从专项审核探析医院干部人事档案管理工作

摘 要：从干部人事档案专项审核历史背景出发，阐述专项审核工作的现实意义及主要做法。当前，医院干部人事档案管理工作存在档案意识薄弱、档案管理不规范、专业化程度不高以及信息化建设滞后等问题。文章以专项审核为契机，为进一步加强医院干部人事档案管理提出相关建议：提高政治思想，筑牢思想关；夯实工作根基，筑牢管理关；严把关键环节，筑牢质量关；加强队伍建设，筑牢本领关；强化信息支撑，筑牢发展关。

关键词：干部人事档案；专项审核；档案管理

中图分类号：G271 文献标识码：A

干部人事档案是各级党委（党组）和组织人事等有关部门在党的组织建设、干部人事管理和人才服务等工作中形成的，反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法、家庭状况以及社会关系等情况的历史记录材料。本文从干部人事档案专项审核（以下简称“专项审核”）历史背景出发，阐述专项审核工作的意义及主要做法，梳理和分析存在的问题，并探讨新时期如何加强医院干部人事档案管理工作。

一、干部人事档案专项审核工作概述

1.历史背景

我国干部人事档案正式形成于延安时期的干部审查工作中。2000年，中国共产党中央委员会组织部组建了信息管理中心，在全国范围内开展干部人事档案审核整改工作。2001年，中国共产党中央委员会组织部制定《干部人事档案质量评价标准和办法》，对中管干部档案开展全面审核，把干部人事档案工作重心调整到档案内容建设上。2002年，中国共产党中央委员会组织部开展省管干部档案审核试点工作，并于2003年下发《关于开展省管干部档案审核工作的通知》（组厅字〔2003〕15号），将省管干部档案审核工作推广到全国各省区市。2005年12月，中国共产党中央委员会组织部召开第四次全国干部档案工作会议，把干部人事档案中“三龄一历”的审核作为干部人事档案检查验收的重点。2006年2月，中国共产党中央委员会组织部下发《关于进一步开展干部人事档案审核工作的通知》（组厅字〔2006〕5号），面向全国范围开展干部档案审核工作。党的十八大以来，党中央作出全面从严治党的战略部署，中国共产党中央委员会组织部下发《关于进一步从严管理干部档案的通知》（中组发〔2014〕9号），自2014年10月至2016年6月在全国分三批开展干部人事档案专项审核工作。2018年11月，中国共产党中央委员会组织部出台《干部人事档案工作条例》，突出全面从严要求，新增档案审核内容，要求干部人事档案“凡提必审”“凡进必审”“凡转必审”。2018年12月，中国共产党中央委员会组织部提出深入推进干部人事档案专项审核全覆盖工作，对2014年专项审核的遗留问题开展“回头看”。

2.现实意义

（1）专项审核是落实全面从严治党、从严治吏要求的迫切需要

党要管档，档要姓党。干部人事档案属于党和国家所有，是社会信用体系中重要的组成部分。近年来发生干部档案材料信息记载不准确、不一致和重要材料缺失等问题，在社会上造成不良影响，甚有干部人事档案造假，从“骗官书记”到“五假部长”，严重影响政风，损害公信力。党的十八大以来，党中央把全面从严治党纳入“四个全面”战略布局，坚持党要管党、全面从严治党的根本方针。党要管党，首先是管好干部；全面从严治党，关键是从严治吏。开展干部人事档案专项审核，是对干部的一次“政治体检”。一方面，去伪存真，整治档案造假问题，为干部管理工作奠定基础；另一方面，正本清源，杜绝档案造假和被篡改的不良风气，建立诚信档案，助力构建社会诚信体系，有力保护党的政治生态环境。

（2）专项审核是规范档案管理、提高管理水平的内在要求

干部人事档案专项审核是做好干部人事档案工作的重要抓手，开展干部人事档案专项审核不仅是对档案完整性和真实性的全面核查，还是对干部人事管理工作的大检查。在审核过程中，需要细致审查每份档案，及时发现档案中存在的问题，如档案分类不准确、信息填写不规范以及材料缺失等，以专项审核为契机，可以进一步完善干部人事档案内容，确保干部人事档案真实、准确、完整和规范。同时，通过专项审核有助于及时发现人事档案管理过程中存在的种种问题，采取针对性整改措施，规范档案材料收集、整理和归档等各个环节与流程，推动档案管理的规范化、系统化和科学化，提升干部人事档案的整体质量和管理效能。

