会计应用；存在问题；对策

[中图分类号]F232[文献标识码]A[文章编号]1673-0194(2009)24-0005-04

ERP(Enterorise Resource Planning。企业资源计划)在我国的应用始于20世纪80年代。ERP在我国虽然起步晚。但发展很快，尤其是在我国企业财务会计中应用最为普遍。这主要是因为现在市场竞争日益加剧，理财环境不断规范，企业利益相关者要求企业不断提高会计信息的质量，并能随时提供反映企业经营情况的财务信息，以便做出正确的决策，而传统的会计作业方式主要体现在事后收集和反映会计数据上。不能满足会计信息需求者的要求。ERP并不只是现代电子信息技术在我国现代企业会计中的简单应用，而是借用一种新的会计作业模式来改造企业旧的模式。在我国已逐渐被越来越多的企业所接受。本文从ERP的管理理念出发，以用友ERP-U861为例阐述ERP在我国企业会计中的应用模块，重点研究ERP在我国企业会计应用中存在的问题及相关对策。

一、ERP的管理理念

ERP作为崭新的现代管理手段，它的核心理念就是实现对企业经营管理各方面的信息资源进行有效的整合与管理。ERP的应用可加强部门之间的协作，提高企业的整体产出，增强企业的竞争力。其管理思想主要体现在以下几个方面：

1规范化、数字化、信息集成化的管理思想

ERP管理系统通过信息规范化与处理流程规范化。集成供应链上所有环节的信息，以及集成历史信息、当前信息和预期信息。从而实现统一、共享、安全的企业数据库，建立和统一业务处理规则，形成企业集成化的管理。

2体现对整个供应链资源进行管理的思想

现代企业的竞争已经不是单一企业与单一企业间的竞争。而是一个供应链与另一个供应链之间的竞争，即企业不但要依靠自己的资源，还必须把经营过程中的有关各方如供应商、制造工厂、分销网络、客户等纳入一个紧密的供应链中，才能在市场上获得竞争优势。

3体现事前计划与事中控制的思想

ERP系统中的计划控制系统主要包括主生产计划、物料需求计划、分销资源计划、采购计划、利润计划、财务预算与计划和人力资源计划等，而且这些计划功能与价值控制功能已完全集成到整个供应链系统中。另外，系统通过定义与事务处理相关的会计核算科目与核算方式，在事务处理的同时自动生成会计核算分录，保证资金流与物流的同步记录和数据的一致性，从而实现了根据财务资金现状，可以追溯资金的来龙去脉，并进一步追溯所发生的相关业务活动，便于实现事中控制和实时做出决策。

4对企业的集成管理

ERP所体现的集成管理思想有两个方面：其一。在企业内部，ERP将生产、销售、财务等职能有机集成在一起。使它们成为一个有机的整体，发挥企业的最大潜力；其二，在供应链内将供应商、分销商等纳入自己的管理系统中，通过共同协作，实现自己的目标。

二、ERP在我国企业会计中的应用模块

ERP在我国企业会计中的应用是通过使用ERP软件中的财务会计子系统(也称为模块)来实现的。各子系统(模块)功能不同，但它们之间是相互集成的，可共享信息资源。现以用友ERP-U861为例说明我国企业会计中常用到的几个模块的功能，如图1所示。

(1)总账系统。主要用于建账、凭证管理、标准账表、出纳管理、数量核算、外币核算、月末处理和辅助核算管理等。它是整个ERP财务会计系统的核心。薪资管理、固定资产管理、成本管理、资金管理、应收／应付账款系统及存货核算系统都可向总账系统传递数据。值得一提的是总账系统还能提供总账、明细账、凭证、原始单据相互联查、溯源等功能。

(2)UFO报表。是系统报表事务处理的工具，与账务各系统有完善的接口。主要功能有：文件管理、数据处理、格式处理、图形、打印、二次开发等功能，并内置了多个企业常用的会计报表。

(3)薪资管理系统。其主要功能有：自动进行企业员工的工资结算、分配、核算以及各项相关费用的计提。它能够登记工资、打印工资清单及各类汇总报表。计算计提各项与工资有关的费用，自动做出凭证，导人总账。另外，它还能提供强大的工资分析和管理功能。

