高校会计电算化存在的问题及对策探讨

杨 敏

[摘要]随着科学技术的进步和信息技术的发展，会计电算化在高校财务管理中发挥了重要作用，但仍然存在一些问题。本文通过探讨解决问题的对策，以期促进高校提高现代化财务管理水平。

[关键词]会计电算化；问题；对策

[中图分类号]F232[文献标识码]A[文章编号]1673-0194(2009)24-0019-03

近年来，随着科学技术的进步和信息技术的发展，电子计算机数据处理技术已广泛应用于会计领域，我国各高校已基本实现会计电算化。会计电算化减轻了会计人员手工报账、记账、对账等处理大量数据的负担，提高了会计信息处理的时效性和准确性，为高校管理者提供了较为及时准确的财务信息。但由于会计人员对会计电算化的过分依赖，加大了高校经济业务管理的风险。本文针对目前高校会计电算化中存在的问题加以探讨。

一、存在的问题

1会计人员的素质有待提高

目前许多高校的会计人员是由过去的手工记账转变为现在的计算机记账，他们对手工会计业务比较熟悉，电算化操作业务能力较低，虽然经过电算化初级或中级培训，但培训学时少，没有达到应有的培训效果，在工作中容易出现误操作，对会计软件的功能了解也不全面，一般只使用了报账功能，对利用会计软件进行财务管理知之甚少，不能有效地发挥会计电算化的管理功能。

2使用会计软件缺乏一定的安全性和保密性认识

会计软件可以通过设置密码、控制操作权限等方法来维护系统的安全性和保密性，但由于有些会计人员设置的计算机操作密码很简单，要么是生日，要么是姓名的拼音缩写，这些密码很容易被别人破译，操作员输入的数据一旦被篡改，计算机只能将错误的数据存储在磁性介质上。有的会计软件还具有“反记账”功能，如不严格控制使用，记账后的凭证也可以“反记账”后修改，可能会导致输出的信息不真实，加大了业务风险。手工会计凭证一般不允许修改，如果被修改也会留下痕迹，很容易被发现。

3会计监督制度不够健全

传统的手工会计一般要保证账账、账实相符才能编制报表，而在会计电算化中，一旦会计信息输入错误，计算机将按照错误的信息进行自动化处理，引发错误的连续性和重复性，导致输出的会计报表等信息也是错误的，会计信息的真实性、可靠性和有效性就无法保证。有些会计复核人员由于平时工作忙没有认真审核操作员录入的凭证。甚至有的高校由于工作人员少，平时就只有制单人员负责录制凭证，工作忙时复核人员也在录制凭证，没有人及时复核，月末由复核人员批量复核后，就结账出报表，如果事后稽核也不够。只要原始数据在输入时发生错误就一错到底。会计复核人员过分依赖会计软件的批量复核功能，复核往往流于形式，使会计监督的作用被大大削弱了。财政要求实行会计电算化的单位必须手工登记银行存款日记账和现金日记账，但有些出纳为了省事往往根据电子文档来登账，很少看原始记账凭证，纸质的记账凭证是否缺号也不知道。手工登日记账也就失去了意义。

4会计电算化档案管理未得到足够重视

实行会计电算化后，不但要保存原始的纸质记账凭证，还要保存电子文档，有些高校平时没有及时备份数据，会计资料一旦被人为破坏或自然损坏，系统就无法恢复到当前最新数据状态，部分财务数据将会丢失。有些高校虽然能及时备份数据，但对存储数据的磁盘没有定期检查，对存放磁盘的外部环境没有定期清理，没有采取防潮、防尘、防鼠、防磁化等相应配套措施。

二、相应的对策

1提高财会人员的素质

作为一名财会人员。应加强政治思想学习，提高自己的职业道德修养，自觉遵守各种规章制度。同时要具备计算机知识和会计业务素质。在网络信息时代。各高校应根据电算化发展的需要，不定期地聘请有经验的财务专家和计算机技术人员对会计人员、系统维护人员、系统管理人员按不同要求进行培训，掌握最新的现代财务知识、计算机网络和维护技术。有些高校内部本身就开设了会计电算化和计算机应用课程。财务部门可以利用业务学习时间轮流派会计人员按所需内容听课，多掌握一些计算机知识，派系统维护人员和系统管理人员去听会计学原理、财务管理等课程，既不影响工作又掌握了会计知识和计算机知识，使财务工作人员成为“会计一计算机一管理”型的复合性人才，以促进会计电算化的顺利发展。

2进一步加强会计复核、稽核功能

在会计电算化环境下，会计账簿及报表的数据都自动来源于计算机系统，因此会计凭证的填制和审核显得尤为重要，凭证填制人员录入原始数据后，需经复核人员认真审核无误并且复核后才能将凭证打印出来，复核后的凭证任何人不能修改，如果发现错误只能用“红字冲销或补充登记”等办法更正，月末结账后，下月才允许记账。对会计软件的“反记账”功能要严格控制使用，确需使用时必须经主管会计及上级领导批准才能使用。会计主管应定期对会计业务进行稽核，检查会计电算化账务处理是否符合内部会计控制要求，审批程序是否正确，凭证附件是否完整，计算机内部数据内容与纸质凭证内容是否一致。这样就可以防止有人恶意修改历史数据，保证财务数据的安全性和正确性。

3实行严格的权限控制

利用财务软件的权限控制功能，明确岗位职责，对基本会计岗位中的会计主管、出纳、复核、稽核、档案管理及电算化岗位中的操作员、维护人员、管理人员等要坚持明确分工、相互独立、相互牵制、相互监督的制约机制。对不同岗位设置不同的操作权限，每个操作人员的操作口令和密码应不定期更换，不得告诉他人，防止非法操作和越权操作。建立操作日志制度，计算机程序中应对所有操作保留记录，包括操作人员的姓名、操作时间、操作内容等。

4加强会计电算化档案管理

系统维护人员应将每天生成的磁性数据资料进行双重备份，注明形成档案的时间及操作员姓名，在装订原始记账凭证前，档案管理员应对电子文档和纸质文档进行核对，看数据内容是否一致，有无缺号或缺附件的情况发生，核对无误后将两种文档进行分类归档和保管。对磁性介质档案除备份财务数据外还应保存相对应的会计电算化系统软件、会计软件源程序及操作手册，注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性，保证财务数据在发生意外的情况下能够及时恢复，减少损失。保管存有磁性介质的磁盘还要注意远离磁场，采取防火、防水、防盗、防鼠等措施。

5强化会计人员轮岗制度

《会计法》规定会计工作岗位应定期轮换，尤其对使用电算化的财务数据输入岗位要强制轮岗，通过轮岗容易发现会计人员在工作中的错误甚至犯罪问题。防止会计人员在同一岗位上经常出错，从而减少学校经济损失。

随着计算机技术的飞速发展，使用计算机犯罪的手段越来越高明、越来越隐蔽，各高校应加强会计电算化的管理。保证会计信息的质量，使其具有真实性、可靠性、完整性和安全性，从而使电算化在高校会计体系中健康顺利地发展。