（3）专项审核是维护职工权益、助力科学决策的重要保障

真实性是人事档案的生命，“凡提必审、凡进必审、凡转必审”，通过组织开展专项审核，严格把关档案质量，为组织人事工作提供真实、准确的档案信息，保障公平性、客观性与公正性，维护组织人事工作的严肃性和公信力。干部人事档案所记载的信息，是单位职工办理考研、出国、身份认定、职称评聘、待遇落实、退休、社会保障、户口迁移以及遗产继承等诸多事宜的重要依据，与干部职工的利益息息相关。档案记录着基本信息、政治思想、成长经历和工作实绩等多项内容，是干部与人才成长轨迹的“历史凭证”，借此可以全方位了解其政治品德、专业能力和工作经验等，为识人、辨人、选人以及用人提供重要依据，有效防止“带病提拔”“带病上岗”，促进医院的可持续发展。

二、干部人事档案专项审核的主要做法

1.统筹谋划，周密部署

按照省、市组织部门关于干部人事档案专项审核工作的统一部署和要求，我院于2015年启动专项审核工作，结合实际制定工作方案，梳理工作流程，明确任务分工，细化实施阶段。在审核范围上，将医院在编在岗的管理人员和专业技术人员均纳入审核，突出干部队伍主体，重点审核院领导班子和中层干部的档案。在审核内容上，重点审核“三龄二历一身份”，材料是否完整规范、真实准确，有无涂改造假等。

2.严明政策，强化责任

开展审前业务培训工作，组织专项审核人员认真学习中央、省和市有关干部人事档案专项审核工作的政策，为顺利开展专项审核工作打好理论基础。遵照《浙江省干部人事档案专项审核工作实施方案》及医院工作方案，明确审核标准和要求，严肃工作纪律，严格审核流程，秉持从严把关，加强保密管理，确保专项审核工作的顺利开展和审核结果的公正准确。

3.精心组织，扎实推进

整个审核过程分审核登记、汇总分析、调查核实和组织认定四个步骤。专门抽调政治素质高的党员干部参加专项审核工作，以小组为单位，每个小组2人，分别负责初审和复审，逐卷逐页逐项审核，填写《干部人事档案专项审核情况登记表》，每卷档案由初审人和复审人签字确认。人事部门按照登记情况分别梳理汇总和认真分析专项审核中存在的问题，对干部信息存疑的由组织开展调查核实，对干部档案问题由院党委集体研究、综合研判和统一认定。

4.从严从实，认真处理

针对专项审核中发现的问题，根据不同的情况处理。如档案材料不完整、不规范，应采取通知追补、电话催补和专人查补等措施，多方收集，要做到应找尽找、应补尽补和逐项销号。为了保持档案材料的历史原貌，应尽可能收集材料的原件，如确实无法查找到原件，可以从存有材料原件地复制，如必须重新制作，要严格按照规定程序。如档案信息记载不一致，应根据有关政策认定。对补充材料、调查材料和认定处理材料等要认真细致地鉴别，做好及时归档。

三、干部人事档案管理工作存在的问题

1.档案意识薄弱

干部人事档案工作是一项内部性和保密性的工作。就管理者而言，存在认识上的误区，认为干部人事档案工作只是简单地收集保管材料，是人事部门及档案工作人员的事情，只要“守好摊”，应付外调查档就可以了，对干部人事档案工作重视程度和支持力度不足，缺乏档案管理意识。就干部职工自身而言，没有认识到档案的重要性，在填写档案材料时不认真或随意涂改，导致信息记载不一致。自身归档意识缺失，学历、培训和职称等重要材料没有上交组织归档，甚至有遗失的，对档案的真实性、准确性和完整性造成很大影响。此外，社会档案意识不强，有的因办公地址迁移而弃档，有些学籍管理部门因档案多次流转或转档不彻底，导致档案材料缺失等。

2.档案管理不规范

干部人事档案管理是一个体系，涉及干部人事档案的收集、鉴别、整理、归档、保管、利用以及转递等多方面工作。目前，干部人事档案工作的各项规章制度尚未健全，各地的档案管理方法和政策要求不一，导致干部人事档案管理工作难以实现标准化和规范化。主要体现在：档案材料收集不及时或不齐全；对收集接收的档案审核不严格，把填写不规范、填写内容不全和审批手续不完备的材料归案；原始形成材料束之高阁，没有按规定及时整理归档；选用非标准的纸张规格及格式制作档案材料；档案材料的转入、转出、查阅以及借阅等手续不完备；档案材料不移交，随机构和人员变更而沦为一堆废纸；在档案材料移交转递时，对材料内容没有鉴别与审核，导致张冠李戴或装错档案，若多次转递还会发生叠加式遗漏材料的情况等。

