档案管理中的信息安全风险及其防范措施研究

一、引言

档案是社会发展的重要记录，具有丰富的信息资源，涵盖了历史、科学、文化、艺术等各个领域的知识和经验，为后人提供了宝贵的参考。在当今数字化快速发展的时代，档案管理的重要性愈发凸显。随着信息技术在档案管理领域的广泛应用，档案管理的方式发生了巨大变革，从传统的纸质档案管理逐渐向数字化档案管理转变。然而，这种转变也带来了一系列新的信息安全风险。档案管理中的信息安全问题不仅关系到档案的真实性、完整性和可用性，还可能对商业机密、个人隐私以及国家安全产生影响。因此，深入研究档案管理中的信息安全风险及防范措施具有重要的现实意义。本文将对档案管理中信息安全风险的类型进行分析，在此基础上提出有效的风险防范措施，提高档案管理的安全性和可靠性，以应对日益复杂的信息安全挑战。

二、档案管理中信息安全风险的类型

（一）技术风险

软件兼容性风险是档案管理中的重大安全隐患。当前，单位档案管理系统存在严重的兼容性问题。这种兼容性问题将严重影响档案数据的完整性和可用性，致使电子档案无法正常读取、存储或传输，进而极大地降低了档案管理和利用效率，对单位业务的正常开展构成阻碍。

硬件故障也是一个不可忽视的风险因素。存储档案数据的硬盘、服务器等硬件设备在长时间运行过程中，可能会因为老化、质量问题或者意外情况而出现故障。硬盘的损坏可能导致大量档案数据丢失，服务器的故障可能使档案管理系统无法正常运行，从而影响档案的查询和利用。如果没有及时有效的备份措施，这些数据可能永远无法恢复，给单位带来不可估量的损失。

网络安全风险日益严峻。在数字化时代，档案管理越来越依赖于网络。然而，网络也为档案安全带来了诸多风险。档案数据在网络传输过程中，容易被拦截、篡改或窃取。网络攻击者可能通过网络钓鱼、恶意软件、拒绝服务攻击等手段，影响档案管理系统的正常运行，获取档案信息，使档案管理系统陷入瘫痪，无法为用户提供服务。

（二）人为风险

人为风险是档案管理中信息安全的重要威胁之一。操作失误是常见的人为风险。档案管理人员在日常工作中，可能会出现误删重要档案数据、错误配置系统参数等情况。在进行档案数据迁移时，档案管理人员如果操作不规范，就会导致数据丢失或损坏；在对档案管理系统进行维护时，如果进行了错误的设置，就会影响系统的正常运行。这些操作失误会影响档案的完整性和可用性。

部分档案管理人员安全意识也相对淡薄。在日常工作中，一些档案管理人员对信息安全的关注不够，增加了档案信息安全的风险。例如在一些特定场景中，档案管理人员可能因对工作流程的执行不够严谨，而给潜在的安全隐患以可乘之机。同时，缺乏安全意识也可能导致对新出现的安全风险认识不足，无法及时采取有效的防范措施。

与外部机构进行档案数据交换时，若不遵守合作要求，也会带来诸多风险。一方面，这可能导致档案数据泄露，使单位的机密信息落入他人之手。这不仅会损害单位的核心利益，还可能导致其他问题。另一方面，一些数据可能被他人恶意利用，用于非法活动或不正当竞争，给单位带来难以估量的损失和法律风险。

（三）管理风险

监管不力是管理风险的一个重要方面。如果对档案管理工作的监督不到位，就无法及时发现和纠正存在的问题。对档案管理系统的运行状态缺乏定期的检查和维护，可能导致系统存在的安全隐患得不到及时排除。此外，监管不力还可能导致对档案安全事件的反应迟缓，无法及时采取有效的措施进行应对，从而使损失进一步扩大。

