基于业务与财务视角的企业IT预算编制方略

胡燕鸿　刘媛媛

[摘 要] 本文详细解构了基于IT服务管理理念的IT业务要素、IT运作方式,以及对IT资源配置的驱动,然后结合财务视角进行深入分析,试图搭建一个IT预算编制框架,以指导IT预算编制。

[关键词] IT预算;IT业务;IT服务

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2009 . 20 . 026

[中图分类号]F270.7[文献标识码]A[文章编号]1673-0194(2009)20-0066-05

IT技术已经成为企业核心竞争力的关键要素和企业创新的重要驱动力,也是企业日常运营的基础。IT技术对于企业战略和运营的重要性毋庸置疑,但是IT投入也是巨大的,像通用汽车、沃尔玛这些跨国巨头,每年的IT投入是几十亿美元。根据2004年市场研究公司Forrester Research的一份报告显示,欧洲企业IT预算占收入的4.8%,美国企业IT预算占收入的4.2%。国内目前业界的一般经验值是:当企业IT投入占企业年收入的比例长期小于1%的时候,IT业务将无法运转,当这个比重上升到2%～3%的时候,IT能够正常运转。这些数据仅是均值,忽略了行业差异、企业IT成熟度不同等诸多因素,实务中这个比例差异很大,但是我们依据这些数据仍然可以粗略测算出,一个年营收10亿人民币的企业,IT投入需要2000万～3000万人民币,可见IT预算动辄百万、千万甚至上亿规模。在目前全球金融危机环境下,据高盛公司调查结果估计全球约65%的企业削减了2009年IT预算,30%的企业暂停了可随意支配的IT经费,因此首席信息执行官CIO需要仔细考虑如何根据企业总体目标规划IT预算,如何控制IT支出,如何提高IT投资效益,合理利用有限的资源。对以上这些涉及IT资金的决策、计划、核算、控制、评价的IT财务管理要素进行研究极具实务价值,这其中相当多的内容属于IT预算管理范畴。

本文主要研究IT预算管理的起点——IT预算编制。本文的特色是详细解构了IT业务如何驱动IT支出,同时结合财务视角进行分析。之后从总体上探讨IT预算编制的内容框架。

一、IT预算编制的特殊性

IT预算是一种非常有效的财务工具,预算报表上清晰呈现企业全年IT的详细资金安排和实施计划,帮助CIO全面而深入地分析和掌控IT投入分布,有效监控和调整资金配置,确保IT投入和项目建设的有序执行,进行有效的财务评估。同时它作为有效的沟通工具帮助CIO获得CFO、CEO及董事会在资金上的支持。

但是需要指出的是IT预算编制有其特殊性,这主要有两方面的原因:一方面由于IT业务的技术性强,CIO和其成员较多偏于技术型人才,对于预算这种财务工具不熟悉,在编制中会遇到很多财务问题;而另一方面,如果CFO和其团队成员熟悉预算编制,但对于IT业务的专业性和特点缺乏了解,也会出现一些技术方面的问题。因此做好IT预算需要将IT业务与财务进行有机结合,有必要融合这两个视角进行探讨。

二、IT预算编制的业务视角分析

根据最新的IT管理理念,IT部门是为企业内外部各类用户提供IT服务的组织。它的业务概览和资源配置如图1所示。

(一)IT服务分类

1. 基础性服务

邮件、公告、论坛、信息安全服务,移动办公(包括无线上网)、视频会议、电话会议服务、办公自动化服务、IT热线、员工办公IT设备维护等公共基础性服务。

2. 应用服务

应用服务通过特定应用系统的功能支持特定业务流程、业务职能,进行业务分析、辅助决策等,帮助业务领域实现具体的业务目标。比如企业ERP(企业资源计划)、AIS(会计信息系统)、DSS(决策支持系统)、SCM(供应链管理系统)提供的服务等。

(二)基于IT服务的日常业务运作

为提供这些IT服务,IT部门需要建设和维护IT基础设施,比如建设和维护服务器机房,购置各类硬件和系统软件、铺设企业内外网、租用各类电信运营商提供的专用网络线路和其他服务等;需要建设和维护IT应用系统,比如采购通用的应用软件包进行实施,开发全新的应用系统,开发过程需要采购相应开发工具。

IT日常业务相当大一部分内容是维护当前IT服务水平,除此以外还包括来自于以下几个因素驱动的IT业务,这些业务一般具有创新型,给企业带来新的价值。

1. 现有IT服务内容需求发生变化

业务部门(IT以外的部门)提出新建IT应用系统来支持业务的需求,比如建设订单管理系统管理各类客户订单。或者由于业务模式变化、业务流程变革等多种因素导致IT现有应用系统需要进行较大规模的功能调整。由于外部软件供应商的升级引起的系统升级。

