高校影像档案数字化管理探索

摘 要：影像档案是档案的重要组成部分，影像档案的数字化管理是档案信息化建设的重要环节。近年来，随着档案信息化建设要求的提出，很多单位在逐步对已有的声像档案实行数字化处理。文章将重点探究高校影像档案的数字化管理，提出推进影像档案数字化管理的有效途径，以更好地实现档案的接收、存储和利用，为高校的发展建设提供服务，以适应时代的需求。

关键词：影像档案；数字化；规范

中图分类号：G271 文献标识码：A

一、影像档案数字化管理建设内容

1.存储介质

在实际的生产生活中，随着科学技术日新月异的飞速发展，电子设备的种类日益繁多。由于数据获取资源的不同，高校影像档案的存储介质多种多样，导致存储格式不尽相同。早期为磁盘磁带，如BETACAM SP、U-Matic、DVD、CD、BETCAM、DVCPRO50、DVCPRO HD、HDCAM、Hi8 MP、VSH、DV等形式。近年来多为硬盘、云存储和共享网盘等形式。

2.承载内容

影像档案记录了大量的文化信息，是历史文化传承的重要载体。高校影像档案是高校在人才培养、教育教学、科学研究、社会服务、对外交流与合作以及综合管理等方面形成的历史记录。包括：名人类；各级领导来校视察、检查和指导工作；学校召开的各类代表大会及重要会议；由学校主办、承办的各种重要的教学、科研会议以及各项活动；各种外事活动；反映学校不同历史时期变化发展的校景等。高校影像档案作为高校档案的重要组成部分，主要来自高校各部门移交的影像资源、高校档案部门向社会公众征集的影像资源以及高校与其他单位合作交流获取的影像资源。影像档案和文书类档案一样涵盖了高校生产生活的各个方面，与之不同的是影像资料的特性，视频录像可以还原人们说话时的表情、当时的社会环境，录音可以还原人们的声调，对历史活动予以直观的描述，更能还原真实的历史。珍贵的影像资料也增加了档案的趣味性，人们可以从多角度了解高校发展的历史，对于档案文化的宣传和推广起到了很好的推动作用。

3.数字化资源获取

（1）收集

高校档案管理部门根据学校的发展要求，确定归档范围。对高校重大事件、重要活动、会议以及重要人物访谈等影像资料展开征集。早期的影像档案有实物载体的移交，近些年逐渐通过云存储、云共享和线上数据传输等方式。

（2）整理

对于收集到的影像资料，根据资料内容列好标题，实体介质以年为单位，按时间、事由和成套性集中存放入库房，并整理好Excel电子汇总表格。包括序号、库位号、标题、年份、视频介质和编号等相关基础信息，生成电子目录，并根据表格目录顺序生成编码，粘贴标签贴。

（3）借出（登记）

对于需要数字化的影像档案，编号后打印电子表格，对应其所在的库位，借出人登记信息，经手人签字借出。

（4）数字化信息采集

检查影像档案存储介质的完整情况，对于年代久远的磁带类档案进行人工酒精清洗和手工修复，并过机使其卡带保持平整。对于特定时期的磁带，应用于特定时期的机器，如早期的SONY·U·Matic设备或专项整理U-Matic类型的磁盘已经停产，使用过程中要特别注意轻拿轻放。整理完成后通过软件读取影像内容，展开数据采集和数据加工，使其转化为符合归档标准，如录音电子文档WAV、MP3、AAC等格式；录像电子文档MPG、MP4、FLV、AVI等格式。

（5）借还（登记）

完成信息采集的影像档案，通过核对，经手人签字，归还至档案库房。

（6）数据备份

根据国家档案管理要求，分为元文件格式和MP4格式实行备份。

（7）验收

按要求验收转换好的数字档案，并根据标题做好目录。

（8）存档

应统一影像档案的格式，并存档，纳入数字信息库，实现档案的利用。

二、影像档案数字化管理中存在的主要问题

1.存储介质损坏

（1）人为因素

大多数高校影像档案出现的时间要早于档案馆建成的时间。在档案馆建成之前，由于保存条件的限制，很多影像档案存储磁盘、磁带在很长的一段时间里没有得到有效的保护和存放。还有很多影像资料由学校各部门自行保管，有的只是随意堆放在办公室里，存放条件对于湿度、温度没有精确的要求。在整理中发现，2000年前的早期磁带较易出现发霉、掉粉、杂音和声音不清晰等问题，部分磁带由于办公室搬迁等客观因素，出现残缺或遗失。

