浅谈学校档案建设

刘平平

1学校档案管理的主要作用

1.1能使学校工作正常化、规范化地开展，有利于宏观调控教育工作。学校档案在维护学校的合法权益，改进管理方式，探索新的教育教学方法等方面，都发挥了积极的作用，使学校管理从随意型、经验型向自觉型、科学型发展。

1.2有利于将零散材料系统化，将实践经验理论化，为开展教学、科研活动提供大量的经验资料，并且能把学校自身形象建设的成果传下去。同时，便于查找和使用有关资料，便于利用校史及有关实物，对学生进行校史教育、传统教育、爱国主义教育等。

1.3能调动教师的工作积极性，激励教师的竞争意识。如教师业务档案，每学期根据各人的工作實绩填写一次，内容和本人见面，学校领导、教研组长和本人共同签字方能生效。由于绝大多数教师的上进心、自尊心很强，这样做对每个教师都是一个有力的鞭策和鼓舞，增强其事业心和责任感，对全面贯彻教育方针，面向全体学生，全面提高教育教学质量，都有极大的促进作用。评模、评职称、民办教师转公办等，就能避免凭印象、走后门、耍权力。“模范不模范，翻开档案看”，按工作实绩排队上，这些过去的“老大难”就不会再难了。

1.4对学校教职员工的思想和行为具有约束和规范作用，学校档案中记载了多年来形成的整套规章制度：同时通过记录档案的过程，还体现出对学校师生心理和群体氛围的强大感应力，在潜意识中积极影响个人行为。

1.5能进一步加强和完善学校的科学管理体制。使每所学校都能从本校的实际出发，摸索经验，按照教育教学规律办好自己的学校。教育是一门科学，有其本身的规律。但这个规律并不是任何人随便都可以掌握的，只有在工作实践中，不断总结成功的经验，吸取失败的教训，得而不骄。失而不馁，才能从中找出规律，指导自己的工作在曲折的道路上不断前进。档案资料为此提供了有利条件，使学校管理从随意型、经验型向自觉型、科学型发展。

1.6能增强对学校检查评估的真实性和准确性。档案，是督查、评估和指导学校工作的可靠依据。有的学校平时做了许多工作并卓有成效，但督导检查时，听汇报成绩不少，查档案证据不足，有的已经丢失，有的一时找不到。而评估“重证据，不轻信口头汇报”，积分自然受到影响。有了档案资料，就是真凭实据，督查评估就能做到公平合理。

1.7学校档案信息的开展利用，也是学校档案管理工作的重要内容。它包括编制学校档案检索目录，开展学校档案编研工作，开展学校档案多种服务。充分利用学校档案信息与各项教育教学活动密切结合，才能提高教育教学水平，也才能充分体现学校档案工作的价值。

2学校档案管理的基本方法

2.1强化档案管理意识。首先是领导重视档案建设，利用档案资料服务学校各项工作，这是做好档案工作的根本保证。其次是全校教职员工人人树立档案意识，在日常工作中养成积累资料的良好习惯。

2.2加强学校档案的基础工作。其中包括：①配备管理人员、制订管理制度，建好、用好档案资料。②收集整理、分类归档。通常一学期收集整理一次，归档前要审查鉴别，决定取舍，然后系统地分类、分项、分卷归档。③注意档案资料的连续性、完整性、系统性和价值性。连续性是指跨学年的重要事件，如教改实验课题，周期较长，对每学期、每学年的阶段性实验报告和终结性的成果报告，都要注意连续性；完整性，是指本学期、本学年的某件事、某项活动要有头有尾，善始善终；系统性，是指分类立卷工作要规范系统：价值性，是指对收集起来的的资料，要严肃认真地审查整理，没有教育价值、科研价值、保存价值和历史价值的不归档。即使归档的资料，也要标明保存期限。

2.3深层次开发学校档案的信息资源。档案工作是一项服务性很强的工作，档案工作的服务性是通过档案利用来实现的。学校档案工作者不能局限于学校日常事务的记录，而要深层次开发利用档案信息资源。例如，借助现代信息技术，编写各种检索工具，介绍指南等；利用档案资料进行二次、三次加工而成专题材料，把湮没在一般档案中的有用信息发掘出来，利用档案信息制作展示橱窗版面等，展示学校教育教学成果，树立学校自身形象等。只有充分开展利用学校档案信息，才能充分体现档案工作的价值，才能实现学校档案潜在的经济效益和社会效益。

2.4提高档案标准化、规范化水平。推进档案管理电子化进程。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能没有充分发挥，要着眼于提高系统的整体水平，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平。并通过网络加以联通。要有重点地抓好数据库建设，慎重选定技术路线，推行适应的先进技术，使经济效益的合理性和技术的先进性相统一，大大提高自动化系统效率。