改革固定资产管理,探索科学运作模式

薛 云

摘要:文章介绍了一款新的固定资产管理软件,根据该软件制定了一系列程序。通过该程序和工作标准来落实固定资产管理制度,运用评价制约机制来保证制度长期得到执行,有效地把制度、程序和机制有机地结合在一起,提高了使用效率。

关键词:固定资产管理;科学运作模式;评价制约机制

中图分类号:F616文献标识码:A

文章编号:1674-1145(2009)36-0020-02

我们郑州市人民检察院共有3012件(项)价值九千余万元的固定资产,种类繁多,使用变动频繁,用以往的管理方式,已远远跟不上资产快速增长的需要,稍有疏忽还会产生混乱甚至流失。我院采用信息化管理手段,开发出了一套固定资产管理软件,通过数据库来查询、统计、生成各种数据和报表,对固定资产实现了动态管理。制定了一整套固定资产购置、调配、评价、报废等管理流程,把固定资产使用情况责任到人。通过该程序和工作标准来落实固定资产管理制度,运用评价制约机制来保证制度长期得到执行,有效地把制度、程序和机制有机地结合在一起,提高了使用效率。固定资产管理概括起来就是“一个身份证、一份登记卡、一套审批表、一个数据库、一张流程图、一项评价机制”的“六个一”工作法。

其具体做法是:

一、一个身份证

我们借鉴居民身份证的做法,给每一项固定资产都设置了唯一的资产编号,并将这唯一的资产“身份证号码”制成标签,粘贴在固定资产实物上。这张标签就是固定资产的“身份证”,上面只显示“身份证号码”,相应的信息都反映在《固定资产登记卡》和固定资产管理软件中。考虑到实际工作需求,也为了解决固定资产编号重复的问题,我们选择按自然序号连续编号,设计了《固定资产编号表》,每新增一个固定资产,就在编号表中注销一个号,同时简单登记“××人××物”以备查,并将这个号填在对应的固定资产卡片上,把这个号对应的“身份证”贴在实物上。这张“身份证”具有三个特点:一是唯一性。每一项固定资产都有一个唯一的资产编号。相同的资产,其编号不同,表示该资产的使用部门、使用人、存放地点等信息都不同。二是可视性。这张“身份证”标签统一贴在固定资产实物上,便于使用人和资产管理部门核查实物,增强使用人的责任意识。三是永久性。每项固定资产的“身份证号”自粘贴后,一直使用到该资产报废为止。实行固定资产“身份证制度”,便于统一识别、管理固定资产,尤其是盘点时,只需将资产账上的编号与实物的“身份证”逐一核对就可以了。

二、一份登记卡

我院改变了过去“一物三卡”的登记模式,建立了“一物、一证、一卡、一人”的“四个一”登记模式,即每项固定资产都有一个“身份证”、一份《固定资产登记卡》、一个责任人。根据工作实际,我们自行设计了《固定资产登记卡》,主要信息有:卡片编号(身份证号码)、类别编号、资产名称、配置、增加方式、使用状况、原值、使用日期、使用部门、使用人、存放地点变动原因等。这张卡有三个功能:一是简化了签字手续。由原来的处室领导和使用人签字,改变为仅使用人签字,不但简化了签字手续,而且强化了使用人的责任意识。而处室领导只需在《固定资产购置审批表》相关栏内签批,其责任重点体现在购置程序上,使用人的责任重点体现在领用后的保管维护上。二是增加了变动管理。在卡片上增加了变更登记行,可根据《固定资产变动或报废审批单》的审批结果或是一年一次的核查结果,由新使用人在卡片变动行直接签名,该资产的历史变动在卡片上就可一目了然,不用再次填写卡片,也不用更换“固定资产身份证”。三是合并了库存管理。我们增加了一个特殊的部门——“库存”,虽然是小小的改革,但它可以实现固定资产库存管理。批量购入时,给每一项资产都填写一张《固定资产登记卡》,使用部门统一选择“库存”部门。同批卡片除“身份证号码”不同以外,其他信息都相同。发放时,根据实际发放情况,只需修改使用人、使用部门、存放地点这三项信息并在变动原因栏填写“发放”即可。当查询“库存”这个部门时,它所反映的就是未发放的固定资产,可与实际库存核对。所有部门的资产合计数与会计账完全一致,解决了以往发放时间滞后导致经费账与实物账不一致的问题。这一张小小的卡片,简化了登记手续,增强了可操作性,具有科学性。

