档案管理存在的若干问题及优化对策分析

一、引言

档案作为记录单位活动历史、资产利用情况、规划变迁等信息的重要载体，在优化信息资源配置、保护信息安全、推进社会发展等方面具有重要作用。然而，伴随信息技术的发展与时代环境的变迁，以往固化的档案管理模式日益显露弊端。基于此，本文主要就当前档案管理中存在的若干问题展开分析，并进一步提出与之相应的优化对策，旨在为档案管理效能的提升提供理论参考。

二、档案管理存在的若干问题

（一）信息化建设滞后

现阶段，在档案管理工作中，部分单位依然依赖于传统的纸质档案管理模式。其一，一些单位存在信息化建设滞后现象。即便很多单位已经意识到信息化建设的重要性，但在实际操作中，海量纸质历史档案的数字化转换不但任务量大、耗费时间长，还存在经费有限、技术支持不足等问题，面临着服务器性能不佳、存储容量有限、网络带宽低等问题，阻碍了数字化转型的进程。其二，在系统集成性方面，许多单位出现“信息孤岛”现象。由于单位各部门未设置统一的数据交换接口，致使整体信息流的顺畅程度受到影响。[1]其三，在加快档案管理信息化进程的同时，数据安全与隐私保护也成为不容小觑的新挑战。由于缺乏健全的档案加密、备份及恢复机制，档案信息面临着泄露风险。

（二）管理体系不健全

在档案管理中，由于缺乏一套统一、规范的档案管理标准与流程，档案信息的收集、整理、保存与利用等环节很容易出现混乱，导致效率较低。其一，不同地区、部门之间的档案管理标准往往存在一定差异，使档案互认度较低，信息共享难度大。其二，档案从初步生成到最终销毁的整个生命周期缺乏明确细致的管理流程，信息遗漏、重复工作问题突出。其三，随着档案管理相关政策的变动及档案信息化技术的更新，现行管理体系难以及时响应变化，其前瞻性、适应性不足，容易造成管理漏洞。其四，在监管方面，一些单位缺乏严谨规范的监管与追责机制，档案管理中出现的不规范行为很难被及时发现并得到纠正。

（三）档案利用率较低

当前，档案管理的“重管理，轻利用”趋向日益明显，许多有价值的档案资料被长时间积压在档案柜当中，难以展现其作用。一些单位对档案数据的挖掘与分析仍停留于浅层，不够深入，未能充分展现档案资源的价值，自然也难以为相关决策的制定、规划的编制等提供准确的信息支撑。究其原因，一方面，传统纸质档案管理模式限制了信息检索的便捷性，档案的查询、利用方式仍旧局限于传统的查阅模式，为档案检索和利用带来了一定难度；另一方面，专业数据分析人才与技术手段缺乏，对于互联网、移动设备等前沿技术手段的应用有待加强，导致难以从庞杂的电子档案数据中获取到更多有价值的信息。

（四）队伍建设需加强

现阶段，很多单位的档案管理队伍在信息技术技能、档案管理专业素养等方面存在一定的不足，不能适应新形势下档案管理工作的新要求。档案管理人员的知识结构较为单一，他们虽然具备扎实的档案管理知识，但信息技术、数据分析等信息化管理技能相对缺乏。由于日常工作任务重且缺少培训学习机会，管理人员自我提升意识淡薄，持续学习的积极性不足，难以适应新技术、新知识的快速发展。同时，在人员管理机制方面，一方面，缺乏行之有效的绩效考核与奖励机制来激发管理人员的工作热情与学习动力，难以调动他们的积极性与创造力；另一方面，缺乏完善可行的培训引导机制，培训频率低、机会有限，难以满足管理人员进行持续性学习的诉求，且现有培训多强调理论知识的学习，培训内容的针对性有待强化。