（2）环境因素

磁盘、磁带存放时间过久，带基塑料老化会导致弹性不够，走不动带。还有早期的磁带头部连接处易断裂，VHS的民用磁带本身材质稍差，存放时间一长不好处理，比较近代的磁带因为要缩小体积也容易导致断裂。在整理中，我们发现2000年中期部分磁带因为材质比较薄，读取时容易导致中间部分断裂。断裂的磁带在修复过程中只能将断裂部分去掉，重新拼接，导致这一部分的影像档案缺失。

2.归档不规范

高校建校以来的影像存档资料繁多，而早期影像档案的归档整理工作主要由高校工作人员开展，工作人员的整体素质、思想观念、专业能力和执行力对档案的规范化保存产生了很大影响。很多历史影像档案未经过科学规范的整理，磁盘内容的缺失、提供者信息的不全、磁盘内容的重复或者采集到的内容与标题不一致。有的磁盘标明可存储的录像时间大约为30分钟，但是实际上为40多分钟不等，给现在的数字化信息采集工作带来了难度。

3.资源共享不足

近些年随着高校的信息化建设发展，无纸办公、电子化逐步占据了重要位置。高校各部门开发或应用了各种不同的软件，如智慧校园、智慧财务系统、国有资产管理系统和档案管理系统等。各个系统的开发者和应用时间及服务的主体不尽相同，往往各自为营。各个办公软件和档案管理系统之间的兼容性以及档案管理系统和档案数字资源库之间的兼容性有待提高。软件系统的不兼容给数据共享和信息流通带来了影响，也给影像档案的收集带来难度。如何将这些分散的、内容丰富的影像资源整合为系统的影像档案，从单馆服务向校际共享还需要进一步优化。

4.安全性问题突出

和早期的磁盘、磁带相比，现代的硬盘存储方式在性能上有了很大的提升，90年代初，一盘磁带的存储时长为录像30分钟左右。而现代的硬盘内存一般以GB、TB为单位，内存容量大幅扩增，信息的存储更加高效、便捷。但是信息的保存也更加脆弱，一旦存储设备发生损坏将会很难修复，面临着数据丢失。目前，很多影像档案数字化工作以项目外包的形式完成。外包人员的流动性大、对外包公司的监管制度不完善以及验收环节不够严谨，都会影响影像档案数字化内容的完整性和准确性。特别是涉及一些涉密档案的处理时，现有的办法主要是签订保密协议和人为跟进，缺乏系统的监管体系。

三、影像档案数字化管理方向

1.明确管理规范

（1）档案存储要科学、规范

对于已收集的历史影像档案，在保存上应当符合《磁性载体档案管理与保护规范》（DAT 15-1995）、《电子文档归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38-2008）等行业规范标准。对档案装具、摆放位置、库房的温湿度和气压都有所要求。归档的磁盘、磁带及录音录像档案需装在化学性质稳定的标准包装盒内，摆放时排列松紧适当，拿取时轻拿轻放。库房温度保持在15℃～27℃，相对湿度40℃～60℃的范围，并保证昼夜温度的周期变化值在要求的范围内。库房应保持良好的通风和空气净化。对于多媒体的磁介质，已经数字化的影像档案应按照《档案管理软件功能要求暂行规定》要求，做好影像档案的分类、整理和归档工作。

（2）规范数字化资源获取

影像档案数字化工作内容细致、繁杂，不是简单的格式转化。包括规范影像档案的收集、保管流程以及对数字化外包工作人员的监管流程。在数字化的每一个环节，需要档案工作人员不断增强思想意识，不断学习，熟练掌握专业的设备使用规范，制定完善的规章制度，并严格遵守。苏州大学早在2017年就制定了《苏州大学声像载体档案规范》。此外，和影像档案数字化相关的行业标准有《录音录像档案数字化规范》（DA/T62-2017）、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）。影像档案数字化不只是转录，而是需要对影像档案数字化工作的基本原则、数字化归档范围的确定、影像载体材料部门立卷和归档流程、借出（还）管理、数字化具体流程以及对外包人员不定期抽查等方面做出具体要求。