应急响应机制不足也是管理风险的重要体现。在档案管理中，难免会遇到各种突发情况，如系统故障、网络攻击等。如果没有有效的应急预案和快速的应急响应能力，就可能无法及时有效地应对这些突发情况，导致档案数据丢失或损坏。

（四）自然风险

在档案管理中，自然灾害构成了重大的自然风险。地震作为一种突发且极具破坏力的自然现象，对档案的威胁不容小觑。强烈的地震能够在瞬间摧毁档案存储设备，导致存储数据丢失或无法读取。在档案管理中，水灾、火灾所带来的风险也不可忽视。对于电子档案而言，被水浸泡的存储设备可能出现短路等故障，在这种环境下电子设备的性能和稳定性也会受影响，可能出现故障进而无法正常读取数据；而被火烧毁的存储设备更是无法恢复，使数据存储面临风险。

三、档案管理中信息安全风险的防范措施

（一）强化技术支持

面对档案管理中的信息安全风险，强化技术支持至关重要。

1.建立完善的硬件设备维护和管理体系

定期对存储档案数据的硬盘、服务器等硬件设备进行全面检查和维护，及时发现并处理潜在问题。采用硬件冗余技术，如磁盘阵列、双机热备等，提高硬件设备的可靠性。建立异地备份中心，将重要档案数据备份到不同地理位置上，防止因自然灾害等不可抗力因素导致的数据丢失。

2.加强网络安全防护

一是档案数据加密。（1）数据存储加密。对存储在档案管理系统中的档案数据进行加密处理，使用强大的加密算法对数据进行加密存储，确保即使数据被非法获取也无法破解。（2）保密字段管理。将敏感信息设置为保密字段，防止信息泄露。（3）数据传输加密。采用安全的数据传输协议对档案数据进行加密传输。

二是部署专业的防火墙、入侵检测系统和防病毒软件，对网络流量进行实时监控和过滤，阻止未经授权的访问和恶意攻击。采用加密技术对档案数据在网络传输过程中进行加密，确保数据保密性和完整性。建立网络访问控制机制，严格限制对档案管理系统的访问权限，只有经过授权的用户才能访问系统。

3.制订数据恢复计划

在档案管理中，应明确数据恢复的目标和优先级。根据档案数据的重要程度和紧急程度进行科学划分。对于关键业务数据和重要档案，应给予最高优先级，确保在发生数据丢失或损坏时能够优先进行恢复，以保障单位的核心业务不受影响。通过综合考量档案数据的价值、对业务的支撑作用以及时间敏感性等因素，建立起合理的数据恢复优先级体系，为后续的数据恢复工作提供明确的方向和指导。

确定科学合理的备份方案。选择合适的备份方式和存储介质至关重要。应综合考虑本地备份、异地备份和云备份等多种方式的优势与不足，根据实际情况进行灵活组合。同时，确定备份的频率和时间点也应审慎决策。对于重要的档案数据，应采用高频率的备份方式，以最大程度上降低数据丢失的风险。

制订详细的数据恢复流程，确保数据恢复工作高效、有序进行。明确各部门人员在数据恢复过程中的职责，建立起协调一致的工作机制。在恢复过程中，严格按照既定流程进行操作，确保每一个环节都准确无误，避免出现混乱和错误情况。对数据恢复的各个步骤进行精心规划和规范，确保恢复工作的准确性和完整性。

实践中，应密切关注档案管理中相关技术的动态变化，及时引进新技术，升级档案管理系统，以确保档案系统的兼容性。同时，根据新的技术标准要求，对档案管理系统进行有针对性的升级和优化。以龙岩市档案馆为例，该档案馆持续强化其硬件设施与技术支持体系，针对在数据存储与备份环节显现的不足之处，积极采取措施加速服务器存储能力的扩展与升级，并大力推进在线定时备份机制及灾难恢复系统的构建进程。2024年，龙岩市档案馆投资总额约80万元，用于全面配置存储设备及强化网络安全防护体系，确保在线存储能力足以应对未来五年以上数据量的增长需求。此外，该档案馆还遵循在线存储、离线备份、异地备份及异质备份的多元化策略，实施了五套数据备份方案，此举为档案数据的保存、信息安全以及存储环境的稳固性构筑了强有力的保障框架。