三、档案管理的优化对策分析

（一）加快信息化建设

加快信息化建设的步伐，实现档案的数字化管理，是提高档案管理水平以及档案查询、利用效率的重中之重，可以为档案信息的科学管理与高效利用提供更有力的技术支撑。对此，应做好如下工作。其一，加大资金投入力度，为各种前沿数字化软硬件设备（如高性能的服务器、大容量的存储设备、专业化的档案管理软件等）的购置提供充足的预算。同时，还要积极引入适应档案管理工作的数字化技术，如人工智能辅助下的档案分类与检索算法等。[2]其二，推进档案数字化进程，现有的纸质档案要进行细致扫描，将其转化为数字格式，注意提高扫描质量，确保其可以适应长时间存储与查阅的需要。扫描后的数字档案需进行严格的清洗、整理、分类、标引，并设置规范的数据库结构，为后续的查阅与利用扫清障碍。其三，致力于搭建统一的档案管理数字化平台，将档案管理、信息查询、利用分析等多元功能整合于一体，以便档案的统一管理与有效共享。可以开发移动应用或提供网页端服务，用户只需利用手机、平板电脑等设备，便可以便捷地查询、利用档案信息。其四，以数字化技术等有效手段提高信息查询与利用效率。可以通过人工智能技术优化检索算法，更准确且快速地进行信息检索；利用大数据分析技术对档案数据加以深度挖掘与剖析，从中提取更多有价值的信息，为相关决策的制定、规划的编制等提供数据参考；搭建知识库与专家系统，将档案信息转化为知识资源，致力于信息的共享与传播。

（二）健全管理机制

健全和完善档案管理相关机制，明确管理职责、细化管理流程，可以很好地解决现阶段档案管理中的低效率、无序性问题，从而提高档案管理的规范性与有效性。其一，制定统一且细致的档案分类标准。确保各个来源、类型的档案信息可以依循统一标准分门别类，提高检索、管理的便捷性；细化档案收集、整理、存储、利用、销毁等环节的操作规范，让整个档案管理过程皆有据可依、有章可循。其二，推行更严格的岗位责任制。进一步明确各个档案管理人员的职责与权限，使各个管理环节皆有专人负责，责任到人；深化部门间的协作，明确不同部门在档案管理中的具体职责及配合要求，让档案信息可以顺畅流转、有效共享。其三，优化、精简管理流程。对当前的档案管理流程加以梳理与调整，将不必要的冗余环节剔除，简化流程步骤，更好、更快地管理档案；在管理流程中适当融入信息化手段，致力于档案信息的电子化流转与在线审批，减少纸质文档的使用，节省更多流转时间。其四，注重管理体系的更新与修订。推行及时更新机制，在综合考量档案管理相关政策、技术发展状况及具体工作需要的基础上，动态化审查、修订现有的管理体系；在制订新体系的过程中，应秉持前瞻性与适应性原则，充分考虑档案管理的发展趋势及内在需求。其五，完善监督与考核机制。设置严谨可行的内部监督机制，就档案管理体系的实际执行情况加以定期核查与评估，确保其可以按部就班执行下去；加大考核力度，将档案管理纳入绩效考核体系当中，明确考核指标与奖惩规定，以充分激发管理人员履职的积极性与责任感。

（三）完善防护措施

一方面，要优化纸质档案的保管环境。借助温湿度自动调节系统创设温湿度条件适宜的库房条件，确保库房内空气的顺利流通，避免尘埃、有害气体等积聚，以免档案出现受潮、霉变、过热等问题。在防火防盗方面，配置健全的消防系统与报警装置，定期组织消防演练活动，以便在突发紧急情况时可以快速响应、妥善处理。[3]在防震防磁方面，对于一些重要档案，可以通过防震架或防震垫等设施加强纸质档案的保护，注意不能将磁性介质档案置于强磁场周围，防止信息丢失或损坏。除此之外，还要紧抓安全意识引导工作，增强管理人员档案安全意识，重申密码安全、信息保密、物理安全等的重要性，强化库房的物理安全管理，打击非法入侵行为。

另一方面，要借助前沿技术手段加强对数字档案的安全防护，对数字档案进行加密处理，确保其在存储、传输、利用期间不被非法窃取或违规篡改。其一，采用高强度的加密算法，并注意定期更换密钥，紧抓访问控制，提高档案数据存储的安全性。[4]其二，严谨地推行访问控制机制。严格审核、验证档案访问用户的身份与权限，依靠多因素认证、生物识别等技术手段，全力保证访问控制的安全性。其三，搭设安全审计系统。记录、分析档案的访问、修改、删除等操作行为，依托定期性审计核查，及时找出潜在的安全风险，并加以针对性处理。其四，备份与恢复管理同样不能忽略。制订并实施完善的备份机制，对档案数据进行及时备份，并将其存储于安全可靠之处。其五，完善灾难恢复方案。建立档案快速恢复机制，确保其在遭遇自然灾害、设备故障等紧急情况时能够第一时间得到恢复；定期组织灾难恢复演练，确保在数据丢失或损坏时可以及时恢复档案资料。[5]

