声像档案“单套制”管理研究

摘 要：随着信息技术的飞速发展和数字时代的到来，声像档案的管理方式正经历着深刻的变革。本文以广州市城市建设档案馆为例，深入探讨了声像档案“单套制”管理的可行性、实施策略及效果评估，揭示了“单套制”管理在降低保管成本、提高档案数字化效率以及提升档案检索利用体验等方面的优势，并提出了相应的改进建议。

关键词：声像档案；单套制管理；数字化；档案检索

中图分类号：G275 文献标识码：A

声像档案作为城市建设档案的重要组成部分，记录了城市发展的历史变迁和重大事件，具有极高的历史、文化和科学价值。然而，当下声像档案的形成已经完成了数字化文件的全面覆盖转型，传统载体的声像档案变成了原始档案的复制件，传统的“双套制”管理模式不仅增加了档案形成单位的工作压力及档案编著保管的成本，还限制了档案的数字化进程和检索利用效率。因此，探索和实施声像档案“单套制”管理，成为当前档案管理领域的重要课题。

一、研究背景与意义

广州市城市建设档案馆从20世纪80年代开始接收声像档案，经过40年的积累，馆藏声像档案照片数量超过30张，录像时长超过11万分钟，录音档案超过2000分钟。数量庞大的声像档案为城市的规划、建设、管理及市民生活提供了丰富的影像资料，但由于长期以来一直实行声像档案“双套制”管理模式，即声像档案形成部门需要向城建档案馆移交一套模拟声像档案（录像带、录音带、照片底片）和一套数字化声像档案（光盘或硬盘），导致馆藏声像档案实体数量巨大，保管成本高昂，档案数字化效率低下，档案检索利用体验不佳。

1.声像档案“双套制”管理效率低下，档案成果质量不高

按照现在的技术发展和应用现状，档案形成单位在形成声像档案的过程中已经完全采用了数字化的方式拍摄已经形成的数字视音频文件就是最原始的声像档案，而双套制的档案形成反而是从数字声像文件中复制出档案的复制件。现在还采用双套制接收档案，一方面，是增加了档案形成单位的负担，另一方面，在形成数字档案复制件的时候也没有统一的标准。现在依然采用双套制归档档案并排架保管，和以往采用双套制制作档案原件的数字化复印件，以方便档案利用，在行为逻辑上是背道而驰的，质量参差不齐的档案实体复制件，反而严重影响了档案数字成果的质量和利用效果。

2.馆藏声像档案载体数量庞大，保管成本高昂

由于声像档案载体形态的特殊性，对保管环境要求较高，需要恒温、恒湿、防磁和防尘等，导致保管成本较高。一方面，由于声像档案载体材料的物理和化学性质，随着时间的流逝，声像档案载体会逐渐老化、变质，甚至导致档案信息丢失，需要定期实施档案载体转换，增加了档案保管的成本；另一方面，由于声像数字文件形成过程方便，技术手段普及且成本低廉，大部分市面使用的手机和数码拍摄设备设施形成的数码照片和视音频文件，都能满足现行数码照片档案和录音录像档案的技术标准，致使现在声像档案的数量以倍数的增加。在这种情况下再继续强调推行“双套制”管理，大幅增加了特种库房的保管负担。

3.档案检索利用体验不佳，无法满足用户需求

由于馆藏声像档案数量庞大，且档案载体形态多样，导致档案检索利用难度较大。用户需要花费大量时间和精力在档案检索和查找上，且由于档案载体材料的限制，用户无法直接获取档案内容，带来了极大的不便。同时，由于部分单位的档案“双套制”管理成果质量不高，档案载体技术标准不达标，用户在利用实体档案过程中反而经常出现数据损坏、文件失真等问题，严重影响了用户的利用体验。

二、国内外研究现状

1.国内研究现状

近年来，国内学者对声像档案“单套制”管理开展了广泛的研究。一些学者指出，随着数字化技术的不断发展和普及，传统的“双套制”管理模式已难以满足现代档案管理的需求。他们建议通过实施“单套制”管理，降低保管成本，提高档案数字化效率。同时，一些学者还探讨了数字化档案系统的构建和检索平台的设计等问题。例如，上海市浦东新区档案局在全国率先取消了“纸质照片+录像片光盘”的传统接收模式，实现了建设项目声像档案部分数字化“单套制”接收。这一创新举措不仅提升了建设单位报送项目竣工档案的便利性，还推动了档案信息化的进程。