2. 现有服务的规模需求发生变化

由于用户数量的激增、交易量的扩大,或者公司地理布局的变化将引起基础设施层面的调整、新增、扩建等,比如网络调整、数据库的扩容、服务器增加等,同时也可能引发应用系统的调整来响应规模上的变化。

3. 服务等级发生变化

用户对软件操作的响应时间要求变化、数据备份要求变化、应用系统可用性要求变化、可靠性要求变化等都会引发基础设施和应用系统的建设和调整。此外,直接或者间接服务于用户的IT管理流程也需要建设和优化,比如IT热线服务等,以提高客户满意度。

(三)IT业务的运作方式

根据上述的价值驱动角度归类,IT业务运作可以大致分为两大类,包括:

1. IT项目类业务

对于目标明确、范围明确、具有一定资金投入规模,有明确时间约束,且需要综合调配资源完成的工作任务往往可以通过项目的方式进行运作,比如新的基础设施建设,应用系统建设和实施,重大系统改造升级等,称为IT项目运作。IT项目运作往往带来新的IT服务价值。

2. IT日常运维业务

其余的工作任务一般属于IT日常维护的内容,主要用于保证现有内容、规模和等级的IT服务的可用性和可靠性,如日常系统监控、备份、系统调优、系统故障分析和处理,应用系统小更改,小规模的软件升级,系统补丁、病毒库的定期更新、定期的系统安全检查,硬件损坏的备件更换、机房巡检、IT事件的及时响应和处理等。IT日常运维一般维护当前的IT服务价值水平。

(四)IT预算的业务要素分布

基于上述IT业务的分析,IT预算分布于以下不同的IT业务要素:

1. 机房及相关基础设施建设和维护

服务器和网络设备机房包括建筑物以及按照机房建设标准的各类配套相关设施,如消防、UPS、空调、机房安全监控等设备。在一些较大规模的企业,集中存放服务器、数据的机房被称为数据中心(从概念上讲数据中心含义更广泛)。其中包括相关的电力费用投入。

2. 系统硬件采购

系统硬件包括服务器、存储设备、备份、监控、安全设备以及视频、语音等其他设备。

3. 网络设施采购

网络基础设施包括网络线路、网络设备以及其他相关附属设备。

4. 硬件维护

硬件设备供应商提供日常维护服务,例如定期例行检查、硬件设备故障诊断和修复、备件的更换等,服务将依据等级不同采用不同的费率,可按年收费或按次数收费。

5. 系统软件采购

需自行采购的操作系统、数据库、邮件系统、Proxy系统、防火墙系统、防病毒软件、备份管理系统、系统监控管理系统等的软件许可证费用。

6. 系统软件维护

软件供应商提供的日常维护服务,例如软件Bug 处理、系统补丁、版本升级、问题解决等,一般可按年收费或者按次数收费。

7. 应用系统采购和自建

应用系统软件来源主要有两类。一类是购买成熟的软件包进行实施,在软件通用功能基础上根据企业的业务需要进行二次开发,例如ERP系统。实施ERP的投入主要包括软件包许可证费用、开发实施费用,其中软件包许可证费用归属软件费用,开发实施费用归属为外部人力资源投入。另一类为完全自行开发实施的应用系统,投入主要包括一些软件开发工具平台和内外部人力资源,前者归属为软件费用,后者归属为人力资源投入。

8. 人力资源投入

在IT日常维护和项目建设中需要大量的人力资源投入,其中包括内部人力资源投入和外部人力资源投入。

内部人力资源投入除员工薪酬以外,必须包括为满足技术更新导致的对人员知识和技能更新所需的培训费用。

部分项目和日常维护工作由于各种原因需引入外部的人力资源,比如ERP的实施需要专业的技术咨询和顾问服务,以弥补内部人员技能和经验上的不足,控制项目风险。此外有时需要临时短期的外部人力资源弥补大项目短期的人力资源不足等。

