论系统论在高校后勤管理中的应用

【摘要】系统论适应现代社会化大生产的特点,为我们提供了一个认识世界和改造世界的新思路、新方法。将这种新思路和新方法应用于高校后勤管理,调整后勤部门结构、后勤各部门的关系、后勤部门与整个学校的关系,将有利于整个后勤管理的优化和绩效的提升。高校后勤管理应用系统论主要应从建立后勤管理信息系统、实行科学的部门分工、建立协调机制、完善控制机制和加强与学校其他部门的信息交流与协调等几个方面做出努力。

【关键词】系统论;高校;后勤管理

1.系统论的含义及高校后勤管理应用系统论的必要性

1.1 系统论的含义

世界是一个统一的运转的系统。系统论的基本思想方法,就是把所研究和处理的对象,当作一个系统,分析系统的结构和功能,研究系统、要素、环境三者的相互关系和变动的规律性,并优化系统观点看问题,世界上任何事物都可以看成是一个系统,系统是普遍存在的。大至渺茫的宇宙,小至微观的原子,一粒种子、一群蜜蜂、一台机器、一个工厂、一所学校、学校里的后勤集团……都是系统,整个世界就是一个系统的集合。[1]

1.2 高校后勤管理应用系统论的必要性

高校后勤服务工作担负着保障学校教学、科研、行政正常运转的重要使命,涉及面广,千头万绪,异常复杂。后勤工作者工作辛苦,但往往吃力不讨好。通常,高校中常常出现问题的是后勤部门,令教职工和学生不满意的是后勤部门,受到领导较多批评的也是后勤部门。面对这种现状,抱怨是不管用的,必须深入探究其中的原因,从而找出解决问题的办法。

高校的后勤管理工作的最大特点,如前所述,是涉及面广,千头万绪,异常复杂。因此,必须把工作分解成若干部分,由不同的部门去完成。这种分解虽然是必要的,但是,由此带来的问题是,各部门的着眼点在自己的局部,忽视整个后勤管理的整体性,不能反映后勤各部门之间的联系和相互作用。其结果是某些局部的工作做好了,但整体的效果并不令人满意。

系统论反映了现代社会化大生产的特点,反映了现代社会生活的复杂性,为现代复杂问题提供了有效的思维方式。也就是说,系统论为我们提供了一个认识世界和改造世界的新思路、新方法。将这种新思路和新方法应用于高校后勤管理,调整后勤部门结构、后勤各部门的关系、后勤部门是整个学校的关系,将有利于整个后勤管理的优化和绩效的提升。

2.高校后勤管理引入系统论的具体做法

2.1 建立后勤管理信息系统

系统论的首要观点是整体性观点,整体不是部分的简单相加,而是部分的有机统一。要实行有机统一,信息的交流与沟通是必要的前提。现有高校办学规模都较大,很多高校还有几个校区,这样,管理的信息量很大,依靠传统的信息处理方式,易于造成信息的迟延、阻塞。为适应现代化高校管理的需要,后勤工作也应实现管理信息的电子网络化现代化。将各项管理信息用电子计算机来储存、处理、控制、规划,并作为整个校园网的子网,形成完整的管理网络。[2]

建立后勤管理信息系统有助于先进管理模式的引入和后勤队伍专业素质的培养以及企业形象的提升;有助于强化后勤服务安全管理;有助于反腐倡廉,建设节约型后勤。高校后勤“信息化建设”与“社会化改革”、“产业化发展”、“标准化管理”和“思想文化建设”五个方面的工作被列为中国高校后勤改革发展进程中的五大任务和五大课题进行系统研究,建立后勤实体(集团)与其下属各个中心(职能部门)的沟通管道,也就是针对后勤办公室管理系统,让下属单位在第一时间上传、审批、汇报日常办公文件和相关信息,以提高整体管理效率,其次是搭建各中心(职能部门)的业务管理系统,规范每个岗位的责、权、利管理,并附以岗位考核和绩效评估制度,使每个职能部门和岗位职责清晰,目标明确;此外,要整合已有的后勤正在使用的成熟的信息化管理系统,如一卡通系统、水电记费系统、门禁和监控系统等,将其全部纳入后勤整体信息平台,这样就可做到使后勤的管理者无论身在何处均可以通过系统网络在第一时间得到集团各种运行数据,做出决策,发出指令。目前全国高校后勤管理信息化建设还不完备,全国高校后勤系统在信息化技术的应用上,基本是各自为阵。很多高校只是根据自身工作需要组织力量,自主研发,自己使用的管理软件系统,其特点一是仅适用于本校的管理特点和需要,缺少可复制性,不适宜推广;二是不完整性,只适用某一方面的管理,公寓管理在信息化建设相对起步较快,较多学校应用了公寓管理系统软件,实现了学生公寓的房态、人员、床上用品、公寓设备、服务等的信息化管理,但还没有实行网络在线管理,在饮食管理上也普遍仅限于应用一卡通售饭系统。很少有综合性并能覆盖整个后勤管理各方面的系统软件,能真正实现在线网络管理,在异地通过互联网在线办公,处理后勤日常事务,网上发出指令的后勤管理信息系统,完整的后勤管理信息系统应当包括:信息的采集与输入、信息的处理、信息的输出和信息的反馈四个部分。应当将后勤管理信息系统融入到整个后勤的日常管理工作中,与相关的规章制度联系起来。[3]如采集哪些信息、谁来采集、信息处理的分工、处理的规则……,等等,都有明确的规章制度,并且实际得到执行。目前来说,绝大多数高校的后勤部门都有自己的网页和内部网络,但这并不表明他们都形成了后勤信息管理系统。很多领导还习惯传统的信息交流模式,缺乏应用和处理电子信息的能力,是现代化的电子信息网络没有得到充分的运用,这是令人遗憾的。