(4)固定资产管理系统。用于进行固定资产总值、累计折旧数据的动态管理，协助企业进行部分成本核算，还为设备管理部门提供固定资产实体的各项指标管理工作。

(5)应收帐付款管理系统。应收款管理系统是因为销售商品，提供劳务等形成赊销而需要记录其形成过程和结果。一般包括销售合同的管理、销售发票的管理、贷款回收、账龄分析、客户基本信息管理等管理功能；应付款管理系统是因为购货、接受劳务而尚未支付货款而形成的经济活动的集成，一般包括：供应商基本信息管理、采购合同管理、发票管理、账龄分析等模块，它能够和存货系统自动集成。

(6)资金管理系统。用于对现金流入流出的控制以及零用现金及银行存款的核算。此外，它还和应收账、应付账、总账等模块集成，自动产生凭证，过入总账。

(7)成本管理系统。成本管理系统提供成本核算、成本预测、成本分析功能，满足会计核算的事前预测、事后核算分析的需要。

三、ERP在我国企业会计应用中存在的问题

1瓶颈问题——资金不足

ERP系统的实施绝非是少量的投资就可以解决的，单纯软硬件的投资就不是个小数目，而且在ERP的实施过程中，还需支出人员培训费及系统维护费。为此，资金不足是企业还没买或只购买总账、报表模块而未应用其他ERP财务会计模块的主要原因。

2盲目选择ERP软件

企业选择ERP软件的渠道有：①选择国外现有的ERP系统。其ERP技术较成熟，但价格昂贵、未必符合中国国情。②选择国内开发的ERP系统。其优势是熟悉我国会计制度和企业管理的特色，但在ERP系统理论、开发实力等方面难以和国外软件公司匹敌。③企业定点开发系统。符合自身特点、适用性强，但成本较高。企业在会计中使用哪种ERP软件，一定要结合国家的会计政策、制度、法规和企业实际情况做好选型工作。若盲目选择ERP软件或只考虑价格低等因素，在企业ERP实施和应用中将会困难重重，甚至失败。

3缺乏必要的ERP实施技术队伍

ERP系统的实施不只是计算机专业人员的事情，它涉及企业的各个管理部门和管理层次，需要能把业务知识和

计算机知识有效结合的人才。但目前我国大多数企业会计人员虽然会计专业知识过硬，但接受教育程度低、基础薄弱、缺乏进取和创新精神，计算机知识欠缺；实施ERP系统，还要求管理人员具备相当高的素质，事实上大多数企业的管理者对ERP系统了解不多，对它的重视和参与程度还远远不够。

4对ERP软件各模块的系统初始化重视不够

系统初始化是指将企业事先准备好的各模块所需的基本信息按ERP软件的要求录入到计算机中的过程。如果没能以发展的眼光进行系统初始化，将会导致日后会计业务处理的不便，甚至使会计信息化难以继续。普遍存在的问题是：建立账套时没考虑客户分类，随着企业业务的迅速拓展，企业将难以使用ERP软件进行客户管理。

5对ERP软件的一些特殊功能了解不够，只建立了手工账的电子版

会计信息化后与传统的手工会计处理有许多不同。因财务人员素质低等原因，不少企业所建账仅是手工账的电子版。典型问题如下：

其一，没有使用ERP软件中部门核算、个人往来、客户往来、供应商往来、项目核算的辅助核算功能。使用辅助核算的优势主要在于简化科目结构、便于按辅助核算进行管理和查询等。但现实中多数企业仅是将过去的手工账在ERP软件中按原设科目建立账套。明细依然很多，根本没用到辅助核算功能。

