事业单位档案数字化转型的挑战与对策

摘 要：随着我国信息化建设的快速发展，数字化、信息化建设已经成为各领域的发展趋势。事业单位档案管理工作也在进行数字化转型，但事业单位档案管理工作中依然存在档案管理人员对档案数字化转型认知不足、档案信息化基础设施不完善以及数字化管理人才匮乏等问题。因此，事业单位要想达到数字化科学建设要求，进一步提高档案管理工作水平，必须加强对档案数字化转型工作的重视程度，并且不断地完善数字化转型的基础设施建设、提高工作人员的数字化素养以及加强对数字化专业人才的引进与培养。文章分析了事业单位档案数字化转型中所面临的挑战，并提出一些解决对策，以期能够促进事业单位档案管理工作向数字化方向快速转型。

关键词：数字化；事业单位；档案管理

中图分类号：G270.7 文献标识码：A

随着我国经济的不断发展，科学技术不断进步，同时也给事业单位档案管理工作带来新的挑战。现阶段，随着信息化建设的不断推进，信息技术也在事业单位得到广泛应用，并对事业单位档案管理工作提出新的要求。在此背景下，事业单位必须加快数字化转型的步伐，促进档案管理工作向数字化方向发展。只有这样，才能促进档案管理工作更加高效、科学、便捷和安全。在当前信息化建设不断推进的背景下，事业单位要想提高档案管理工作水平，就必须加快数字化转型步伐。

一、数字化转型的概念

随着信息技术的快速发展，数字化已经成为各行各业发展的必然趋势。数字化转型指的是创新传统的工作模式和工作方式，通过利用信息技术、计算机技术等新兴技术，提高传统行业的工作效率和工作质量，最终达到增加社会经济效益、提高社会发展水平以及实现各行各业可持续发展的目的。数字化转型并不是某一个特定行业所特有的，它是在各行各业都广泛应用信息技术之后才产生的。随着社会经济和科学技术的快速发展，数字化转型在各行各业得到广泛应用，如交通、城建、大学、银行、教育、医疗和公共服务等领域广泛应用了信息技术。因此，数字化转型是社会经济快速发展以及各行各业不断进步的必然产物，不仅能提高工作效率和质量，还能促进社会经济快速发展。

二、事业单位开展档案数字化管理工作的意义

1.简化档案工作流程

在事业单位，涉及大量的档案材料需要妥善管理和保存。传统的人工管理方式往往效率较低，易出现文件遗失或信息混乱等问题。因此，开展档案数字化管理工作对于简化事业单位的工作流程至关重要。首先，档案管理数字化能够使得文件检索更加便捷、高效。传统的手工管理方式需要大量的人力、物力进行文件的整理、存储和检索，而数字化档案管理系统则可以通过关键词检索、分类存储等功能，迅速找到所需文件，节省大量的工作时间；其次，数字化档案管理可以降低档案管理的成本。传统的档案管理方式需要购买大量的文件柜、存储设备以及耗费人力进行维护。而数字化档案管理系统则可以将文件数字化存储在服务器上，节省大量的空间成本，同时也减少纸张、墨盒等耗材的使用，降低管理成本；最后，数字化档案管理还可以提高工作的灵活性和效率。在传统的手工管理方式下，档案只能在固定的地点和时间被访问，而数字化档案管理则可以实现随时随地、跨部门共享的功能，工作人员可以更加灵活地处理档案工作，提高档案管理工作的效率。

2.拓宽档案管理方式

传统的档案管理方式往往局限于纸质档案的存储和管理，而数字化档案管理系统则为管理方式的拓宽提供了广阔的空间。首先，数字化档案管理系统使得管理方式更加灵活、多样。传统的纸质档案管理方式受限于物理空间和时间，纸质档案只能在特定地点和时间内被访问和管理。而数字化档案管理系统可以实现信息的网络化存储和共享，工作人员可以通过互联网随时随地访问和管理档案，极大地提高档案管理的灵活性和便利性；其次，数字化档案管理系统增强了管理信息化的程度。随着信息技术的发展，数字化档案管理系统具备强大的信息处理和管理功能，可以对档案信息展开数字化处理、智能化分析和统计，为档案管理决策提供更加全面和准确的数据支持。例如，系统可以通过数据挖掘技术分析历史档案数据，发现工作中的潜在问题和趋势，为档案管理者提供科学的决策依据，进一步提升档案管理的精确性和效率。