3.专业化程度不高

干部人事档案工作是一项具有政策性和专业性的工作。按照规定，每管理1000卷档案一般应当配备1名专职工作人员。在实际工作中，人员配备比例不足，部分单位人事档案管理工作由人事干部监管，没有配备专职的档案管理人员，遇到重大的档案工作安排，如专项审核工作还需要抽调其他科室人员协助工作。作为兼职人员对档案投入精力不足，停留在表面或基础性的档案工作上，应付了事，导致归档材料堆积、误装和损坏等不良后果。部分人事档案工作人员不是专业出身，不能满足新时期干部人事档案管理工作需要，缺乏档案专业系统培训，专业知识匮乏和技术水平有限，对档案材料的收集、鉴别、整理和归档等业务不熟悉，“有档不归、有文必档”、鉴别材料能力不足等问题频出。

4.信息化建设滞后

随着科学技术的飞速发展，信息化和数字化已成为社会发展的大趋势。当前，医院档案信息化建设起步较晚，还没有将现代信息技术运用到干部人事档案管理中，人事档案管理仍然延续纸质档案管理的模式。干部人事档案仅以单一的纸质档案为主，整理和查阅档案均依赖传统的手工操作，档案管理效率低下。经常查阅导致自然磨损和纸张老化变质，增加了档案的保存风险。此外，由于缺乏信息技术手段，档案信息开发与利用率不高，严重影响人事档案工作服务党政和组织人事工作效用的发挥。人事档案信息化建设迫在眉睫，但档案数字化程度低、标准和规范不统一、信息化人才匮乏和信息安全问题等限制了档案信息化建设的进程。

四、加强干部人事档案管理工作的对策建议

针对干部人事档案管理目前存在的问题，就新形势下如何开展医院干部人事档案管理工作提出几点建议。

1.提高政治思想站位，筑牢思想关

一是充分认识人事档案和人事档案工作的重要性。档案工作是一项基础性工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。作为最直接、最可靠和最权威的历史真实记录，人事档案记录着个人发展的情况，真实地反映实践活动所留下的轨迹。人事档案工作不是一项可有可无的工作，而是一项与医院高质量发展密切相关的工作，是组织发展中不可或缺的重要事业。

二是切实增强人事档案管理工作的责任感和使命感。坚持中国共产党对档案工作的领导，加强政策及《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》等法律法规的学习，牢记档案工作政治属性，贯彻以人民为中心的发展思想，推动人事档案工作走向依法治理、走向开放和走向现代化。

三是加大档案知识宣传力度，营造人事档案工作氛围。围绕人事档案的内容、价值、管理要求以及法律法规等方面宣传，通过某信公众号、网站等新媒体平台发布档案文章、视频和图片，制作宣传手册、海报、展板以及举办档案知识竞赛等，让职工了解人事档案和关注人事档案，树立自身档案管理意识，营造全院重视档案和支持档案工作的环境氛围。

2.夯实工作根基，筑牢管理关

一是建立人事档案工作领导机制。医院成立人事档案管理领导小组，由单位主要领导担任组长、组织人事部负责人担任副组长、其他职能管理部门负责人为组员，下设人事档案管理网络，配备专职档案员为责任人，各科室安排一名工作人员作为档案联络员。自上而下建立党委领导、归口负责和齐抓共管的工作协调机制，由人事档案管理领导小组负责制定档案工作规划、明确档案工作职责分工、监督档案工作实施以及协调解决档案工作中的问题等，确保档案工作各项任务落到实处。

二是完善人事档案工作规章制度。树立依法治档的思想，根据人事档案工作相关法律法规和政策要求，结合医院工作实际，制定完善人事档案日常管理工作制度，规范档案收集、鉴别、整理、归档、保管、利用、查阅以及转递等各项工作流程，做到档案材料“入有来源、出有去向、查有记录”，保证人事档案工作“有法可依、有章可循”。

三是强化人事档案工作监督与考核。健全档案工作监督机制，探索实施档案主管部门、卫生行业主管部门及医院分层次监督管理，形成全方位和立体化的监督体系。通过定期自查自纠、专项检查和随机抽查等，监督检查贯彻落实党和国家关于档案工作的方针政策、遵守医院人事档案工作规章制度以及履行工作职责等情况。制定医院人事档案工作考核标准，纳入单位绩效考核体系，实施定期考核，考核结果作为评价和奖惩的重要依据。