其二，只使用总账、报表两个模块，没能结合企业实际情况将其他模块一起使用。如已购买固定资产、薪资管理等模块，但没能启用，继续使用手工方式等。

其三，不会使用期末结转功能。不少企业的财务人员在使用ERP软件时，期末结转业务仍在使用手工计算或从电脑上查出余额后再填制新凭证的方法。

其四，不使用出纳管理的功能用银行对账。让出纳手工完成现金日记账、银行日记账、支票登记、银行对账的现象很普遍，给出纳工作带来诸多不便。

其五，没能实现财务业务一体化。在企业调研中我们发现ERP软件在财务会计中的应用与购、销、存业务中有很多数据是分别进行处理的，最常见的问题是财务上往来账与业务部门的有差异。究其原因，大多是因为未对客户与供应商进行分类管理造成的。

6不同岗位操作员权限不明确

众所周知，ERP软件中不同岗位操作员权限的划分是会计信息化后会计内部控制的主要手段。然而，现实工作中常见的问题有：①会计、出纳、审核人员权限划分不明确。如有的企业存在让出纳审核凭证的现象。②各岗位人员的密码财务部门人员人人皆知，存在着大量的安全隐患。③财务部门人员编制不够时，有在软件中虚拟操作员的现象。

7缺乏高层次的ERP软件使用人员

ERP软件在企业会计中的应用效果取决于企业会计人员使用ERP软件的能力。多数企业的财务人员只是在企业购买软件时接受过短期的培训，而且重点在总账和报表两个模块上，在企业日常处理中由于岗位分工不同、害怕软件使用中出问题等原因，大多数企业的会计人员只使用培训过的简单操作流程，没有机会深入学习与实践ERP软件更多的重要内容，更谈不上多模块综合运用了。因此，引进或重点培养高层次的ERP软件使用人员迫在眉睫。

四、加快ERP在我国企业会计中应用进程的相关对策

(一)对已确定实施ERP的企业

1购买适合本行业的ERP软件或采用在线会计服务模式

纵观目前我国ERP软件市场，在选择ERP软件时，企业要先进行同行业企业应用ERP软件的状况调查，再结合本企业会计的实际情况，确定可购买的模块(至少包含总账、报表模块)及投资计划，重点比较性能、价格和服务3个方面。

需要特别说明的是：随着网络技术的不断发展，对于资金严重匮乏的企业还可考虑采用基于SaaS(Software asaService，软件即服务)的在线会计服务模式，即以SaaS模式交付，免除企业花费巨资购买正版软件并进行软件安装、软件升级等一系列工作，借助互联网(如：金蝶友商网http：／／www.youshang.com，用友伟库网http：／／www.wecoo.com等)每年只需付少量费用即可租用正版软件进行会计业务处理的一种模式。随着互联网的快速发展，在世界各地通过互联网登录，去记账、结账、报税、审计等已不再是梦想。

2制定明确的ERP应用目标

购买ERP软件并由软件公司安装后，制定明确的ERP应用目标是ERP在我国企业会计中应用之关键。在我国多数企业都采用以会计信息化带动整个企业信息化的战略，ERP在企业会计中的应用就成为企业ERP实施的重要环节。整个过程不仅需要企业厂长(或经理)、各级管理人员及会计人员的高度重视，明确本企业通过应用ERP促使企业在会计核算方面需要改进、提高和创新之处及应达到的具体目标。如：正式启用总账、报表模块的时间、已购买的薪资管理、固定资产等其他模块启用的时间等。应用目标一旦制定后，必须按期、按质完成。

3实施ERP前的准备

实施ERP前准备工作的好坏将直接影响企业ERP的实施。可参考软件销售人员和同行业使用已选定软件的经验，需要准备的内容除必备的计算机硬件外，还要考虑：

(1)准备项目实施计划。做到领导重视、项目实施进行整体规划。

(2)准备ERP应用人才。立足于培养自己的ERP应用人才，引进或聘请兼职ERP应用人才也是一条捷径。

(3)准备所需岗位人员。以用友ERP-U861为例，应准备好系统管理员、账套主管、会计、出纳等岗位。

(4)准备初始化资料。如整理出建立账套及基础设置的相关资料，特别是往来账中的个人、客户、供应商的相关资料，能使用辅助核算功能的尽量减少明细科目的设置。

需要强调的是建立账套及进行基础设置时要有前瞻性。如对外币核算、客户、供应商必须分类，对会计科目、客户、供应商、结算方式等的编码在编码方案中多设几级等。

(5)准备常用摘要、常用凭证。分析本企业业务，将常用会计摘要、常用会计凭证列出来进行统一编码，便于借助ERP软件进行凭证的录入与摘要汇总。

(6)准备期末可自定义转账的业务。期末结转是各ERP软件中财务会计部分的一个亮点，也是用户使用时的难点。事先整理出本企业可自定义结转的凭证(如每月需摊销的报刊费、期间损益结转业务等)，既可减少期末会计的工作量，也可保证期末结转业务处理的正确性。