三、一套审批表

我们细化了购置、变动、报废的审批程序,并根据实际工作需要制定了《固定资产购置审批表》、《固定资产变动或报废表》。《固定资产购置审批表》涵盖了流程图中自制定申购计划起,一直到检察长审批共8个环节,严格了审批手续。考虑到变动和报废都是部门固定资产不需同时发生的,我们将变动和报废表设计成一张表格,简化了工作程序。这张表适用于以下情况:人员调离时固定资产移交、人员退休时固定资产移交、固定资产在处室间调配、固定资产增配或减少某项配件、固定资产报废等。具体操作是:由使用部门填写《固定资产变动或报废审批表》,由资产管理部门和财务部门核定实物、账面登记情况,并将查询结果在审批表相应栏次写明,并签署变动或报废的建议,报领导审批;如是专项技术设备的报废,还需信息技术部门核定设备当前新旧程度并在相应栏次写明情况并签署报废的建议。如属变动,资产管理部门按资产变动程序操作,先转入“库存”部门,待新使用人确定时再在固定资产卡片变动栏中签名领用。如属报废,由资产管理部门统一造表报财政审批。资产管理部门根据两种审批单办理购置、变动、报废手续,然后才能修改固定资产卡片信息和软件数据。财务部门根据资产管理部门提供的发票和审批单再办理报销手续。

四、一个数据库

“一个数据库”就是指利用固定资产管理系统对所有输入的卡片信息实行数据库管理。利用数据库对固定资产实现动态管理,实时掌握固定资产配备、使用情况,并依照管理需求对数据进行有序的分类检索和统计分析,提高了工作效率。根据使用部门的需要,可统计该部门各类资产配备数量、配备时间,每一项资产的使用人、存放地点,每个人使用了几项固定资产等信息;根据资产管理部门的需要,统计某类固定资产的数量、各处室配备的数量,还可按使用年限统计某类资产情况,进而分析配备比例是否合理,根据分析结果拟定购置计划;根据工作需要,统计各类资产在全院的分布情况、使用年限等。最常用的一个功能是:当固定资产购置时,资产管理部门必须通过软件查询所申请设备在申请处室的配备情况,并将查询结果填在审批表相应栏次中,供领导参考决策;当固定资产变动、报废时,资产管理部门必须通过软件查询该资产详细信息,再与实物核对后,将查询意见填在审批表相应栏次中,连同信息部门意见供领导参考决策。以上操作在固定资产工作流程图和工作标准中都有详尽的描述。

五、一张流程图

我们设计了《固定资产管理工作流程图》和《固定资产管理工作标准》,流程的规范化和工作的标准化促使我们从知道“如何做”向“如何做的有效”的转化。流程图的作用是告诉我们“要做什么”,而对应的工作标准告诉我们“如何去做”,两者都是落实制度的具体保证措施。流程图起到了两个方面的作用:一是体现了制度、明确了职责。购置审批、变动审批、报废审批、政府采购制度、盘点制度、报销制度等,都被分解成一个一个环节,合理地反映到了这张图中,各个部门履行相应制度的职责在图中也很明确。各部门如何落实这些制度?具体的操作程序在工作标准中都有规范的详细的说明。二是体现了监督制约机制。在流程图中合理地设计制度和部门职责,形成监督制约机制,这样,固定资产的管理工作长期有效地执行下去。如资产管理部门购买资产后,报销时需提供发票、入库单、《固定资产购置审批表》及预算、《政府采购申请表》,财务部门对照审批表和申请表审核发票,审核支出金额与预算金额是否一致、实际支出与预算明细是否相符。《政府采购申请表》涉及财政资金部门和采购部门的意见,《固定资产购置审批表》涉及处室、资产管理部门、信息技术部门意见、各级领导批示。以上部门之间无形中形成了相互制约的关系,没有政府采购手续,财政无法拨付资金;没有信息部门鉴定,资产管理部门或使用部门无权处置固定资产;没有资产管理部门、信息部门的鉴定意见,领导没有依据签署意见;当然财务部门无法办理报销手续,更无法办理财政经费支付手续了。

六、一项评价机制

我们建立了一项评价机制。由科技装备建设办公室对投资使用情况进行年度监督和评价。即每年在对固定资产盘点时统计科技装备的使用次数,从而得到实际年度使用率(实际年度使用率=年度实际使用次数/实际投资总额),并制成科技装备实际年度使用率汇总表,用实际年度使用率与平均使用率相比确定投资结构的科学性;用实际年度使用率与预计年度使用率相比较确定投资的有效性,为下一步科技装备建设规划与安排提供依据,避免重复投资和资金浪费。同时通过对实际年度使用率情况的统计,分析科技装备配备比例是否合理,分配是否有效,为领导拟定购置、分配计划提供参考,从而使科技装备工作逐步实现标准化、系统化、科学化、规范化。