馆藏地变更时的期刊管理

李素美

“汇文系统”即“汇文图书馆集成管理系统”,是由江苏省教委组织南京大学和东南大学联合开发的,是我国自行开发的图书馆集成管理系统中的佼佼者, 该软件目前已拥有近百家国内用户。我馆2000 年引进该系统软件。江苏汇文期刊管理子系统是一个根据连续出版物特点而开发、设置的“一条龙”式的期刊管理系统, 使期刊的征订、编目、签到、催缺、下架、装订、检索等一系列工作实现了自动化管理, 参数设置灵活,功能完整, 细节周全, 系统运行可靠, 适合在网络环境中使用。该系统也是JALIS 一期项目重要成果。

2006至2009年,我校新校区的建设以及由老校区向新校区的搬迁工作逐步展开。在此期间,作为学校标志性建筑,图书馆是最后竣工的。为提供新老校区师生的文献保障,我馆采取了由老校区图书馆到新校区临时图书馆、再到新校区图书馆分两步转换的开放模式。

在纸质文献搬迁的同时,汇文系统中也需同时进行图书和期刊的馆藏地变更,以便读者查询。就纸本图书而言,使用汇文系统的批量调拨功能即可实现,较为便捷。纸本现刊的馆藏地变更则较为复杂繁琐。在此,我们一方面对利用该软件实现现刊馆藏地变更的过程加以描述, 另一方面也提出该软件改进的相关建议。

一、期刊馆藏地变更的实现

由于期刊管理人员确定期刊馆藏地变更的时间不定,期刊在汇文系统中所处的状态也有所不同,下面以汇文系统3.0,连续出版物模块为例,按未发订,已发订,开始签收三种情况来介绍期刊变更馆藏地的流程:

进入汇文系统主界面

选择“订购组织”窗口,选定需要修改馆藏地的订购目录,查看相应的订购细目。

1.未发订现刊

若所选现刊订购细目中的状态显示为“未发订”,此情况多出现在年末或年初征订细目已完成,而新刊未到之前。只需在订户信息中将馆藏地按实际情况进行修改即可。

2. 已发订现刊

若所选现刊订购细目中的状态显示为“已发订”,但尚未开始验收。此情况也多出现在年初,有部分新刊已到,而尚有新刊未到之时。这种情况下,需先将对应现刊取消发订,然后在订户信息中将馆藏地按实际情况进行修改,最后再重新发订。

3.开始签收现刊

若所选现刊订购细目中的状态显示为“开始签收”,则修改馆藏地的工作就比较复杂。具体步骤如下: (1)取消交接选择“现刊交接”窗口,在查询项中输入刊名(或其他查询项),点选“已交接”选项卡,点击“查询”按钮,等待右边查询结果窗口出现所查找的已交接现刊信息后,选中该刊物,点击“取回”按钮,对该刊进行“取消交接”操作。 (2)变更馆藏地选择“现刊签收”窗口,在查询项中输入刊名(或其他查询项),点击“查询”按钮。等待查询结果出现所查找的已交接现刊信息后,选中该刊物,在订户信息中将馆藏地按实际情况进行修改。(3)重新交接选择“现刊交接”窗口,在查询项中输入刊名(或其他查询项),点选“未交接”选项卡,点击“查询”按钮。等待右边查询结果窗口出现所查找的尚未交接现刊信息后,选中该刊物,点击“交接”按钮,对该刊进行“现刊交接”操作。

二、对提高变更期刊馆藏地工作效率的思考与建议

虽然针对某一具体刊物进行的变更馆藏地的操作并不十分复杂,然而,一旦馆藏地变更就需要对几乎所有刊物进行馆藏地变更操作,以中国矿业大学图书馆为例,若期刊馆藏地变更后,需对3000多条信息进行相应的判断和修改操作。以每人每天修改100条计算,需3个人,10个工作日才能完成,整个工作量还是比较大的。

考虑到底层数据库的安全,汇文系统的数据维护人员一般不会采取修改数据库记录的方法进行馆藏地变更的批量修改。鉴于在现有汇文连续出版物软件上实现期刊馆藏地变更的工作又比较繁杂,且从较长期的角度考虑,期刊的馆藏地变更又是每个图书馆都不可避免会遇到的实际问题,所以从提高工作效率方面着眼,笔者建议汇文公司进一步完善期刊管理模块中的数据导入导出功能,对订户信息中所包含的订户、复本数、分配地、分配数及排架号等信息也能够允许导出为.dbf或者.xls格式文件,然后再用Access或Excel软件打开,在经过慎重考虑,批量修改分配地并认真核对后再导入汇文系统,以期达到准确,高效无误地实现批量变更期刊馆藏地的目的。

三、结语

汇文期刊管理子系统的开发考虑到了刊物本身和期刊管理工作方方面面的特点,公司能及时解答客户提出的问题, 并且根据客户的使用需要, 每年都对系统进行维护升级, 使之变得更加合理完善, 更加贴近实际需要。(作者:中国矿业大学图书馆)

参考文献

[1] 孙辉 江苏汇文期刊管理子系统的使用,农业图书情报学刊,2006 ,9 :8-9,26.

[2] 童云娟 高荣华 郑萍 汇文系统下交换期刊的管理,新世纪图书馆,2003,6:22-23.

[3] 李明珍,张丽霞 汇文文献信息服务系统Libsys3.0在现刊签收中的应用,科技情报开发与经济,2007,18:47-48