三、事业单位档案数字化转型的挑战

1.档案管理人员对数字化转型认知不足

事业单位档案管理工作的重要性不言而喻，是档案管理人员应该重视的问题。但是目前很多事业单位档案管理人员对数字化转型的认知不足，不知道该如何进行数字化转型工作，导致事业单位档案管理工作的效率低，并且增加了事业单位档案管理工作的成本。有些事业单位档案管理人员认为数字化转型与自己并没有关系，所以对纸质档案进行数字化转型业务时，不主动学习和研究纸质档案如何实现数字化转型，甚至一些档案管理人员认为数字化转型是可有可无的事情，认为档案管理工作就是简单地文件归档及整理。还有些档案管理人员认为在实现数字化转型时，会有很多工作人员和机器实施操作，而自己只需要整理相关资料就可以，档案工作人员的积极性不高，从而严重影响事业单位档案管理工作的效率。

2.信息化基础设施不完善

我国事业单位在档案数字化转型过程中，因为缺少相应的基础设施建设，信息化基础设施不完善，从而导致档案数字化工作开展存在诸多困难。例如，档案管理人员需要通过计算机来进行档案的收集与整理，在使用计算机进行档案整理时，就需要有相应的计算机网络系统来支持。由于缺乏完善的数字化系统，导致档案数字化工作开展存在很大的风险，比如一些事业单位没有建立完善的档案管理信息系统、档案管理制度和奖惩机制等，在开展档案数字化工作时没有相应的规章制度来进行约束与规范，阻碍了事业单位实现档案数字化转型工作的开展。

3.档案数字化管理人才匮乏

近年来，我国档案数字化管理人才匮乏，事业单位档案管理人员大多是具备纸质档案管理丰富经验的专业人才，但是由于职业晋升空间较小，这些档案管理人员普遍缺乏职业归属感。事业单位对档案数字化人才的培养力度较小，无法为纸质档案进行数字化转型提供充足的人才保障。另外，事业单位未能主动培养档案管理人员的数字化技能，造成档案管理人员对档案数字化管理认识不足。此外，由于事业单位对档案数字化管理人员缺乏有效的激励机制，档案管理人员缺乏工作的积极性和主动性。因此，要想解决这一问题就必须加大对档案管理人员的培养力度，建立科学、合理的激励机制，从而使事业单位档案管理工作能够顺利地向数字化方向发展。

四、事业单位档案数字化转型的对策

1.健全档案管理机制，提高数字化水平

要提高事业单位的数字化档案管理水平，事业单位需要健全档案管理机制。首先，事业单位需要建立完善的档案管理制度和规章制度。这些制度应当包括档案管理的基本原则、组织架构、职责分工、工作流程、权限管理和安全保障等内容，明确各个环节的责任和义务，规范档案管理工作的开展。例如，制定档案管理手册、规范档案管理流程，明确各部门的档案管理职责和操作规范，提高档案管理工作的规范性和统一性。其次，事业单位需要建立数字化档案管理系统，并不断完善和优化系统功能。数字化档案管理系统是数字化档案管理的核心工具，应当具备便捷的存储、检索、分享和安全等功能，以满足不同部门和人员的需求。例如，系统应当支持多种文件格式的存储和检索、权限控制、版本管理和数据备份等功能，保障档案信息的安全性和完整性，提高档案管理工作的效率和质量。

2.建立有效的数据备份策略和灾难恢复计划

要确保数字化档案管理系统在面对突发事件时，能持续提供服务并保障数据的完整性和可用性，建立一套高效的数据备份策略和灾难恢复计划至关重要。这不仅涉及数据存储的安全性问题，还关乎业务连续性和数据恢复能力的提升。首先，在制定数据备份策略时，单位必须全面考虑各种不同类型的数据以及这些数据所承载的价值。这种策略应包括对关键性数据和非关键性数据展开分类管理，明确哪些数据是最有价值的，应当优先备份。无论是文档、数据库还是电子邮件，都应该被列入备份计划中。对于那些极为重要且经常更新的数据，如财务报告或者客户信息，定期进行全量备份是必不可少的。而对于一些不太频繁更新但又十分重要的数据，可以选择增量备份的方式来节省资源。此外，备份策略还应具备灵活性和可扩展性，能够适应不断变化的数据需求和技术环境。除在本地服务器上执行定期备份外，还可以利用云存储服务进行离线备份，这样即便本地服务器出现故障或者遭受网络攻击，仍能通过云端存储迅速恢复数据。为进一步确保数据的安全，备份数据应采用版本控制技术，这样即便数据遭遇意外丢失，也能通过回溯历史版本来重建丢失的文件。同样不可忽视的是，虽然定期的备份对于保障数据安全非常重要，但恢复测试则更为关键。它能帮助检测出可能存在的潜在问题。例如，误操作导致的备份失败或系统漏洞等，从而在需要真正恢复数据时确保流程的畅通无阻。

