设计企业加强合同管理防范各类风险的探索

邵 泱

摘要:设计企业加强工程设计合同管理、防范各类风险、提高经济效益是科学发展观在实际工作中的体现,我们必须使各类风险最终消除、降低、可控,从而提升企业经营管理水平,真正做到管理产生效益,使设计企业得到健康持续的发展。

关键词:设计企业;合同管理;防范风险

中图分类号:D923文献标识码:A

文章编号:1674-1145(2009)36-0015-03

工程设计合同管理贯穿于工程设计项目管理的全过程。在社会主义市场经济条件下,它对规范合同各方主体的行为及维护他们的合法权益,完善和发展设计市场起着重要的作用。同时,也是设计企业进行设计质量、进度及成本控制的重要手段和风险控制的方法之一。甚至在某些时侯,科学的合同管理产生的经济效益会大于技术优化所产生的经济效益。随着我国已加入世界贸易组织和国家为拉动内需加大基本建设投资力度,设计企业参与国际竞争、参与建设项目实施,签订和履行设计合同日趋频繁,合同管理的内容更加丰富,合同管理的环境更加复杂。如果我们的合同签订流于形式,没有真正做到以法律、法规为依据,用管理防范风险、管理产生效益的理念去进行设计合同管理。将会给企业带来风险,影响企业经济效益,进而影响社会效益。因此,提升合同管理水平是新形势下的迫切要求,是企业防范各类风险、提高经济效益的重要措施、是工程设计项目管理的核心内容。

一、设计合同管理中存在的风险

建设项目从计划立项到竣工交付使用都必须经历立项、审批、设计、施工、竣工验收等过程,而设计单位是这一过程的主要参与者。设计合同管理的最终目标是使项目设计按照合同约定和工程进度要求提供高质量的设计产品和优良的技术服务。设计合同具有专业性强、条文涵盖内容多、履约周期长的特点。按委托和被委托关系分类,设计合同主要有承包合同和委托合同。加强合同管理,必须防范、降低、控制、消除各种风险。合同管理中存在的风险主要有:

(一)合同谈判签订前

1.在争取签订项目承包合同前,设计企业对自身具备的优势和劣势认识不清,对本企业有限的设计资源投入方向定位不准,造成机会成本增大和日后签约率不高。

2.签订项目设计分包合同前对潜在的供方准入资格审查不严。一旦签订合同就会埋下隐患。没有对多个具备准入资格的供方进行充分的比较和筛选,造成设计成本相对较高。

(二)合同谈判签订中

1.有些交易只是进行口头约定,双方没有签订书面合同,而设计合同的履约周期又相对较长,这样一旦发生纠纷,缺乏文字依据,难以维护自身合法权益。有些交易同一项目签订两份合同,一份为应付管理部门的审查而实际并不按此执行,一份实际操作执行,这种行为一旦发生纠纷很难保护自身利益,给国家和集体带来很大损失。

2.签订无效合同。《合同法》第52条规定,违反法律、行政法规的强制性规定签订的合同为无效合同。而无效合同是不受法律保护的。

3.有些合同条款约定不科学,对设计的进度周期及设计变更等因素估计不足,造成合同中约定的进度与实际进度脱节,形成违约,造成经济损失。

4.对如何运用赔偿条款保护自身利益的意识不强。在未充分评估赔偿风险,没有防范风险、降低风险和控制风险措施的前提下承诺赔偿金额,以致给企业的持续发展埋下隐患。

5.有些条款的表达不严密,以致双方对合同的理解产生歧义,造成纠纷。

6.主合同与分包合同不一致。诸如主合同已约定了违约和赔偿责任,而分包合同中应让供方承担的相应的违约或赔偿责任没有约定等等,造成主合同风险增大。

(三)合同谈判签订后

1.合同签订后不去研究合同条款。履约过程中不重视合同相关的具有法律效力的文字资料的保存。应签证确认的没有办理签证确认。应当发出的书函(会议纪要、供图协议、索要资料清单等)没有发。只有发生纠纷时才去查合同、找资料、找记录。当合法权益受到侵害为时已晚。

2.在工程设计过程中,因各种原因变更合同内容常会发生。遇有重大设计变更,将会随之带来设计费用的增减,带来设计进度、设计深度和设计范围的调整等。合同中应变更的内容未及时变更,不能使合同更好地履行。