2.国外研究现状

国外在声像档案“单套制”管理方面也取得了显著的进展。一些国家已经实现了声像档案的全面数字化管理，并建立了完善的数字化档案系统和检索平台。这些系统不仅提供了高效的档案检索和利用服务，还实现了档案的远程共享和协作。例如，加拿大的许多档案馆和图书馆都采用了数字化单套制管理方式，以确保声像档案的长期保存和广泛利用；新西兰的国家图书馆和档案馆也实施了单套制管理策略，专注于声像档案的数字化和在线访问；法国的国家图书馆和其他文化机构也采用了单套制管理方式，以保护和利用声像档案资源。

三、研究过程

1.馆藏声像档案调研

本文对广州市城市建设档案馆馆藏声像档案开展了全面深入的调研。调研内容包括目前馆内对接收声像档案的来源，声像档案的形成过程，声像档案的数量、种类、载体形态、保管环境以及数字化进展等方面。通过调研发现，广州城建档案馆已建立了馆内声像档案管理系统，归档的声像档案已经全面完成了数字化工作。同时，建设工程声像档案还在采取双套制接收进馆，档案形成单位一方面在“广州市城乡建设档案监督、指导及验收业务管理系统”直接上传声像电子文件进入系统管理，另一方面，还需提交纸质档案照片册和光盘。 “双套制”模式导致馆藏声像档案数量翻倍，进一步加剧了档案保管和利用的压力。

2.声像档案“单套制”管理方案制定

针对馆藏声像档案存在的问题，本文提出了实行声像档案“单套制”管理的方案。

（1）明确档案接收范围和要求

根据《城市建设档案分类大纲》和《城市建设档案归档范围与保管期限表》的要求，明确城建档案馆接收声像档案的种类和范围，要求档案形成部门在移交档案时仅移交数字化声像档案，不再移交模拟声像档案。数字化声像档案应符合国家相关标准和规范的要求，包括文件格式、清晰度和声音质量等方面。

（2）制定档案数字化标准和规范

为了保障档案数字化成果的质量和一致性，制定档案数字化的标准和规范。同时，加强对数字化工作的监督和管理，确保数字化工作按照标准和规范实施。广州市城市建设档案馆已经于2022年制定发布了地方标准《城市建设声像电子文件收集与归档规范》，该标准旨在通过明确数字化过程中的关键要素和操作要求，确保声像电子文件的有效管理和长期保存。

（3）健全档案数字化管理系统，优化档案利用服务

建立完备的声像档案数字化管理系统，实现数字声像档案的全过程管理。包括档案接收、登记、数字化、质量检查、数据存储和检索利用等环节。通过系统化管理，提高声像档案数据利用的效率和质量，优化档案检索利用服务。一方面，降低声像档案电子文件管理的成本，建立档案专题数据库；另一方面，加强档案数字化成果的利用和宣传，提高档案的知名度和利用率。

3.声像档案“单套制”管理方案实施

（1）加强与档案形成部门的沟通和协作

为了保障档案接收和数字化工作的顺利开展，可以通过召开会议、下发通知和提供指导等方式，明确档案接收和数字化的要求和流程，推广现行地方技术标准，形成文本解答档案形成部门的疑问和问题，促进档案接收和数字化工作的顺利开展。

（2）建立档案数字化工作流程和机制

根据《城市建设声像电子文件收集与归档规范》，建立包括档案接收登记、数字化参数设置、数字化过程监控和质量检查验收等环节。同时，建立数字化工作的考核和激励机制，鼓励数字化工作人员积极工作，提高数字化工作的效率和质量。

（3）加强档案数字化成果的质量管理

为了确保档案数字化成果的质量，建立档案形成过程中的元数据标准，对照完善数据质量检查制度、定期抽检、对不合格的成果实施整改和返工等方面。同时，加强对档案形成单位和数字化公司的监督和管理，确保按照标准和规范开展工作，提高声像档案成果的质量。

（4）推广档案数字化成果的应用和宣传

为了提高档案的知名度和利用率，建立档案专题数据库、开展档案展览和宣传活动以及提供档案数字化成果的网络服务和利用等方面。同时，加强与相关部门的合作和交流，推动档案数字化成果在城市规划、建设和管理等方面的应用和推广。