（二）健全档案管理体系

健全档案管理体系是保障档案信息安全的基础。明确档案的分类标准和存储规范，根据档案性质、重要程度等因素进行分类，分别制订相应存储和管理措施。建立严格的档案借阅规范，明确借阅流程和审批权限，防止档案被随意借阅和泄露。明确档案销毁要求，对于过期或无用档案，按照规定程序进行销毁，销毁过程严格监督，确保档案不会被非法恢复。

增强人员安全管理意识至关重要。对档案管理人员进行安全培训，增强其安全意识和提升操作技能。培训内容应包括与档案安全相关的法律法规、安全管理制度、安全操作规范等方面。严格控制人员访问权限，根据不同岗位和职责设置不同访问权限。落实人员考核和奖惩制度，对档案管理人员工作表现进行考核，对安全工作表现突出的人员进行奖励，对违反安全规定的人员进行处罚。

在与外部机构进行档案数据交换时，必须建立严格规范的流程，以确保数据交换的安全和合规。明确双方在数据交换过程中的权利和义务，签订具有法律效力的保密协议，为数据交换提供坚实的法律保障。在数据交换前，对接收方的资质和安全保障能力进行全面审查，确保其具备足够的技术实力和安全措施来保护所交换的数据。在数据交换过程中，采用先进的加密技术对数据进行加密传输，防止数据在传输过程中被窃取或篡改。

（三）谨慎选择档案存储环境

在档案管理工作中，谨慎选择档案存储设备的放置地点，远离自然灾害频繁发生的区域，是第一道安全防线，能够从根本上减少风险隐患。具体而言，电子档案存储设备应选在远离自然灾害频发的风险地区，同时加强对档案存储环境的建设，切实提升其抗震、防洪、防火等能力，构建起坚实可靠的存储环境。通过这些努力，能够为档案安全提供保障。

针对可能出现的各种自然灾害和突发情况，制订详细完善的应急预案是第二道安全防线。明确具体的应急响应流程以及各部门的职责分工，定期组织应急演练，不断提高档案管理人员的应急处置能力。应急预案的制订与执行，为档案安全构筑起了一道有力的应急防线。

（四）加强人才队伍建设

人才在档案管理工作中占据重要地位。为促进档案事业可持续发展，应构建一支结构优、素质高、能力强的档案人才队伍。

其一，通过引进人才优化人才结构。通过公招、引进、遴选等途径，选拔一批理论水平高、科研能力强、学术造诣深的专家型档案人才，优化档案工作队伍。

其二，通过加强培训提升在职人员综合能力。组织专家课堂讲、现场跟班练、线上自主学等方式，加强档案工匠型人才、青年业务骨干培养力度。

其三，通过“老带新”激发发展动力。充分发挥老同志传帮带作用，让档案管理人员在日常工作中熟悉业务、丰富经验。鼓励档案人才干事创业，形成引得进、留得住、用得好的档案人才发展环境。

四、结语

在档案管理中，信息安全至关重要，一旦发生风险，会造成严重后果，导致重要档案数据丢失，使历史记录无法追溯，影响决策的科学性和准确性；还会造成档案被篡改，破坏档案的真实性和完整性，进而影响档案的权威性。为防范这些风险，应强化技术支持，不断更新安全防护技术；完善安全管理体系，加强制度建设和监督执行；制订科学的数据恢复计划，确保在意外发生时能迅速恢复档案。未来，要持续关注信息技术发展趋势，提前布局应对新风险，为档案信息安全提供坚实保障。

（作者简介：苏日塔拉图，男，本科，内蒙古赤峰市林西县民族事务委员会，馆员，研究方向：档案管理）

（责任编辑 刘冬杨）