船舶设计过程中的变更管理

2008-01-29 00:26
船海工程 2008年1期
关键词:矩阵式船舶设计船东

(大连船舶重工集团有限公司 船舶设计研究所,辽宁 大连 116005)

近年来我国船舶建造总量不断增加,船舶设计周期越来越短,而船舶设计是一个较复杂的系统工程,存在许多不确定因素,因此加强船舶设计过程中的管理及其变更管理已成为必然的要求和趋势。

1 船舶设计组织模式

1.1 典型的船舶设计矩阵式组织结构

随着项目管理理论被越来越多的领域所认同并付诸实践,近年来船舶设计部门的组织模式均有不同程度的调整。目前国内各大设计院所及船厂的设计部门均采用典型的矩阵式组织结构,见图1。

图1 船舶设计典型矩阵式组织结

1.2 船舶设计矩阵式组织特点

各个专业的设计人员在必要时可以为某船的设计兼职工作一段时间,专业人员通常同时在两个或更多的船舶设计项目中工作。

船舶设计采取矩阵型组织使项目目标显而易见,项目责任明确——项目经理负全责。客户直接与项目经理沟通,对客户反映迅速,使得缩短设计周期成为可能;矩阵式组织使参与设计项目的人员有了专业技术支持的组织依托;职能部门的技术专家能通过不同的项目积累技术诀窍,并通过已掌握的技术技能对年轻的项目成员进行指导;在完成项目的同时也实现了员工培训,使设计人员整体的素质在项目完成后会有一定的提高,为进一步承接更多的技术难度大的项目做好准备;矩阵型组织在进行项目工作的过程中能有效地得到职能部门经理的支持,进而更好地协调工作;在设计部门承担多项目的情况下,职能组织可最大限度地实现资源共享,从而降低成本;避免了传统的职能型组织中职能经理不关心具体项目的弊端,有利于确保项目目标的实现[1]。

2 变更管理

虽然船舶设计项目组的成员是经过挑选的、具有专业基础的人员,但每一类型的船舶都有区别其它类型船舶的特点,加上不可预料事件的影响,船舶设计项目管理计划在实施过程中需要不断地变更[2]。变更管理包括:对引起变更的各种因素施加影响,以保证这些变更是经过许可的;确定变更是否发生,当变更发生时,对实际变更进行管理。

2.1 船舶设计范围变更管理

船舶的建造合同签订后,各专业科室在项目技术经理的领导下根据船舶建造说明书及相应的文件和与船东商定的相关条款,并根据以往的设计经验和惯例及各职能部门间的分工列出将来要出图的图纸目录、需要进行技术谈判的项目列表。这实际上就确定了设计工作的范围。

为提高工作效率减少变更,项目技术经理要特别注意各专业之间的分工边界的确认。以免遗漏或重复。

在设计过程中,由于某些约束条件及假定条件的变化,如规范、规则的变更、其它专业的修改、设备更新换代等,应对工作范围进行合理的变更,并及时列举出相关图纸改变清单,项目技术经理和计划管理室的主管人员依此为基础,依据质量管理文件中的作业指导书进行范围验证和核实,以确保对追加的项目进行有效的管理。并根据实际情况制定出比较合理的调整后的项目范围基准。船舶设计范围及其变更管理的主要内容见图2。

图2 船舶设计范围及其变更管理流程

2.2 船舶设计时间变更管理

计划室对各设计图纸的出图时间进行排序,并绘制项目计划网络图。

因很少有项目能精确地按照预定计划进行,计划管理室的项目负责人和项目主管应定期对计划完成情况进行检查,及时将项目进展情况与项目进度计划相比较。当由于设备资料未到、船东意见未确定、活动历时估算不准、车间的生产能力或生产单位不确定等因素的影响造成某些项目的进度计划需要变更时,计划管理室的项目组成员应及时核对项目计划网络图,与相关职能科室的人员一起分析相应的项目进度变化和由此而产生的其它影响。

当某些进度的变化有可能导致关键路径上的活动时要立即纠正;而非关键路径上的活动则可通过实行规定的审批步骤,批准更新的计划。因项目的范围出现变化而导致项目中某些进度可能拖期时,也要依据规定的程序编制补充的进度计划。船舶设计时间管理及其变更管理的主要内容见图3。

图3 船舶设计时间及其变更管理流程

2.3 船舶设计人力资源变更管理

船舶设计人力资源管理的主要内容见图4。

在船舶设计过程中,由于设计范围的变化和进度管理计划的变化,角色和职责分配矩阵中的任务和人员也要随之变化,人员管理计划也应随之变化。另外职能部门中人员调入和调出、项目组的某些人员承接新的项目和接受新的任务等均会对人员管理计划产生变更的影响。这需要项目技术经理和各专业的职能领导进行沟通,共同商定合理的解决方案。

图4 船舶设计人力资源管理流程

2.4 船舶设计沟通及其变更管理

在船舶设计过程中,及时准确地产生、收集、发布、储存和处理相关信息可加强项目成员之间的联系,为项目的如期进行提供必要的保证。因此在项目启动后就要根据船东及相关专业的要求、设备生产厂家的信息要求、自身的信息要求等编制沟通管理计划及各种沟通信息的管理办法,如:船东、船检往来信件管理办法,设备资料催交及其退审管理办法,图纸发放和图纸晒印等管理规定,与船东、船检定期沟通讨论的问题内容及其时间计划等。因设计过程中的一些意外修改会影响相关专业的设计时,要在项目技术经理的协调下及时沟通信息,一般的设计部门均有专门的沟通信息的模板,并应在计划管理室的监督下形成闭环,保证其信息得到接受和处理。

在项目开展的过程中还要根据实际情况对项目沟通管理计划进行定期审查、及时修正以保证其适用性。对于原管理计划中的一些规定,如何时采用书面、口头、正式、非正式的、纵向和横向的沟通方式等根据实际情况进行适时调整。对项目信息的记录如信函、传真、备忘录等文档要及时保存、定期归档。以备对项目沟通过程中的经验教训进行总结。

船舶设计沟通及其变更管理的主要内容见图5。

图5 船舶设计沟通及其变更管理流程

3 结束语

在以矩阵式组织开展船舶设计项目的过程中,项目管理各知识领域的部分均发挥其独特的作用,关键是项目经理和项目组成员要齐心协力,按照作业指导书中相关文件规程开展工作,加强沟通和信息反馈,适应矩阵式组织模式的要求,实现缩短船舶设计周期的目标。

[1] 金英勋,杨 磊,王增东.如何准备PMP考试 [M].北京:机械工业出版社,2001(9),1:35-37.

[2] 美国项目管理学会/北京现代卓越管理技术交流中心.项目管理知识体系指南[G].北京:北京现代卓越管理技术交流中心,2000:75-76.

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