3.应中止的合同未能及时中止,以致承担不该承担的权利义务,给企业造成不必要的损失。

4.应当行使的权利没有行使。《合同法》赋于了合同当事人的抗辩权,但有些设计单位不会合理行使,造成企业经济损失。

5.合同纠纷处理不及时、不当。出现合同纠纷后,不能及时采取有效措施或者通过法律途径保护自身的合法权益。

6.未及时向债务人追索债权,贻误诉讼时机,甚至超过诉讼时效,使得债权不能得到有效的保护。

二、设计合同管理产生风险的根源

合同管理广义上理解为各级政府行政管理机关和金融机构以及企业依据法律和行政法规、规章制度,采取法律的行政手段对合同关系进行组织、指导、协调及监督,保护合同当事人的合法权益,处理合同纠纷,防止和制裁违法行为,保证合同顺利实施等一系列活动。从设计企业的角度加强合同管理,应积极提升合同管理水平、消除各类风险。现在的设计企业,大多数是从计划经济时期走过来的国有事业单位,在长达三十多年的计划经济年代里,设计单位基本上不涉及合同,也就不存在什么合同管理了。改革开放以来,勘测设计行业由计划经济逐步转向市场经济,勘测设计单位开始接触合同,引入合同意识和合同管理,与80年代初相比,现在设计企业的合同管理已完善得多了。但计划经济体制的影响,或多或少地还在合同管理上存在。设计企业的从业人员对市场与合同、合同与合同管理这两对关系的认识还有待进一步提高。从我国的《经济合同法》于1981年12月颁布到1999年公布施行了统一的《合同法》,合同法律经历了一个发展完善的过程。由于合同法律滞后和我们的合同法律意识滞后加上上述历史和认识的根源,使得我们的合同管理依然存在不足和风险,设计企业应提高认识,消除差异和盲点。

三、加强设计合同管理、防范各类风险的途径

为保证设计合同有效全面的履行,设计企业进行设计进度控制、产品质量控制、设计成本控制、设计人员派遣安排控制、技术培训的及组织协调工作。设计合同管理是包括合同规划、合同起草、合同谈判、合同履行的一个系统工程。合同管理要达到精益管理的要求。设计企业应探讨从以下几个方面入手。

(一)成立专门的合同管理部门、建立合同管理体系

设计企业签订设计合同的行为属于民事法律行为,合同所确立的是一种民事法律关系。由于合同本身的法律特征,决定了企业合同管理不同于企业的其他管理工作,它已超越了企业自身的界限,涉及大量的法律法规等问题。所以企业应当建立专门的设计合同管理主管部门,并授予其相应的管理权限。企业签订的设计合同由合同主管部门统一管理,法律顾问参与,各相关部门审核会签,从谈判、签约到履约完成实行专业化的动态管理。

(二)建立健全和完善创新合同管理制度

设计企业应当依据合同本身的法律特征,结合企业实际情况,按照具备预防性、前瞻性、可操作性和开放性的要求,建立健全包括:合同管理机构及其职责,合同前期规划和谈判、合同签订和审查、重大项目会议评审、法人授权委托办法、合同专用章管理、合同履行与纠纷处理、合同档案管理、合同管理人员培训、合同管理奖惩考核等一系列的合同管理制度。使合同管理工作有章可循,从而明确管理职责、规范管理程序。在此基础上,要有科学的态度、发展的眼光,在实践中不断探索完善制度、创新制度,以不断适应新形势下的合同管理要求。

(三)提高合同管理人员水平

有了一个健全的合同管理平台,关键是要有高素质的合同管理人员来操作。随着我国已加入世界贸易组织,我国的建筑业都将面临一次重大的挑战。新形势下,对合同管理人员提出了更高更全面的要求,合同管理人员不仅要具备相关的法律、法规知识,同时也要掌握一定的建设工程专业知识。设计企业应当重视合同管理人员的培训和考核工作。可以通过定期为合同管理人员提供培训的机会、开展专业知识竞赛活动等形式,提高合同管理人员的业务能力、拓宽合同管理人员的知识面、培养合同管理人员的诚信理念、加强合同管理人员的法律意识。与建设工程合同管理密切相关的法律概括起来有两类:一类是包括物权法、合同法在内的民事商事法律。一类是包括建筑法、招投标法在内的经济法。要让合同管理人员熟知以上法律并能够较好熟练地应用,提高签约技巧。以保证合同条款的合法性、有效性。同时,设计企业应建立长效的激励与约束机制,对合同管理人员定期评价考核。要以人为本、与时俱进,使设计企业合同管理工作质量不断提高。