2.推广数字化管理模式

（1）制定可共享的数字化资源平台

在顶层设计上，实现数字资源共享。高校档案工作人员利用校园网办事平台为依托，与软件研发人员充分沟通，制定可兼容不同软件的数字化资源平台。通过在原有平台功能基础上增加接口模块，以云存储和档案一键移交等多种方式将不同的影像资源整合在一起，使其更加标准化和规范化，实现影像档案的共享式移交，避免影像档案在移交过程中因为拷贝、信息传输等环节带来的数据误差，以达到数字资源和信息的共享。

（2）搭建数字化管理服务平台

数字化管理模式涉及数字视频压缩技术、存储技术、数据库技术、计算机网络技术和信息检索技术等多项技术的全方位组合和应用。应加快对旧有历史影像档案的整理和信息提取，将固化在磁盘、磁带里的影视资料数字化，加快构建影像档案数字化管理平台，建立高校数字档案库和数据中心，推进影像档案数字化管理模式，提高影像档案的利用率。目前，大多数的高校受限于学校不够重视和资金缺乏，数字化档案工作尚在转型阶段，只有少数高校，如河南大学在2021年开通了声像档案管理系统服务平台。用户通过完善所在学院和个人信息，管理员审核通过后即可实现资料上传、收藏和下载。数字化管理平台通过网络为高校各部门提供服务和信息参考，以实现影视档案保存和利用的最大化。

3.增强档案存储的安全性

安全是档案工作的基石。如何确保影像档案存储的安全，一是制订影像档案的备份计划。定期备份，定期抽查，定期清洗。二是网络物理隔离。如深圳大学档案馆通过建立两套网络系统，设计内部局域网（专网），与外网、互联网物理隔离，配合使用实名授权U盾+密码。档案工作人员在登录电子管理平台，对电子文件展开审核时需要使用U盾+密码双重验证。每一个操作步骤在系统中生成历史记录，以达到“工作留痕”。对防止网络黑客入侵以及数字档案被篡改和维护档案管理的信息安全起到了监督作用。三是加强网络监管。设置专业的运维人员，对各个数字化平台实时监管，及时发现问题，检查对应的服务器，及时处理问题。

4. 增强新技术的开发和应用

新兴技术包括AI技术、物联网、区块链、5G和人工智能等。如大家熟知的AI技术已经广泛应用于某信登录、人脸支付和政府公共服务平台的登录等，涉及人们生活的方方面面，其方便快捷和准确性高于人工操作。区块链技术结合了分布式存储、点对点传输、共识机制和密码学等技术，具有不可篡改、去中心化的特点。5G技术主要应用于传感和数据采集。人工智能技术拥有强大的分析、智能管理优势。现在，已经有高校将AI技术应用于档案的远程智慧查档利用，如上海体育学院在原有的校园网办事平台上做了二次开发和接口集成，通过人脸识别技术对接AI开放平台，共享权威机构的公民人脸库，核验关键信息，精确查档人身份，使其不用前往档案馆即可完成在线查档、经办人在线审批和提供档案查档利用服务。

如何将这些新兴技术引入高校影像档案工作是一个新的探索和思考，如收集、归档环节以及快速、准确地识别数字图像信息，并对重复的信息进行甄别和排除，将会大幅提高档案工作的效率。影像档案中往往涉及人物。通过对接人脸数据库，在繁多的数字资源中通过AI识别，结合其他多重元素能够快速检索出与特定人物相关的画面，提高了影像档案的资源检索和利用。依托人工智能技术的智能档案管理系统能够对存储档案定期比对、检查，以确保其完整性。物联网、5G和区块链技术相结合，利用区块链的去中心化特性，确保档案资源的安全。

四、 结语

2020年6月20日，新修订的《中华人民共和国档案法》提出，加强档案信息化建设。2024年3月1日起新实施的《中华人民共和国档案法实施条例》第五章对档案的信息化建设提出了进一步的要求。国家鼓励有条件的单位开展文字、语音和图像识别工作。影像档案在档案数字化时代的今天，有着越来越重要的地位。如何更好地将影像档案进行数字化转化，更好地实现其利用价值，应不断优化影像档案数字化的各个环节。

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作者单位：深圳大学档案馆