（四）强化队伍建设

其一，要注重对现有档案管理人员的培训引导。定期开展形式多样的培训活动，立足具体的工作需求、技能短板，制订针对性的培训方案。培训内容应涉及档案管理基础知识、数字化管理技能、安全防护措施、相关法律法规等不同方面的内容。在此基础上增设实践技能培训环节，利用模拟演练、案例分析等环节，提升管理人员的实操技能与问题解决能力。此外，还要定期对培训效果展开考核评估，了解受训成果，并将考核结果同绩效挂钩，调动管理人员参与培训的热情。其二，要积极引进专业人才。基于档案管理工作的具体需求，深入把握所需专业人才的能力细则，诸如专业背景、技能素养、实践经验等。基于此深化同高校相关专业的交流与合作，拓宽人才引进渠道，充分利用校园招聘、社会招聘、人才引进等不同渠道，吸引更多优质的专业人才。此外，要为人才提供良好的薪酬待遇及职业晋升机会，以期吸引并留住人才，多关注员工的职业发展与个体成长，并给予必要的支持、培训与引导。[6]其三，要不断完善人员激励机制。定期组织团队建设活动，从而提升整个队伍的凝聚力与向心力。要鼓励、引导管理人员多留意行业动态及技术发展趋势，进行持续性学习，不断补充新知识、掌握新技能，并为他们提供必要的学习资源，为管理人员的个人成长与职业发展保驾护航。[7]继续健全激励机制，对于那些在日常工作中有优异表现的人员，应及时给以表彰与奖励，通过树立典型或榜样，激起整个团队的工作积极性与创造力。

总之，依托档案管理人员培训的强化、专业档案管理人才的引入、激励机制的完善等措施，可以打造一支既专业又积极且具有强大凝聚力的人才团队。[8]有了这样的团队作为支撑，档案管理的科学化、规范化、信息化发展将获得更坚实的人才保障，进而助推整个档案管理事业实现持续、健康、有序的发展。

四、结语

综上所述，作为信息管理和流通的重要环节，档案管理的规范化、信息化程度同信息资源管理的科学性与利用的合理性直接相关。对于现阶段档案管理中存在的若干问题，比如说信息化建设滞后、管理体系不健全、档案利用率低、团队建设需加强等，相关单位必须严阵以待，从加快信息化建设、健全管理机制、完善防护措施、强化团队建设等方面着手，全力提升档案管理的规范化、信息化水平。唯有如此，方能更好地适应新形势下档案管理工作的严格要求，促使档案管理工作高质量发展。

参考文献：

[1]王晓琳.新媒体时代档案工作转型及服务创新路径研究[J].兰台内外，2024（30）：53-55.

[2]刘睿.传统档案向数字化档案转型的路径分析[J].兰台内外，2024（32）：16-18.

[3]付大维.纸质档案管理中的安全风险与防范措施[J].造纸信息，2024（10）：96-97.

[4]王萍，李依凝，张卫东.档案治理现代化视域下的档案工作责任制：基础架构、影响要素与实施策略[J].档案学研究，2024（05）：14-22.

[5]乌峰.新时期事业单位档案管理标准化与规范化思考[J].西部资源，2024（04）：136-137.

[6]李晶.档案管理数字化背景下如何提升从业人员的素质[J].四川劳动保障，2024（10）：8-9.

[7]张宪.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].参花，2024（16）：146-148.

[8]王淑娟.新时期土地档案管理中存在的问题及对策探析[J].兰台内外，2024（31）：60-62.

（作者简介：薛向楠，女，本科，秦皇岛市抚宁区自然资源和规划局，馆员，研究方向：档案管理）

（责任编辑 张云逸）