三、IT预算编制的财务视角分析

由于IT预算是企业财务预算的组成部分,编制IT预算需要重点关注以下财务视角的观点。这也是实务中IT人员容易混淆的一些概念,易造成对IT预算理解和运用的误区。

(一)资本性支出和日常费用

1. 资本性支出

从会计核算上讲,我们把支出的收益仅与本会计年度相关,因而应从本会计年度实现的收入得到补偿的支出,称为收益性支出;而把支出的收益与多个会计年度相关,故应在多个会计年度所实现的收益中逐步得到补偿的支出,称为资本性支出。按照会计配比原则,收益性支出应在支出当期全部作为本期费用,而资本性支出则应按一定比例(标准)分别分摊成多个会计期间的费用。资本性支出一般包括构成固定资产、无形资产、递延资产等的支出。

具体到IT业务来说,机房建设和改造、生命周期大于1年的硬件设备及配套软件的安装实施等可归属于资本性支出。生命周期大于1年的软件系统项目实施费用(包括软件费用、实施费用、培训费用、技术咨询费用等)是否归入资本性支出,这需要结合各自的企业会计政策的运用,本文不加以界定。

2. 日常费用

日常费用指的是IT日常运维的投入,主要包括:

(1)员工投入,主要指企业对与IT系统相关的人力资源投入,包括员工薪水、加班费用、培训费用及员工差旅费用、交通费用、通讯费用等。

(2)硬件维护,主要包括硬件的折旧费、维护费、修理费和硬件租用费。

(3)软件维护,包括软件的维护费(客户支持、更新升级)、软件租用费和其他费用。

(4)机房和网络基础设施日常维护,主要包括由线路租赁、日常运维中的外包服务(例如服务器/数据中心托管服务费用、安全服务)、运维中的技术咨询费用和顾问服务费等。

日常费用一般属于收益性支出,作为期间费用支出,不需要进行分摊。

例如,对于预计7月份采购到货的价值200万元,折旧年数为3年的固定资产支出来说,它在采购当年对于IT费用预算上仅体现折旧200×(12-7)/(3×12)=27.78(万元)。但是这项资本性支出将持续影响后续两年的费用预算。显而易见,这对预算结果的影响很大。

因此财务上经常要求编制IT费用预算和单独的重大资本性支出预算。IT费用预算中包括资本性支出分摊在当年的费用,比如固定资产的折旧费用,费用预算对当年利润预测的影响很大。而对重大资本性支出预算则需要详细的投资分析报告进行评价,并关注其对于企业长期盈利预测的影响,以及评估资本性支出涉及的重大现金流对于财务现金预算的影响。

(二)现金收支和权责发生

企业一般采用权责发生制进行会计核算,在IT费用预算编制和资本支出预算编制时也相应采用权责发生制的会计核算口径。IT人员在理解IT预算时容易将现金收支和成本费用的概念混淆。例如企业采用预付款的方式在5月份支出了IT软件采购款50万元,但是相关费用在9月份安装实施验收完毕后才确认为会计核算上的IT费用。预算编制时需要预测安装实施完成的时间而不是付款的时间,这种现象在年尾的时候尤其需要受到关注,比较容易出现由于验收拖延导致IT费用未能在本年内确认,其结果是当年的预算没有使用,却占用了第二年的预算,除非企业采用滚动预算可以适当避免这种情况。

(三)自建和租赁及外包等不同商务模式下的IT支出

企业由于多种原因会采用不同的IT运作模式,这将影响IT预算编制。例如许多企业考虑到建设成本和日常维护投入高,不采用自建服务器机房的方式,而是将服务器托管给专门提供服务器托管服务的供应商,通过托管合同进行约束,在这种情况下自建模式的资本性支出就转化成每年的托管费用这类日常运维开支,同时给现金流带来不同影响。

(四)IT业务支出分布类型和会计核算的匹配

IT预算编制和控制大多情况下按照会计核算体系来处理。IT预算编制人员需要仔细分析IT业务费用支出特点,同时熟悉本企业会计政策下的IT业务核算用的会计科目体系,明确每一科目核算具体核算什么IT业务,每一项IT业务支出归属哪个会计科目核算,还需要详细了解哪些支出归属为资本性支出,在何种情况下需要按照收益期分摊,业务流程上哪个时间点和哪一项业务活动结束后该支出将在会计核算上确认为费用,以便于日常预算控制落地到日常的业务流程中。由于每个企业有各自的会计科目核算体系,比如软件采购和实施,有的作为费用处理,有的完工后按照无形资产核算处理,所以具体问题需要具体分析。图2所列示的是常见的IT支出和相应的会计科目。

四、IT预算编制框架

预算编制框架可以划分为3个层次两个维度。

(一)IT预算编制3个层次

如图3所示,IT预算编制3个层次分别是:

1. IT业务明细预算层次

IT业务预算明细层次一般可以由IT各职能部门负责编制,比如网络部负责编制网络租赁费用预算,网络设施建设项目预算;系统部负责编制服务器、存储等固定资产预算,系统软件采购预算,以及相关硬件、系统软件维护费用预算,重大系统类基础设施项目预算等;由应用开发部门负责编制应用系统开发、实施项目的项目预算,以及开发工具软件及应用软件维护的预算等。此类预算和各职能部门IT业务计划密切相关。

在编制明细预算的时候需要很多基础性的信息,比如IT项目清单提供已立项已在建设中的项目和计划建设的IT项目,固定资产清单提供归属IT部门的固定资产,据此可以测算已有固定资产的折旧费用,软件清单提供已有软件及相关信息,据此测算是否需要追加采购,软件维保清单提供维保费用的测算,软件预算的同时需要考虑维保费用预算。网络线路清单提供所有网络预算的基础数据。

如果从ITIL①服务管理流程最佳实践来看,上述的很多基础性信息是在配置管理流程(Configuration Management)中进行日常维护,但是目前大多数企业,即使信息化较为成熟的企业在配置管理上也存在很大欠缺,那么我们至少需要管理好上述这些基础信息。这些重要的基础性数据很大一部分来源于合同,因此IT合同管理非常重要。

2. IT业务汇总预算层次

由IT预算负责人将所有业务明细预算进行汇总,首先分类汇总各部门的日常维护所需要预算,包括软件、硬件、人力资源等IT业务要素;然后分类汇总各部门IT项目预算的软件、硬件、人力资源预算等IT业务要素。测算资本性支出预算、人力资源预算、折旧费用预算、网络租赁、软件、硬件维护等各个业务要素的预算,并结合业务规划的项目建设进度和会计核算方法测算月度(或者季度)的时间分布。

在这一预算层次上,IT可以对预算的合理性自行评价。同时获得管理用的各种维度预算。比如各职能部门的预算,项目预算,业务要素预算,以便于日后进行预算分析和控制,及对具体责任部门和责任人的评价。

3. IT财务预算层次

由IT预算负责人将业务预算转换成符合统一规范的财务预算,包括IT费用预算、资本性支出预算、人力资源预算等。由专门财务预算小组站在公司层面进行复审,对重复、漏编和不合理的IT预算进行调整、取舍和补充,汇总编制成综合预算表。按照最高优先级所确定的预算标准及IT活动的优先次序分配资金,落实预算。

(二)IT预算编制的两个维度

在编制IT业务明细预算的时候,每个职能部门都需要从两类投入进行规划。

1. 日常维护类费用预算

日常维护类的预算相对比较容易估测,因为它是维护当前服务水平所需的费用,有时我们可以依据历史数据进行较为准确的预测,例如软件维护费可以根据目前正在使用的软件清单,按照维护合同约定的费率和服务时间进行测算。对于信息化实施较为成熟的企业,大部分IT预算用于日常维护,可能占到总额的80%以上。

2. 项目预算

项目预算经常用于新应用系统建设,大规模基础设施建设,重大系统升级等,涉及硬件、软件、实施、培训等投入。对于信息化建设期的企业,需要实施AIS、ERP等系统,项目预算占很大比重,也有很多大型企业需提升供应链管理水平或商业智能水平,实施SCM、CRM系统或BI,提高供应链反应能力或改变客户体验,上线这些系统需要建立大型数据库和存储,项目预算也会非常大,需筹集专门资金,进行严格的项目预算控制。此外,项目预算的准确性反映项目经理的项目管理能力、技术水平和经验以及准确估测资金的能力。因此项目预算管理能力是评价项目经理和CIO能力的重要方面。

区分日常维护和项目预算的价值在于:

(1)对不同维度的预算采用不同的估测方法,并将方法标准化;

(2)便于从总体上评价预算分布的合理性;

(3)对不同维度的预算采用不同的预算控制和评价的方法;

(4)区分维护当前服务水平的预算规模和创造新业务价值的IT投入,帮助决策;

(5)帮助判断企业信息化建设所处的阶段;

(6)对于需对IT服务计价的企业来说,帮助定价。

此外需要指出的是,一般在预算编制时要考虑适当的冗余,以防一些隐性的成本消耗预算,或者出现紧急IT需求后缺乏资金无法应对。

综上所述,编制IT预算需要全面深入分析IT业务要素、运作方式,掌握会计核算的政策和标准,站在业务和财务视角全面运用IT预算编制框架,真正掌握和使用IT预算这一有效工具,发挥其价值。

主要参考文献

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