3.严把关键环节，筑牢质量关

一是严格规范档案收集。按照《干部人事档案材料收集归档规定》，明确归档范围，落实收集归档要求，采用定期收集、分批收集、重点收集和个别收集的方式，实现人事档案材料归档从被动接受向主动收集的转换。紧盯干部调整、学历变动、职称晋升、年度考核以及表彰奖励等节点，抓好源头，对收集的材料逐份登记并跟踪归档进度，确保人事档案材料齐全完整、及时有效和常态管理。

二是严格鉴别档案材料。从真实性、完整性和准确性三方面对每份档案材料仔细鉴别。首先，判定材料是否应归入人事档案，归属对象是否正确，要特别注意“同名异人”“一人多名”的情况，同时审阅是否存在重复内容，对剔出的档案材料不得擅自处理或销毁；其次，审查材料是否齐全与完整，是否填写规范与手续完备，对头尾不清、来源和时间不明的材料应谨慎处理，对缺失材料要及时登记并收集补充。

三是推进专项审核工作。吸收借鉴全国各地干部人事档案专项审核的经验做法，开展专项审核自查工作，以查促建和以查促改，探索通过PDCA循环促进干部人事档案专项审核工作的标准化管理，建立常态化档案审核工作机制，开展干部选拔“任前审”“动议即审”和新进人员“入职审”，将审核融入人事档案各个环节。加强“日常审”，扎实推进干部人事档案专项审核全覆盖工作。建立人事档案审核责任制，坚持“谁审核、谁负责”的原则，确保审核工作的准确性和严肃性。

4.加强队伍建设，筑牢本领关

一是拓宽人才引进渠道。人才是第一资源，坚持“走出去”“引进来”相结合，创新引才方式。选拔吸纳具备档案学、管理学、医学和计算机等专业背景的复合型人才加入档案管理队伍，充实档案人才力量，要求其政治坚定、坚持原则、忠于职守、甘于奉献以及严守纪律，按照有关规定配足配强管档人员，保障人事档案管理工作有序开展。探索柔性引才，深化与档案主管部门、高等学校合作，聘请专家技术指导，为医院档案事业发展提供智力支撑。

二是加大人才培养力度。推行档案管理人员的职业化培养，实施“档案学+N”人才培养计划，打造一支政治强、业务精、作风硬和纪律严的复合型档案管理队伍，以适应数智时代档案事业发展的需求。加强政治理论学习，锤炼档案管理人员忠诚、干净、担当的政治品格。加强专业知识和技能培训，通过学历提升、继续教育、挂职进修、学术交流研讨以及实地参观等多种形式，拓宽视野，了解专业领域的现状和发展趋势，提高专业素养和业务能力。

三是完善人才激励机制。吸引和留住人才，激发人才潜能和创造力，提高竞争力。改革人才评价机制，破除“四唯”倾向，坚持德才兼备，突出实绩实效。建立科学、合理的绩效考核机制，凸显考核与绩效分配、职业发展的正向激励作用。建立沟通交流机制，加强与人才联系，收集意见建议，切实帮助他们消除后顾之忧。加强典型宣传，选树档案工作先进典型，增强职业荣誉感和社会认同感，营造重才、用才和护才的良好氛围。

5.强化信息支撑，筑牢发展关

一是注重档案信息化基础建设。首先，硬件设施建设。在计算机终端设备、数字化加工和存储设备、网络连接设备、服务器和网络布线等方面投入和加强建设，助推档案管理实现信息化的升级；其次，档案软件系统建设。通过档案管理系统实现对人事档案的录入、整理、存储、检索、借阅以及归还等全生命周期管理，提高档案管理效率和安全性；最后，档案信息化标准规范建设。从管理、业务和技术三个层面建立档案信息化建设相关标准和规范，提升档案管理的科学性和规范性。

二是注重档案信息资源建设。充分利用信息技术与现代化电子设备，实现电子档案与纸质档案双轨制的档案管理模式。建立干部人事档案数据库，严格规范档案整理、扫描、处理、存储、验收以及备份等各环节，并注意数据库动态更新。运用数据库数据分析技术，比对分析人事档案信息，提高人事档案利用能力和专项审核质量。加强数据库权限设定与使用管理，探索推动移动客户端建设和应用拓展。

三是注重档案信息化保障体系建设。档案信息化是一项系统工程，需科学制定档案信息化建设规划，将档案信息化纳入医院信息化发展规划中，广泛调研、深入论证和分步实施。强化档案信息安全保障，建立档案信息安全管理制度和应急预案，提高软硬件设施安全水平，健全网络系统安全保密防护体系，建立档案数字资源备份机制。探索实行档案信息化社会服务，加强与第三方机构的合作与交流，最大限度地发挥干部人事档案的利用价值。

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作者单位：嘉兴市中医医院