四、声像档案单套制管理实施策略

1.制度与标准建设

（1）建立健全声像档案单套制管理的相关制度，明确各环节的操作规范和责任主体，确保管理工作有章可循。

（2）制定声像档案的收集、整理、归档、存储和利用等标准，如《数码照片归档与管理规范》《录音录像档案管理规范》《城市建设声像电子文件收集与归档规范》，保证声像档案的质量和一致性。

2.前端控制与全程管理

（1）从声像档案形成的源头抓起，要求拍摄、录制人员在产生声像文件时，按照规定的格式、元数据标准等实施操作，保证声像档案的真实性和完整性。

（2）利用信息技术手段，对声像档案的形成、流转和存储等全过程实施监控和记录，实现全程可追溯。

3.数据安全保障

（1）采用先进的存储技术，如磁盘阵列、磁带库和云存储等，对声像档案数据实施安全存储，并定期实施数据备份，防止数据丢失。

（2）建立严格的访问控制和权限管理机制，限制声像档案的访问和操作权限，并采用加密技术对声像档案数据实施加密处理，防止数据被泄露和篡改。

4.元数据管理

（1）高度重视元数据的采集和著录工作，详细记录声像档案的背景信息、拍摄录制参数、人物、时间和地点等元数据，为声像档案的检索和利用提供有力支持。

（2）建立元数据与声像档案数据的关联关系，确保元数据能够准确地指向对应的声像档案，方便用户快速定位和查询所需的声像档案。

5.人员培训与技术支持

（1）加强对档案管理人员的专业培训，使其熟悉声像档案单套制管理的相关制度、标准和技术方法，提高其业务水平和管理能力。

（2）配备专业的信息技术人员，负责声像档案管理系统的维护和升级，及时解决技术问题，确保系统的稳定运行。

6.利用与服务优化

（1）建立声像档案的检索系统，提供多种检索方式，如关键词检索、分类检索和时间检索等，提高声像档案的检索效率。

（2）根据用户需求，对声像档案实行编辑、加工和整理，提供多样化的利用服务，如复制、刻录、在线浏览和下载等，充分发挥声像档案的价值。

7.跨区域协同合作

（1）核心思路：通过跨区域协同合作，实现声像档案资源的共享和优势互补。

（2）建立平台：利用信息技术手段，建立跨区域声像档案资源共享平台。

（3）信息互通：加强信息互通，定期交流管理经验和技术成果。

（4）联合保护：针对具有重要价值的声像档案，开展联合保护和研究工作。

五、研究结果

1.降低保管成本

通过实行声像档案“单套制”管理，广州市城市建设档案馆不再接收模拟声像档案，仅接收数字化声像档案，降低了档案保管成本。同时，由于数字化声像档案占用空间较小，可以节省大量的库房空间，降低库房建设和维护成本。

2.提高档案数字化效率

通过制定声像档案电子文件的元数据标准和整理规范，建立档案数字化的工作流程和机制，加强档案数字化成果的质量管理，提高了档案数字化的效率和质量。同时，由于不再接收模拟声像档案，减少了档案数字化的工作量，进一步提高了档案数字化的效率。

3.优化营商环境，提高档案利用效率

通过开展“单套制”接收档案的探索，一方面，减轻了档案形成单位的工作负担，减少重复劳动，降低企业成本，获得了企业的好评；另一方面，加强档案数字化成果的应用和宣传，提升了档案检索利用体验。用户可以通过多种途径方便地检索和获取所需档案内容，提高了档案的利用率和满意度。

六、结语

通过对广州市城市建设档案馆声像档案“单套制”管理的研究，揭示了“单套制”管理在降低保管成本、提高档案数字化效率和提升档案检索利用体验等方面的优势。同时，也指出了实施过程中存在的问题和不足，并提出了相应的改进建议。未来，随着信息技术的不断发展和普及，声像档案“单套制”管理将成为档案管理领域的主流趋势。因此，需要继续加强研究和探索，不断完善和优化声像档案管理模式和方法，为城市建设和历史文化传承提供更加高效、便捷的档案服务。

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作者单位：广州市城市建设档案馆

作者简介：李海（1980—），男，汉族，湖南郴州人，本科，馆员，研究方向：档案管理。