3.涉密档案数字化

在对涉密档案实施数字化处理时，可以有效地提高保密工作的效率、保密程度，方便管理与分析涉密信息。

（1）电子保密信息接收系统。为接收、处理机密信息，应建立电子保密信息接收系统。利用本系统，档案管理人员可以在网上提交机密资料，并能自动对所递交的资料进行核对，保证资料的完整与准确。

（2）保密管理。在电子信访制度下，档案管理员必须对其进行严格的保密管理。包括加密传输、权限管理和访问控制等，确保保密信访的机密性和安全性。

（3）保密信息分析和报告。利用该系统，可以方便地获得机密文件，并对其进行分析。该系统能对机密文件进行归类、汇总和分析，且能根据需要作出相应的决策。

（4）管理及储存涉密资料文件。利用数字技术，构建涉密文件管理模块，实现对机密文件、资料的存储与管理。将纸质资料以数字化的方式转换成电子版，并对其进行分类、索引和归档，使所需的资料能够迅速地被检索和查询，降低纸质文件的储存与管理费用。

4.督察督办档案数字化

督察督办档案的数字化能有效地提升监察工作的效率、透明度和准确性，便于信息的整理、分析与追踪。

（1）检查员负责日常工作。为完成督察工作的登记和跟踪，开发一套数字化督察任务管理系统。利用本系统，实现对督察工作文本材料的电子化输入，并按类别、轻重缓急进行分类。

（2）对问题的处理。具体内容包括来信举报、网上投诉举报和媒体报道等，将其输入电子督察系统。

（3）督察信息整理。将所搜集到的问题线索及督察交办的资料进行归类整理；利用电子表格、数据库或专门的督察工具，对资料进行归类、标注和存档，便于快捷地查询有关资料，为以后的信息分析与处理奠定坚实的资料基础。

（4）信息共享和协作。利用电子督察档案系统，可以使督察档案资料在各部门间实现共享与合作。巡查员可以通过这个系统进行沟通、讨论，并相互交流心得。

5.引入数字化人才，健全档案管理队伍

为提高事业单位的数字化档案管理水平，引入数字化人才健全档案管理队伍至关重要。首先，事业单位可以通过档案数字化专业人才引进方式，引进具备档案数字化专业知识和技能的人才。这类人才应当具备良好的信息技术背景，熟悉数字化档案管理系统的操作和应用，了解数字化档案管理的相关政策、法规和标准。他们能够担任数字化档案管理的技术支持、系统开发和数据分析等职责，为事业单位提供专业的技术支持和服务保障，提高数字化档案管理系统的使用效率和管理水平；其次，事业单位可以通过内部培训、外部合作等方式，提高现有档案管理人员的数字化档案管理能力。针对现有档案管理人员，可以开展针对性地培训和学习，使其了解数字化档案管理的基本概念、技术和方法，掌握数字化档案管理系统的操作技巧，提高其数字化档案管理能力和水平。此外，还可以与外部专业机构或高校合作，开展数字化档案管理相关课程或研修班，提供更加系统、专业的培训和学习机会，进一步提高档案管理人员的数字化能力；最后，事业单位应该建立健全人才激励机制和培养体系，为数字化人才的引进和培养提供持续的动力和支持。可以通过提供良好的薪酬待遇、晋升机会、培训学习和技术交流等方式，吸引和留住档案数字化人才，激发其积极性和创造性。同时，还应该建立健全其职业发展通道和制订人才培养计划，为档案数字化人才提供广阔的发展空间和成长平台，使其在事业单位得到充分发展和提升。

五、结语

随着我国社会主义市场经济体制的不断完善，各行各业都在开展数字化建设。档案作为信息时代的重要载体，也需要实施数字化转型。事业单位档案管理工作的数字化转型，可以有效提高档案管理工作的效率，有利于提升事业单位的竞争力。当前我国事业单位档案管理工作中仍然存在着诸多问题，要想实现档案数字化转型就必须解决这些问题。文章在分析当前事业单位档案数字化转型所面临的挑战后，提出几点优化事业单位档案数字化转型的策略，希望能够促进事业单位档案数字化转型工作的开展，助力我国档案管理工作向更好的方向发展。

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作者单位：济南市渣土处置中心