(四)建立合同管理信息系统

现代工程项目设计中,信息是不可缺少的资源,与之相适应在企业内部建立便捷、畅通的合同管理信息系统。有了内部外部和内部各部门互动的及时信息,我们的管理才会是及时的、准确的、动态的、高效的。要通过信息流善于发现工作中的难点和上下道工序的盲点。通过不断分析、总结、沟通、组织和协调,及时调整偏差,防范各类风险,使设计项目合同管理能适应不断发展变化的要求。

(五)加强合同管理监督力度

合同由合同主管部门统一管理,除了各相关部门加强监督外,内部审计机构,应在合同管理过程中充分发挥监督作用,加强对合同履行的监督管理。审查和评价合同管理环节的内部控制及风险管理的适当性、合法性和有效性;合同管理的资料依据的充分性和可靠性;合同的签订、履行、变更、终止的真实性、合法性以及合同对整个项目投资的效益性。按照预防为主、审计关口前移的思路,在过程审计中及时发现合同签订履行过程中出现的问题,提出合理科学的建议和意见,指导和帮助业务部门排除履行障碍,防范各类风险,为提高企业经济效益服务。

四、加强设计合同管理、防范各类风险应重视的几个环节

(一)重视赔偿条款,采取有效措施,规避,降低,控制理赔风险

《建设工程设计合同》规定设计人员对设计资料及文件出现遗漏或错误负责修改或补充。《建设工程设计合同》还规定,由于设计人员错误造成工程质量事故损失,设计人应根据损失的程度和设计人责任大小向发包人支付赔偿金。其中赔偿金是由双方按实际损失的百分比来决定的。而实际损失大小又具有不确定性,一旦造成工程质量事故,其赔偿金有时会大到超过设计方的注册资金,使设计方难以承担。因此,我们在签订合同时应对理赔风险做出识别和评估,根据承揽项目的具体情况,采取相应的规避、降低、控制风险等有效措施,选择量化赔偿金额和参加建设工程设计责任保险等方式,将其影响控制在可以接受的范围。建设工程设计责任保险按其保险标的不同,分为综合年度保险、单项工程保险、多项工程保险三种,工程设计单位在承揽项目中,选择合适的保险种类。

(二)加强合同管理规划工作,严格按合同设计

通过多年的合同管理实践,我们意识到防范风险应始于足下。在签订合同前,对设计市场进行全面认真的调研,根据设计企业实际情况,确定重点,扬长避短,提高签约率,降低机会成本。重点审查设计项目招投标过程中各类文件的相关内容和合同格式条款,为签订工程设计合同做好先期准备。根据签订合同对象的具体情况,确定出合同谈判的基本原则和策略。综合考虑设计项目管理中的各种风险,尽可能地制定出相应风险控制方法并体现在具体合同条款中。同时,尽可能地把优化设计的价值体现在合同条款中。确保合同条款的明确、具体、避免歧义和含糊。承接的设计项目,签订合同后根据合同约定的权利和义务及设计项目特点,制定设计方案,合理配置技术资源,组织设计人员严格按国家有关设计深度规定和发包人提供的设计任务完成设计工作,并严格按发包人的时间要求提供设计成果及文件,重视履约过程中的各种书函和签证是否规范和齐全。分包委托的项目,应根据项目特点,严格审查潜在供方的准入资格,供方应是具有能承担民事法律责任的法人,同时具备承接设计项目的行业范围和级别的资质。对多个具备准入资格的供方进行充分评估,筛选整体水平较高,具有行业优势的供方签约。

(三)选择有效措施解决合同纠纷和做好合同资料的管理工作

企业在签订合同时应选择合适的违约责任和纠纷处理条款。合同纠纷出现后,应当尽快与对方当事人协商解决。协商不成时,通过仲裁或诉讼来解决,必要时申请法院采取财产保全措施。在处理合同纠纷中如果发现合同诈骗的证据,应积极协助司法机关快速侦破案件,挽回企业的经济损失。设计企业应从承接和委托项目开始,将合同文件资料的管理责任落实到人,按相关职责切实做好妥善保管所有合同及与合同有关的一切资料的工作,确保归档资料的完整性,满足随时查阅和询问的要求,杜绝资料缺失导致的风险。

五、结语

设计企业加强工程设计合同管理、防范各类风险、提高经济效益是科学发展观在实际工作中的体现,我们必须有科学的战略眼光,有超前的规划思路,有先进的具体措施,有规范的操作规程。使各类风险最终消除、降低、可控。从而提升企业经营管理水平,真正做到管理产生效益,使设计企业得到健康持续的发展。

作者简介:邵泱(1959- ),女,上海人,浙江省工业设计研究院经济师,研究方向:合同管理。