2.2 实行科学的部门分工

任何系统都有层次性,更何况高校后勤工作涉及面很广,包括人力资源、财务、饮食、物业、公寓、水电、商贸、接待、交通运输、校园绿化等。这要求后勤管理系统应包含餐饮管理系统、公寓管理系统、绿化管理系统、日常办公管理系统、人力资源管理系统、固定资产管理系统、物业管理系统、对外接待管理系统、车队管理系统、教学楼管理系统、节能管理系统、质监管理系统等一系列的系统理论和具体方案。将系统整体的优化,首先要求构成系统各因子的优化。后勤服务与管理工作依靠各个具体部门去完成,只有每个部门工作完成得好,整个后勤工作才可能完成得好。后勤系统根据学校的总体目标,将整个工作计划划分到职能子系统,由各职能组长将任务分配到人,做到人人心中有计划,人人手中有任务,人人明确自己的职责和义务。例如,学校维修建立“限时服务制”,除完成日常维修,发现问题马上处理外,还要定期检查,及时发现隐患,并在规定的时间内完成,不能完成的主动说明情况。另外根据季节变化,安排好季节性检修工作。并且要求水电每周安全检查一次,校产校舍每月安全检查一次。同时要制订校舍大、中修计划,桌椅等物资订购计划,便于学校在经费预算时合理分配。并建立值班记录管理:记录设备运行(包括高低压设备记录、设备维修记录、设备报修记录的添加、查询、修改和删除)与操作表的添加、查询和删除、值班记录的添加、查询等;建立对水、电、暧工程维修登记制度,登记工程预算(包括预算登记、查询和删除)、工程合同(包括合同的登记、查询、修改和删除)、工程施工工期(包括工程进度的登记、查询和删除)、工作日志(包括工作日登记、查询和删除)、工程结算功能模块。

但是,后勤是一个相互联系的整体,整体并不等于部分之和。部门之间协调得好,就可能产生整体大于部分之和的效果;反之,如果协调不好,也可能出现整体小于部分之和的状况。这里的关键要素有二:一是科学的部门划分,部门职责不清,互相推诿或者互相争利,产生内耗;二是部门之间的沟通与协调机制,各个部门各干各的,相互不通气、不配合,既是个别部门的工作干好了,整体的效果也不会好。这两个方面的问题,是多数高校后勤工作受到诟病的重要原因。必须使后勤的各个部门都明白,每个部门的工作都是后勤工作不可缺少的组成部分,每个部门的工作都需要其他部门的配合,没有一个部门可以在没有其他部门配合的情况下把工作干好。要使各个部门都养成与其他部门互相配合的良好习惯。

2.3 建立协调机制

相互配合有两种促成方式:一是上级部门的协调;二是部门之间的自觉协调。部门之间有相互配合的需要,因此,他们相互之间有自觉协调的动力,在有些时候,他们会自觉的相互协调。但是,各个部门都有各自的目标、任务和利益诉求,在很多时候,期待他们自觉协调时不现实的,这就需要上级部门的协调。后勤系统内部,必须建立部门之间协调的规则以及上级部门协调下属部门的规则。只有这样,系统才可能优化,后勤工作才可能取得优于各部门工作之和的良好绩效。

2.4 完善控制机制

管理是通过被管对象的作用,来控制这个组织系统,完成计划,实现目标的。因此,控制是管理的主要功能,管理系统就是一个控制系统,管理的过程就是一个控制的过程,管理的成败主要取决于能否进行有效的控制。后勤系统的被管对象是学校的财和物,使这些被管对象在现有的条件下,发挥更大的作用,为学校的教学和科研服务,为老师和同学服务。根据系统论的观点,控制分为事前控制、事中控制和事后控制。[4]

2.5 加强与学校其他部门的信息交流与协调

后勤管理系统是一个独立的系统,但又是构成学校这个大系统的一个子系统。作为学校这个大系统的一个组成部分,必须服从这个大系统的需要,必须与学校其他部门进行信息交流与工作协调。这种信息交流与工作协调的必要性也体现在两个方面:其一,只有与其他部门多交流、多沟通,才能准确了解学校需要后勤系统提供怎样的服务;其二,后勤管理工作需要学校其他部门的支持与配合,离开其他部门的配合,离开全校广大师生的配合与支持,后勤工作不可能取得良好的绩效。

3.结语

后勤管理也是一门科学,我们只有了解它并且掌握它的规律,才能更好地驾驭它。系统论是现代社会化条件下管理复杂工作的重要方法,系统论在高校后勤管理中大有作为。系统论的思想和观念已经自觉不自觉地在高校后勤管理中得到应用,但从总体情况来看,应用得还非常不够。本文所论,有些是笔者对高校后勤管理中应用系统论方法的点滴体悟,更系统、更深入地阐述这一问题需要高校后勤同仁继续做出理论研究和实践回应。

参考文献

[1]黄春麟.高职教育与学习化社会构建的系统论研究[J].职业技术教育,2003,(4).

[2]林建平.高校能源消耗管理信息系统的设计与实现[J].辽宁科技大学学报,2008,(1)

[3]赵群.高校信息数据标准化与一体化[J].中国科技财富,2008,(12).

[4]孙群智.对加强高校后勤实体“内部控制”的思考[J].重庆工学院学报,2006,(12).

作者简介:任群英(1967—),湖南邵阳人,福建师范大学后勤服务集团接待服务中心主任,主要研究方向:后勤管理与服务。