(7)考虑新旧会计科目的转换。新会计准则的实施要求我们在建立新账套时必须注意新旧会计科目的转换。如将“应付工资”科目名称改为“应付职工薪酬”等。

4使用ERP软件，注意与手工账的衔接

在完成上述实施ERP前的准备工作后，经有关财务主管部门批准企业方可在软件咨询人员的指导下开始建立账套并启用总账、报表等所用模块。

要注意的是：ERP软件首次在企业会计中应用时手工

账与电脑账至少要并行3个月时间，手工账与电脑账完全一致且经主管财务部门同意后才能正式甩账。

(二)对已使用ERP系统的企业

在总结以往应用ERP软件进行企业会计业务处理过程中不足的基础上，针对下列常见问题可分别采取相应对策：

(1)在下一年度初(1月份)进行相关设置的调整。典型技巧如下：(D改变一些选项设置。如：选择“出纳凭证必须经由出纳签字”，“凭证必须经由主管签字”等选项，可严格对凭证的处理，一张凭证可实行会计制单、出纳签字(仅对出纳凭证)、审查核人审核、主管签字等；②改变凭证类别。如将凭证类别由记账凭证改为收款凭证、付款凭证、转账凭证等；③调整部分会计科目的设置。尽量使用前述辅助核算，减少明细科目，便于进行辅助核算的查询、账簿的打印等。

(2)将企业内部会计控制落到实处，行使会计主管、账套主管的权限，将各岗位的权限分配明确。并要求各岗位人员严格遵守会计制度且经常更换密码、责任到人，不得使用虚拟的操作员。

(3)充分发挥出纳作用，使用出纳管理功能。出纳不必登记现金日记账、银行日记账，可方便地查询资金日报单、使用支票登记簿、使用银行对账功能等。

(4)使用期末结转功能。事先定义自定义转账分录，让期末处理简捷且高效。

(三)鼓励企业改变观念，进一步深化ERP在企业会计中的应用

(1)启用已买的除总账、报表模块外的其他各模块，实现多个模块向总账传递数据，为企业服务，真正体现出ERP管理思想的优越性。

(2)鼓励只买过总账、报表模块的企业在积蓄了一定经济实力后尽早购买企业所需的其他模块。因为其他各模块可与已有的模块进行无缝连接。

(3)树立使用ERP软件，但不一定要拥有(无需购买、安装在本地计算机上，只需租用)的观念。鼓励企业利用前述基于SaaS的网络平台租用软件进行在线会计、在线代理记账、在线进销存等业务处理。

(四)培养或引进高素质的ERP应用人才，强化ERP在企业会计中的应用效果

企业需要一支知识结构合理、技术水平较高的专业人才队伍，以保证ERP系统的实施、正常运行和维护管理。ERP在我国企业会计中应用，要求企业领导者要具备应用ERP的素质，会计人员不仅要具备会计专业知识，还要具备有关计算机、网络、ERP软件的相关知识，能够熟练地操作计算机。因此，通过在职培训培养企业高素质的ERP应用人才已成为强化ERP在企业会计中的应用效果的当务之急。必要时可高薪聘请或引进高水平的ERP软件使用人才，以实现结合企业实情、充分利用ERP软件功能、提高ERP在企业会计中的应用水平的目标。

目前，国内外的ERP软件企业(如SAP公司、用友集团公司、金蝶等软件公司)纷纷展开了与高校校企联合、共建高校ERP实验室的活动，不仅为高校会计相关专业学生搭建了ERP实验平台，也成为培养大批适应企业需求的ERP应用人才、促进高校“产、学、研”结合的一条重要途径。